Facturation

OBJECTIF

La facturation est une facturation à forfait qui permet de facturer des montants ou des quantités sans échéancier précis dans le temps, contrairement à la facturation par bordereau.

Par défaut, les taxes sont calculées sur le montant total de la facture lors de l’enregistrement. Par conséquent, s’il existe un écart entre les taxes calculées par ligne versus les taxes calculées sur le montant global de la facture, le système ajuste automatiquement les taxes de la dernière ligne de détail en fonction des codes de taxes. Il est possible de calculer les taxes par ligne en cochant l’option Ne pas balancer automatiquement les taxes dans les configurations diverses.

Il est impossible pour l’utilisateur de modifier ou de supprimer les lignes de ventilation qui ont été générées par le programme de libération des retenues. Toutefois, l’utilisateur pourra ajouter des lignes et, ultérieurement, les modifier et les supprimer ; contrairement aux lignes originales.

 

PRÉREQUIS

 

ICÔNES

Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessous.

 

Icône

Titre

Sert à

Générer un nouveau numéro de facture

Permet de générer un nouveau numéro de facture.

Transférer

Permet de transférer la facture.

Imprimer

Permet d’imprimer la facture sélectionnée.

Documents

Permet d’accéder aux documents liés à la facture.

Gestion des clients

Permet d’accéder à la gestion des clients.

Gestion des projets

Permet d’accéder à la gestion des projets.

Gestion des contrats

Permet d’accéder à la gestion des contrats.

Créer une fact. à partir d’une fact. transférée

Permet de créer une facture à partir d’une facture déjà transférée.

Acceptation en lot

Permet d’accéder à la fenêtre d’Acceptation en lot.

Changer le mode d’affichage des totaux

Permet de voir le montant de retenue et le montant net au bas de la grille.

Configuration

Permet d’accéder à la fenêtre de configuration pour les factures.

 

Étapes 

  maestro* > Facturation > Facturation contractuelle > Fonctions > Facturation

 

Créer une facturation à forfait

  1. Entrer les informations requises dans l’onglet Détails :

Il est possible de créer une nouvelle facture à partir d’une facture déjà transférée. Il suffit de cliquer sur le dossier Afficher seulement les entrées transférées, de choisir une facture et de cliquer sur l’icône Créer une fact. à partir d’une fact. transférée.

 

Champ

Description

Contrat

Numéro du contrat; numéro du projet.

NOTE : En version 3.05, ce champ accepte jusqu’à 20 caractères. En version 3.04, il est cependant limité à 10 caractères.

Client

Client associé au contrat.

NOTE : Si le client est un client de type « inter-co », cette information s’affichera à droite du champ.

No adresse

Adresse de facturation du client issue de la Gestion des adresses de clients.

NOTE : Seules les adresses identifiées comme étant des adresses de facturation apparaissent dans la liste. La case Adresse de facturation doit être cochée.

Client Contrat

Permet de facturer une tierce partie au contrat ; une autre entité que celle du champ Client.

Inclus au contrat

Indique que la facture affecte la valeur originale du contrat, si le champ est à Oui.

NOTE : Ce champ n’est pas modifiable dans le cas d’une facture créée par l’option Libération des retenues.

Accepté

Indique que la facture peut être transférée, si le champ est à Oui.

NOTES : Il est possible de modifier massivement l’acceptation de plusieurs factures en utilisant l’icône Acceptation en lot.

Il est possible de transférer une facture à Non pour obtenir un numéro de facture.

Il est possible de sélectionner la valeur par défaut de ce champ dans les Configurations diverses.

Date

Date comptable.

Date due

Date due de la facture.

NOTE : Si rien n’est inscrit, le système calcule une date due selon les conditions de crédit du client. S’il n’y a aucune condition de crédit dans Gestion des clients, la date due est la date de la facture. Il est possible de modifier manuellement cette date.

Cond. crédit

Terme de paiement de la facture issu de la Gestion des conditions de crédit.

Projet client

Permet de faire le suivi des quittances par le numéro de projet du client si une dénonciation est rattachée à la facture.

NOTE : Ce champ est lié à l’option Dénonciation.

No facture

Numéro de la facture.

NOTE : Il est possible d’inscrire un numéro de facture manuellement. Cependant, ce champ influence la possibilité d’imprimer la facture par la suite. Donc, si le champ est vide, le système lui attribue un numéro de facture, selon l’avancement de la séquence apparaissant dans le département des ventes correspondant.

Vendeur

Vendeur associé au contrat.

Bon commande

Numéro de bon de commande du client.

Expédition

Champ texte permettant d’entrer une courte description liée à l’expédition.

No demande

Permet d’inscrire un numéro de demande lié à la facture.

Période

Période applicable à la facturation.

Vente

Montant total de la facture, avec ou sans taxes, en fonction du mode sélectionné au champ Mode.

Retenue %

Pourcentage de retenue applicable sur la facture.

Mode

Valeurs disponibles :

Avec taxe

Tient compte des taxes dans le calcul du montant total à payer.

Sans taxe

Ne tient pas compte des taxes dans le calcul du montant total à payer.

NOTE : Il est possible de sélectionner la valeur par défaut de ce champ dans les Configurations diverses.

Escompte

Montant de l’escompte applicable sur la facture.

Devise

Devise de la facture.

Paiement immédiat

Le paiement immédiat n’est disponible que pour les ventes inter-co.

NOTE : Si la case à cocher Générer la recette automatiquement est activée, dans les configurations diverses (Projets > Inter-compagnies > Ventes), la valeur du champ sera à Oui.

No chèque

Numéro de chèque selon le numéro inscrit sur le paiement du client.

Compte ban.

Compte de banque utilisé pour recevoir la recette si le champ Paiement immédiat est à Oui.

Mt paiement immédiat

Permet d’indiquer le montant du paiement immédiat.

 

  1. Section Comptes :

Champ

Description

CAR

Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser le compte client.

Retenue

Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser la retenue applicable sur le contrat.

Escompte

Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser l’escompte applicable sur le contrat.

 

  1. Section Ventilation :

Les valeurs par défaut s’inscrivent automatiquement lorsque le champ Montant est complété.

 

Champ

Description

Description

Description de l’item facturé.

NOTE : Il est possible d’accéder à la Gestion des items en utilisant la touche F7.

A.C

Numéro de l’avis de changement facturé.

NOTE : L’avis de changement doit avoir été entré préalablement dans la Gestion des contrats.

Projet

Détermine à quel projet le revenu est affecté.

Activité

Détermine à quelle activité le revenu est affecté.

Groupe Revenu

Détermine à quel groupe le revenu est affecté.

No compte

Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser le revenu.

Quantité

Quantité facturée.

Prix unit

Prix unitaire.

Montant

Montant total facturé.

Taxe 1, Taxe 2

Code de taxes applicable.

NOTES : Pour modifier manuellement les montants de taxes, appuyer sur les touches CTRL+F7. Par cette action, le système passera également au mode de calcul des taxes par ligne et non plus sur le montant total de la facture.

Pour revenir au calcul des taxes sur le montant total de la facture, cliquer sur l’icône Balancer les taxes en bas à gauche de l’écran sous la ventilation.

Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.

 

  1. Entrer les informations requises dans l’onglet Livraison :

Champ

Description

Endroit

Endroit des travaux. Valeurs disponibles:

Alternatif

Permet de créer une adresse temporaire.

Contact

Permet d’utiliser une adresse associée à un contact issu de l’option Gestion des contacts.

Client

Permet d’utiliser une adresse issue de l’option Gestion des clients.

Projet

Utilise l’adresse du projet entrée dans la Gestion des projets.

NOTE : Si un contrat a été identifié dans l’en-tête de l’écran principal de la facturation, ce dernier sera automatiquement sélectionné comme endroit de livraison si le champ Endroit est à Projet.

Par la suite, si un projet est sélectionné manuellement dans ce champ, il sera conservé même si le contrat est modifié dans l’en-tête de la facture.

Spécification

Permet d’avoir accès aux bases de données liées en fonction de la sélection faite au champ Endroit.

 

  1. Cliquer sur Enregistrer.

Si un formulaire de préparation de livraison a été configuré dans les Configurations diverses, en cliquant sur l’icône Imprimer, le système propose l’impression de ce formulaire par défaut.

 

Voir aussi

 

Dernière modification : 12 novembre 2024