Utiliser l'interface Bons de travail projet

Sommaire

• Créer un bon de travail projet
• Prendre les présences
• Entrer le temps
• Compléter les options facultatives
  • Contacts
  • Matériel et facturation
  • Réquisitions de matériel
  • Commandes
  • Recommandations 
  • Photos/Documents
  • Lieu de travail
  • Champs supplémentaires
  • Résumé bon de travail projet
• Ajouter un bon de travail lié
• Compléter le bon de travail projet et le faire signer au client

 

Étapes

Créer un bon de travail projet

1. Une fois dans le menu principal de maestro*MOBILE, appuyer sur Bons de travail projet.
2. Dans la page Bons de travail projet, appuyer sur le bouton + Ajouter un bon de travail.
3. Dans la page Sélectionner…, deux choix s’offrent à l’utilisateur. Il peut appuyer sur un bon de travail projet existant pour copier les présences ou les présences, les heures et les primes ou il peut appuyer sur le libellé Nouveau, pour créer un bon de travail projet de toutes pièces.
   1. Dans le premier cas, l’utilisateur est invité à préciser s’il souhaite copier les présences d’un bon de travail projet existant et déjà complété ou s’il souhaite copier les présences, les heures et les primes. Ces données pourront être modifiées ultérieurement, si nécessaire. L’utilisateur accèdera directement à la page intitulée Bon de travail projet. Des heures de début et de fin estimées seront demandées si seules les présences sont copiées et si le paramètre permettant d’afficher les bons de travail projet de MOBILE dans la grille de répartition Employé de maestro* est coché dans la Gestion des modèles de répartition.
   2. Dans le second cas, l’utilisateur accède aussi à la page Bon de travail projet mais il doit au préalable compléter les champs d’ouverture du bon de travail projet en appuyant sur chacun d’entre eux. Les noms des champs obligatoires sont suivis d’un astérisque.

Champs

Champ	Sert à
Date du bon de travail*	Indiquer la date du bon de travail projet. Maestro*MOBILE affiche la date du jour par défaut. NOTE : L’utilisateur peut modifier cette date pour une date antérieure ou future. Toutefois, s’il s’agit d’une date future, il ne sera pas en mesure d’entrer les présences avant que cette date ne devienne la date du jour.
Date de début et Date de fin	Spécifier la date de début et de fin du bon de travail lors de la création d'un nouveau bon de travail. Par défaut, la date de début est la même que celle du champ Date du bon de travail. La date de fin n'est pas obligatoire.
Heures de début et de fin estimées	Sélectionner les heures de début et de fin estimées afin que le bon de travail projet puisse d’afficher dans la grille de répartition de maestro*. NOTE : Ces champs seront affichés si le paramètre permettant d’afficher les bons de travail projet de MOBILE dans la grille de répartition Employé de maestro* est coché dans la Gestion des modèles de répartition.
Description*	Décrire sommairement la nature du bon de travail projet. Cette description constitue en quelque sorte le titre du bon de travail projet.
Projet*	Sélectionner le projet auquel est lié le bon de travail projet. Ce projet doit avoir été créé dans maestro* au préalable.
Client	Afficher le client lié au projet sélectionné dans le champ précédent.
Type	Identifier le type de bon de travail projet parmi les types créés dans la Gestion des types de bon de travail, accessible à partir du chemin d’accès suivant : maestro* > Projets > Maintenance > Bons de travail > Gestion des types de bon de travail
Bon de travail original	Lier le nouveau bon de travail projet avec un autre bon de travail pour des fins de facturation.
Bon de commande	Noter le numéro du bon de commande du client, s’il y a lieu.
Référence	Noter toute référence en lien avec le bon de travail projet.
État d'avancement	Identifier l’état d’avancement du bon de travail projet sélectionné parmi les états disponibles de la Gestion des états d’avancement, accessible à partir du chemin d’accès suivant : maestro* > Projets > Maintenance > Bons de travail > Gestion des états d’avancement. NOTE : La case Disponible dans Mobile de l’option Gestion des états d’avancement doit être cochée pour chacun des états susceptibles d’être utilisés dans maestro*MOBILE.
Commentaire	Noter tout commentaire relié au bon de travail projet. Il est possible de faire usage de phrases prédéfinies en appuyant sur Sélectionner une phrase prédéfinie.

4. Appuyer sur Enregistrer À l’exception du client et du numéro de bon de travail projet généré automatiquement par maestro*MOBILE, l’information pourra être modifiée ultérieurement. L’utilisateur n’aura qu’à appuyer sur le libellé "Modifier", apparaissant dans le coin supérieur droit de la page "Bon de travail projet"..

 

Prendre les présences

1. À partir de la page Bon de travail projet, appuyer sur le bouton Prendre les présences.
2. Dans la page Présence, s’assurer que le bouton Présent Dans le cas où "Présent" est sélectionné, le bouton s’affiche en vert. ou Absent Dans le cas où un employé est "Absent", la fenêtre "Raison absence" s’affiche. Il est obligatoire d’y inscrire une note et de justifier l’absence de l’employé. Pour ce faire, il peut aussi être possible de sélectionner une phrase prédéfinie. La raison de l’absence doit par la suite être enregistrée. Enfin, les ressources affichées dans la page dépendent du niveau de sécurité défini pour l’utilisateur. soit sélectionné pour l’utilisateur, de même que pour toutes les ressources présentes (employés, équipes et équipements).
3. Appuyer sur + Présence pour ajouter un ou plusieurs employé(s), équipe(s) ou équipement(s) spécial(aux) s’il y a lieu.
4. Dans la page Sélectionner, appuyer d’abord sur le type de ressources à ajouter (employé, équipe ou équipement), en haut de celle-ci.
5. Sélectionner ensuite la ressource à ajouter dans la liste qui s’affiche et utiliser le champ Recherche au besoin, en inscrivant les premières lettres de la ressource. Il va de soi que la ressource doit préalablement avoir été configurée dans maestro*.
6. Appuyer sur OK dans le coin supérieur droit de la page.
   Icône de poubelle
   Bouton Inutilisé
   Détail des ressources
   Équipement lié

Icône de poubelle Il est aussi possible de supprimer la ressource (employé, équipe ou équipement) en utilisant l’icône de la poubelle, dans le cas où celle-ci aurait été ajoutée par erreur.

Bouton Inutilisé Un bouton Inutilisé est aussi disponible dans le cas des équipements spéciaux.

L’utilisateur peut appuyer directement sur le nom d’un employé afin d’afficher certaines informations qui lui sont associées (photo, certificats, compétences, non-disponibilités, etc.). La page Employé permet également d’ajouter des non-disponibilités.

Enfin, les équipements liés à un employé sont listés sous ce dernier et sont précédés d’une icône en forme de chaîne.

7. De retour à la page Présence, appuyer sur la flèche apparaissant dans le coin supérieur gauche de la page pour sauvegarder l’information et pour revenir à la page Bon de travail projet.
   Compteurs

Dans la page Bon de travail projet, des compteurs précédant les intitulés Prendre les présences et Entrer le temp indiquent le nombre de ressources (sous forme de fraction) pour lesquelles les présences et les temps ont été confirmés/complétés (2/3, par exemple). Ces nombres représentent l’ensemble des individus et des équipements. Bref, le numérateur de l’intitulé Prendre les présences indique donc le nombre de ressources présentes et devient le dénominateur de l’intitulé Entrer les temps.

 

Entrer le temps

1. Appuyer ensuite sur Entrer les temps. Le temps doit être entré pour chacune des ressources (employés, équipes et équipements) présentes et identifiées à l’étape de prise des présences.
2. Cocher la ressource pour y ajouter le temps. Il est possible d’entrer le temps pour plus d’une ressource à la fois ou d’appuyer sur le bouton √ Sélectionner tous.
   Accéder à la page Temps employé

Il est possible d’appuyer directement sur le nom de l’employé pour accéder à la page Temps employé. Les équipements liés à cet employé sont affichés, de même que son métier par défaut. Si ce dernier est en mesure d’effectuer plus d’un métier, l’utilisateur peut appuyer sur le bouton Sélectionner un métier pour en choisir un autre.

3. Appuyer sur le bouton + Ajouter le temps.
4. Dans la page Ajouter temps, compléter les champs de la section Heures.
   Champs de la section Heures

Champ	Sert à
Temps de travail	Inscrire le temps travaillé et consacré à ce bon de travail projet. La durée doit être entrée sous le format suivant : 00:00. NOTE : Il est possible d’appuyer sur la flèche à droite du champ pour ouvrir un menu déroulant qui présente des durées de travail par tranches de 15 minutes (tranche de temps par défaut, qui peut être modifié à partir de l’option Gestion des modèles de répartition, dans maestro*).
Temps	Préciser si le temps travaillé est à taux simple, et demi ou double. NOTE : Par défaut, le temps est à taux simple. Si un employé, par exemple, travaille certaines heures à temps simple et certaines autres à temps et demi pour une même journée de travail, deux entrées de temps devront être réalisées dans maestro*MOBILE pour la même date. De plus, les options permettant l’entrée de temps et demi et de temps double ne s’affichent que si elles ont été cochées dans maestro*, au préalable, pour le modèle de répartition utilisé.
Quart de travail	Préciser le quart de travail.
Activité	Sélectionner l’Activité pour les ressources affichées (parmi les activités reliées au projet).
Commentaire	Noter tout commentaire. NOTE : Il est possible d’utiliser des phrases prédéfinies au besoin et si configurées au préalable en appuyant sur Sélectionner une phrase prédéfinie.

5. Compléter les champs de la section Prime, s’il y a lieu.
6. Appuyer sur Enregistrer.
7. Procéder ainsi de façon à ce que le temps soit entré pour l’ensemble des ressources.
8. Appuyer sur la flèche Précédent, en haut de la page, pour revenir à la page Bon de travail projet.

 

Compléter les options facultatives

Une fois les présences et le temps complétés, différentes options s’offrent à l’utilisateur. Celles-ci sont facultatives ou dépendent des processus internes de l’entreprise.

Contacts

Appuyer sur l’option Contacts pour consulter les noms ou les coordonnées des personnes-ressources du projet.

Matériel et facturation

Pour noter l’utilisation de matériel, appuyer sur Matériel et facturation. Sélectionner les items utilisés pour les travaux ou ceux à facturer au client en appuyant sur + Ajouter le matériel L’option "+ Ajouter le matériel" permet d’ajouter des items utilisés pour réaliser le bon de travail projet et qui doivent être diminué de l’inventaire. Il peut s’agir, par exemple, de filtres. ou sur + Ajouter le matériel à facturer L’option "+ Ajouter le matériel à facturer" permet d’ajouter des items utilisés pour réaliser le bon de travail projet qui seront facturés au client. Ces items sont propres au bon de travail projet et ils ne font pas partie de l’inventaire régulier. Il peut s’agir, par exemple, de panneaux de contreplaqué, de tuyauterie, etc. L’option "+ Ajouter le matériel à facturer" permet également aux utilisateurs, dans certains cas, d’ajouter des frais minimums au bon de travail projet. Les items affichés sont ceux dont l’état est à "2 – Vente".. Dans la page Matériel et facturation, appuyer dans le champ Item (ou sur l'icône de code à barres pour scanner, identifier et sélectionner l'item à ajouter sans avoir à le chercher dans le catalogue). Dans la page Sélectionner…, appuyer dans le champ Recherche item du catalogue ou Ajouter item hors catalogue pour sélectionner le matériel utilisé. Il est possible que l’option Ajouter item hors catalogue ne soit pas affichée. Configurations dans maestro* Dans maestro*, il est possible de forcer l’usage du catalogue et de faire en sorte que seul le champ Recherche item du catalogue apparaisse dans maestro*MOBILE. Pour ce faire, accéder à l’onglet Mobile et au sous-onglet Bons de travail projet de la fenêtre Gestion des modèles de répartition à partir du chemin d’accès suivant : maestro* > Projets > Gestion des opérations > Répartition > Gestion des modèles de répartition. Les items catalogue proposés proviennent d’abord de l’inventaire d’un emplacement par défaut, en plus des items dont le type est Vente. Maestro*MOBILE propose en premier lieu l’inventaire de l’emplacement d’inventaire par défaut du projet de construction. Si ce dernier n’est pas spécifié, il propose l’inventaire de l’emplacement indiqué dans les configurations diverses. Enfin, si aucun emplacement d’inventaire n’est précisé, maestro*MOBILE liste l’ensemble des items du catalogue.   Les items catalogues sont les items déjà répertoriés dans le catalogue (soit une liste de produits) de l’entreprise. Ils peuvent être tenus en inventaire ou non. L’option Ajouter item hors catalogue permet à l’utilisateur de maestro*MOBILE d’ajouter des items qui n’ont jamais été enregistrés dans maestro* ou répertoriés dans l’inventaire. Une fois sélectionné, ajouter une description ou des précisions sur l’item dans le champ Description ou Sélectionner une phrase prédéfinie. Noter la quantité utilisée dans le champ Quantité. Appuyer sur Enregistrer. De retour à la page Matériel et facturation, visualiser le matériel ajouté puis appuyer sur la flèche du coin supérieur gauche pour revenir à la page principale du Bon de travail projet.

Réquisitions de matériel

Appuyer sur l’option Réquisitions de matériel pour signifier aux utilisateurs de maestro*, au bureau, que des items seront nécessaires pour compléter le bon de travail projet, lors d’une visite ultérieure. Les réquisitions de matériel sont affichées dans deux onglets : En cours et Complétées. L'onglet Complétées affiche les réquisitions qui ont été mises à l'état Complété dans maestro*MOBILE ou à l'état Confirmée et Fermée dans maestro*. Par défaut, les réquisitions en cours sont affichées. Appuyer sur une réquisition existante pour voir son contenu ou appuyer sur + Ajouter une réquisition pour réquisitionner du matériel. Valider les dates apparaissant dans les champs Date entrée et Date requise. Les modifier au besoin. Au besoin, indiquer dans le champ Sera traitée par le nom de l'acheteur qui traitera la réquisition. Appuyer sur Ajouter. Dans la fenêtre Réquisitions de matériel, appuyer sur + Ajouter un item. Appuyer ensuite dans le champ Item (ou sur l'icône de code à barres pour scanner le code de l'item à ajouter sans avoir à le chercher dans le catalogue). Appuyer dans le champ Recherche item du catalogue ou Ajouter item hors catalogue Dans le cas où le matériel ne n’apparaît pas dans le catalogue, l’utilisateur devra appuyer sur "Ajouter item hors catalogue". Il lui sera alors nécessaire d’indiquer, pour l’item, la quantité dont il a besoin de même qu’une description détaillée de l’item, afin que ce dernier puisse être acheté ou commandé. Une réquisition de matériel peut contenir plusieurs items. pour sélectionner le matériel nécessaire. Appuyer sur Enregistrer. Si la réquisition de matériel est terminée, appuyer sur Compléter pour changer son état et la considérer comme Complétée. De retour à la page Réquisitions de matériel, ajouter d’autres items si nécessaires ou appuyer sur Enregistrer. Si une activité de dépense a été spécifiée par défaut, elle s'affiche dans le champ Activité de dépense. Si ce n'est pas le cas, au besoin, spécifier une activité de dépense. Appuyer sur la flèche Précédent dans le coin supérieur gauche de la page pour revenir au Bon de travail projet.

Commandes

À partir de la page Bon de travail projet, appuyer sur Commandes. Appuyer ensuite sur + Ajouter une commande. Une nouvelle commande au statut Réservée est créée. Par défaut, la date de commande est la date du jour. Sélectionner un Fournisseur et appuyer sur Ajouter.   Après avoir appuyé sur Ajouter, un numéro est attribué à la commande. Par défaut, c'est l'adresse du projet qui est sélectionnée. Au besoin, sélectionner une autre adresse : alternative, client, compagnie, fournisseur, adresses fournisseur ou liste (provenant de la table Gestion des adresses maestro* > Achats et approvisionnement > Maintenance > Achat et approvisionnement > Gestion des adresses dans maestro*). S'il y a lieu, appuyer sur + Ajouter photo/document pour joindre une photo ou un document à la commande. Appuyer sur + Ajouter un item. Dans la page qui s'affiche, sélectionner un item du catalogue. Au besoin, scanner le code à barres de l'item. Indiquer la quantité et le coût unitaire. Appuyer sur Enregistrer. Quand tous les items ont été ajoutés à la commande, appuyer sur Enregistrer. Les commandes Actives et les commandes Reçues au complet s'affichent dans leurs onglets respectifs. Dans le sommaire de la commande, appuyer sur la flèche tout en haut à gauche pour revenir au bon de travail.

Recommandations

Appuyer sur l’option Recommandations pour ajouter une recommandation ou pour voir celles déjà existantes. Une fois dans la page Recommandations, sélectionner l’état des recommandations que vous souhaitez afficher, soit Entrées, pour en ajouter une nouvelle ou visualiser celles en cours ou Complétées pour visionner celles réalisées dans le passé et associées au projet. Pour ajouter une nouvelle recommandation, appuyer sur + Ajouter une recommandation. Dans la page Recommandation Les recommandations doivent avoir été configurées au préalable à partir de la "Gestion des types de recommandation" : maestro* > Projets > Maintenance > Projet > Gestion des types de recommandation., sélectionner d’abord le type de recommandation dans le champ du même nom. Sélectionner un Contact existant, au besoin, ou inscrire le nom du contact souhaité dans le champ prévu à cet effet. Inscrire la recommandation et ses détails dans le champ Description et sélectionner une phrase prédéfinie s’il y a lieu. Appuyer sur + Ajouter photo ou document pour joindre une photo ou un document à la recommandation. Appuyer sur Enregistrer. De retour à la page Recommandations, appuyer sur la flèche Précédent du coin supérieur gauche de la page.

Photos/Documents

Dans la page Bon de travail projet, appuyer sur l’option Photos/Documents, pour joindre des documents ou des photos au bon de travail projet. Appuyer sur la flèche du coin supérieur gauche de la page pour revenir à la page Bon de travail projet.   Consulter la rubrique Photos et documents pour connaître toutes les caractéristiques de cet outil.

Lieu de travail

Appuyer sur Adresse pour visualiser ou définir l’emplacement des travaux. Dans la page Adresse, appuyer dans le champ Emplacement des travaux pour sélectionner Projet, Client ou Alternative. Si l’emplacement des travaux est celui du Projet (soit la sélection par défaut), l’adresse s’affiche dans le champ du bas. Si l’option sélectionnée pour l’emplacement des travaux est celle du Client, l’adresse de celui-ci s’affiche également dans le champ du bas. Si l’option Alternative est sélectionnée, une nouvelle fenêtre apparaît. Il est possible de sélectionner une adresse existante dans maestro*, à partir du champ Spécification, ou d’inscrire une toute nouvelle adresse.   Dans les trois cas, il est possible d’appuyer sur l’adresse elle-même pour visualiser l’emplacement à partir de Google Maps. Appuyer sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder le nouvel emplacement des travaux et de revenir à la page Bon de travail projet.

Champs supplémentaires

Appuyer sur Champs supplémentaires pour noter les informations additionnelles requises par l’employeur, s’il y a lieu. Appuyer sur la flèche du coin supérieur gauche de la page pour revenir à la page Bon de travail projet.   Si des champs supplémentaires ont été définis pour le type de bon de travail, il sera possible de saisir l'information spécifique à ces champs supplémentaires dans un écran dédié de maestro*MOBILE. Ces champs supplémentaires doivent être définis dans l'option Gestion des types de bon de travail maestro* > Projets > Maintenance > Bons de travail > Gestion des types de bon de travail.

Résumé bon de travail projet

Une fois l’ensemble des options complétées ou validées, appuyer sur Résumé pour visualiser un sommaire du bon de travail projet. C’est ce même résumé qui sera soumis au client pour signature, s’il y a lieu, ou qui pourra être joint à la facture. Sections Section Description Informations du bon de travail Affiche certaines de informations entrées lors de la création du bon de travail projet : date, client, référence, bon de commande et description. Lieu de travail Affiche l’emplacement des travaux liés au bon de travail projet. Projet Affiche le projet auquel est relié le bon de travail projet. Items Affiche le matériel utilisé pour compléter le bon de travail projet, que ce matériel ait à être facturé ou non. Heures Liste toutes les ressources (employés et équipements) qui ont fait l’objet d’une entrée de temps. Ce temps apparaît à la droite des lignes correspondantes. NOTE : Il est possible de visualiser s’il s’agit de temps simple, et demi ou double, de même que l’activité liée à la ressource en appuyant sur le signe +, à droite de la durée travaillée ou en appuyant sur la ressource elle-même. État des travaux Spécifie l’état des travaux, soit En cours si l’on est dans la création d’un bon de travail. Appuyer sur la flèche Précédent du coin supérieur gauche de la page pour revenir à la page Bon de travail projet.

 

Ajouter un bon de travail lié

L’option + Ajouter un bon de travail lié permet de créer un nouveau bon de travail projet, soit complètement vierge ou soit en copiant les présences ou les heures d’un bon de travail projet existant. Le bon de travail nouvellement créé sera lié au bon de travail courant, soit le bon de travail à partir duquel l’utilisateur a appuyé sur + Ajouter un bon de travail lié.

L'avantage de lier des bons de travail ensemble est de pouvoir ensuite facturer les transactions de tous ces bons de travail en utilisant la facturation directe. De plus, les transactions des bons de travail liés à l'original seront affichées dans certains rapports, tels que le rapport Analyse de facturation, par exemple.

Pour ajouter un bon de travail projet lié :

1. À partir de la page Bon de travail projet, appuyer sur + Ajouter un bon de travail lié.
2. Dans la page Sélectionner… :
3. Appuyer sur Nouveau et compléter les champs tel qu’indiqué à l’étape 3 de la création d'un bon de travail.

ou

1. Appuyer sur le bon de travail projet que vous souhaitez voir utilisé, comme modèle.
2. Préciser les informations à copier et sélectionner si vous désirez copier les présences ou les présences, les heures et les primes.
3. Confirmer en appuyant sur Ok. Vous accédez directement à la page Bon de travail projet du nouveau bon de travail projet copié et lié. Le bon de travail projet original demeure en cours et ouvert.
4. Compléter le nouveau bon de travail projet lié tel que spécifié à partir de l’étape 3 de la création d’un bon de travail projet.

 

Compléter le bon de travail projet et le faire signer au client

Lorsque toutes les informations inhérentes au bon de travail projet ont été complétées dans maestro*MOBILE, l’utilisateur peut fermer le bon de travail projet. Selon la configuration effectuée au préalable dans maestro* :

1. Appuyer sur le bouton Compléter.
2. Appuyer sur Oui lorsque le message de confirmation apparaît
   ou
   Appuyer sur Signature.
3. Visualiser le résumé du bon de travail projet.
4. Au bas de la page, inscrire le nom du contact qui doit signer le résumé ainsi que son adresse courriel ou sélectionner ce dernier, dans la section Signature.
5. Appuyer sur le bouton Je confirme.
6. Faire pivoter l’appareil mobile au besoin et faire signer la personne-ressource ou le client à l’aide de son doigt.
7. Appuyer sur le bouton Effacer pour reprendre la signature d’un client ou appuyer sur Enregistrer, dans le coin supérieur droit de la page.
   L’utilisateur revient à la page Résumé.
8. Appuyer sur la flèche Précédent du coin supérieur gauche de la page pour revenir à la page Bon de travail projet. Son état est désormais à Complété.

Une fois le bon de travail projet fermé, le résumé peut être imprimé et visualisé dans maestro*, de même que joint à une facture. Une copie de ce résumé est également envoyée par courriel à la personne-ressource lors de la sauvegarde de la signature. Maestro* propose d’abord, à titre de personne-ressource, la personne-ressource (ou contact) spécifiée pour le projet. Dans le cas où cette information n’est pas disponible, maestro* propose la personne-ressource du client. L’utilisateur peut également inscrire le nom et l’adresse courriel d’une personne-ressource autre.

 

Voir aussi

• Interface Bons de travail projet
• Icônes de l'interface Bons de travail projet

 

Dernière modification : 08 novembre, 2024