Configurer le paiement direct des fournisseurs

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OBJECTIF

La fonctionnalité Paiement direct des fournisseurs facilite le travail des clients qui souhaitent payer leurs fournisseurs par dépôts bancaires.

Lorsqu'un déboursé est effectué dans maestro*, le système distingue les fournisseurs payés par chèque de ceux qui doivent être payés par un virement bancaire. Lors d’un paiement direct, maestro* crée un fichier qui est lu et traité par votre institution bancaire.

Une confirmation de paiement est alors envoyée au fournisseur via la Gestion des contacts.

Avec ce document, vous serez en mesure de :

  • Configurer les données de base pour utiliser le paiement direct aux fournisseurs;
  • Préparer et émettre un fichier bancaire;
  • Transmettre une confirmation de paiement par courriel ou télécopieur en utilisant la Gestion des contacts.

 

 

Les spécifications concernant la génération du fichier NACHA (É.-U.) sont inscrites à la fin de ce document, en Annexe.

 

Sommaire

 

AVANT DE DÉBUTER

Liste des institutions bancaires qui sont supportées dans les formats actuels de maestro* pour le paiement direct des fournisseurs :

Institutions bancaires supportées

  • Banque CIBC
  • Banque Laurentienne
  • Banque de Montréal
  • Banque de Montréal (ancien)
  • Banque Nationale
  • Banque Nationale (ancien)
  • Banque Royale
  • Banque Scotia
  • Banque Toronto Dominion (80 octets)
  • Canadian Western Bank
  • Caisses Desjardins
  • CPA005 (1464)
  • CPA005 (1464) Multi-comptes
  • CPA005 (1464) Multi-comptes avec No Trace
  • HSBC (ascii ancien)
  • HSBC (ascii)

 

 

Même si votre institution financière ne fait pas partie de la liste des institutions bancaires proposées dans maestro*, si cette dernière accepte le format CPA005 (1464), il sera possible d’effectuer le paiement direct des fournisseurs.

 

Effectuer les Configurations Nécessaires

Cette section permet de passer en revue les différentes configurations requises au fonctionnement du paiement direct aux fournisseurs.

 

A. Configuration de chèques

 

maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Configuration de chèques

 

Cette option permet de définir le format de confirmation de paiement personnalisé à utiliser, en spécifiant le nom du formulaire dans le champ Formulaire paiement direct. Le formulaire par défaut maestro* est le CPIDEPOTV2STD.

  1. Configurez votre chèque comme à l'habitude.
  2. Sélectionnez le formulaire dans le champ Formulaire paiement direct.

 

Ce formulaire sera utilisé uniquement pour l’impression des talons de chèques en format Paiement direct.

 

B. Gestion des comptes

 

maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Gestion des comptes

 

Il est recommandé de créer un nouveau compte de grand livre Banque paiement direct afin de recueillir tous les déboursés de type Virement. En utilisant un compte transitoire, seul le montant des déboursés sera transféré dans la conciliation bancaire de votre compte de banque général.

  1. Entrez un Numéro pour ce nouveau compte.
  2. Inscrivez une Description (en français et/ou en anglais).
  3. Indiquez le Code du groupe.
  4. Dans le champ Type, sélectionnez Banque.
  5. Indiquez si l'état du compte est Accessible ou Inaccessible.
  6. Sauvegardez et Quittez.

 

C. Gestion des comptes de banque

 

maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Gestion des comptes de banque

 

Après avoir créé le compte de grand livre transitoire, il doit être associé au compte bancaire.

 

Les champs suivants sont ceux qui doivent obligatoirement être configurés afin d'être en mesure de faire la paiement direct aux fournisseurs.

  1. Entrez le Compte GL créé dans la section précédente.
  2. Indiquez le No compte bancaire qui sera utilisé pour payer le fournisseur.
  3. Indiquez aussi le numéro de Transit. Le numéro de transit est composé du numéro de l’institution financière suivi du numéro de la succursale. En fonction de l’institution financière, les numéros de la succursale et de l’institution financière peuvent être inversés.
  4. Inscrivez l'Utilité du compte, par exemple, Paiement direct.
  5. Dans le champ Type de gestion, sélectionnez Interne, car c’est un compte transitoire.
  6. Entrez le format de chèque dans le champ Chèque fournisseur - Format de dépôt. Vous devez faire le lien avec le format de chèque que vous avez créé à l'étape A.
  7. Ne cochez pas la case Conciliation des déboursés.
  8. Indiquez le Nom de la banque.

  1. Sélectionnez l'Institution dans le menu déroulant.
  2. Sélectionnez la valeur appropriée dans le champ Mode d'envoi :

Valeur

Description

Régulier

Mode d’envoi normal.

RBC – CPA-005- Transfert Web

Transfert Web à la RBC Banque Royale du format standard CPA-005.

Ce mode ajoute, au début du fichier de dépôt direct, le code débutant par $$AAPDCPA1464[PROD[NL$$ pour identifier le qualificateur lors du transfert Web.

NOTE : Ce mode d’envoi s’applique uniquement à la RBC Banque Royale et n’est valable que pour l’institution CPA-005.

  1. Indiquez le numéro que votre institution vous a fourni dans le champ No émetteur.

 

Attention! Si vous fonctionnez en mode multidimensionnel, cliquez sur l'icône à droite du champ No émetteur pour indiquer le numéro d’émetteur de chaque compagnie. Il ne faut pas mettre le numéro de compagnie directement dans le champ No émetteur.

  1. Le champ No de création contient un numéro incrémenté émis lors de la création d’un fichier pour la conciliation bancaire avec la banque Toronto-Dominion. Consultez la section sur les Configurations diverses.

 

Si le No de création est utilisé dans l'envoi des fichiers de « dépôt direct fournisseur » et de la paie, vous devez, lors de l’envoi de la paie, cliquer sur l'icône Configurations et cocher la case Utiliser le numéro de création des paiements directs pour harmoniser les numéros de fichier.

  1. Lorsque l’institution sélectionnée est CPA005 (1464) ou CPA005 (1464) avec trace, il peut être requis de compléter le champ Centre de traitement. Les informations doivent être les mêmes que ceux de votre compte courant puisque le fichier de paiement direct sera créé avec ces informations.
  2. Le champ Format 1464 Multi-date permet de déterminer de quelle façon l’institution financière va traiter les déboursés inclus dans un fichier de paiement direct. En indiquant Oui, le fichier de paiement direct sera traité selon les dates des déboursés. En indiquant Non, le fichier de paiement direct sera traité une seule fois par l’institution bancaire en fonction de la date du fichier de préparation, et non en date des différentes déboursés.

 

D. Gestion des compteurs (mode multidimensionnel)

 

maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Gestion des compteurs

L'option Gestion des compteurs permet d’utiliser un seul compte de grand livre identifié par une suite numérique différente par compagnie au niveau des transactions.

Si vous travaillez en mode multidimensionnel, pour le compte de paiement direct, créez un compteur pour chaque préfixe.

 

E. Gestion des fournisseurs

 

maestro* > Achats et approvisionnement > Maintenance > Fournisseurs > Gestion des fournisseurs

 

Pour effectuer un transfert automatique entre le compte transitoire et le compte de banque réel lors de la création du fichier bancaire, un compte fournisseur (nommé Transitoire, par exemple) doit être configuré. Assurez-vous d'abord qu’il n’y ait aucun terme de paiement et aucun code de taxe.

Ensuite, pour indiquer que le fournisseur souhaite recevoir un paiement par virement bancaire, les champs de l’onglet Paiement Direct de la Gestion des fournisseurs doivent être complétés.

 

Si le module Gestion des contacts est installé

  1. Entrez les informations pertinentes dans les champs Mode de paiement, Numéro de compte et No de transit. L'option Virement doit être sélectionnée dans le champ Mode de paiement.
  2. Le mode de confirmation sera établi en fonction du contact créé dans la Gestion des contacts.

Il faut également compléter dans la Gestion des contacts, l’onglet Liens formulaires Maestro, pour identifier le contact qui recevra l’avis de confirmation pour ce type de transaction.

Sans le module Gestion des contacts

Vous devez compléter les différents champs de l’onglet Paiement direct. L'option Virement doit être sélectionnée dans le champ Mode de paiement. En fonction du mode de confirmation choisi, complétez les champs nécessaires. Tous les autres champs doivent être complétés.

 

F. Configurations générales

Comptabilité

 

maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Configurations diverses

 

Il est important d'identifier le compte de banque transitoire créé pour le paiement direct des fournisseurs.

  1. Dans la fenêtre de configurations, affichez l'onglet Généralités.
  2. Dans la section Achats et déboursés, indiquez le numéro de compte transitoire dans le champs Compte de banque déb. paiement dir.

 

Il est également possible d’identifier un compte de banque par devise pour le paiement direct des fournisseurs dans la Gestion des devises, si le module est installé.

Achats et approvisionnement

 

maestro* > Achats et approvisionnement > Maintenance > Achats et approvisionnement > Configurations diverses

 

Cette option permet d’indiquer l’endroit où seront sauvegardés les fichiers de paiements directs, le numéro de création obligatoire pour la transmission des fichiers, ainsi que le formulaire personnalisé de confirmation de paiement.

  1. Dans la fenêtre de configurations, affichez l'onglet Paiements.
  2. Dans la section Paiements, inscrire les informations requises dans les différents champs :

Champs

Description

No de création

Dernier numéro émis lors dernier paiement direct.

NOTE : Le numéro s'incrémente lors de la création d’un fichier de paiement direct.

Le numéro peut également être incrémenté lors de la création d’un fichier des dépôts bancaires si la case Utiliser le numéro de création des paiements directs est cochée dans l’écran de préparation des dépôts bancaires.

En mode multidimensionnel, l'icône Multidimensionnel permet de configurer un numéro de création par préfixe de compagnie. Cette icône n'apparaît que si l'on clique dans le champ.

Fournisseur servant au transfert des paiements

Code fournisseur servant à produire le déboursé individuel lors du transfert de la préparation du fichier des paiements directs.

NOTE : Ce déboursé individuel sert à transférer automatiquement le montant des paiements directs émis depuis le compte de banque interne vers le compte de banque courant. Si ce fournisseur est omis, ce déboursé ne sera pas créé.

Emplacement du fichier

Endroit où sont sauvegardés les fichiers de paiement direct. En mode multidimensionnel, cliquez dans le champ de l’emplacement, ne rien dans saisir dans le champ, puis mettre les bons répertoires sur les lignes correspondant à chaque compagnie. Vous devez copier-coller l’emplacement.

ATTENTION! Si aucun emplacement n’est entré, maestro* sauvegarde par défaut les fichiers de paiement direct dans le répertoire Mes documents de l’utilisateur.

Ce répertoire est accessible par l’explorateur Windows, et peut se retrouver, par exemple, dans la section Bibliothèques ou Mes Documents.

Formulaire de confirmation

Le champ Formulaire de confirmation sert à sélectionner le formulaire qui sera envoyé automatiquement au fournisseur, lors de la préparation du fichier des paiements directs. Il peut être différent du formulaire de dépôt direct imprimé par l’option Impression des chèques.

 

G. Gestion des contacts d'un fournisseur

 

maestro* > Achats et approvisionnement > Maintenance > Fournisseurs > Gestion des fournisseurs

 

 

Attention! Il faut accéder à l'option de Gestion des contacts à partir de la Gestion des fournisseurs pour que les onglets Contacts et Liens formulaires Maestro s'affichent.

L'option Gestion des contacts permet d’établir le mode de confirmation, le courriel et l’identification du contact qui recevra l’avis de confirmation.

  1. Dans la Gestion des fournisseurs, affichez la fiche d'un fournisseur.
  2. Cliquez sur l’icône Gestion de contacts .

Onglet Contacts

  1. Dans l'onglet Contacts, sélectionnez la valeur Courriel dans le champ Mode de correspondance.
  2. Créez l’utilisateur contact à qui s’adressera l’avis de confirmation.

 

Si vous souhaitez cibler l’envoi à un individu ou un service spécifique au sein de l’entreprise, vous devez créer des contacts individuels dans la fiche principale de la compagnie, dans l’onglet Contacts.

Vous pourrez sélectionner dans le menu déroulant le code de contact. Les informations s’afficheront dans les champs Nom de contact et Courriel. Si le code de contact n’est pas sélectionné, le nom et le courriel seront vides lors de l’envoi.

Onglet Liens formulaires Maestro

  1. Dans l'onglet Liens formulaires Maestro, dans le menu déroulant de la colonne Type formulaire, choisissez le formulaire Paiements directs fournisseurs.
  2. Choisissez le contact qui doit recevoir la confirmation.
  3. Dans la colonne Mode de correspondance, sélectionnez 1- Courriel.
  4. Enregistrer les changements.

 

H. Configuration des envois

 

maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Configuration des envois

Cette option permet de configurer, pour chaque formulaire, rapport ou autre défini dans la grille, un sujet et un message qui seront utilisés lors de l’envoi massif de courriels. Cette option permet également d’instaurer la sauvegarde des formulaires ou des rapports dans la Gestion des documents.

L’utilisateur doit sélectionner l’icône Envoyer à tous les destinataires . Il est préférable de ne pas utiliser l’icône Expédier , car cela ne prend pas en compte des configurations inscrites dans la Gestion des contacts ou la Configuration des envois.

 

Il est possible de configurer un message en anglais et en français. Le message envoyé sera dans la langue de correspondance définie dans la Gestion des contacts pour le destinataire.

  1. Localisez dans la liste le formulaire Paiements direct des fournisseurs.
  2. Dans la colonne Français - Sujets pour envois, cliquez sur l'icône pour saisir le sujet du message qui sera envoyé.
  3. Dans la colonne Français - Messages pour envois, double-cliquez dans le champ pour saisir le message qui sera envoyé. Il est possible de formater le texte du message en utilisant les outils (police, taille, attribut, alignement, numérotation, etc.).
  4. Répétez ces deux dernières étapes pour l'anglais.

 

Des variables fournies par maestro* permettent de personnaliser les sujets et messages envoyés aux destinataires.

  1. Au besoin, entrez les informations dans les autres colonnes :

Colonnes

Description

Destinataire

Non applicable pour paiement direct.

Sauvegarder dans la gestion de documents

Indique à maestro* si le formulaire doit être sauvegardé dans la Gestion de documents et si oui, à quel moment. Valeurs disponibles :

Non

Aucune copie n’est conservée.

À l’envoi

Enregistre une copie uniquement lors de l’envoi.

À la génération du formulaire

Enregistre une copie lors de la génération du formulaire.

Catégorie de documents

Indique à maestro* dans quelle catégorie le document sera classé.

NOTES : La catégorie sera utilisée seulement si le formulaire est sauvegardé dans la Gestion des documents.

Les catégories de documents disponibles respectent la Restriction des accès de la section Documents de la Gestion de la sécurité.

Utiliser la signature dans les courriels

Indique si une signature doit être ajoutée au message envoyé lors de l’impression des formulaires, si l’utilisateur utilise l’option Envoyer à tous les destinataires.

NOTE : Pour utiliser une signature, consulter la rubrique Ajouter une signature dans les courriels.

Valeurs disponibles :

Non

Par défaut, aucune signature ne sera ajoutée au courriel.

NOTE : Dans l’option Envoyer à tous les destinataires, il est possible d’ajouter une signature dans l’onglet Message à tout moment.

Utiliser les préférences usagers

Ajoute ou non une signature au courriel en fonction de l’option Préférences de l’utilisateur.

Utiliser le cryptage

Cocher la case afin d’indiquer que ce type d’envoi doit être crypté.

NOTE : Le courriel envoyé sera protégé d’un mot de passe. Pour voir le contenu du courriel, le destinataire devra entrer le Mot de passe document défini dans l’onglet Autres informations de l’option Gestion des contacts.

Compte courriel pour envoi

Si ce champ contient une adresse courriel, le système utilisera ce courriel pour l'envoi massif. Si le champ est vide, le courriel sera considéré comme un envoi standard, et par conséquent le courriel de l'utilisateur courant sera utilisé pour faire l'envoi.

NOTE : Lors de l'envoi massif de courriels :

  • Le compte de courriel utilisé va être celui qui a été configuré dans les Configurations générales.
  • L'adresse courriel « en tant que » ou « de la part de » va être celle définie dans la colonne Compte courriel pour envoi de l'option Configuration des envois.

Mode d'envoi

Permet d’identifier le mode d'envoi utilisé pour l’envoi massif de courriels. Les valeurs disponibles sont :

  • Microsoft Outlook;
  • La valeur présente dans les Configurations générales (onglet Communication, section Configuration des envois massifs et envois à partir de maestro*MOBILE, champ Mode d'envoi);
  • Aucune valeur (lorsque le champ est vide, cela équivaut à non configuré).

NOTE : La valeur Microsoft Outlook n'est pas disponible avec maestro*CLOUD.

 

I. Gestion des catégories de documents

 

maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Gestion de documents > Gestion des catégories de documents

 

L'option Gestion des catégories de documents permet de créer les catégories qui sont utilisées dans la Gestion des documents.

  1. Créez une Catégorie de documents pour le paiement direct des fournisseurs.
  2. Donnez une Description française et une Description anglaise à la catégorie de documents.
  3. Cochez la case Inclure envois massifs.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

 

Il est possible d'appliquer des paramètres de sécurité définis par utilisateur sur les catégories de documents dans l'option Gestion de la sécurité.

 

J. Gestion de la sécurité

 

maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Gestion de la sécurité

 

Dans l'onglet Restriction des accès, il faut maintenant indiquer quel type d'accès accorder à la consultation des confirmations de paiement.

  1. Affichez l'onglet Restriction des accès de l'option Gestion de la sécurité.
  2. À gauche, dans l'arborescence des modules de maestro*, déployez l'élément Documents.
  3. Sélectionnez le sous-élément Accès aux documents.
  4. Pour la catégorie de document liée au paiement direct, sélectionnez un Type d'accès :

Type d'accès

Description

Accès complet

Peu importe l’option à partir de laquelle l'utilisateur accède au document.

Selon sécurité de l’option d’origine

L’utilisateur aura accès à toutes les catégories de document, si son profil de sécurité le permet.

NOTE : Par défaut, cette valeur sera sélectionnée lors de la création d’un utilisateur.

Aucun accès

L’utilisateur ne verra jamais les documents de cette catégorie.

Selon la catégorie de document

L’utilisateur aura accès aux documents en fonction de leurs catégories.

  1. Enregistrez les changements.

 

Mise en application

A. Effectuer un déboursé

 

maestro* > Achats et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Paiements > Déboursé par fournisseurs

 

 

Applicable pour les types de paiements suivants : déboursé par fournisseur, déboursé en lot, déboursé par projet. Les exemples suivants utilisent l’option Déboursé par fournisseur.

Lors de la sélection du fournisseur, le système valide le mode de paiement du fournisseur.

Si le virement bancaire est activé pour le fournisseur, le compte de banque est automatiquement modifié pour le compte de banque transitoire pour le paiement direct des fournisseurs identifiés dans les Configurations générales.

  1. Sélectionnez la Date à laquelle le paiement sera effectué au fournisseur.
  2. Enregistrez le déboursé et effectuez le transfert.
  3. Vous pouvez procéder à l’enregistrement de tous les déboursés, indépendamment des modes de transfert (chèque ou virement).

 

B. Imprimer les chèques

 

maestro* > Achats et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Paiements > Impression des chèques

 

Avant de procéder à la préparation du fichier de paiement direct, vous devez d’abord faire l’impression des talons de chèques de type virement.

  1. Sélectionnez le compte de banque transitoire, ainsi que le champ Imprimer les paiements directs.

 

Attention à la Date de paiement dans le bas de l’écran. Contrairement à la paie, on ne tient pas compte de la date indiquée à cette étape du processus. La date dont on tient compte est celle inscrite lors du déboursé.

  1. Acceptez l’impression des paiements directs.

Le Visualiseur de rapport Maestro permet d’imprimer la confirmation de paiement. Selon vos procédures de gestion, ce document peut servir de référence interne pour la conservation des factures ou pour l'approbation.

 

Le formulaire de chèque pour le paiement direct provient du formulaire identifié dans la Gestion des comptes de banque sous le champ Chèque Fournisseur – Format de dépôt.

 

C. Imprimer la liste des paiements directs fournisseurs

 

maestro* > Achats et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Paiements > Liste des paiements directs fournisseurs

 

La Liste des paiements directs fournisseurs permet de vérifier les informations qui serviront à générer le fichier de paiements directs et de valider le montant total qui sera retiré du compte bancaire AVANT la préparation du fichier des paiements directs.

 

La liste des paiements directs fournisseurs peut être réimprimée tant que l’étape de la préparation du fichier des paiements directs n’a pas été effectuée (étape suivante).

Si vous constatez une erreur, vous devez utiliser l’option Annulation des déboursés afin d’annuler le paiement au fournisseur et recommencer.

 

D. Préparer le fichier des paiements directs

 

maestro* > Achats et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Paiements > Prép. du fichier des paiements directs

 

L'option Préparation du fichier des paiements directs permet de préparer le fichier qui sera traité par l’institution financière.

 

Cette option crée également une confirmation de paiement, qui sera expédiée au fournisseur selon le mode de confirmation déterminé dans la Gestion des fournisseurs, onglet Paiement direct, ou via la Gestion des contacts.

Il est possible de refaire le fichier de paiement direct à l’aide de l’option Révision des déboursés inclus aux paiements directs.

  1. Sélectionnez le Compte de banque transitoire.
  2. Inscrivez Date de paiement, puis acceptez (soit la date du déboursé ou la date de paiement).

 

Si une écriture de renversement doit être effectuée du compte de banque "temporaire" au compte de banque "réel", il est possible d'effectuer cette écriture à la date du paiement plutôt qu'à la date du déboursé en choisissant la valeur Date de paiement. Ceci peut être particulièrement utile si la préparation du fichier des paiements directs contient des déboursés qui ont été générés dans une période financière qui a été fermée depuis.

La date indiquée dans le champ Date de paiement sera inscrite dans l’écriture comptable pour le transfert de banque paiement direct à votre compte bancaire.T

Si vous utilisez le mode 1464 format multi-date, vous aurez des écritures comptables sur autant de dates que le nombre de dates distinctes dans vos déboursés (par exemple, déboursés le 9 février, le 12 février et le 20 février : vous aurez des transferts de banque pour les dates respectives du 9, 12 et 20 février).

 

 

Il est important d’envoyer votre fichier la même journée que sa création et avant l’heure butoir que votre banque vous aura fourni.

  1. À l’aide de la fenêtre de sélection, sélectionnez les paiements directs à inclure dans le fichier.

  1. Avant d’accepter le fichier de paiement direct :
    1. Si vous n’utilisez pas la Gestion des contacts, cliquez sur l’icône Éditer la confirmation de paiement par courriel.
     

    L'icône Éditer la confirmation de paiement par courriel permet d’inscrire un texte qui sera utilisé lors de l’envoi par courriel de la confirmation de paiement lorsqu’on n’utilise pas le module de Gestion des contacts

    1. Si vous utilisez la Gestion des contacts, cliquez sur Accepter pour créer le fichier.
     

    Pour configurer un message qui sera inclus dans l’envoi du courriel avec la confirmation de paiement, vous devez inscrire votre modèle de texte dans l’option Configuration des envois.

    À cette étape, le fichier est créé et les confirmations de paiements sont envoyées automatiquement.

    Un déboursé individuel sera créé afin de faciliter la conciliation bancaire. Le déboursé sera crédité dans le compte de banque et débité dans le compte de banque pour les paiements directs.

    Ce déboursé sera créé automatiquement si un code fournisseur a été identifié dans l’option configurations diverses du module Achats et approvisionnement sous la section Paiement directs. Si aucun fournisseur n’est identifié, vous devrez suivre la procédure décrite à l’étape F. Transférer le compte bancaire transitoire vers le compte bancaire réel.

     

    Le déboursé créé est automatiquement considéré comme imprimé et le numéro du chèque est la date de création du fichier. Le chèque est généré sous le fournisseur spécifié dans les Configurations générales.

  1. Le visualiseur s’affiche à l’écran. Lorsque votre fournisseur est associé à un contact, lors de la préparation du fichier, le Visualiseur de rapport Maestro s’affiche à l’écran avec un libellé (en haut en jaune) indiquant le contact et le mode de transmission. Dans le cas où la Gestion des contacts n’est pas utilisée, le Visualiseur de rapport Maestro s’affiche à l’écran sans la note jaune.

  1. Cliquez sur l’icône Imprimer pour imprimer une confirmation de paiement.
  2. Cliquez sur l’icône Envoyer à tous les destinataires avant de fermer le visualiseur, car c’est à ce moment que le système envoie les confirmations de paiements et il est impossible de refaire ce traitement après la création du fichier.

 

E. Réviser les déboursés inclus aux paiements directs

 

maestro* > Achats et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Paiements > Révision des déboursés inclus aux paiements directs

La révision des déboursés inclus aux paiements directs permet de changer l’état de certains déboursés ayant déjà été inclus dans un fichier de paiement direct afin de pouvoir les inclure à nouveau dans un fichier de paiement direct.

Par exemple, dans le cas où le fichier de paiement direct contient 10 virements et que ce dernier n’a pas été transféré à l’institution financière, il est possible de recommencer la création du fichier. Pour cela, il suffit de sélectionner les 10 paiements dans l’écran de révision des déboursés.

L’écriture générée par le déboursé à l’étape D sera automatiquement renversée et il sera possible de créer de nouveau le fichier par l’option Préparation du fichier des paiements directs.

Si votre fichier de paiement direct avait été transmis à l’institution financière, qu’une erreur s’est produite pour l’un des virements et que le reste du fichier a été accepté, il suffit de sélectionner la transaction erronée et de refaire la préparation, en incluant cette transaction.

Pour réviser les déboursés inclus aux paiements directs et permettre de les inclure à nouveau dans un fichier de paiement direct :

  1. Choisissez le compte de banque défini pour les paiements directs.
  2. Entrez une plage de dates de déboursé : cette date sert de filtre pour afficher les transactions. Le système affiche seulement les paiements dont la date de déboursé est incluse dans la plage de dates.

 

Aucune validation ne peut être effectuée sur les déboursés sélectionnés.

Afin d’éviter de transférer des fonds par erreur à un fournisseur déjà payé, il est important de vous assurer de choisir uniquement des déboursés pour lesquels vous devez effectuer une révision, ’cest-à-dire que le paiement n’a pas été effectué par l’institution bancaire (par exemple, pour lesquels le fichier de paiement direct n’a jamais été transmis à l’institution financière de votre fournisseur).

 

 

À cette étape, un message de confirmation s’affiche pour confirmer le changement de l’état des déboursés sélectionnés afin de les inclure à nouveau dans un fichier de paiement direct.

Cette confirmation ne modifie pas le fichier de paiement direct. Elle modifie uniquement l’état des déboursés sélectionnés afin qu’ils redeviennent disponibles pour le paiement direct.

Elle ne génère pas non plus de nouveau fichier de paiement direct. Pour inclure de nouveau les déboursés dans un fichier de paiement direct, il est nécessaire de refaire une préparation du fichier des paiements directs.

  1. Répondez Oui au message de confirmation qui s'affiche.

Comme le déboursé individuel est maintenant renversé, vous pourrez alors effectuer vos corrections (par exemple, compte de banque du fournisseur) et procéder à nouveau en accédant à l’option Préparation du fichier des paiements directs.

 

F. Transférer le compte bancaire transitoire vers le compte bancaire réel (optionnel)T

Cette étape est requise dans les cas suivants :

  • Vous utilisez un compte bancaire transitoire;
  • Vous n’avez pas identifié un code fournisseur servant au transfert des paiements directs dans les configurations diverses du module Achats et Approvisionnement, sous la section Paiements directs.
  1. Accédez à l’option Déboursé individuel.
  2. Créez un déboursé individuel, tout en spécifiant dans la ventilation le compte de banque transitoire.

Ainsi, le compte réel aura un déboursé du montant total de votre rapport Liste des paiements directs par fournisseur.

 

G. Annuler complètement un paiement direct fournisseur

 

maestro* > Comptabilité > Gestion financière > Conciliation bancaire > Conciliation bancaire

 

  1. Déconciliez le paiement dans le compte de paiement direct fournisseur, en choisissant la date de déboursé dans le champ Date de conciliation.

  1. Annulez les déboursés : choisissez d'abord la bonne transaction et indiquez la date d'annulation.
  2. Cliquez sur Annuler cette transaction en la renversant.

 

Annexe

Spécifications pour le paiement direct fournisseur aux É.-U. (NACHA)

Contrairement à ce que l'on pourrait croire, il n'y a pas de configurations supplémentaires à mettre en place afin d'être en mesure de générer un fichier NACHA complet et correct. Cependant, il est important d'apporter une précision concernant les configurations à effectuer dans la Gestion des comptes de banque.

De multiples institutions sont disponibles pour le Canada, mais une seule institution est supportée pour les États-Unis dans maestro*. Il est important de la sélectionner afin d'être en mesure de procéder au paiement direct des fournisseurs.

 

maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Gestion des comptes de banque

 

  1. Dans la fenêtre Gestion des comptes de banque, sélectionnez l'option NACHA - National Aut. Clearing House Ass. dans le champ Institution.
  2. Assurez-vous de bien avoir rempli les autres champs de l'option, en suivant les informations fournies plus haut.

 

Voir aussi

 

Dernière modification : 10 avril 2026