Gestion des processus

objectif

La Gestion des processus permet de mettre en place divers mécanismes pour obtenir l’approbation et alerter certains acteurs clés. Cette option permet d’envoyer un courriel ou un message texte à un ou plusieurs destinataires spécifiques à propos d’une opération précise, par exemple pour la réception de marchandise de plus de 50 000 $. De nombreux cas de figure peuvent être configurés afin de répondre adéquatement à vos besoins.

Cette option est particulièrement intéressante en mode multidimensionnel : on peut exporter et extraire un processus performant afin de l’importer dans d’autres compagnies sans recommencer la configuration à chaque fois.

Il est important de bien configurer les rôles puisque leur utilisation est nécessaire à la configuration des processus.

 

prérequis

• Gestion des rôles
• Gestion de la sécurité
• Contacts

 

icônes

Icônes de l’option Gestion des processus

Icône Titre Sert à Assistant de création d’un processus Démarrer l’assistant de création d’un processus, conçu pour simplifier l’ajout de nouveaux processus. Enregistrer sous Enregistrer une copie du processus sélectionné sous un autre nom. Documents Ouvrir la Gestion des documents. Exporter Ouvrir l’utilitaire d’exportation des processus. Importer Ouvrir l’utilitaire d’importation des processus. Configurations Ouvrir l’écran des configurations de la gestion des processus. Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessus.

 

Sommaire

• Exporter un processus
• Importer un processus
  • À partir d’un gabarit
  • À partir d’un fichier
• Ajouter un processus à l’aide de l’assistant de création
• Ajouter un processus manuellement

 

étapes

maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Processus > Gestion des processus

 

Exporter un processus

1. Cliquer sur Exporter. La fenêtre Exportation des processus s’affiche.
2. Le champ Fichier affiche le chemin d’accès complet du fichier d’export. Cliquer sur les points de suspension […] qui se trouvent au bout du champ Fichier pour nommer le fichier et sélectionner l’emplacement où il sera sauvegardé.
3. Dans la liste des processus, sélectionner les processus devant être inclus dans le fichier d’export.
4. Cliquer sur Exporter.
   Un message apparaît pour indiquer le succès de l’opération.

 

Importer un processus

À partir d’un gabarit Maestro

1. Cliquer sur l’icône Importer. La fenêtre Importation des processus s’affiche.
2. Par défaut, la valeur du champ Importer à partir est à des gabarits maestro*. Conserver cette valeur.
3. Cliquer sur Importer le fichier.
4. La liste des gabarits maestro* s’affiche dans la grille.
5. Dans la colonne Sélectionné, cocher la case des gabarits maestro* à importer.
6. Cliquer sur Importer.
7. Fermer la fenêtre Importation des processus.

Si la case Traiter les rôles est cochée, les rôles liés aux gabarits maestro* seront également importés et seront disponibles dans l’option Gestion des rôles.

 

À partir d’un fichier

1. Cliquer sur l’icône Importer. La fenêtre Importation des processus s’affiche.
2. La valeur du champ Importer à partir est à des gabarits maestro*. Changer cette valeur et sélectionner d’un fichier.
3. Cliquer sur les points de suspension […] qui se trouvent au bout du champ Fichier pour naviguer jusqu’à l’emplacement du fichier.
4. Cliquer sur Importer le fichier.
5. La liste des processus inclus dans le fichier à importer s’affiche dans le bas de la fenêtre.
   Un message apparaît pour indiquer le succès de l’opération.

 

Ajouter un processus à l’aide de l’assistant de création

1. Cliquer sur Assistant de création d’un processus.
2. Une boîte de dialogue apparaît pour savoir si c’est un processus régulier ou un processus d’alerte qui doit être créé. Faire un choix et cliquer sur OK.

Processus régulier : le rôle ou l'utilisateur responsable doit approuver (ou refuser) une transaction; Processus d'alerte : le rôle, l'utilisateur ou le contact sélectionné reçoit une alerte à propos d'une transaction.

3. Compléter les informations requises :

Champ	Description
Identité	Permet d’identifier le processus par un code.
Nom	Permet de saisir le nom français du processus. Cliquer sur Anglais pour changer de langue et saisir la traduction anglaise.

1. Section Qui est la personne responsable ? :
   

ATTENTION ! Il faut choisir un rôle responsable OU un utilisateur responsable OU un contact; il n’est pas possible de créer un processus qui implique une combinaison de responsables.   Champ Description Rôle responsable Permet de sélectionner le rôle responsable de l’étape (approbation ou réception de l’alerte). Les rôles disponibles ici proviennent de l’option Gestion des rôles. Attention! Un contrôle est en place pour que plusieurs utilisateurs puissent partager le même rôle et approuver plusieurs fois une transaction (si elle requiert deux approbations différentes, par exemple), tout en empêchant que le même utilisateur puisse approuver la même transaction plus d'une fois. Un autre contrôle est en place lors de la sélection d'un Rôle responsable (dans l'en-tête de la fenêtre ou dans l'onglet Étapes du processus > section Définition de l'étape) et lors de la sauvegarde d'un processus, pour vérifier que le type de rôle sélectionné est compatible avec le type de transaction du processus. Si le rôle sélectionné correspond à un Utilisateur flexible de type : Resp. emplacement source : le système vérifie que le type de transaction auquel le processus est rattaché est Transfert inventaire-projet ou Transfert inventaire-emplacement; Resp. emplacement destination : le système vérifie que le type de transaction auquel le processus est rattaché est Transfert inventaire-emplacement. NOTE : Cliquer sur pour ouvrir la fenêtre de sélection des rôles. Utilisateur responsable Permet de sélectionner l’utilisateur spécifique responsable de l’étape (approbation ou réception de l’alerte). Les utilisateurs disponibles ici proviennent de l’option Gestion de la sécurité. NOTE : Cliquer sur pour ouvrir la fenêtre de sélection des utilisateurs. Contact Permet de sélectionner l’utilisateur spécifique responsable de l’étape, s’il s’agit d’une alerte. Les contacts disponibles ici proviennent de l’option Gestion des contacts. NOTES : Cliquer sur pour ouvrir la fenêtre de sélection des contacts. Si le mode de communication n’est pas spécifié pour le contact sélectionné, un message vous en avertira.

2. Section Transaction ciblée ? :
   

Champ	Description
Type de transaction	Permet de sélectionner le type de transaction qui sera le déclencheur du processus. Valeurs disponibles Achat de projet Permet d’approuver des achats de projet qui remplissent les conditions sélectionnées. Autorisation de paiement Ce processus est différent des autres parce que son étape ultime ne sera pas de permettre le transfert de la transaction, mais bien de permettre le paiement de la facture. Commande régulière Permet d’approuver des commandes régulières qui remplissent les conditions sélectionnées. Commande catalogue Permet d’approuver des commandes avec catalogue qui remplissent les conditions sélectionnées. Contrat de sous-traitance Permet la création de processus pour les transactions des contrats sous-traitance. Déboursé Permet la création de processus pour l'approbation des déboursés. Déboursé individuel Permet la création de processus pour l'approbation des déboursés individuels. Facture de retenue Permet la création de processus pour l'approbation des factures de retenue. Facture en gérance Permet la création de processus pour l'approbation des factures en gérance. Facture par bordereau Permet la création de processus pour l'approbation des factures par bordereau. Facture sur commandes fournisseur Permet la création de processus pour l'approbation des factures sur commandes fournisseur. NOTE : Il est important de bien comprendre que la vérification se fait sur le projet dans l'en-tête de la facture. Pour une facture qui comporte plusieurs lignes de ventilation et des extras à la facturation, il faut que toutes les lignes de détail soient au même projet pour que le projet soit identifié en en-tête. S'il y a plusieurs projets différents, le projet de l'en-tête affichera des ****. Dans ce cas, un processus avec une condition sur un projet ne s'appliquera pas si ce projet est identifié sur une des lignes de détail. Facture à coût plus Permet la création de processus pour l'approbation des factures à coût plus. Facture à forfait Permet la création de processus pour l'approbation des factures à forfait. Réception de marchandise Permet d’approuver des réceptions de marchandise qui remplissent les conditions sélectionnées. Réquisition Permet la création de processus pour les réquisitions. Transaction en attente Permet la création de processus pour les transactions en attente. Transfert invent./emplacement Permet d’approuver des transferts inventaire/emplacement qui remplissent les conditions sélectionnées. Transfert inventaire-projet Permet d’approuver des transferts inventaire-projet qui remplissent les conditions sélectionnées. Vente Permet d’approuver des ventes qui remplissent les conditions sélectionnées.
Masque de compagnie	Si un masque de compagnie est saisi, seules les transactions concernant la compagnie sélectionnée seront prises en compte par le processus.

3. Section Condition :
   

Bien qu'il soit recommandé d'ajouter des conditions aux processus, il est possible de créer un processus sans conditions (applicable aux processus réguliers et aux processus d'alerte). Pour les processus d'alerte, les alertes sont envoyées de façon "cumulatives". Par exemple, on pourrait avoir une alerte "sans condition" pour les achats de projet et une alerte pour les achats de projet de plus de 500$ : si un achat de projet de 650$ était créée, les 2 alertes seraient envoyées.   Au bout de la ligne, les boutons - et + permettent de supprimer et d’ajouter des lignes de conditions. Plusieurs conditions peuvent être ajoutées pour déclencher un processus.   Champ Description [Champ] Permet de sélectionner un champ provenant de l’option choisie dans le Type de transaction. NOTE : Les choix disponibles ici sont filtrés selon le type de transaction. [Opérateur] Permet de choisir un opérateur afin d’exprimer la condition : Égale N’égale pas Contient Ne contient pas Est entre [Valeur] Entrer ici la valeur permettant d’exprimer la condition, en référence au champ choisi. Obligatoire Si la case est cochée, la condition devra obligatoirement être respectée. Si elle n’est pas cochée, il s’agira d’une condition facultative.

4. Section Communication :
   

ATTENTION ! Le bouton Français/Anglais dans le haut de la fenêtre fait basculer également les champs de la section Communication d’une langue à l’autre. Au bout du champ se trouve une icône permettant d’ouvrir la fenêtre Configuration du sujet pour… [langue]. Utiliser cet utilitaire pour ajouter des champs qui seront remplacés à l’envoi par sa valeur provenant de la transaction.   Champ Description Sujet Permet de spécifier le sujet de l’envoi courriel. Message courriel Permet de saisir le corps du message et de le formatter. Message texte Permet de saisir le message qui sera envoyé par SMS au responsable. NOTE : Le message texte ne sert que pour les processus de type Alerte.

4. Cliquer sur Appliquer.

 

Ajouter un processus manuellement

1. Cliquer sur Nouveau.
2. Compléter les informations requises :

Champ	Description
Identité du processus	Permet d’identifier le processus par un code.
Nom du processus	Permet de saisir le nom français du processus. Cliquer sur Anglais pour changer de langue et saisir la traduction anglaise.
Description	Permet de spécifier la description du processus. NOTE : Au bout du champ se trouve une icône permettant d’ouvrir la fenêtre Configuration de la description pour… [langue]. Utiliser cet utilitaire pour ajouter des champs qui seront remplacés par sa valeur provenant de la transaction.
Rôle responsable	Permet de sélectionner le rôle responsable du processus (approbation ou réception de l’alerte). Les rôles disponibles ici proviennent de l’option Gestion des rôles. NOTE : Cliquer sur les points de suspension […] pour ouvrir la fenêtre de sélection des rôles. NOTE: Click on the suspension points […] to open the role selection window.
Utilisateur responsable	Permet de sélectionner l’utilisateur spécifique responsable du processus (approbation ou réception de l’alerte). Les utilisateurs disponibles ici proviennent de l’option Gestion de la sécurité. NOTE : Cliquer sur les points de suspension […] pour ouvrir la fenêtre de sélection des utilisateurs.
Type de transaction	Permet de sélectionner le type de transaction qui sera le déclencheur du processus. Valeurs disponibles Achat de projet Permet d’approuver des achats de projet qui remplissent les conditions sélectionnées. Autorisation de paiement Ce processus est différent des autres parce que son étape ultime ne sera pas de permettre le transfert de la transaction, mais bien de permettre le paiement de la facture. Commande régulière Permet d’approuver des commandes régulières qui remplissent les conditions sélectionnées. Commande catalogue Permet d’approuver des commandes avec catalogue qui remplissent les conditions sélectionnées. Contrat de sous-traitance Permet la création de processus pour les transactions des contrats sous-traitance. Déboursé Permet la création de processus pour l'approbation des déboursés. Déboursé individuel Permet la création de processus pour l'approbation des déboursés individuels. Facture de retenue Permet la création de processus pour l'approbation des factures de retenue. Facture en gérance Permet la création de processus pour l'approbation des factures en gérance. Facture par bordereau Permet la création de processus pour l'approbation des factures par bordereau. Facture sur commandes fournisseur Permet la création de processus pour l'approbation des factures sur commandes fournisseur. NOTE : Il est important de bien comprendre que la vérification se fait sur le projet dans l'en-tête de la facture. Pour une facture qui comporte plusieurs lignes de ventilation et des extras à la facturation, il faut que toutes les lignes de détail soient au même projet pour que le projet soit identifié en en-tête. S'il y a plusieurs projets différents, le projet de l'en-tête affichera des ****. Dans ce cas, un processus avec une condition sur un projet ne s'appliquera pas si ce projet est identifié sur une des lignes de détail. Facture à coût plus Permet la création de processus pour l'approbation des factures à coût plus. Facture à forfait Permet la création de processus pour l'approbation des factures à forfait. Réception de marchandise Permet d’approuver des réceptions de marchandise qui remplissent les conditions sélectionnées. Réquisition Permet la création de processus pour les réquisitions. Transaction en attente Permet la création de processus pour les transactions en attente. Transfert invent./emplacement Permet d’approuver des transferts inventaire/emplacement qui remplissent les conditions sélectionnées. Transfert inventaire-projet Permet d’approuver des transferts inventaire-projet qui remplissent les conditions sélectionnées. Vente Permet d’approuver des ventes qui remplissent les conditions sélectionnées.
État	Indique l’état du processus : Actif : le processus est utilisé, en autant que les conditions soient respectées; Inactif : le processus existe, mais n’est pas utilisé.
Ordre	Une même transaction peut déclencher plus d’un processus; il faut donc décider de l’ordre des processus. Par exemple, une commande avec catalogue de 12 000 $ qui déclenche les processus Commande avec catalogue de plus de 5000 $ et Commande avec catalogue de plus de 10 000 $. Dans ce cas, il est nécessaire d’indiquer dans quel ordre les processus s’appliquent. Typiquement, le processus concernant le montant le plus élevé s’applique en premier.
Masque de compagnie	Si un masque de compagnie est saisi, seules les transactions concernant la compagnie sélectionnée seront prises en compte par le processus.
Sauvegarder dans la gestion de documents	Cette option est disponible pour les Types de transaction Commande catalogue, Contrat sous-traitance, Achat de projet, Vente, Déboursé, Déboursé individuel et Réquisition. Si la case est cochée, un PDF de la transaction sera créé afin qu’il puisse être consulté par les utilisateurs sur maestro*MOBILE.
Catégorie de documents	Permet de sélectionner une catégorie de documents provenant de la table du même nom. Ce champ n’est disponible que si la sauvegarde dans la gestion de documents est activée.

1. Compléter les informations dans l’onglet Conditions :

Bien qu'il soit recommandé d'ajouter des conditions aux processus, il est possible de créer un processus sans conditions (applicable aux processus réguliers et aux processus d'alerte). Pour les processus d'alerte, les alertes sont envoyées de façon "cumulatives". Par exemple, on pourrait avoir une alerte "sans condition" pour les achats de projet et une alerte pour les achats de projet de plus de 500$ : si un achat de projet de 650$ était créée, les 2 alertes seraient envoyées.   Au bout de la ligne, les boutons - et + permettent de supprimer et d’ajouter des lignes de conditions. Plusieurs conditions peuvent être ajoutées pour déclencher un processus.   Champ Description [Champ] Permet de sélectionner un champ provenant de l’option choisie dans le Type de transaction. NOTE : Les choix disponibles ici sont filtrés selon le type de transaction. [Opérateur] Permet de choisir un opérateur afin d’exprimer la condition : Égale N’égale pas Contient Ne contient pas Est entre [Valeur] Entrer ici la valeur permettant d’exprimer la condition, en référence au champ choisi. Obligatoire Si la case est cochée, la condition devra obligatoirement être respectée. Si elle n’est pas cochée, il s’agira d’une condition facultative.

2. Onglet Étapes du processus : cet onglet affiche toutes les étapes du processus. Il est composé d’une grille sommaire des étapes du processus sélectionné et de deux sous-onglets. Des icônes vous permettent d’ajouter et de supprimer des étapes.

Les processus d’alerte ne comportent toujours qu’une seule étape. Les processus d’approbation, quant à eux, ont toujours minimalement deux étapes : la première et la dernière (numérotée 999). Il est possible d’ajouter plusieurs étapes intermédiaires.

1. Sous-onglet Définition de l’étape :

Champ	Description
Identité de l’étape	Permet d’identifier l’étape par un code.
Nom	Permet de saisir le nom français de l’étapes. Cliquer sur Anglais pour changer de langue et saisir la traduction anglaise.
Description	Permet de spécifier la description de l’étape.
Rôle responsable	Permet de sélectionner le rôle responsable de l’étape (approbation ou réception de l’alerte). Les rôles disponibles ici proviennent de l’option Gestion des rôles. Attention! Un contrôle est en place pour que plusieurs utilisateurs puissent partager le même rôle et approuver plusieurs fois une transaction (si elle requiert deux approbations différentes, par exemple), tout en empêchant que le même utilisateur puisse approuver la même transaction plus d'une fois. NOTES : Cliquer sur les points de suspension […] pour ouvrir la fenêtre de sélection des rôles. Si une étape du processus est attribuée au rôle Utilisateur modificateur (lié à l'Utilisateur flexible), la responsabilité de l'étape sera attribuée au dernier utilisateur qui a modifié la transaction. Si la table à laquelle le processus est lié ne contient pas l'Utilisateur modificateur, l'Utilisateur auteur sera utilisé à la place.
Utilisateur responsable	Permet de sélectionner l’utilisateur spécifique responsable de l’étape (approbation ou réception de l’alerte). Les utilisateurs disponibles ici proviennent de l’option Gestion de la sécurité. NOTE : Cliquer sur les points de suspension […] pour ouvrir la fenêtre de sélection des utilisateurs.
Contact	Permet de sélectionner l’utilisateur spécifique responsable de l’étape, s’il s’agit d’une alerte. Les contacts disponibles ici proviennent de l’option Gestion des contacts. NOTES : Cliquer sur les points de suspension […] pour ouvrir la fenêtre de sélection des contacts. Si le mode de communication n’est pas spécifié pour le contact sélectionné, un message vous en avertira.
Alerte seulement	Permet d’indiquer que l’étape en question n’est qu’une étape d’alerte. Une étape d’alerte peut être insérée dans un processus plus complexe.
L'approbateur de cette étape sera utilisé comme signataire du chèque	Ne s'applique qu'aux transactions de type Déboursé. Cette case à cocher est disponible pour un maximum de 4 étapes dans un même processus. Il peut donc y avoir jusqu'à 4 signataires pour un chèque. Pour qu'un utilisateur soit accepté comme signataire, un fichier de signature électronique doit être présent dans la fiche de l'utilisateur en question (soit dans l'option Gestion de la sécurité de l'utilisateur).
Envoyer un message	Cette section contient les choix d’envoi de message pour l’étape courante. Sélectionner les envois à effectuer, les choix suivants sont disponibles : Au responsable de cette étape afin qu’il approuve la transaction Au responsable de l’étape précédente, lorsque la transaction aura été approuvée à cette étape (choix non disponible à la deuxième étape d'un processus) À l’utilisateur ayant créé la transaction, lorsqu’elle aura été approuvée à cette étape (choix non disponible à la dernière étape d'un processus)
Changer l’état de la transaction à cette étape pour	Si cette case est cochée, l’état de la transaction sera modifié après l’étape courante. Choisir un état vers lequel la transaction doit progresser. Si le type de transaction choisi est Autorisation de paiement, c'est plutôt l'état de la facture qu'on devra choisir dans ce champ. NOTE : Les états disponibles dans ce champ sont configurés dans l’option Table des états de commande.

2. Sous-onglet Conditions de l’étape :

Champ	Description
[Champ]	Permet de sélectionner un champ provenant de l’option choisie dans le Type de transaction. NOTE : Les choix disponibles ici sont filtrés selon le type de transaction.
[Opérateur]	Permet de choisir un opérateur afin d’exprimer la condition de l’étape : Égale N’égale pas Contient Ne contient pas Est entre
[Valeur]	Entrer ici la valeur permettant d’exprimer la condition de l’étape, en référence au champ choisi.
Obligatoire	Si la case est cochée, la condition de l’étape devra obligatoirement être respectée. Si elle n’est pas cochée, il s’agira d’une condition facultative.

3. Onglet Communications :

Cliquer sur Montrer les valeurs en Anglais pour basculer les champs vers leur contrepartie anglaise. Le même bouton permettra de revenir aux valeurs françaises. Au bout du champ se trouve une icône permettant d’ouvrir la fenêtre Configuration du sujet pour… [langue]. Utiliser cet utilitaire pour ajouter des champs qui seront remplacés à l’envoi par la valeur de la transaction.   Champ Description Sujet Indique le sujet de l’envoi courriel. NOTE : Une mention spécifique est ajoutée dans le sujet du courriel envoyé aux utilisateurs impliqués dans le processus : Pour un processus régulier, la mention suivante est ajoutée selon la nature de l'opération d'approbation, lorsque le processus change d'étape : Si le processus passe à l'étape suivante (mais pas à la dernière étape) : le sujet commencera par la mention « À APPROUVER »; Si le processus passe à la dernière étape : le sujet commencera par la mention « APPROBATION COMPLÉTÉE »; Si le processus retourne à une étape antérieure (à l'étape précédente ou à la première étape) : le sujet commencera par la mention « REFUSÉ ». Pour un processus d'alerte, le sujet commencera par la mention « INFORMATION », indiquant qu'aucune action n'est requise. Message courriel Permet de saisir le corps du message et de le formater. Message texte Permet de saisir le message qui sera envoyé par SMS au responsable. NOTE : Le message texte ne sert que pour les processus de type Alerte.

3. Cliquer sur Enregistrer.

 

Voir aussi

• Commande avec catalogue
• Achat de projet
• Réception de marchandise
• Contrat de sous-traitance
• Déboursé
• Déboursé individuel
• Réquisition
• Transfert inventaire-projet
• Transfert inventaire/emplacement
• Vente

 

Dernière modification : 21 décembre 2024