Gestion des gabarits

OBJECTIF

La gestion des gabarits permet d’éviter les entrées répétitives de la même information lors de la création d’une nouvelle soumission. Le gabarit contient les mêmes champs que les Soumissions.

prérequis

Tableau des états des soumissions
Gestion des types de soumissions
Gestion des clients
Gestion des fournisseurs
Gestion du catalogue
Gestion des ressources
Gestion des modules
Gestion des projets

Sommaire

Informations de base d’une soumission
Créer un gabarit pour une Soumission construction
Créer un gabarit pour une Soumission distribution

Informations de base d'une soumission

Ces informations sont tirées des soumissions enregistrées. Elles se complètent automatiquement lors de l’enregistrement d’une nouvelle soumission.

Champ

Description

Compteur

Compteur identifiant la soumission.

No soumission

Numéro de la soumission.

No projet

Numéro du projet identifié dans la soumission.

Description

Description sommaire identifiant la soumission.

État

État de la soumission sélectionnée.

Date soumis

Ne s’applique pas puisque cette date n’est pas enregistrée pour un gabarit.

Date limite

Ne s’applique pas puisque cette date n’est pas enregistrée pour un gabarit.

Heure limite

Ne s’applique pas puisque cette heure n’est pas enregistrée pour un gabarit.

Champ	Description
Compteur	Compteur identifiant la soumission.
No soumission	Numéro de la soumission.
No projet	Numéro du projet identifié dans la soumission.
Description	Description sommaire identifiant la soumission.
État	État de la soumission sélectionnée.
Date soumis	Ne s’applique pas puisque cette date n’est pas enregistrée pour un gabarit.
Date limite	Ne s’applique pas puisque cette date n’est pas enregistrée pour un gabarit.
Heure limite	Ne s’applique pas puisque cette heure n’est pas enregistrée pour un gabarit.

Créer un gabarit pour une Soumission construction

Cliquer sur Nouvelle entrée.
Cliquer sur l’onglet Soumission construction.
Conserver le Type de transaction à Gabarit.
Choisir un Type de soumission et un Gabarit de projet, en fonction des besoins précis du gabarit.

Il est possible de sélectionner le type de soumission et le gabarit de projet après la création de la soumission.

Cliquer sur Verrouiller.

Le mode Verrouiller permet à l’usager de s’assurer qu’aucun autre usager ne peut modifier la soumission en même temps. La soumission peut alors être consultée par les autres usagers mais elle ne peut être modifiée.

Cette icône s’affiche uniquement si le mode de verrouillage des enregistrements est à Manuel. Le mode de verrouillage est configuré dans les Configurations générales, Généralités, Verrouillage des enregistrements.

Entrer les informations requises :

La Gestion des types de soumissions permet de définir un masque de saisie pour le champ No soumission et permet d’identifier un formulaire par type de soumission.

Champ

Description

Description

Description du gabarit.

NOTE : Cette description est disponible lors des recherches dans la grille Sélection de soumission.

No soumission

Numéro du gabarit.

État

État du gabarit.

NOTE : L’état par défaut d’un gabarit est Gabarit et il ne peut être modifié.

Champ	Description
Description	Description du gabarit. NOTE : Cette description est disponible lors des recherches dans la grille Sélection de soumission.
No soumission	Numéro du gabarit.
État	État du gabarit. NOTE : L’état par défaut d’un gabarit est Gabarit et il ne peut être modifié.

Ces informations sont disponibles à titre informatif :

Champ

Description

Montant total soumis

Montant total de la soumission.

NOTE : Ce montant est calculé à partir des montants inscrits dans l’onglet Détails et dans la section Sommaire de l’onglet Fermeture.

Rendement

Pourcentage de rendement calculé sur la soumission.

NOTE : Le rendement est calculé en tenant compte du mode de calcul de profit sélectionné dans l’onglet Fermeture.

Profit

Montant de profit calculé.

Champ	Description
Montant total soumis	Montant total de la soumission. NOTE : Ce montant est calculé à partir des montants inscrits dans l’onglet Détails et dans la section Sommaire de l’onglet Fermeture.
Rendement	Pourcentage de rendement calculé sur la soumission. NOTE : Le rendement est calculé en tenant compte du mode de calcul de profit sélectionné dans l’onglet Fermeture.
Profit	Montant de profit calculé.

Entrer les informations requises dans l’onglet Détails : ces icônes permettent de créer un document de soumission comprenant des coûts par division, section, module, ressource et item.

Toute soumission doit comprendre obligatoirement au moins une division et une section.

En fonction du positionnement du curseur dans la soumission, le bouton de droite de la souris donne accès à une multitude de fonctionnalités.

Champ

Description

Permet d’ajouter, d’enlever ou d’insérer une division à la soumission.

Permet d’ajouter, d’enlever ou d’insérer une section à une division.

NOTE : Une section doit faire partie d’une division. L’inverse n’est pas possible.

Permet d’ajouter ou d’enlever un item provenant de la Gestion du catalogue ou de l’onglet Catalogue de la soumission.

Permet d’ajouter ou d’enlever un sous-traitant provenant de la Gestion des fournisseurs.

Permet d’ajouter ou d’enlever une ressource provenant de la Gestion des ressources.

NOTE : L’ajout d’une Ressource liée à un Item permet d’utiliser les scénarios configurés dans la Gestion des ressources.

Permet d’ajouter ou d’enlever un module provenant de la Gestion des modules.

NOTE : Un module est une unité réutilisable qui représente la « fabrication » d’une certaine unité de mesure définie d’un ouvrage.

NOTE : Les quantités des éléments nécessaires pour « fabriquer » le module sont calculées en fonction de cette unité (par exemple : un module pour fabriquer un mur de 8 pieds pourrait avoir des pieds linéaires comme unité). Un module est en fait une mini soumission réutilisable dans les soumissions.

Champ	Description
	Permet d’ajouter, d’enlever ou d’insérer une division à la soumission.
	Permet d’ajouter, d’enlever ou d’insérer une section à une division. NOTE : Une section doit faire partie d’une division. L’inverse n’est pas possible.
	Permet d’ajouter ou d’enlever un item provenant de la Gestion du catalogue ou de l’onglet Catalogue de la soumission.
	Permet d’ajouter ou d’enlever un sous-traitant provenant de la Gestion des fournisseurs.
	Permet d’ajouter ou d’enlever une ressource provenant de la Gestion des ressources. NOTE : L’ajout d’une Ressource liée à un Item permet d’utiliser les scénarios configurés dans la Gestion des ressources.
	Permet d’ajouter ou d’enlever un module provenant de la Gestion des modules. NOTE : Un module est une unité réutilisable qui représente la « fabrication » d’une certaine unité de mesure définie d’un ouvrage. NOTE : Les quantités des éléments nécessaires pour « fabriquer » le module sont calculées en fonction de cette unité (par exemple : un module pour fabriquer un mur de 8 pieds pourrait avoir des pieds linéaires comme unité). Un module est en fait une mini soumission réutilisable dans les soumissions.

Ces icônes permettent de naviguer dans la soumission et de présenter l’information de la façon la plus appropriée pour l’usager.

Entrer les informations requises dans l’onglet Informations :
1. Section Informations sur le client principal :

Champ

Description

Client

Nom

Division

Adresse

Téléphone 1 / Téléphone 2

Champ	Description
Client
Nom
Division
Adresse
Téléphone 1 / Téléphone 2

Section Contacts :

Champ

Description

Dern. utilisateur

No ingénieur

No architecte

Autre référence

Contact

Demandeur

Estimateur

Vendeur

Section Dates :

Champ

Description

Date de fermeture

Date modification

Celle-ci s’inscrit automatiquement lors de chaque enregistrement du gabarit.

Heure de fermeture

Date soumis

Date accepté

Valide jusqu’au

Date ouverture

Date de rappel

Date de livraison

Section Divers :

Champ

Description

Type de soumission

Source prix coûtant

Source prix vendant

Mode de calcul du profit

Priorité

Type de construction

Taxes 1 et 2

Unité de mesure

Scénario par défaut

Gabarit source

Bon de commande

Préfixe

Section Informations de transfert :

Sous-section Projet :

Champ

Description

No projet

Gabarit de projet

Type de projet

Catégorie du projet

Département

Secteur

Région

Annexe

Gérant de projet

Gérant de chantier

Autre contact

Sous-section Contrat :

Champ

Description

Bordereau type

Activité revenu

Groupe revenu

Groupe AC

Progression

Champ	Description
Dern. utilisateur
No ingénieur
No architecte
Autre référence
Contact
Demandeur
Estimateur
Vendeur

Champ	Description
Date de fermeture
Date modification	Celle-ci s’inscrit automatiquement lors de chaque enregistrement du gabarit.
Heure de fermeture
Date soumis
Date accepté
Valide jusqu’au
Date ouverture
Date de rappel
Date de livraison

Champ	Description
Type de soumission
Source prix coûtant
Source prix vendant
Mode de calcul du profit
Priorité
Type de construction
Taxes 1 et 2
Unité de mesure
Scénario par défaut
Gabarit source
Bon de commande
Préfixe

Champ	Description
No projet
Gabarit de projet
Type de projet
Catégorie du projet
Département
Secteur
Région
Annexe
Gérant de projet
Gérant de chantier
Autre contact

Champ	Description
Bordereau type
Activité revenu
Groupe revenu
Groupe AC
Progression

Entrer les informations requises dans l’onglet Ressources : cet onglet permet de visualiser la liste des ressources disponibles pour la soumission.

Si des ressources sont sélectionnées dans la soumission, ces dernières s’affichent automatiquement dans l’onglet Ressources.

Champ

Description

Type ressource

Code

Description

Fixer coût

Permet d’indiquer au système que l’acheteur a négocié le prix et que ce dernier ne doit pas être modifié.

NOTE : Même si les fonctionnalités Recalculer la soumission, Actualiser les coûts et Actualiser les tables sont utilisés, le système n’affecte pas les produits pour lesquels la colonne Fixer prix est cochée.

P.U. coûtant

Prix cellule Excel

Prix provenant d’une cellule de l’onglet Feuille de calcul.

Unité

Nbr de ressources

Quantité utilisée

Ajustement

Quantité ajustée

Ndb d'hrs

Nbr d'hrs chantier

Nbr d'hrs arrondi

Nbr d'hrs chantier arrondi

Entrer les informations requises dans l’onglet Variables :

Champ	Description
Type ressource
Code
Description
Fixer coût	Permet d’indiquer au système que l’acheteur a négocié le prix et que ce dernier ne doit pas être modifié. NOTE : Même si les fonctionnalités Recalculer la soumission, Actualiser les coûts et Actualiser les tables sont utilisés, le système n’affecte pas les produits pour lesquels la colonne Fixer prix est cochée.
P.U. coûtant
Prix cellule Excel	Prix provenant d’une cellule de l’onglet Feuille de calcul.
Unité
Nbr de ressources
Quantité utilisée
Ajustement
Quantité ajustée
Ndb d'hrs
Nbr d'hrs chantier
Nbr d'hrs arrondi
Nbr d'hrs chantier arrondi

Il est possible d'ajouter une variable qui sera alimentée d'un calcul. Cette variable permet d’enregistrer des valeurs et peut être utilisée partout dans les champs Quantité en double-cliquant sur le champ et en sélectionnant la variable à utiliser.

Champ

Description

Nom

Permet d’identifier le nom de la variable.

Valeur

Quantité inscrite manuellement ou quantité provenant de la feuille de calcul selon la cellule identifiée dans la colonne Feuille de calcul.

Formule

Permet de calculer une valeur à partir de fonctions supportées par le langage VBScript.

NOTE : Les opérateurs disponibles sont :

+ addition

- soustraction

* multiplication

^ puissance

/ division à float

\ division entière

mod modulo - reste de la division entière

< plus petit

<= plus petit ou égal

> plus grand

>= plus grand ou égal

<> différent

Notnon logique

and et logique

or ou logique

xorxor logique

eqv equivalence

imp implication

& concaténation

Mathématiques :

Abs(nbr) renvoie valeur absolue

Atn(nbr) renvoie arc tangent

Cos(nbr) renvoie cosinus

Exp(nbr) renvoie la puissance

Int(nbr) renvoie partie entière

Fix(nbr) renvoie partie entière

Log(nbr) renvoie log népérien

Sqr(nbr) renvoie racine carrée

Tan(nbr) renvoie tangente

Sgn(nbr) renvoie signe

Round(expr,[numdecimalplaces]) renvoie l'arrondi

Sin(nbr) renvoie sinus

Autres :

IF(Expr, partie vraie, partie fausse) : Affiche ‘partie vraie’ ou ‘partie fausse’ selon le résultat de ‘Expr’

Unit(nbr,nombre entier) : Affiche un multiple de ‘nombre entier’ en fonction de ‘nbr’

SUM : Calcul d’une quantité à partir d'une formule 'SUM'. SUM{<variable à additionner>, <division>, <section>, <module>, <type d'item> ,<filtre>}

<variable à additionner>: variables de la somme. Les valeurs possibles sont: QTE, COSTAMOUNT, UP, SELLAMOUNT

<division>: divisions à parcourir. Les valeurs possibles sont: CURRENT (défaut), ALL, un code de division.

<section>: sections à parcourir. Les valeurs possibles sont: CURRENT (défaut), ALL, un code de section.

<module>: modules à parcourir. Les valeurs possibles sont: CURRENT, ALL (défaut), un numéro de module.

<type d'item>: types d'items à inclure. Les valeurs possibles sont: M, S, R. Toute combinaison est possible. Aucune valeur n’équivaut à toutes les valeurs.

<filtre>: filtres à appliquer: Les valeurs possibles sont: UNIT, ACTIVITY, GROUP, CODE, QTE, COSTAMOUNT, UP, SELLAMOUNT et doivent être inscrite entre <>. Les opérateurs possibles sont: =, >, <, NOT, AND, OR, /, \, *, +, -. Les parenthèses sont aussi permises.

La valeur doit être entre guillemets ("valeur") si le filtre n'est pas numérique (UNIT, ACTIVITY, GROUP, CODE).

Voici quelques exemples :

SUM{UP,ALL,ALL,ALL,M,UNITE= "pied"}

SUM{QTE}

SUM{QTE,CURENT,CURRENT,ALL,MR,UP < 25}

SUM{COSTAMOUNT,CURRENT,ALL,ALL,,ACTIVITY="01100"}

SUM{SELLAMOUNT,01000,01100,ALL,S,SELLAMOUNT<1000}

SUM{QTE,CURRENT,CURRENT,CURRENT,M}

SUM {QTE,ALL,ALL,ALL,MS,(<UNIT>="u" or <UNIT>="un.") and NOT(<ACTIVITY>="400")}

SUM{QTE,ALL,ALL,ALL,MS,<ACTIVITY>="400" and (<SELLAMOUNT> - <COSTAMOUNT> > 1000}

Feuille de calcul

Permet d’identifier la cellule utilisée pour le calcul.

NOTE : Si seule la cellule est spécifiée, le système affiche par défaut 1, suivi du numéro de la cellule (par exemple, 1:C1). Ceci indique au système que la cellule identifiée provient de la 1re feuille du fichier Excel. Si la référence se retrouve dans une autre feuille que la 1re, il est nécessaire d’identifier la feuille de calcul (par exemple, Test:C1).

Unité

Permet d’identifier l’unité de mesure de la variable.

Description

Permet d’inscrire une description plus détaillée de la variable à titre d’information.

Champ	Description
Nom	Permet d’identifier le nom de la variable.
Valeur	Quantité inscrite manuellement ou quantité provenant de la feuille de calcul selon la cellule identifiée dans la colonne Feuille de calcul.
Formule	Permet de calculer une valeur à partir de fonctions supportées par le langage VBScript. NOTE : Les opérateurs disponibles sont : + addition - soustraction * multiplication ^ puissance / division à float \ division entière mod modulo - reste de la division entière < plus petit <= plus petit ou égal > plus grand >= plus grand ou égal <> différent Notnon logique and et logique or ou logique xorxor logique eqv equivalence imp implication & concaténation Mathématiques : Abs(nbr) renvoie valeur absolue Atn(nbr) renvoie arc tangent Cos(nbr) renvoie cosinus Exp(nbr) renvoie la puissance Int(nbr) renvoie partie entière Fix(nbr) renvoie partie entière Log(nbr) renvoie log népérien Sqr(nbr) renvoie racine carrée Tan(nbr) renvoie tangente Sgn(nbr) renvoie signe Round(expr,[numdecimalplaces]) renvoie l'arrondi Sin(nbr) renvoie sinus Autres : IF(Expr, partie vraie, partie fausse) : Affiche ‘partie vraie’ ou ‘partie fausse’ selon le résultat de ‘Expr’ Unit(nbr,nombre entier) : Affiche un multiple de ‘nombre entier’ en fonction de ‘nbr’ SUM : Calcul d’une quantité à partir d'une formule 'SUM'. SUM{<variable à additionner>, <division>, <section>, <module>, <type d'item> ,<filtre>} <variable à additionner>: variables de la somme. Les valeurs possibles sont: QTE, COSTAMOUNT, UP, SELLAMOUNT <division>: divisions à parcourir. Les valeurs possibles sont: CURRENT (défaut), ALL, un code de division. <section>: sections à parcourir. Les valeurs possibles sont: CURRENT (défaut), ALL, un code de section. <module>: modules à parcourir. Les valeurs possibles sont: CURRENT, ALL (défaut), un numéro de module. <type d'item>: types d'items à inclure. Les valeurs possibles sont: M, S, R. Toute combinaison est possible. Aucune valeur n’équivaut à toutes les valeurs. <filtre>: filtres à appliquer: Les valeurs possibles sont: UNIT, ACTIVITY, GROUP, CODE, QTE, COSTAMOUNT, UP, SELLAMOUNT et doivent être inscrite entre <>. Les opérateurs possibles sont: =, >, <, NOT, AND, OR, /, \, *, +, -. Les parenthèses sont aussi permises. La valeur doit être entre guillemets ("valeur") si le filtre n'est pas numérique (UNIT, ACTIVITY, GROUP, CODE). Voici quelques exemples : SUM{UP,ALL,ALL,ALL,M,UNITE= "pied"} SUM{QTE} SUM{QTE,CURENT,CURRENT,ALL,MR,UP < 25} SUM{COSTAMOUNT,CURRENT,ALL,ALL,,ACTIVITY="01100"} SUM{SELLAMOUNT,01000,01100,ALL,S,SELLAMOUNT<1000} SUM{QTE,CURRENT,CURRENT,CURRENT,M} SUM {QTE,ALL,ALL,ALL,MS,(<UNIT>="u" or <UNIT>="un.") and NOT(<ACTIVITY>="400")} SUM{QTE,ALL,ALL,ALL,MS,<ACTIVITY>="400" and (<SELLAMOUNT> - <COSTAMOUNT> > 1000}
Feuille de calcul	Permet d’identifier la cellule utilisée pour le calcul. NOTE : Si seule la cellule est spécifiée, le système affiche par défaut 1, suivi du numéro de la cellule (par exemple, 1:C1). Ceci indique au système que la cellule identifiée provient de la 1re feuille du fichier Excel. Si la référence se retrouve dans une autre feuille que la 1re, il est nécessaire d’identifier la feuille de calcul (par exemple, Test:C1).
Unité	Permet d’identifier l’unité de mesure de la variable.
Description	Permet d’inscrire une description plus détaillée de la variable à titre d’information.

Entrer les informations requises dans l’onglet Feuille de calcul : cet onglet donne accès à toutes les fonctionnalités d’Excel.

Cet onglet est facultatif.

Ces icônes permettent de modifier, d’ouvrir ou d’importer une feuille Excel existante et de faire des liens avec certains champs de l’onglet Détails de la soumission.

L’onglet Catalogue local permet deux fonctionnalités :

La première consiste à créer un catalogue de produits particuliers à la soumission à partir des produits créés dans la Gestion du catalogue ou de nouveaux items qui ne sont pas dans le catalogue. Les items peuvent être créés individuellement ou en lot. Ces items sont affichés dans l’onglet Catalogue du gabarit lors de la sélection d’item.

La deuxième consiste à afficher un résumé des pièces sélectionnées dans l’onglet Détails de la soumission et permet à l’usager de visualiser rapidement les pièces utilisées.

Sous-onglet Produit :

Champ

Description

Item catalogue

Code

Description

P.U. Fournisseur

Prix

Prix Cellule Excel

Prix provenant d’une cellule de l’onglet Feuille de calcul.

% Esc

Prix escompté

Unité inv.

Quantité utilisée

Montant

Unit. fourn.

Prix original

Fixer prix coûtant

Item de remplacement

Unité

Escompte original

Code fabriquant

Prix escompté original

Fournisseur

Description

Commentaires

Quantité fournisseur

Prix vendant

% Esc vendant

Prix vendant escompté

Montant vendant

Fixer prix vendant

Utiliser prix vendant

Description longue

Champ	Description
Item catalogue
Code
Description
P.U. Fournisseur
Prix
Prix Cellule Excel	Prix provenant d’une cellule de l’onglet Feuille de calcul.
% Esc
Prix escompté
Unité inv.
Quantité utilisée
Montant
Unit. fourn.
Prix original
Fixer prix coûtant
Item de remplacement
Unité
Escompte original
Code fabriquant
Prix escompté original
Fournisseur
Description
Commentaires
Quantité fournisseur
Prix vendant
% Esc vendant
Prix vendant escompté
Montant vendant
Fixer prix vendant
Utiliser prix vendant
Description longue

Sous-onglet Type de produit :

Champ

Description

Code

Description

Prix

% Esc.

Prix escompté

Quantité utilisée

Montant

Fixer prix

Permet d’indiquer au système que l’acheteur a négocié le prix et que ce dernier ne doit pas être modifié.

NOTE : Même si les fonctionnalités Recalculer la soumission, Actualiser les coûts et Actualiser les tables sont utilisés, le système n’affecte pas les produits pour lesquels la colonne Fixer prix est cochée.

Fournisseur

Commentaire

Champ	Description
Code
Description
Prix
% Esc.
Prix escompté
Quantité utilisée
Montant
Fixer prix	Permet d’indiquer au système que l’acheteur a négocié le prix et que ce dernier ne doit pas être modifié. NOTE : Même si les fonctionnalités Recalculer la soumission, Actualiser les coûts et Actualiser les tables sont utilisés, le système n’affecte pas les produits pour lesquels la colonne Fixer prix est cochée.
Fournisseur
Commentaire

Entrer les informations requises dans l’onglet Transfert d'items :

Champ

Description

Permet de créer des items spécifiques pour la soumission (catalogue local).

Permet de créer un lot d’items dans la section Lots d’items.

Permet d’ajouter des items dans un lot.

Champ	Description
	Permet de créer des items spécifiques pour la soumission (catalogue local).
	Permet de créer un lot d’items dans la section Lots d’items.
	Permet d’ajouter des items dans un lot.

Lorsque le prix du lot est entré, le système recalcule le prix unitaire de chacun des items en fonction de la quantité et du rapport prix unitaire sur prix de lot (pondération) pour définir le nouveau prix unitaire.

Entrer les informations requises dans l’onglet Dépôt des soumissions : cet onglet permet de tenir et de consulter les informations relatives au dépôt de la soumission.

Champ

Description

Personne

Date

Heure

Endroit

Commentaire

Champ	Description
Personne
Date
Heure
Endroit
Commentaire

Entrer les informations requises dans l’onglet Plans et addendas : cet onglet permet de tenir et de consulter les informations relatives aux plans et addendas ayant servi à l’élaboration de la soumission.

Champ

Description

Numéro

Date

Commentaire

Champ	Description
Numéro
Date
Commentaire

Consulter les informations dans l’onglet Activités projet : cet onglet permet d’avoir une vue détaillée par activité en fonction du gabarit de projet sélectionné.

La case à cocher permet de sélectionner les activités qui affectent le budget.

Consulter les informations dans l’onglet Fermeture : cet onglet permet d’avoir une vue d’ensemble sommaire du contenu de la soumission. Il permet également de déterminer un pourcentage de frais d’administration et un pourcentage de profit à appliquer sur la soumission ou d’entrer d’autres coûts à la soumission tel que les permis, assurances, etc. qui ne sont pas dans l’onglet Détail.

Le pourcentage de profit peut être établi manuellement ou en sélectionnant le menu. Plusieurs modes de calcul du profit sont alors disponibles : Soumission, Groupe de base, Groupe, Division, etc.

Entrer les informations requises dans l’onglet Clients : cet onglet permet d’identifier et de consulter la liste des clients à qui la soumission a été envoyée.

Champ

Description

Client

Nom du client

Contact

Nom du contact

Courriel

Fax

Téléphone

Sélectionné

Permet d’identifier le client qui a accepté la soumission.

NOTE : Si la case est cochée, les informations relatives au client s’affichent automatiquement dans l’onglet Informations.

Montant

Commentaire

Champ	Description
Client
Nom du client
Contact
Nom du contact
Courriel
Fax
Téléphone
Sélectionné	Permet d’identifier le client qui a accepté la soumission. NOTE : Si la case est cochée, les informations relatives au client s’affichent automatiquement dans l’onglet Informations.
Montant
Commentaire

Cliquer sur Enregistrer.

Il est possible de configurer l’enregistrement automatique des soumissions en activant cette fonctionnalité dans l’icône Configuration.

Créer un gabarit pour une Soumission distribution :

Cliquer sur Nouvelle entrée.
Cliquer sur l’onglet Soumission distribution.
Conserver le Type de transaction à Gabarit.
Choisir un Type de soumission, en fonction des besoins précis de la nouvelle soumission créée.
Entrer les informations requises :

La Gestion des types de soumissions permet de définir un masque de saisie pour le champ No soumission.

Champ

Description

Description

Description du gabarit.

NOTE : Cette description est disponible lors des recherches dans la grille Sélection de soumission.

No soumission

Numéro du gabarit.

État

État du gabarit.

NOTE : L’état par défaut d’un gabarit est Gabarit et il ne peut être modifié.

Champ	Description
Description	Description du gabarit. NOTE : Cette description est disponible lors des recherches dans la grille Sélection de soumission.
No soumission	Numéro du gabarit.
État	État du gabarit. NOTE : L’état par défaut d’un gabarit est Gabarit et il ne peut être modifié.

Ces informations sont disponibles à titre informatif :

Champ

Description

Montant total soumis

Montant total de la soumission.

NOTE : Ce montant est calculé à partir des montants inscrits dans l’onglet Détails et dans la section Sommaire de l’onglet Fermeture.

Champ	Description
Montant total soumis	Montant total de la soumission. NOTE : Ce montant est calculé à partir des montants inscrits dans l’onglet Détails et dans la section Sommaire de l’onglet Fermeture.

Entrer les informations requises dans l’onglet Détail :

Si le produit possède un code d’inventaire, toutes les informations relatives à ce produit proviennent de la Gestion du catalogue.

Champ

Description

Code d’inventaire

Code d’inventaire du produit.

Description

Description associée au produit.

NOTE : Il est possible de changer manuellement la description.

Unité

Unité du produit.

Caract.

Caractéristique du produit définie au catalogue.

Identification

Identification du produit.

Activité

Activité de dépense provenant du catalogue.

Qté com. inv.

Quantité nécessaire en unité d’inventaire.

Unité inv.

Unité de mesure associée à la quantité de l’inventaire.

Qté com. client

Quantité nécessaire en unité client.

Unité client

Unité de mesure associée à la quantité destinée client.

P.U. Inv.

Prix unitaire en unité d’inventaire.

P.U. client

Prix unitaire en unité client.

% Esc.

Pourcentage d’escompte applicable sur le prix.

Montant

Montant de la ligne de produit.

Tx

Taxe applicable sur la vente du produit.

Tx

Taxe applicable sur la vente du produit.

Prix coûtant

Prix coûtant calculé en fonction de la quantité et du prix unitaire.

Champ	Description
Code d’inventaire	Code d’inventaire du produit.
Description	Description associée au produit. NOTE : Il est possible de changer manuellement la description.
Unité	Unité du produit.
Caract.	Caractéristique du produit définie au catalogue.
Identification	Identification du produit.
Activité	Activité de dépense provenant du catalogue.
Qté com. inv.	Quantité nécessaire en unité d’inventaire.
Unité inv.	Unité de mesure associée à la quantité de l’inventaire.
Qté com. client	Quantité nécessaire en unité client.
Unité client	Unité de mesure associée à la quantité destinée client.
P.U. Inv.	Prix unitaire en unité d’inventaire.
P.U. client	Prix unitaire en unité client.
% Esc.	Pourcentage d’escompte applicable sur le prix.
Montant	Montant de la ligne de produit.
Tx	Taxe applicable sur la vente du produit.
Tx	Taxe applicable sur la vente du produit.
Prix coûtant	Prix coûtant calculé en fonction de la quantité et du prix unitaire.

Entrer les informations requises dans l’onglet Autres informations :

Section Client :

Champ

Description

Code client

Code du client issu de la Gestion des clients.

No adresse

Numéro d’adresse du client.

NOTE : Il est possible de créer différentes adresses pour un même client à l’aide de l’option Gestion des adresses de clients.

Section Livraison :

Champ

Description

Endroit

Endroit des travaux.

Alternatif

Permet de créer une adresse temporaire.

Contact

Permet d’utiliser une adresse associée à un contact de l’option Gestion des contacts.

Client

Utilise la même adresse que celle du client.

Projet

Utilise l’adresse du projet entrée dans la Gestion des projets.

Spécification

Permet de spécifier des informations complémentaires par rapport au champ Endroit.

NOTE : Si Alternatif est sélectionné au champ Endroit, il est possible de créer une adresse temporaire.

Section Autres :

Champ

Description

Contact

Contact du client en lien avec la soumission.

Projet

Numéro du projet.

No comm. Client

Numéro de commande client.

Date de la commande

Date de la soumission.

Date limite

Date limite pour le dépôt de la soumission.

Heure limite

Heure limite du dépôt de la soumission.

Liste de prix

Liste de prix issue de la Gestion de listes de prix.

Autre référence

Numéro de référence en lien avec la soumission.

Type de soumission

Type de soumission sélectionné lors de l’ouverture de celle-ci.

Estimateur

Code de l’estimateur.

NOTE : Le code provient de la Gestion de la sécurité.

Vendeur

Vendeur associé au client dans la Gestion des clients.

À l’attention de

Nom de la personne à qui sera remise la soumission.

Projet client

Nom du projet du client.

Description projet client

Description du projet du client.

Priorité

Priorité de traitement issue de la Gestion des priorités.

Livr.

Date de livraison prévue.

Valide jusqu’au

Date de validité des prix soumis.

Date soumis

Date de remise de la soumission.

Date accepté

Date d’acceptation de la soumission par le client.

Date de rappel

Date de rappel interne.

Date modification

Date de la dernière sauvegarde de la soumission.

Champ	Description
Code client	Code du client issu de la Gestion des clients.
No adresse	Numéro d’adresse du client. NOTE : Il est possible de créer différentes adresses pour un même client à l’aide de l’option Gestion des adresses de clients.

Champ	Description
Contact	Contact du client en lien avec la soumission.
Projet	Numéro du projet.
No comm. Client	Numéro de commande client.
Date de la commande	Date de la soumission.
Date limite	Date limite pour le dépôt de la soumission.
Heure limite	Heure limite du dépôt de la soumission.
Liste de prix	Liste de prix issue de la Gestion de listes de prix.
Autre référence	Numéro de référence en lien avec la soumission.
Type de soumission	Type de soumission sélectionné lors de l’ouverture de celle-ci.
Estimateur	Code de l’estimateur. NOTE : Le code provient de la Gestion de la sécurité.
Vendeur	Vendeur associé au client dans la Gestion des clients.
À l’attention de	Nom de la personne à qui sera remise la soumission.
Projet client	Nom du projet du client.
Description projet client	Description du projet du client.
Priorité	Priorité de traitement issue de la Gestion des priorités.
Livr.	Date de livraison prévue.
Valide jusqu’au	Date de validité des prix soumis.
Date soumis	Date de remise de la soumission.
Date accepté	Date d’acceptation de la soumission par le client.
Date de rappel	Date de rappel interne.
Date modification	Date de la dernière sauvegarde de la soumission.

Entrer les informations requises dans l’onglet Description détaillée : cet onglet permet d’entrer un texte détaillé qui est imprimé par défaut dans le rapport Imprimer le détail de la soumission. Il est également possible d’insérer ou non la variable de description détaillée dans les formulaires.
Entrer les informations requises dans l’onglet Feuille de calcul : cet onglet donne accès à toutes les fonctionnalités d’Excel.

Cet onglet est facultatif.

Ces icônes permettent de modifier, d’ouvrir, d’importer une feuille Excel existante.

Entrer les informations requises dans l’onglet Clients : cet onglet permet de tenir et de consulter la liste des clients à qui la soumission a été envoyée.

Champ

Description

Client

Nom du client

Contact

Nom du contact

Courriel

Fax

Téléphone

Sélectionné

Permet d’identifier le client qui a accepté la soumission.

NOTE : Si la case est cochée, les informations relatives au client s’affichent automatiquement dans l’onglet Informations.

Commentaire

Champ	Description
Client
Nom du client
Contact
Nom du contact
Courriel
Fax
Téléphone
Sélectionné	Permet d’identifier le client qui a accepté la soumission. NOTE : Si la case est cochée, les informations relatives au client s’affichent automatiquement dans l’onglet Informations.
Commentaire

Entrer les informations requises dans l’onglet Dépôt des soumissions : cet onglet permet de tenir et de consulter les informations relatives au dépôt de la soumission.

Champ

Description

Personne

Date

Heure

Endroit

Commentaire

Champ	Description
Personne
Date
Heure
Endroit
Commentaire

Entrer les informations requises dans l’onglet Plans et addendas : cet onglet permet de tenir et de consulter les informations relatives aux plans et addendas ayant servi à l’élaboration de la soumission.

Champ

Description

Numéro

Date

Commentaire

Champ	Description
Numéro
Date
Commentaire

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Voir aussi

Gestion des adresses de clients
Gestion des contacts
Gestion des listes de prix
Gestion de la sécurité
Gestion des priorités
Consultation des clients
Commande client
Configurations diverses
Configurations générales