Transfert inventaire-projet
OBJECTIF
Le transfert inventaire-projet permet de transférer des items du catalogue, et les coûts associés, de l’inventaire vers un projet ou vice et versa. Comme le système effectue des transferts de coûts d’une activité à une autre, et que ces activités peuvent avoir des comptes de grand livre différents, le transfert des transactions crée une écriture de grand livre.
Si l'interface Transfert inventaire-projet de maestro*MOBILE est utilisée, les transferts saisis dans l'application mobile seront aussi disponible ici (la source d’un transfert et la source de ses modifications, A - maestro* ou M - Mobile, peut être affichée dans la grille des transactions).
La somme des quantités totales et des montants doit être égale à 0. Pour faire un retour de quantités et de coûts à l’inventaire, il suffit de faire une entrée négative. Certaines options de maestro* créent des transactions de Transfert inventaire-projet. Ces transactions peuvent être consultées et modifiées, au besoin. |
PRÉREQUIS
Sommaire
Étapes
maestro* > Achat et approvisionnement > Inventaire > Fonctions > Transfert inventaire-projet |
Effectuer un transfert de l’inventaire vers un projet
- Entrer les informations requises dans l’onglet Détails :
Il est possible d’effectuer une recherche d’item par numéro de réservation en utilisant l’icône Recherche des réservations. Les items sélectionnés peuvent être ajoutés à la transaction. Si une réservation a été effectuée sans numéros de série pour des items à numéros de série, une nouvelle fenêtre s’affiche pour permettre à l’usager de sélectionner les numéros de série de l’item.
Il est possible d’importer des transactions en utilisant l’icône Importation d’un fichier Excel.
Les champs suivis du caractère * sont des champs obligatoires.
Champ
Description
Date*
Date à laquelle est comptabilisée la transaction de transfert.
NOTE : Cette date doit faire partie d’une période valide et ouverte.
Référence
Référence en lien avec la transaction.
Requérant
Permet d'identifier le requérant sur une transaction de transfert inventaire-projet.
Devise
La devise est identifiée par le système. Cette valeur ne peut être modifiée. Pour toute nouvelle transaction, la devise affichée est celle configurée dans les paramètres de la compagnie courante.
État
Affiche l’état de la transaction si la Gestion des processus est utilisée. Sinon, aucun état n’est affiché.
NOTE : Par défaut, l’état de départ est entré puis lorsque la gestion des processus est complétée, l’état est changé pour confirmé.
No Réquisition
Numéro de la réquisition rattachée au transfert inventaire-projet.
NOTE : Le forage, disponible en double-cliquant sur le numéro de réquisition, permet de consulter les informations de la réquisition du plus général, au plus détaillé.
No ressource
Numéro de la ressource rattachée au transfert inventaire-projet.
- Section Valeurs par défaut :
Le projet, l’activité et le groupe doivent être différents du projet, activité et groupe de l’inventaire, définis dans les Configurations diverses, section Inventaire. Sinon, il sera impossible de sauvegarder la transaction.
Champ
Description
Compagnie
Nom de la compagnie où ira le matériel ou d’où provient le matériel si la transaction est négative (retour de matériel d’un projet vers l’inventaire).
NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Projet*
Projet affecté par le transfert.
NOTE : La liste des projets disponibles est affichée en fonction de la Gestion de la sécurité.
En mode multidimensionnel, la liste est aussi filtrée selon la compagnie sélectionnée au champ Compagnie.
Activité*
Activité du projet où est transféré le montant de la ligne.
Groupe*
Groupe de dépenses ou de revenus à affecter.
Bon de travail
Numéro de bon de travail, si le transfert est lié à une transaction de bon de travail et est utilisé pour la Facturation en régie contrôlée.
NOTE : Le numéro de bon de travail peut être inscrit à titre informatif seulement.
Si l’option Bons de travail est installée, il est possible de choisir un bon de travail existant.
Emplacement
Emplacement des items par défaut dans l’inventaire.
Conteneur
Champ texte permettant d’identifier le conteneur.
NOTE : La fonctionnalité Saisie avancée de la destination du matériel des Configurations diverses doit être activée.
- Section Ventilation :
L’icône Entrée d’items par code à barres permet à l’usager d’entrer les codes d’inventaires à l’aide d’un lecteur de code à barres. Pour connaître le fonctionnement de cette option, consulter le Comment faire sur l’Entrée d’items par code à barres.
Champ
Description
Compagnie
Nom de la compagnie où ira le matériel ou d’où provient le matériel si la transaction est négative (retour de matériel d’un projet vers l’inventaire).
NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
No projet*
Projet affecté par le transfert.
NOTE : La liste des projets disponibles est affichée en fonction de la Gestion de la sécurité.
En mode multidimensionnel, la liste est aussi filtrée selon la compagnie sélectionnée au champ Compagnie.
Activité*
Activité du projet où est transféré le montant de la ligne.
Groupe*
Groupe de dépenses ou de revenus à affecter.
Code d’inventaire
Code d’inventaire issu de la Gestion du catalogue.
Si l'item est un kit, consulter la section Ajouter un item à partir d'un kit.
NOTE : Seuls les items de type 1-Général, 3-Inventaire, 5-Général sans validation et 6-Produit assemblé sont disponibles.
Description
Description de l’item.
Unité
Unité de conversion.
NOTE : L’unité varie en fonction du facteur inscrit dans l’item dans l’option Gestion du catalogue.
La flèche permet de sélectionner l’item en inventaire et le système affiche les valeurs correspondantes par défaut.
Emplacement
Emplacement de l’item en inventaire.
Localisation
Localisation réelle de l’item en inventaire.
NOTE : Pour connaître la provenance de la localisation, consulter l’aide sur la Lecture des localisations des items de l’inventaire.
Caractéristique
Caractéristique de l’item.
Identification
Identification de l’item.
No réservation
Numéro de réservation.
NOTE : Ce numéro peut être entré manuellement par l’usager.
Conteneur
Champ texte permettant d’identifier le conteneur.
NOTE : La fonctionnalité Saisie avancée de la destination du matériel des Configurations diverses doit être activée.
Caisse
Champ texte permettant d’identifier la caisse.
NOTE : La fonctionnalité Saisie avancée de la destination du matériel des Configurations diverses doit être activée.
Boîte
Champ texte permettant d’identifier la boîte.
NOTE : La fonctionnalité Saisie avancée de la destination du matériel des Configurations diverses doit être activée.
Quantité disponible
Quantité disponible en stock.
NOTE : Pour connaître la façon dont les quantités disponibles sont calculées, consulter l’annexe.
Quantité
Quantité à transférer.
NOTE : Une quantité négative permet d’inverser la transaction; du projet vers l’inventaire.
Unité inv.
Unité d’inventaire associé à l’item dans la Gestion du catalogue.
Prix unitaire
Coût de l’item.
NOTE : Par défaut, le système inscrit le PU selon la configuration définie dans les Configurations diverses au champ Sélection du PU ajust. et transf. inventaire. Ce prix peut être modifié manuellement.
P.U. Fournisseur
Prix unitaire converti selon le facteur de conversion du fournisseur dans la Gestion du catalogue.
Montant*
Montant à transférer.
NOTE : Si une quantité et un prix unitaire sont entrés, le système effectue le calcul automatiquement.
Taxe 1
Code de taxes à appliquer.
Taxe 2
Code de taxes à appliquer.
No réquisition
Numéro de la réquisition qui est liée au transfert.
No ligne réquisition
Numéro de la ligne de la réquisition qui est liée au transfert.
Devise
Affiche la devise associée à la compagnie.
NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Quantité de production
Quantité de production réalisée par l’item.
NOTE : Disponible seulement si la Gestion des heures de forage est installée.
Employé responsable
Employé responsable de la production indiquée au champ précédent.
NOTE : Disponible seulement si la Gestion des heures de forage est installée.
- Cliquer sur Enregistrer.
- Cliquer sur Transférer.
Il est possible de transférer plusieurs transactions à la fois en utilisant l’icône Transfert des transactions du menu principal.
Il est aussi d’imprimer un bon de transfert en utilisant l’icône Imprimer.
Ajouter un item à partir d'un kit
Cette fonctionnalité s'applique aux items dont l’État correspond à Kit dans l’option Gestion du catalogue. |
- Dans la grille Ventilation, inscrire le Code d'inventaire du kit dans la colonne ou cliquer sur l'icône pour choisir le kit à partir de la fenêtre Sélectionner un enregistrement.
La fenêtre Sélection des composantes s'affiche. - Indiquer d'abord le nombre de kit (Quantité) à inscrire au transfert.
- Cocher ensuite les items du kit à inclure au transfert.
- Cliquer sur Sélectionner.
Automatiquement, tous les items du kit qui ont été choisis s'ajouteront au transfert. - Enregistrer le transfert.
Calcul de la quantité disponible
La quantité disponible est calculée en fonction des configurations suivantes :
- Validation des quantités;
- Validation des unités;
- Validation des caractéristiques.
|
Ces configurations sont disponibles à partir de l’option Configurations diverses du module Achat et approvisionnement (section Inventaire). |
Configuration sélectionnée |
Lecture des quantités |
---|---|
Dans le cas où la validation des quantités est à l’un des choix suivants :
|
La quantité affichée sera en fonction :
|
Dans le cas où la validation des quantités est à :
|
La quantité affichée sera en fonction :
|
|
Si la validation des unités ou la validation des caractéristiques est cochée, le système utilise également l’unité ou la caractéristique entré dans la transaction, en plus des éléments indiqués ci-dessus, pour calculer la quantité disponible. Si l’emplacement n’est pas spécifié, le système affiche la quantité totale pour le préfixe de compagnie. |
Voir aussi
- Facturation en régie contrôlée
- Gestion de la sécurité
- Comment faire Lecture des localisations des items de l’inventaire
- Comment faire Entrée d'items par code à barres