Gestion des gabarits de projet

Objectif

La Gestion des gabarits de projet permet de créer des gabarits d’activités et de phases se rapportant aux différents genres de projets qui sont gérés régulièrement.

La création d’un gabarit de projet facilite la création des projets subséquents puisque la charte d’activités et de phases est déjà établie.

 

prérequis

 

Icônes

FerméIcônes de l’option Gestion des gabarits de projets

Icône 3.05 Titre Sert à

Synchroniser les projets liés au gabarit projet

Synchroniser les modifications apportées au gabarit avec les projets qui l’utilisent ce gabarit

Importer des comptes de GL

Importer des comptes de grand livre.

 

Gestion des comptes de GL

Ouvrir l’option Gestion des comptes.

Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessus.

 

 

Sommaire

 

Étapes

 

maestro* > Projets > Maintenance > Projet > Gestion des gabarits de projet

 

Créer un gabarit de projet

  1. Entrer les informations requises dans l’onglet FerméDescription :

Champ

Description

Numéro

Numérotation automatique lors de l’enregistrement du gabarit.

Description

Description du gabarit.
  1. Section FerméParamètres : 
  1. Section Comptes : cette section permet d’entrer un compte de grand livre par défaut pour chacun des types de dépenses (Matériaux, Sous-traitants, Divers, Salaires et Équipements), de revenus et de CAR (comptes à recevoir) qui affecteront par défaut toutes les activités et dans le cas du CAR, qui affecteront le projet.
  2. Section FerméActivités : cette section affiche toutes les activités et les phases qui ont été créées pour le gabarit ainsi que les comptes de grand livre qui seront imputés pour chaque activité ou phase, selon les différents groupes de dépenses.
 

Si des comptes par défaut ont été spécifiés, il n’est pas nécessaire d’entrer des comptes de grand livre pour chacune des activités. Cependant, si pour une activité donnée, un compte différent doit être mis selon les groupes de dépenses ou de revenus, il est possible de le faire. Par conséquent, le système prend d’abord le compte de grand livre spécifié dans l’activité, si rien n’est précisé dans le projet, sinon il prend celui des Configurations diverses.

 

Champ

Description

Code

Code pour les activités, phases, section ou division.

NOTES : Le tri est alphanumérique, ce qui implique que la numérotation d’activité s’affiche de la façon suivante : 1, 10 et 100. Pour que le système puisse afficher les activités dans le bon ordre, elles doivent être numérotées de la façon suivante : 00001, 00010,00100, etc.

Il est recommandé de prendre le temps de bien codifier les activités avant de les entrer au système car, si des erreurs sont faites dans le code, il est impossible de les modifier par la suite s’il y a déjà eu des valeurs reliées à ces activités.

Il est également recommandé de laisser des numéros libres entre les activités, afin de faciliter l’insertion de nouvelles activités, si nécessaire.

Description

Description de l’activité ou la phase.

Type

Type d’activité, soit Division, Section, Activité ou Phase.

Inactif

Permet d’éviter d’entrer des transactions pour cette activité, si la case est cochée.

CSST

Activité de CSST.

NOTE : La liste disponible provient de l’option Gestion de la CSST.

Activité DMSRB

Activité de DMSRB.

NOTE : La liste disponible provient de l’option Gestion des activités DMSRB.

Calcul du temps sup.

Permet d’identifier sur quelle base le calcul du temps supplémentaire doit être fait.

NOTES :La liste disponible provient de l’option Gestion du temps supplémentaire.

Cette colonne n’est disponible que si l’option Calcul automatique du temps supplémentaire est installée.

Type suivi

Permet de modifier le type de suivi des budgets. FerméChoix possibles :

No OTP

Champ de référence servant à faire un lien avec un logiciel externe (tel SAP).

Facturable

Lorsque cochée, cette case indique que l'activité est facturable.

Note : Cette colonne n'apparaît que si la facturation en gérance est utilisée. Les cases ne sont pas cochées par défaut.

Disponible dans MOBILE

Permet d’indiquer si l’activité doit être visible dans l’application maestro*MOBILE.

L’utilisateur doit identifier dans quel contexte, l’activité sera utilisée (Main-d’œuvre, Équipement ou Matériel).

Dans maestro*MOBILE, le choix d’activité sera en fonction du type de transaction sélectionné.
  1. Onglet Groupes : cette fonctionnalité permet de limiter les accès aux groupes de dépenses et revenus, et ce, pour l’ensemble de toutes les activités sans exception, si la case est cochée.
  2. Cliquer sur Enregistrer.
 

Il est possible de synchroniser les changements apportés aux gabarits dans les projets déjà existants en cliquant sur l’icône Synchroniser les projets liés au gabarit projet. Pour de plus amples informations, consulter la section à ce sujet.

 

Importer des comptes de grand livre

  1. Cliquer sur l’icône Importer des comptes de GL. La liste de tous les comptes de grand livre s’affiche.
  2. Sélectionner un ou plusieurs comptes. Pour effectuer une sélection multiple, il faut maintenir la touche Ctrl enfoncée.
  3. Cliquer sur Sélectionner. Les comptes sélectionnés s’affichent dans la section Activités du gabarit de projet.
  4. Cliquer sur Enregistrer.

 

Synchroniser les projets liés au gabarit

En cliquant sur l’icône, le système vous permet de synchroniser les activités et les groupes. L’utilisateur peut choisir le niveau de synchronisation qu’il désire.

Pour synchroniser un gabarit avec les projets :

  1. Sélectionner un gabarit à l’écran.
  2. Cliquer sur l’icône Synchroniser les projets liés au gabarit projet.
  3. Sélectionner les synchronisations à effectuer. La synchronisation des projets liés au gabarit de projet s’effectue en trois étapes:
    1. FerméSynchronisation des valeurs du projet
     

    Cette synchronisation s’effectue automatiquement en cliquant sur l’icône Synchroniser les projets liés au gabarit projet. Aucun choix n’est requis.

     

     

    Les valeurs des champs suivants du projet sont automatiquement remplacées par celles du gabarit, si une valeur est présente dans le gabarit :

     

    Onglet modifié

    Description

    Onglet Description du projet
    • Section Description
      • Calcul du temps sup.
    • Section Compte de GL
      • Matériaux
      • Sous-traitants
      • Divers
      • Salaires
      • Équipements
      • Comptes à recevoir

    Onglet Groupes

    Case à cocher Restreindre l’accès à certains groupes.

     

     

    Si aucune valeur n’est inscrite pour ces champs dans le gabarit, le système conserve les valeurs inscrites dans le projet.
    1. FerméSynchronisation des activités

    Si l’activité est présente dans le projet, le système remplace certaines informations par celles indiquées dans le gabarit. Voici la liste des champs touchés :

    Onglet Activités et Budgets :

    • Description de l’activité
    • Type d’activité
    • Compte de revenus (section Comptes)
     

    Le compte de revenu de l’activité est remplacé par :

    • Le compte de revenu indiqué dans la grille de ventilation, s’il est présent
    • Sinon, par le compte de revenu indiqué dans la section Comptes, s’il est présent

    Dans le cas, où le compte de revenu n’est pas indiqué dans le gabarit, on conserve la valeur inscrite dans chacune des activités du projet.

    • Compte de dépenses (section Comptes)
     

    Contrairement au compte de revenu, on remplace toujours les comptes de dépense d’une activité par ceux identifiés dans le gabarit de projet, même si aucune valeur n’est présente dans le gabarit. Dans ce cas, le compte de dépense dans l’activité sera effacé et tout changement apporté manuellement dans l’activité sera perdu.

    Les éléments suivants sont mis à jour uniquement si une valeur existe dans le Gabarit. Si aucune valeur n’est spécifiée dans le gabarit de projet et qu’il existe une valeur dans le projet, ces dernières sont conservées.

    • Activité de CSST
    • DMSRB
    • Code de calcul du temps supplémentaire
    • Type de budget
    • Inactif
     

    Si l’activité est une division ou une section, le système rend l’activité Inactive en mettant un crochet dans la colonne Inactif pour tous les comptes de dépenses ainsi que pour le compte de revenu. Pour les autres types d’activités, la valeur de la colonne Inactif est remplacée par la valeur indiquée dans le gabarit.
    1. FerméSynchronisation des groupes

    Le système remplace les valeurs (case à cocher indiquant si le groupe est accessible ou non) entrées dans l’onglet d’accès aux groupes des projets par les valeurs entrées dans le gabarit.

 

Voir aussi

 

Dernière modification : 12 novembre 2024