Importation de documents
OBJECTIF
L’Importation de documents permet d’importer des fichiers individuellement ou en lot dans la Gestion des documents des différentes options de maestro*.
Ces documents peuvent être importés d’un numériseur ou encore d’un disque dur ou d’un dossier auquel maestro* a accès. Ils peuvent être associés à une catégorie ou simplement liés à un projet, par exemple.
La fenêtre Importation de documents est séparée en deux moitiés :
- La moitié de gauche : détermine l’emplacement des documents ou les numérise pour ensuite en permettre la sélection;
- La moitié de droite :indique la destination des documents importés (où ils seront enregistrés dans maestro*) et leurs informations.
PRÉREQUIS
- Module Gestion des documents
ICÔNES
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Icônes |
Titre |
Sert à |
|---|---|---|
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Numériser un document |
Numériser des documents. Un numériseur est requis pour exécuter cette opération. En cliquant sur la flèche, trois options apparaissent :
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étapes
| maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Gestion des documents > Importation de documents |
Importer des documents
La moitié de gauche
La moitié de gauche de la fenêtre sert à rechercher des documents, puis à sélectionner ceux qui seront importés. Elle contient les champs suivants :
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Champ |
Action |
|---|---|
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Chemin |
Changer le dossier contenant les documents en cliquant sur Sélectionner un répertoire. NOTE : Maestro* conserver le dernier répertoire sélectionné. |
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Filtre |
Permet de faire une recherche en filtrant les documents du répertoire sélectionné. |
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Échelle |
Ajuster la grosseur à laquelle les icônes des documents sont affichées. |
- Sélectionner un Chemin pour afficher les documents contenus dans un dossier dans la fenêtre Importation de documents.
- Une fois les documents affichés dans la fenêtre Importation de documents, sélectionner les documents à importer.
Pour sélectionner plus d’un document, maintenez le bouton CTRL et cliquer sur les documents. Pour sélectionner tous les documents, maintenir les touches CTRL+A enfoncées.
La moitié de droite
Une fois les documents désirés sélectionnés dans la moitié gauche de la fenêtre, sélectionner leur destination dans l’onglet Destination – Gestion de documents à droite. Il contient les champs suivants :
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Champs |
Description |
|---|---|
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Destination |
Sélectionner dans le menu-déroulant l’endroit où seront conservés les documents dans la Gestion des documents. NOTE : Un autre champ s’affiche en dessous du champ Destination dépendamment de la destination sélectionnée. Par exemple, pour la destination Projet, identifier le projet dans lequel le document sera enregistré dans le champ Projet qui apparaît. |
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Catégorie |
Identifie la catégorie de documents où sera enregistré le document dans la Gestion des documents. NOTE : Les catégories proviennent de la Gestion des catégories de documents. La catégorie doit absolument ne pas être associée à un gabarit pour que l’importation fonctionne. |
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Description |
Description servant à identifier le document. NOTE : Cette description sera affichée dans le champ Résumé de la Gestion des documents. Ce champ est facultatif. |
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Enlever les valeurs des documents sélectionnés |
Cliquer pour enlever les valeurs entrées dans les champs Destination, Catégorie et Description pour les documents sélectionnés. |
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Assigner les valeurs aux documents sélectionnés |
Cliquer pour assigner les valeurs entrées dans les champs Destination, Catégorie et Description aux les documents sélectionnés. NOTE : Utiliser lorsque la case Assigner automatiquement des valeurs au documents sélectionnés n’est pas cochée. |
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Vider les valeurs dans les champs |
Cliquer pour vider les valeurs sans modifier les valeurs déjà attribuées aux documents. |
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Assigner automatiquement des valeurs au documents sélectionnés |
Si la case est cochée, les valeurs entrées seront automatiquement les mêmes pour chacun des documents. NOTE : Cette case est cochée par défaut. |
- Entrer les informations pour les documents sélectionnés et leur assigner des valeurs.
- Cliquer sur l’icône Accepter. Le message d’Information « Les documents ont été ajoutés avec succès » s’affiche. Cliquer sur OK.
- Le message de Confirmation « Désirez-vous supprimer les documents importés du répertoire? » s’affiche. Cliquer sur Oui ou Non.
- Cliquer sur l’icône Quitter.
Voir aussi