Envoyer une demande de prix aux sous-traitants
OBJECTIF
Cette fonctionnalité est l’une des étapes complémentaires à la préparation d’une soumission afin d’obtenir des prix auprès de sous-traitants pour un service (main-d’œuvre spécialisée) ou encore un service tout inclus (main-d’œuvre et matériaux).
Cette fonctionnalité est accessible sous l'icône « Envoyer les demandes de prix aux fournisseurs » disponible à partir des options Soumissions et Soumissions - Mode avancé pour les soumissions de type Construction seulement.
prérequis
Sommaire
- Accéder à la fenêtre de demande de prix aux sous-traitants
- Sélection des sous-traitants qui recevront la demande de prix
- Envoyer la demande de prix
- Réception des prix sous-traitants
Étapes
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Avant d’envoyer une demande de prix à des sous-traitants, l’utilisateur doit avoir préalablement créé une soumission comportant des sous-traitants dans l’onglet Détail. |
1. Accéder à la fenêtre de demande de prix aux sous-traitants
- À partir de la fenêtre de la soumission, cliquer sur l’icône Envoyer les demandes de prix aux sous-traitants. La fenêtre Sélection du formulaire de demande de prix s’ouvrira.
- Par défaut, le système affiche tous les sous-traitants identifiés dans la soumission. Par contre, si aucun sous-traitant n’est spécifié, l’utilisateur devra manuellement choisir les destinataires (voir étape 4b).
2. Sélection des sous-traitants qui recevront la demande de prix
- À partir de l’écran Sélection du formulaire de demande de prix, confirmer les sous-traitants concernés par la demande de prix à l’aide de la colonne Sélectionné.
- Cocher ou non l’option Chaque destinataire aura un formulaire identifié à son nom en fonction de vos besoins.
Si l’option Chaque destinataire aura un formulaire identifié à son nom n’est pas cochée, le système enverra le même formulaire à tous les sous-traitants sélectionnés. Ceci est pratique dans le cas où une demande de prix est envoyée à plusieurs sous-traitants de la même discipline, par exemple. Si ce champ est coché, un formulaire personnalisé sera créé en fonction de la liste des sous-traitants affichés dans la section prévue à cet effet.
- Choisir le formulaire représentant la demande de prix dans le champ Formulaire.
Le formulaire Défaut sera choisi par le système en fonction de la hiérarchie de lecture suivante :
- Si un formulaire autre que Défaut est identifié dans le champ Formulaire de demande de prix sous-traitant de l’arborescence Projets / Soumission des Configurations générales;
- Si aucun formulaire n’est identifié dans l’arborescence Projets / Soumission des Configurations générales, le système utilisera le formulaire standard fourni par Maestro, soit le JCSOURFQSUB.STD – Demande de prix sous-traitant.
Il est possible d’accéder à la fenêtre de Configuration des formulaires, en cliquant sur l’icône afin de modifier le formulaire à utiliser.
- Cliquer sur Accepter.
3. Envoyer la demande de prix
La fenêtre Expédier un message s’affiche à l’écran avec les contacts reliés aux sous-traitants sélectionnés à l’étape précédente dans le cas où les sous-traitants ont été spécifiés dans la soumission. Sinon, l’utilisateur devra sélectionner les destinataires manuellement à l’étape 3b.
- Entrer le titre du message dans le champ Sujet.
Cette étape n’est pas requise dans le cas où le sujet a été défini par défaut dans l’option Configuration des envois pour le formulaire Demande de prix sous-traitant.
Ce sujet sera reporté dans l’objet lors de l’envoi du courriel afin d’informer vos sous-traitants de la raison de votre demande de prix.
L’icône à droite de ce champ permet d’entrer manuellement un sujet en fonction de la langue de vos contacts en basculant d’une langue à l’autre. Ainsi, l’utilisateur peut rédiger un courriel bilingue, mais le titre du message sera envoyé en français ou en anglais selon la langue du Destinataire.
- Compléter les informations des Destinataires.
L’utilisateur peut en tout temps ajouter des destinataires à la demande de prix à l’aide de l’icône Contact ou de l’icône Listes de distribution. Par contre, ces contacts sélectionnés affecteront uniquement l’envoi de la demande de prix, mais n’affecteront pas l’onglet Sous-traitants de la soumission.
Les contacts varieront en fonction du carnet d’adresses sélectionné. Par défaut, le carnet d’adresses sélectionné est Soumission. Les contacts disponibles seront de type compagnie.
Le mode 2 - Courriel Cc enverra le courriel au contact et la demande de prix dans le cas où cette dernière est disponible dans l’onglet Pièces jointes sinon le contact en copie conforme (Cc) recevra uniquement le courriel sans pièce jointe.
Si l’option Chaque destinataire aura un formulaire identifié à son nom a été cochée à l’étape 2, le formulaire de demande de prix sera personnalisé à chaque destinataire et apparaîtra dans la colonne Document de la fenêtre suivante.
Pour visualiser le document de la demande, il faut double-cliquer sur le titre du document dans la colonne Document de l’onglet Destinataires. Pour choisir la langue avec laquelle le formulaire de demande de prix s’ouvrira, utilisez la touche CTRL du clavier et un double-clic de souris sur le titre du formulaire.
La colonne Expédier permet d’identifier les contacts qui recevront la demande de prix. Il est possible de changer d’avis en décochant la case à cocher pour ne pas envoyer la demande à certains contacts ou encore, d’ajouter des contacts à la liste d’envoi.
- Compléter l’onglet Message.
Cette étape n’est pas requise dans le cas où un message a été défini par défaut dans l’option Configuration des envois pour le formulaire Demande de prix sous-traitant.
Ce texte sera celui inscrit dans le courriel. Il est également possible de sélectionner une autre signature dans le cas où vous expédiez les courriels pour une autre personne.
Il est possible de définir une signature électronique par défaut dans l’onglet Divers des Préférences de l’utilisateur.
- Compléter l’onglet Pièces jointes au besoin. Cette étape est requise pour faire parvenir des plans et devis, par exemple.
Les documents ajoutés dans cet onglet seront envoyés à l’ensemble des sous-traitants.
Si l’option Chaque destinataire aura un formulaire identifié à son nom n’est pas cochée au moment de cliquer sur Accepter, le formulaire de demande de prix sera le même pour tous les destinataires et apparaîtra dans l’onglet Pièces jointes de la fenêtre suivante.
Pour visualiser le document de la demande, double-cliquer sur le titre du document dans la colonne Fichier de l’onglet Pièces jointes. Pour choisir la langue du formulaire de demande de prix, utiliser la touche CTRL du clavier et un double-clic sur le titre du formulaire.
Il est possible d’ajouter et de joindre des documents supplémentaires. Les documents spécifiés dans l’onglet Pièces jointes seront automatiquement envoyés à tous les contacts sélectionnés. Pour ajouter des documents à un contact en particulier, il faut utiliser la colonne Document de l’onglet Destinataires.
Cocher l’option Convertir en PDF, si vos documents ne sont pas sauvegardés en format PDF afin que le système puisse les convertir. Cette option est pratique si vos documents à envoyer sont dans un format d’origine modifiable.
Le champ Contexte permet de définir la provenance des documents à joindre lorsque l’utilisateur utilisera l’icône Joindre un fichier provenant de la gestion de document.
- Envoyer la demande de soumission à l’aide de l’icône Expédier.
En fonction du mode de correspondance, le système effectue les opérations suivantes :
- Envoi à l’imprimante les documents si le mode de transmission est Papier;
- Envoi un courriel à tous les destinataires sélectionnés, si le mode de transmission est Courriel ou Courriel (Cc) ou Courriel (Bcc);
- Envoi une télécopie à tous les destinataires dont le mode de transmission est Télécopieur. Par contre, un télécopieur doit être connecté à l’ordinateur et configuré.
Une copie de la demande de prix sera automatiquement conservée dans l’onglet Historique des communications du contact dans la Gestion des contacts accessible par l’icône Contact de la soumission.
- Un message de confirmation d’envoi s’affiche à l’écran. Cliquer sur Ok pour retourner à la soumission.
4. Réception des prix sous-traitants
Suite à la réception des prix des sous-traitants, il faut les entrer pour chaque sous-traitant dans la soumission.
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Il est également possible d’entrer les prix directement dans l’onglet Détail tout dépendant de la méthodologie de travail de l’utilisateur. |
- Dans la soumission, accéder à l’onglet Sous-traitants.
- Entrer le prix reçu dans la colonne P.U.
Tous les changements de prix effectués dans cet écran seront automatiquement mis à jour dans l’onglet Détail.
- Si le prix reçu est pour une quantité de plus de 1, ajuster la valeur de la colonne Quantité.
- Sélectionner le sous-traitant choisi en cochant la colonne Sélectionner.
Les prix reçus peuvent aussi être entrés directement dans l’onglet Détail.
Attention! Pour que le système considère le coût des sous-traitants ET des items, ressources et assemblages, tous les sous-traitants sélectionnés doivent avoir leur case grisée. Si un seul sous-traitant sélectionné a une case cochée et pas grisée, aucun items, ressources ou assemblages ne sera inclut au coûtant de ce niveau.
Voir aussi