Achat de projet en lot

Objectif

L’achat de projet en lot permet d’entrer un lot de factures reçu pour un même ou plusieurs fournisseurs. Cette même option est généralement utilisée pour entrer un état de compte comprenant plusieurs factures. De plus, il est possible d’importer des achats de projet en lot à partir d’un fichier Excel.

L’option Achat de projet en lot ne doit pas être utilisée si une commande a été entrée en lien avec la facture. Dans ce dernier cas, c’est l’option Facturation qui doit être utilisée.

De plus, les transactions d’achat de projet en lot ne font pas l’objet d’un transfert comptable. Le transfert des transactions permet de transférer ces transactions au niveau de l’option Achat de projet. Toute modification à une transaction doit être faite dans cette option après le transfert.

 

Prérequis

 

Sommaire

 

Étapes

maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Achats > Achat de projet en lot

 

Créer un achat de projet en lot

  1. Entrer les informations requises dans la section FerméDétail.

Champ

Description

Fournisseur

Code du fournisseur auquel seront liés les achats.

Terme de paiement

Ce champ n’apparaît qu’une fois le fournisseur sélectionné.

Terme de paiement issu de la Gestion des termes de paiement applicable par défaut pour la facture.

Note : Si un terme de paiement est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il apparaît automatiquement dans ce champ. Maestro* détermine la date due des factures entrées en fonction du terme de paiement applicable.

Taux Esc %

Ce champ n’apparaît qu’une fois le fournisseur sélectionné.

Taux d’escompte sur déboursé issu de la Gestion des fournisseurs.

Note : Ce taux est applicable seulement si le champ Déb. immédiat est à Oui.

% Retenue

Ce champ n’apparaît qu’une fois le fournisseur sélectionné.

Pourcentage de retenue à prendre sur la facture.

Solde

Montant total des factures à payer par le fournisseur.

Note : Ce champ ne peut être modifié manuellement. Le Solde est également affiché dans l’option Consultation des fournisseurs.

Retenue

Montant total de retenues à payer par le fournisseur.

Note : Ce champ ne peut être modifié manuellement. La Retenue est également affiché dans l’option Consultation des fournisseurs.

Avance

Montant des avances effectuées auprès du fournisseur.

Note : Ce champ ne peut être modifié manuellement. L’Avance est également affiché dans l’option Consultation des fournisseurs.

Groupe

Groupe de dépenses affecté par défaut dans la ventilation.

Mode

Mode de retenue. Il est possible de choisir avec ou sans taxes.

Déb. immédiat

Si à Oui, permet de créer un chèque immédiatement après le transfert de l’achat de projet.

Note : Ce chèque est ensuite accessible dans l’option Déboursé par fournisseur; il est daté de la date due.

Comptes

Comptes affectés par la transaction. FerméValeurs disponibles.

Note : Si les Configurations diverses des modules Comptabilité et Achats et approvisionnements ont été complétées, les comptes s’affichent par défaut.

Banque

Ce champ s’affiche uniquement si l’option Oui est sélectionnée pour le paramètre Déb. immédiat.

Compte de banque où le chèque est émis lorsque le champ Déb. immédiat est à Oui.

Note : Maestro* inscrit le compte de banque défini dans la Gestion des fournisseurs. Si le champ est vide, il utilise celui des Configurations diverses.

No chèque

Ce champ s’affiche uniquement si l’option Oui est sélectionnée pour le paramètre Déb. immédiat.

Numéro du chèque à créer lors du déboursé immédiat lorsque le champ Déb. immédiat est à Oui.

  1. Entrer maintenant les factures dans l’onglet FerméFactures :

Colonne

Description

Date

Date de la facture, considérée comme une date comptable par maestro*.

Date comptable

Date considérée comme une date comptable par maestro*.

Date réelle

Date réelle de la facture.

Note : Les dates réelles des transactions créées à partir de l’option Achat de projet en lot sont transférées dans les champs de la colonne Date réelle de l’option Achat de projet.

No facture

Numéro de la facture de l’achat.

Description

Description concernant le détail de l’achat.

Note : Cette description s’affiche au niveau de la Liste des transactions de projets et dans la Consultation des fournisseurs lors du forage sur une facture.

Bon de travail

Numéro de bon de travail à titre de référence.

Note : Si l’option Bon de travail est installée, il est possible de sélectionner un bon de travail existant dans maestro*. En sélectionnant un bon de travail existant, le projet qui y est indiqué sera automatiquement affiché dans la colonne Projet.

Projet

Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel projet la dépense appartient.

Note : La liste des projets disponible est présentée selon la sécurité définie sur l’accès aux projets par utilisateur dans la Gestion de la sécurité.

Activité

Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la dépense appartient.

Groupe

Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense appartient.

Note : Le groupe est validé à l’enregistrement selon la sécurité définie au niveau de l’accès aux groupes dans la Gestion de la sécurité et au niveau du projet sélectionné.

Quantité

Quantité de dépense.

P.U.

Prix unitaire de la dépense.

Montant

Montant de la dépense avant taxes.

Escompte

Montant d’escompte appliqué sur la facture.

Taxe 1

Code de taxes applicable.

Note : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.

Montant taxe 1

Montant de la taxe 1 sur la dépense, s’il y a un code de taxe défini au champ Taxe 1.

Note : Il est possible de modifier le montant des taxes en appuyant sur les touches CTRL+F7.

Taxe 2

Code de taxes applicable.

Note : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.

Montant taxe 2

Montant de la taxe 2 sur la dépense, s’il y a un code de taxe défini au champ Taxe 2.

Note : Il est possible de modifier le montant des taxes en appuyant sur les touches CTRL+F7.

Montant total

La valeur inscrite correspond à la somme des colonnes Montant, Montant taxe 1 et Montant taxe 2. Elle est non modifiable.

Attention: le total doit être calculé de la même façon que dans Achat de projet : c’est-à-dire que si l’on sélectionne un code de taxe « incluse », ce montant ne doit pas être additionner au champ de la colonne Montant.

Code fournisseur

Permet d’identifier un code fournisseur à qui l’achat doit être associé. Ainsi, lors du transfert vers l’option Achats de projet, une transaction sera créée pour chacun des fournisseurs identifiés.

Si la colonne est vide, la facture est rattachée au fournisseur identifié dans la section Détail.

 

Si un budget est entré en lien avec les projets, activités et groupes saisis, maestro* vérifie s’il y a dépassement du budget lors de l’enregistrement si cette fonctionnalité est activée dans les Configurations diverses.

De plus, si le paramètre Grouper mêmes factures est à partir de l’icône Configuration, maestro* crée un achat de projet regroupant les lignes sur lesquelles on retrouve le même numéro de facture et le même numéro de bon de travail. Dans la cas contraire, maestro* créé un achat de projet par ligne.

  1. Cliquer sur l’icône Appliquer.
  2. Enfin, cliquer sur l’icône Quitter pour sortir de l’option Achat de projet en lot.

 

Créer un achat de projet en lot à partir de l’importation d’un fichier Excel

  1. Compléter la section Détail.
  2. Obtenir le format de fichier à importer :
    1. Cliquer sur l’icône Importation d’un fichier Excel.
    2. Dans la fenêtre de sélection du fichier, cliquer sur le bouton Annuler pour fermer la fenêtre de sélection du fichier à importer.

    La fenêtre d’importation, quant à elle, doit demeurer ouverte.

    1. Cliquer avec le bouton droit de la souris dans la grille de la fenêtre Importation d’un fichier Excel.
    2. Cliquer sur l’option Transférer dans Excel. Un fichier Excel ouvrira avec les colonnes à compléter pour l’importation.
    3. Compléter ce fichier Excel selon vos besoins, le sauvegarder et fermer le fichier.
    4. Fermer ensuite la fenêtre Importation d’un fichier Excel.
  3. Importer le fichier Excel :
    1. À partir de l’option Achat de projet en lot, cliquer sur l’icône Importation d’un fichier Excel.
    2. Sélectionner le fichier à importer. Son contenu sera reporté dans la grille de la fenêtre Importation d’un fichier Excel.
    3. Dans cette même fenêtre, cliquer sur l’icône Valider le tableau.
    S’il y a lieu, Maestro* affiche en rouge les erreurs trouvées. Il est possible d’apporter des correctifs dans la fenêtre puis de cliquer à nouveau sur Valider le tableau jusqu’à ce que les données soient exemptes d’erreurs.
    1. Cliquer sur l’icône Transférer dans la grille de la fenêtre Importation d’un fichier Excel pour transférer les données du fichier vers l’option Achat de projet en lot.
    2. Le message Données transférées s’affiche. Répondre par OK pour continuer.
    3. Quitter la fenêtre Importation d’un fichier Excel.
    4. À partir de la fenêtre Achat de projets en lot, cliquer sur l’icône Appliquer pour transférer les informations vers l’option Achat de projet.
    5. Enfin, cliquer sur l’icône Quitter pour sortir de l’option Achat de projet en lot.

 

voir aussi

 

Dernière modification : 12 novembre 2024