Traitement des heures en mode balancé
OBJECTIF
Cette procédure explique comment maestro* traite les heures en mode balancé et de quelle façon les coûts de salaires affectent les projets.
Lorsque le traitement des heures est au mode 2-Balancé, cela permet :
- de calculer un coût temporaire de main-d’œuvre aux projets et ce, jusqu’au moment où le processus de paie soit complété et que la comptabilisation des BM soit effectuée;
- d’imputer les coûts des bénéfices marginaux réels au projet, après que ces coûts auront été calculés et comptabilisés dans la paie (le coût de main d’œuvre variera au cours de l’année);
- de s’assurer que les coûts à la paie sont identiques aux coûts de main-d’œuvre entrés dans les projets;
- de gérer la dépense de salaires à partir de la section temps sur projets et non à partir du module de paie;
- De gérer automatiquement les courus de salaire et de bénéfice marginaux en fin de mois.
Avec ce mode, cela implique pour l’utilisateur :
- une rigueur et une expertise pour configurer et exécuter la procédure de paie;
- que le module de paie devienne un outil de contrôle.
PRÉREQUIS
Sommaire
Le traitement des heures en mode balancé implique que les heures, les primes et les vacances doivent être entrées à partir de l’entrée des heures des projets. La dépense de salaires est gérée par les projets, ce qui implique que des coûts temporaires sont calculés dans des comptes de courus (comptes de salaires courus, bénéfices marginaux courus, etc.)
Voici les configurations à effectuer pour utiliser le mode de traitement des heures à Balancé. Pour accéder rapidement à l’une de ces rubriques, cliquer sur un hyperlien :
- Étape 1 : Activer le mode de traitement des heures
- Étape 2 : Configurations requises au niveau du module Gestion du temps
- Étape 3 : Configurations requises au niveau du module de paie
- Étape 4 : Traitement des bénéfices marginaux
Étapes
Étape 1 : Activer le mode de traitement des heures
Cette étape est requise pour indiquer à maestro* que les coûts d’employés (avantages et bénéfices marginaux) entrés dans les projets doivent correspondre à ceux de la paie.
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Veuillez communiquer avec Maestro afin de planifier une rencontre avec nos services professionnels avant de changer le mode de traitement des heures. |
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maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Gestion du temps > Configurations diverses |
- Dans le menu de gauche, cliquer sur Généralités. La section Généralités apparaît à droite.
- Dans la section Entrée des heures, sélectionner 2-Balancé.
- Cliquer sur Enregistrer, puis Quitter.
Étape 2 : Configurations requises au niveau du module Gestion du temps
Le coût de salaires inclut, dans les projets, les heures travaillées ainsi que les indemnités ou primes de toutes sortes y compris les bénéfices marginaux.
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En utilisant le mode de traitement balancé, aucun coûtant ne doit être défini dans les options suivantes :
Veuillez noter que le mode balancé a également un impact sur le traitement des vacances et la gestion de la CSST. Consulter les documents ci-dessous afin de connaître les configurations à effectuer pour chacune de ces options :
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A. Définir les comptes de grand-livre liés aux bénéfices marginaux
Ces informations seront utilisées lors de l’étape de la Comptabilisation des BM décrite à l’étape 4.
Pour définir le compte de grand-livre pour les bénéfices marginaux :
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maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Gestion du temps > Configurations diverses |
- Dans le menu de gauche, cliquer CSST/Bénéfices Marginaux. La section de droite intitulée Gestion du temps – CSST/Bénéfices Marginaux apparaît.
- Sous la section Bénéfices marginaux, compléter les champs suivants :
Champ
Inscrire
Compte de salaires courus
Le compte de grand-livre représentant les salaires courus
Compte de BM courus
Le compte de grand-livre représentant les bénéfices marginaux courus
Compte de BM sur vacance
Ne rien inscrire dans ce champ.
- Cliquer sur Enregistrer, puis Quitter.
B. Définir un taux de bénéfices marginaux estimés (obligatoire pour les appels de service)
Lorsque vous imputez des salaires à un projet, vous devriez bien sûr inclure tous les bénéfices marginaux par employé. Étant donné que la paie sera exécutée par la suite, il est possible de définir un pourcentage qui représentera les bénéfices marginaux estimés.
En spécifiant un pourcentage de bénéfices marginaux, les coûts au projet sont plus précis. Lors du transfert des heures, les coûts des bénéfices marginaux sur la main-d’œuvre seront estimés tant que l’étape 4 comptabilisation des BM n’aura pas été effectuée.
Le pourcentage de bénéfices marginaux doit être défini à partir des deux options suivantes :
- la Gestion des métiers
- la Gestion des catégories d’emploi
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Si aucun taux de bénéfices marginaux n’est défini dans la Gestion des métiers, maestro* utilise le taux inscrit dans la Gestion des catégories d’emploi de la Gestion du temps pour calculer un montant de bénéfices marginaux estimés. Sinon, aucuns bénéfices marginaux temporaires ne seront ajoutés dans les projets. |
Gestion des métiers
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maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Gestion du temps > Gestion des métiers |
- Pour chaque code de métier, compléter le champ suivant :
Champ
Inscrire
Bénéfices marginaux
Un pourcentage de bénéfices marginaux pour le temps simple, demi et double.
Par exemple : entrer une valeur de 0.20 pour calculer 20% de bénéfices marginaux.
Lors du transfert des heures, ces valeurs estimées affecteront les coûts du projet. Lors de l’étape de la Comptabilisation des BM, les coûts estimés seront remplacés par les valeurs réelles de la paie.
Gestion des catégories d’emploi
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maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Gestion du temps > Gestion des catégories d'emploi |
- Pour chaque catégorie d’emploi, compléter le champ suivant :
Champ
Inscrire
Bénéfices marginaux
Un pourcentage de bénéfices marginaux pour le temps simple, demi et double.
Par exemple : entrer une valeur de 0.20 pour calculer 20% de bénéfices marginaux.
Lors du transfert des heures, ces valeurs estimées affecteront les coûts du projet. Lors de l’étape de la Comptabilisation des BM, les coûts estimés seront remplacés par les valeurs réelles de la paie.
Pour plus d'informations à ce sujet, consulter le Comment faire Effectuer les configurations nécessaires au calcul des bénéfices marginaux dans les appels de service.
C. Séparer la dépense de salaires de la dépense de bénéfices marginaux au grand-livre (facultatif)
Par défaut, lors de la comptabilisation des BM, maestro* renverse les comptes de salaires courus et les bénéfices marginaux courus calculés par le module de paie et affecte le compte de dépense défini dans le groupe, l’activité ou le projet spécifié à l’entrée des heures.
Par défaut, les coûts de salaires et les coûts reliés aux bénéfices marginaux sont enregistrés dans le même compte de grand-livre. Si vous désirez utiliser un compte différent, vous devez configurer un compte par département.
La Gestion des comptes/département utilise le compte de salaire défini dans le groupe ou l’activité de dépenses (main-d’œuvre) ou le projet inscrit lors de l’entrée des heures aux projets.
Cette option vous permet non seulement de diviser les bénéfices marginaux entre différents comptes, mais aussi de diviser les salaires associés à une même activité entre différents comptes, en utilisant soit la catégorie d’emploi ou un code de prime provenant de l’option Gestion des primes/déductions.
Pour configurer un compte par département
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maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Gestion du temps > Gestion des comptes/départements |
- Sélectionner le compte de salaire (appelé Compte de référence) pour lequel on désire séparer la dépense de salaires des bénéfices marginaux. Le compte de référence est celui relié au groupe, à l’activité ou au projet spécifié à l’entrée des heures.
- Compléter les informations suivantes :
Champ
Inscrire
Compte de référence
Le compte de dépense de salaires lié au groupe, à l’activité ou au projet entré à l’entrée des heures.
Catégorie
Une catégorie d’emploi pour séparer la dépense de bénéfices marginaux par catégorie d’emploi. Sinon, laisser vide.
Compte de salaire
Le compte de dépense de salaire.
Compte de B.M.
Le compte de dépense relié aux bénéfices marginaux.
Compte de salaire couru
Ne rien inscrire à moins de vouloir faire une distinction.
Si vide, maestro* utilise le compte de salaire couru défini dans les configurations diverses.
Compte de BM couru
Ne rien inscrire à moins de vouloir faire une distinction.
Si vide, maestro* utilise le compte de BM couru défini dans les configurations diverses.
Compte de dépense de CSST
Ne rien inscrire à moins de vouloir faire une distinction.
Si vide, maestro* utilise le compte de BM couru défini dans les configurations diverses.
Maestro* applique la priorité de lecture suivante pour déterminer quel compte utiliser lorsqu’il y a un compte par département de défini en fonction des combinaisons suivantes :
- Compte de référence, catégorie et prime;
- Compte de référence et catégorie;
- Compte de référence et prime;
- Compte de référence seulement.
Étape 3 : Configurations requises au niveau du module de paie
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Dans le module de paie, seuls les comptes de salaires ou de bénéfices marginaux courus doivent être utilisés. |
A. Définir les comptes de grand-livre à affecter selon la catégorie d’emploi lors du calcul de la paie.
Cette étape est requise pour identifier par catégorie d’emploi, les comptes à affecter lors du calcul de la paie d’un employé. Toutes les dépenses (salaires et bénéfices marginaux) calculées lors du calcul de la paie sont comptabilisées dans des comptes de courus.
Pour définir les comptes de grand-livre à utiliser lors du calcul de la paie :
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maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Paie > Gestion des catégories d'emploi |
- Sélectionner une catégorie d’emploi, puis cliquer sur l’onglet Comptes de la catégorie.
- Compléter les informations suivantes :
Champ
Inscrire
Congés fériés
Un compte de salaires courus.
Banque
Rien.
NOTE : En laissant ce champ vide, maestro* utilise le compte de grand-livre défini dans le champ Banque disponible à partir de l’option Configurations diverses – Paie.
Salaire brut
Un compte de salaires courus.
Bénéfices marginaux
Un compte de bénéfices marginaux courus.
CSST
Un compte de bénéfices marginaux courus.
Vacances
Un compte de bénéfices marginaux courus.
Vacances à payer
Rien.
NOTE : En laissant ce champ vide, maestro* utilise le compte de grand-livre défini dans les champs Compte de vacances à payer et Débit des configurations diverses de la paie.
Dépenses FPE
Un compte de bénéfices marginaux courus.
NOTE : Si vide, maestro* utilise le compte spécifié dans le champ Bénéfices marginaux.
B. Définir les primes /déductions
L’option Gestion des primes/Déduction permet de définir différents types de gains et de déductions qui affecteront les coûts de main d’œuvre du projet comme ceux de la paie de différentes façons.
Avant de configurer une prime pour un employé, vous devez vous demander où celle-ci devra être entré dans maestro*, car les comptes de grand-livre devront être sélectionnés en fonction de ce choix.
Pour configurer une prime :
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maestro* > Gestion du temps > Maintenance > Gestion du temps > Gestion des primes/déductions |
- Créer la prime en complétant les informations selon le tableau ci-dessous en fonction de l’endroit où cette dernière sera entrée:
En entrant une prime à partir de l’entrée des heures, celle-ci sera automatiquement transférée dans le module de paie.
Prime entrée par l’entrée des heures projets
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Type de prime |
Sélectionner un compte de grand-livre |
|---|---|
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Revenu Bonus Bonus annuel Commission |
Salaires courus |
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Remboursement de dépense |
Dépenses courues NOTE : Lors de la comptabilisation des BM, la dépense courue sera renversée à la date du chèque de paie et non à la dernière journée de la période de paie. |
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Vacances imposables Vacances nettes |
Vacances courues |
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Prime |
Salaires courus NOTE : Lors de la comptabilisation des BM, le salaire couru sera renversé à la dernière journée de la période de paie. |
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Si des taxes doivent être récupérées, veuillez entrer les codes de taxes applicables dans les champs Taxe projet. |
Prime entrée par le module de paie
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Type de prime |
Sélectionner un compte de grand-livre |
|---|---|
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% Déduction sur net Déduction |
Compte de passif (exemple : déduction à payer) |
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Avantages imposables féd. autres Avantages imposables féd. santé Avantages imposables prov. autres Avantages imposables prov. santé |
Avantages imposables à payer |
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Pension alimentaire |
Pension alimentaire à payer |
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Prime |
Bénéfices marginaux courus |
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Si des taxes doivent être récupérées pour les primes entrées à partir du module de paie, veuillez entrer les codes de taxes applicables dans les champs Code de taxe. |
Pour obtenir de plus amples informations sur cette option, consulter la rubrique d'aide Gestion des primes/déductions.
Étape 4 : Traitement des bénéfices marginaux
Dans le mode de traitement des heures en mode balancé, les utilisateurs effectuent les étapes suivantes :
- Entrée des heures dans les projets et transfert des heures partiellement au niveau des projets afin d’avoir un coût estimé dans les projets;
- Compilation et lecture des heures projets;
- Calcul de la paie,
- Impression des chèques / dépôts bancaires;
- Préparation du fichier des dépôts bancaires, si applicable;
- Transfert à la comptabilité;
- Comptabilisation des BM;
- Impression et validation du Rapport de BM;
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Lors du transfert des heures partiellement, les transactions d’heures sont identifiées à -2 et aucune écriture comptable n’est effectuée. |
A. Effectuer la comptabilisation des BM
Cette étape est requise suite à l’impression des chèques/dépôts bancaires et consiste, à l’aide du rapport de Comptabilisation des BM, à valider les données entrées dans les coûts du projet en les comparant avec celles de la paie.
Pour obtenir de plus amples informations sur cette option, consulter la rubrique d’aide Comptabilisation des BM.
Pour effectuer la comptabilisation des BM
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maestro* > Gestion du temps > Temps sur projet > Comptabilité > Comptabilisation des BM |
- Sélectionner les paramètres d’impression et appuyer sur l’icône Accepter.
Dans ce rapport, maestro* compare les heures, les salaires, les vacances et les dépenses entrés entre le module des projets avec les valeurs correspondantes provenant du module de la paie. - Si aucun message d’erreur n’est affiché dans le rapport, cliquer sur Oui pour comptabiliser les montants.
- Si des messages d'erreur apparaissent, cela signifie que les valeurs entrées au projet (Heures) sont différentes de celles entrées dans la paie (Gestion des heures). Il faut alors aller modifier les valeurs dans la paie ou dans les heures projet pour que les deux soient identiques.
Lors de l’acceptation du rapport, maestro*effectue les opérations suivantes :
- Ajuste les bénéfices marginaux au niveau des projets en fonction des coûts réels calculés à partir du module de la paie;
- Effectue le transfert final des transactions d’heures en provenance de l’entrée des heures aux projets;
- Renverse les frais courus et affecte les comptes de dépenses de salaires aux projets selon l’une des écritures ci-dessous.
Si aucun compte par département n’est défini, la transaction ci-dessous sera créée :
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Description |
Débit |
Crédit |
|---|---|---|
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Dépenses de salaires (X) et bénéfices marginaux (Y), selon le compte défini pour le groupe, l’activité ou le projet |
X+Y |
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Salaires courus dans le compte défini dans les Configurations diverses – Gestion du temps |
X |
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Bénéfices marginaux courus défini dans les Configurations diverses – Gestion du temps NOTE : Si aucun compte n’est défini, Y sera aussi envoyé dans le compte des salaires courus |
Y |
Si des comptes par département ont été définis à l’étape 2C - Séparer la dépense de salaires de la dépense de bénéfices marginaux au grand-livre (facultatif), maestro* génère l’écriture comptable suivante :
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Description |
Débit |
Crédit |
|---|---|---|
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Dépenses salariales (X) selon le compte défini dans le groupe, l’activité ou le projet |
X |
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Bénéfices marginaux (Y), selon le compte défini dans le groupe, l’activité ou le projet |
Y |
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Salaire couru dans le compte défini dans les Configurations diverses – Gestion du temps |
X |
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Bénéfices marginaux courus définis dans les Configurations diverses – Gestion du temps NOTE : Si aucun compte n’est défini, Y sera aussi envoyé dans le compte des salaires courus |
Y |
B. Valider et imprimer le Rapport BM
Après avoir effectué la comptabilisation des BM et avoir approuvé le rapport de la comptabilisation, vous devez imprimer le Rapport BM par période de paie.
Ce rapport présentera les entrées du compte GL pour la paie ainsi que les coûts attribués aux projets et affichera ces données côte à côte pour chaque compte. Vous devez valider que les comptes Salaires,de Bénéfices marginaux, des vacances et des dépenses courus se renversent. Si des comptes ne se renversent pas, cela indique qu’il y a des erreurs de configuration dans vos données.
Pour obtenir de plus amples informations sur cette option, consulter la rubrique d’aide Rapport BM.
Voir aussi
- Gestion des métiers
- Gestion des catégories d'emploi
- Gestion des comptes/département
- Configurations diverses - Paie
- Configurations diverses - Gestion du temps
- Gestion des primes/déductions