Préparation de facturation
OBJECTIF
La préparation de facturation permet une lecture des dépenses entrées sur les contrats à coût plus et permet d’identifier les dépenses prêtes à être facturées, à mettre en attente ou qui ne seront jamais facturées.
prérequis
- Gestion des contrats
- Avoir fait des transactions de dépenses associées au projet
Sommaire
Étapes
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Préparer la facturation
- Choisir les Bornes de date.
- Choisir un ou des Contrats.
Il est possible d’indiquer, dans la Gestion du contrat, que les sous-projets doivent être facturés en même temps que le contrat maître en cliquant sur le champ Traiter les sous-projets. Pour les contrats où cette fonction est activée, seuls les contrats maîtres apparaîtront dans cette liste, puisque les sous-contrats seront obligatoirement facturés avec le contrat maître.
- Sélectionner les autres choix en fonction des besoins particuliers.
Champ
Description
Dépense maximale facturable
Permet de facturer seulement les dépenses dont le montant est inférieur au montant indiqué.
Inclure les projets sans dépense
Permet d’inclure les contrats sur lesquels aucune dépense n’a été comptabilisée, si la case est cochée.
Inclure dépenses à l’état « Passif »
Permet d’inclure les dépenses mises à l’état Passif lors d’une préparation antérieure.
NOTE : Les transactions liées à des activités qui se trouvent à l’extérieur de la borne d’activité facturable définie dans la Gestion des contrats sont automatiquement mises à l’état 8-Passif.
- Cliquer sur Accepter.
Les transactions non transférées s’affichent par défaut en vert et ne sont pas disponibles pour la facturation. Il est possible de modifier la couleur des transactions non transférées à l’aide de l’icône Configuration.
- Cliquer sur un contrat pour voir le détail des dépenses s'afficher dans la grille du bas.
- Valider, modifier ou compléter les colonnes Description, État, Quantité, .P.U ou Montant.
Il est possible de modifier massivement l’état de plusieurs dépenses d’un contrat en utilisant l’icône Changement massif d’état.
- La case à cocher Avis de changement permet d'indiquer que la dépense est un avis de changement.
- L'icône dans la colonne Documents indique s'il y a ou non des documents rattachés à une dépense . Double-cliquer sur l'icône pour ouvrir la Gestion des documents.
- Sélectionner les contrats à facturer en cochant la case de la colonne Sélectionné.
- Cliquer sur Enregistrer.
- Cliquer sur Imprimer.
Champ
Description
Format du rapport
Valeurs disponibles :
Activité
Affiche les dépenses par activité. Si ce sont des dépenses de machinerie, ces dépenses n'incluent pas les coûts d'administration.
Employé détaillé
Affiche les dépenses détaillées par employé dans la section Liste des salaires.
Employé
Affiche les dépenses totales par numéro d’employé dans la section Liste des salaires.
Type
Affiche toutes les dépenses par type avec le coût d'administration et profit, séparé ou inclus en fonction du type choisi dans la Gestion de contrat à coût plus.
Imprimer sommaire des dépenses
Permet d’afficher un sommaire du contrat dans l’en-tête du rapport.
- Cliquer sur Facturer les contrats sélectionnés.
Effectuer un changement en lot
- Sélectionner d'abord un contrat.
- Dans la grille des transactions de ce contrat, à l'aide des cases de la colonne Sélectionné, sélectionner les transactions qui feront l'objet d'un changement. Au besoin, le champ Filtre peut vous aider à réduire le nombre de transactions.
- Cliquer ensuite sur la colonne pour laquelle le changement sera effectué. Par exemple, cliquer sur la colonne Quantité pour changer la quantité sur toutes les transactions sélectionnées.
Les champs pouvant faire l'objet d'un changement sont les suivants : État, Qté originale, P.U. coûtant, Coûtant, Description, Quantité, P.U. et Montant.
- Cliquer sur l'icône Changement en lot. Le nom de ligne sélectionnées et le champ à modifier s'affichent à titre indicatif.
- Sélectionner ou inscrire une nouvelle valeur. Selon le champ sélectionné, il peut s'agir de texte, d'une valeur dans une liste déroulante ou d'une valeur numérique avec décimales.
- Cliquer sur le bouton Appliquer.
Voir aussi