Service

Sommaire

• Page Service
  • Bouton Consulter les heures travaillées
  • Statut d'assignation
  • Statut d'avancement
  • Description sommaire de l'appel ou du bon de travail service
• Page Assignation
  • Section Informations relatives à l'appel
    • Option Historique
    • Option Commentaire au répartiteur
  • Section Actions possibles relatives à l'appel
  • Section Heures
  • Tâches d'entretien préventif
  • Pneus et freins
  • Tâches de maintenance
  • Description des travaux
  • Détails techniques
  • Options facultatives

Dans ce document, l’appellation "appel de service" fait à la fois référence aux appels de service, d'installation, de maintenance et aux bons de travail service.

 

Page Service

Cette page affiche les appels de service, d'installation et de maintenance et les bons de travail service assignés à un employé, regroupés en fonction de leur état, celle-ci inscrit et souligné en bleu. Les appels en cours sont listés par date. Capture d'écran - Page Service

Bouton Consulter heures travaillées

Le bouton Consulter heures travaillées permet à l’utilisateur de visualiser ses heures travaillées pour une période de paie donnée. Lorsqu’il sélectionne cette option, en appuyant sur celle-ci, il accède à la page Heures travaillées. Il est invité à sélectionner la Date de début de la période de paie dans le champ du même nom. Les heures de travail de cet employé apparaissent pour chacune des journées faisant partie de la période de paie pour laquelle il a travaillé, que les heures aient été consacrées à des projets répartition, à des appels de service ou à des bons de travail. L’utilisateur peut visualiser le total des heures travaillées pour la période de paie sélectionnée, par jour et par assignation. De plus, il peut appuyer sur lesdites assignations pour accéder au contenu de ces dernières, en lecture seule. Le bouton Approuver permet à l'utilisateur d'approuver ses heures, qu'il peut voir affiché dans cette page. Le fait d'approuver les heures génère un formulaire signé par l'utilisateur (signature provenant de sa fiche d'employé) et ce formulaire sera ajouté à la gestion de documents pour cet employé.

Affichage des périodes de paie

Maestro*MOBILE limite les périodes de paie à quatre, en plus de la période de paie courante. Les heures comptabilisées incluent les heures des journées non fermées. Il est à noter, que les heures affichées sont celles indiquées par l’utilisateur et qu’elles ne correspondront pas aux heures finales si des modifications sont apportées dans maestro*, lors du transfert des heures. Il est possible, à partir de maestro*MOBILE, d’imprimer les heures travaillées sous forme d’un document PDF avec une application mobile.

Statut d'assignation

Les assignations se retrouvent dans l’un des trois états suivants (En cours, Non planifiées ou Complétées); l’état actif étant inscrit et souligné en bleu. L’utilisateur doit simplement toucher l’état pour afficher les assignations ou les attributions qui lui sont associées. États possibles :

État	Description
En cours	Regroupe les appels assignés à l’utilisateur qui ne sont pas commencés ou en cours (l’utilisateur est sur place ou la tâche propre à l’appel n’est pas terminée). Les appels sont classés par date, en commençant par le plus récent.
Non planifiées	Regroupe les appels ayant été attribués au technicien mais pour lesquels aucune journée ou heure n’a été encore ciblée. Selon les configurations effectuées dans la Gestion des employés pour l’utilisateur de maestro*MOBILE, il est possible qu’un bouton intitulé Ajouter un appel de service apparaisse tout en haut de la page, lorsque l’état est à Non planifiées. Ce bouton permet au technicien qui en a l’autorisation de créer un nouvel appel de service, sans que ce dernier n’ait été réparti à partir de maestro*. Dans la page des assignations non planifiées, il est possible de filtrer les assignations disponibles dans un rayon spécifique ou par urgence. Un champ de recherche vous permet également de rechercher selon le numéro de l'appel ou du bon de travail, l'adresse, le code ou le nom du client et la date de l'assignation.
Complétées	Comprend tous les appels ou bons de travail service qui ont été assignés ou attribués à l’utilisateur et pour lesquels les visites sont complétées. Les appels sont classés par date, en commençant par le plus récent. Dans la page des assignations complétées, il est possible de rechercher un appel ou un bon de travail selon le numéro de l'appel ou du bon de travail, l'adresse, le code ou le nom du client et la date de l'assignation. NOTE : Une assignation complétée (ou une visite liée à un appel de service ou à un bon de travail service) ne signifie pas pour autant que cet appel de service ou bon de travail est terminé. Des visites subséquentes peuvent être à prévoir.

Statut d'avancement

L’avancement des travaux liés à un appel de service est indiqué au moyen d’une barre de progression, située au-dessus de l’assignation elle-même. Six affichages sont possibles :

	Nouvelle demande S’affiche sur un fond jaune lorsque l’appel a été réparti.
	Non commencé Apparaît lorsque l’appel a été accepté.
	En route S’affiche après avoir appuyé sur le bouton Prendre la route.
	Sur place Apparaît après avoir appuyé sur le bouton Commencer les travaux.
	Complété La barre de progression est complète et l’appel apparaît désormais dans l’onglet Complété. Pour ce faire, l’utilisateur doit appuyer sur Compléter ou sur Signature.
	Refusé Il est possible de refuser un appel en appuyant sur le bouton Refuser NOTE : Un appel ou un bon de travail service refusé demeure affiché dans la page tant que celui-ci n’est pas assigné ou attribué à un autre employé par le répartiteur, à partir de maestro*. et en précisant la raison du refus. Ce même appel peut être accepté à un autre moment et il figure à nouveau dans les assignations En cours.
Une note sera affichée si une commande est en cours pour un appel de service ou un bon de travail (en cours ou non planifié). Le technicien peut donc utiliser cette information pour décider s'il accepte ou non l'appel.

Description sommaire de l'appel ou du bon de travail service

Dans la page Service, des descriptions sommaires des appels de service sont affichées sous chacune des dates, et ce, peu importe leurs états. Informations affichées dans la description sommaire :

Information	Description
Numéro de l’appel de service et type d’appel	Numéro de l’appel de service et type d’appel. Les types d’appel Le type d’appel est défini à partir du champ "Type d’appel" de l’onglet "Appel de service", dans la fenêtre "Appels" : maestro* > Appels de service > Appels de service > Contrat > Appels. sont les suivants : Appel de service Appel d’installation Appel de maintenance Bon de travail Bon de travail d'entretien et de réparation Entretien régulier Entretien PEP Entretien freins et pneus
Avancement des travaux	Une barre de progression bleue horizontale affiche l’état de l’avancement des travaux.
Nom du client	Nom du client, tel qu’inscrit dans maestro*.
Description courte du problème ou de la tâche à accomplir	Description courte du problème ou de la tâche à accomplir dans le cadre de cet appel.
Date(s) et plage horaire prévues pour ce faire	Dans le cas des assignations en cours, la(les) date(s) et la plage horaire affichées sont celles du répartiteur. NOTES : L’utilisateur de maestro*MOBILE qui utilise l’application dans un fuseau horaire autre que celui de la répartition de maestro* voit l’heure affichée correspondant à son emplacement. Par exemple, si un répartiteur, basé au Québec, indique que la présence d’un technicien est requise à 8 h chez le client, le technicien utilisant maestro*MOBILE verra l’heure d’arrivée estimée de l’appel de service à 8 h et ce, même s’il est en Alberta. Si la date de fin prévue pour un appel de service ne correspond pas à la date de début et que la répartition a estimé la durée du travail requis à plus de 24 heures, la date et l’heure de fin apparaîtront également.
Adresse	Adresse du lieu où doit être effectuée la visite, pour le client. Un lien Google Maps permet à l’utilisateur de visualiser l’emplacement exact sur une carte.

Page Assignation

La page Assignation présente tous les détails relatifs à l’appel de service, les options possibles et des informations supplémentaires. L’image ci-dessous présente les différentes sections de la page. Capture d'écran - Page Assignation

Section Informations relatives à l'appel

La section des informations relatives à l’appel reprend les informations affichées dans la description sommaire de l’appel de service de la page Service.

Option Historique

L'option Historique se présente en trois onglets qui permettent de consulter les Visites de l'appel courant, les autres Appels à la même adresse et les Soumissions en service liées. Appuyez sur chaque onglet pour afficher les détails des appels de service. Le numéro de l'appel, le numéro et le nom du technicien, les détails de l'appel, la date et l'heure de début/fin de la répartition sont affichés sur chaque "carte" représentant un appel. Appuyez sur une carte pour voir tous les détails de l'assignation.

Option Commentaire au répartiteur

L’option Commentaire au répartiteur Il est également possible d’envoyer un commentaire au répartiteur et d’accéder à l’historique avant même que l’appel soit accepté par le technicien. permet à l’utilisateur de communiquer en temps réel avec le répartiteur. Selon la configuration effectuée au préalable, l’utilisateur peut écrire un commentaire de son choix ou utiliser des commentaires et/ou phrases prédéfinis. Cette section est fréquemment utilisée lorsqu’un technicien, par exemple, souhaite aviser son répartiteur de son retard chez un client ou avant de prendre la route.

Section Actions possibles relatives à l'appel

Différentes actions sont proposées à l’utilisateur au fur et à mesure de la progression de visite. Celles-ci permettent au répartiteur de savoir à quelle étape en est rendu l’utilisateur. Le tableau ci-dessous présente chacune de ces actions. Actions possibles

Action	Description
Accepter	L’état de l’avancement de l’appel devient Non commencé. NOTE : À partir du moment où un appel ou un bon de travail service est accepté, la date liée à son acceptation est fixée et devient la date rattachée à l’appel ou au bon de travail service.
Refuser	L’état de l’avancement de l’appel devient Refusé. NOTES : L’utilisateur se voit dans l’obligation d’inscrire la raison de son refus avant de pouvoir sauvegarder. Toutefois, il lui sera à nouveau possible de l’accepter dans le futur. Lorsqu’un appel de service est groupé, le responsable ne peut le refuser si les techniciens l’ont déjà complété.
Prendre la rout e	Après avoir appuyé sur En route puis indiqué l’heure de départ et l’heure d’arrivée estimée, l’avancement passe à En route. NOTE : À partir de ce moment, il devient impossible de modifier la date de l’appel ou du bon de travail service ou de refuser celui-ci.
Arrêter le transport	Permet d’arrêter et de remettre à zéro la comptabilisation du temps lié au déplacement. L’appel retrouve l’état d’avancement Non commencé et il apparaît comme tel dans la page Assignation.
Commencer les travaux	L’utilisateur appuie sur Commencer les travaux pour indiquer son heure d’arrivée. Il doit également inscrire une heure de fin qui elle, est estimée. L’état de l’avancement passe à Sur place. NOTES : C’est à cette étape que sont activées toutes les Options facultatives. Si la date de fin prévue pour l’appel ne correspond pas à la date de début et que la répartition a estimé la durée du travail requis à plus de 24 heures, un champ intitulé Date de fin estimée permettra d’inscrire la date et l’heure de fin estimées.
Compléter	Lorsque les travaux sont terminés, l’utilisateur appuie sur Compléter pour accéder à l’écran Fermer l’assignation. Selon les paramètres choisis, il est alors possible d’apposer une Signature ou de Compléter l’appel de service. Par la suite, l’état de l’avancement de l’appel devient Complété.

Section Heures

La section Heures précise les heures clé, liées à l’appel de service. On y trouve les heures suivantes : Heure de début du transport Heure d’arrivée Heure de fin estimée ou Heure de fin Évidemment, les dates sont précisées dans le cas d’un appel qui s’étale sur plus d’une journée.

Tâches d'entretien préventif

Les tâches d'entretien proviennent des bons de travail et non des appels de service. La page Tâches d'entretien s'affiche après avoir appuyé le bouton du même nom, qui, d'ailleurs, n'apparaît que s'il s'agit d'un bon de travail créé pour l'entretien préventif. La section du haut affiche les informations concernant la ou les tâche(s) d'entretien en question. Option Sert à Équipement Affiche la description de l'équipement. Catégorie Affiche la catégorie d'entretien. Entretien Affiche l'entretien à réaliser. Type Affiche le type d'entretien (Régulier ou PEP). Compteur Permet de saisir les unités de compteur (kilomètres, heures, etc.) de l'équipement en question.   Les tâches à réaliser pour un entretien spécifique sont configurées dans maestro* maestro* > Équipements > Entretien préventif > Maintenance > Gestion des entretiens/catégorie. Option Sert à Effectuée Conforme/Non-conforme Si le type d'entretien est Régulier, l'utilisateur peut indiquer que la tâche est effectuée. Si le type d'entretien est PEP, l'utilisateur peut indiquer que l'item est conforme ou non conforme. Non complétée Permet d'indiquer que la tâche n'a pas été complétée. Non applicable Permet d'indiquer que la tâche courante ne s'applique pas à l'équipement concerné. Commentaires Permet d'inscrire un commentaire (la raison pourquoi la tâche n'est pas complétée ou non applicable, par exemple). Temp prévu Affiche le temps prévu pour réaliser la tâche. Ce champ ne peut pas être modifié. Temps Permet d'indiquer le temps nécessaire pour réaliser la tâche.

Freins et pneus

Les tâches d'entretien concernant les freins et les pneus proviennent des bons de travail et non des appels de service. La page Freins et pneus s'affiche après avoir cliqué le bouton du même nom, qui, d'ailleurs, n'apparaît que s'il s'agit d'un bon de travail créé pour l'entretien préventif. La section du haut affiche les informations concernant la ou les tâche(s) d'entretien en question. Option Sert à Équipement Affiche la description de l'équipement. Type Affiche le type d'entretien (Régulier ou PEP). Compteur Permet de saisir les unités de compteur (kilomètres, heures, etc.) de l'équipement en question. Rotation de l'abre à cames Permet de saisir l'angle de rotation de l'arbre à cames (en degré).   La section du bas permet de noter au registre les mesures des freins et des pneus pour chaque essieu.

Tâches de maintenance

Les tâches de maintenance proviennent des appels de service et non des bons de travail. La page Tâches de maintenance s'affiche après avoir appuyé sur le bouton du même nom, qui d'ailleurs n'apparaît que si des maintenances concernant les équipements notés au contrat de service ont été définies. Appuyer sur l'icône pour afficher la liste du matériel requis pour la tâche de maintenance courante. Appuyer sur la flèche au bout d'une maintenance pour afficher toutes les tâches qui composent cette maintenance.   Si les tâches n'ont pas toutes été complétées, il sera impossible de compléter l'appel de service : un message s'affichera pour informer l'utilisateur.

Description des travaux

S'il y a lieu, la description des travaux provient de l'onglet du même nom de l'option Appels maestro* > Appels de service > Appels de service > Contrat > Appels de maestro*. Cet onglet permet d’entrer une description des travaux à exécuter. S'il n'y a pas de description des travaux notée, le compteur affichera 0. Si une description des travaux est disponible, le compteur affichera 1.

Détails techniques

S'il y a lieu, les détails techniques peuvent provenir à la fois du contrat (onglet Détails techniques maestro* > Appels de service > Appels de service > Contrat > Gestion des contrats) et de l'appel de service (onglet Détails techniques maestro* > Appels de service > Appels de service > Contrat > Appels). Ces onglets permettent d’inscrire des détails techniques pour les contrats de maintenance et pour les appels de service. S'il n'y a pas de détails techniques notés à l'appel, le compteur affichera 0. Si un des deux détails techniques est noté (contrat OU appel), le compteur affichera 1. Si les deux détails techniques sont notés (contrat ET appel), le compteur affichera 2.

Options facultatives

Les options décrites ci-dessous et apparaissant lorsque les travaux sont commencés sont dites facultatives puisque l’appel peut être complété sans qu’elles n’aient été utilisées. Toutefois, nous vous encourageons à en faire usage. Options facultatives

Option	Sert à
Contacts	Consulter les noms ou les coordonnées des personnes-ressources chez le client associé au contrat.
Détails de l'entretien	Noter toute information pertinente à l'entretien préventif effectué, en sus de celle provenant de maestro*. NOTE : Il est possible de sélectionner des phrases prédéfinies.
Équipement	Consulter le détail des équipements qui se trouvent chez le client; no de série (lorsque disponible), marque, modèle, n° de référence du client, quantité, localisation et informations liées à la garantie. L’utilisateur doit appuyer sur le signe + ou sur chacun des équipements figurant dans la page pour accéder aux détails de ceux-ci. Un champ de recherche permet d'ailleurs de rechercher et filtrer les équipements de service dans la page afin de trouver et sélectionner plus rapidement celui recherché. Si l'utilisateur a les droits requis Case à cocher "L'utilisateur peut modifier des équipements dans les contrats de service" dans l'onglet "Autres modules" de la "Gestion des employés"., il est également possible de désactiver ou remplacer un équipement dans le contrat de service. Il peut aussi modifier l'information d'un équipement existant. NOTES : Il est possible, à partir de la page Détails de l’équipement, d’ajouter des photos prises à partir de l’appareil mobile, des documents ou une recommandation. L’utilisateur peut aussi visualiser les photos de l’équipement prises antérieurement ainsi que consulter l’historique. Accès aux photos et documents dans maestro* Les photos (ou documents) ajoutés dans l’option Équipement sont automatiquement sauvegardés. Ils apparaissent dans les options suivantes de maestro* : Dans la gestion des documents du retour d’appel (accessible à partir de l’icône Documents, dans la fenêtre Retour des appels maestro* > Appels de service > Appels de service > Fonctions > Retour des appels); Dans l’onglet Équipements de l’option Gestion des contrats maestro* > Appels de service > Appels de service > Contrat > Gestion des contrats (dans la colonne Reliés à cet équipement de la section Documents).
Détail de la visite	Ajouter tout type d’information relatif à la visite; peut se faire au moyen d’une phrase prédéfinie.
Matériel et facturation ou Matériel commandé ou Matériel réservé	Sélectionner les items nécessaires à l’entretien ou à la réparation de l’équipement et utilisés dans le cadre de cet appel de service. L’utilisateur a la possibilité : d’ajouter des items à facturer; d’ajouter le matériel; d’ajouter le matériel commandé ou réservé; d’ajouter le matériel réservé; de créer une commande. NOTES : Si l’appel n’est pas encore commencé, le technicien a tout de même la possibilité d’appuyer sur l’option pour visualiser le matériel commandé ou réservé, si c’est le cas. L’information disponible est en lecture seule. Il peut s’agir d’items hors catalogue ou catalogue, en inventaire ou non. Un lecteur de code à barres peut être utilisé pour scanner, identifier et sélectionner l'item. Bouton Créer une commande L’option + Créer une commande n’est accessible que si l’utilisateur de maestro*MOBILE a été autorisé à en faire usage, à partir de la Gestion de la sécurité. Elle permet de générer directement le numéro de commande nécessaire à la réquisition de matériel et ainsi, d’accélérer le processus dans maestro*.
Main-d’œuvre	À partir du bouton Ajouter temps, ajouter du temps de travail ou d'utilisation d'équipement(s) à l’appel de service en spécifiant l’activité et en y ajoutant des détails tels que le type de rémunération, le quart de travail, le métier, etc. NOTES : Les options permettant l’entrée de temps et demi et de temps en double ne s’affichent que si elles ont été sélectionnées au préalable dans maestro*, pour le modèle de répartition utilisé. Il est également possible d’ajouter à l’appel de service une ou des prime(s) attribuable(s), par exemple, à des frais de stationnement ou de repas. Pour avoir accès à l'ajout d'équipement dans l'appel de service, la case Saisie séparée du temps des équipements dans maestro*MOBILE (Répartition des bons de travail > Modifier la répartition) doit être cochée dans maestro*. Bouton Ajouter main-d'œuvre À partir d’un bouton intitulé Ajouter main-d’œuvre, il est possible d’ajouter du temps de travail pour des techniciens qui n’ont pas accès à maestro*MOBILE, qui sont employés temporairement et qui n’apparaissent pas dans les ressources disponibles de la grille de répartition.
Réquisition de matériel	Créer une réquisition lorsque le technicien prévoit que des items seront nécessaires à l’entretien ou à la réparation de l’équipement lors d’une future visite. Cette option peut être utilisée avant qu'un appel ne soit accepté et même après avoir été complété. Comme pour l’option Matériel et facturation, il est possible de sélectionner des items dans le catalogue d’items, à partir des items hors catalogue ou en utilisant un lecteur de code à barres. Cette option permet également de consulter les réquisitions en cours pour cet appel de service.
Commandes	Créer une commande catalogue relative à la visite : ajouter au moins un item à la commande et, s'il y a lieu, des photos/documents la concernant. On peut créer une commande même si l'assignation n'a pas été encore acceptée.
Recommandations	Émettre une recommandation relative à l’entretien ou à la réparation d’un équipement; il est possible d’utiliser une phrase prédéfinie ou cette option une fois l’appel accepté.
Inspection	Ajouter et/ou effectuer une inspection relative à l'appel de service. Les inspections peuvent être créées directement à partir de maestro*MOBILE ou provenir de maestro*. Lorsque créée dans un appel de service dans maestro*MOBILE, le contexte de sera automatiquement Appel de service, la date par défaut sera celle du jour courant (peut être modifiée), le numéro de l'appel sera l'appel en cours et l'inspecteur sera le numéro de l'employé qui correspond à l'utilisateur courant.
Photos/Documents	Joindre des photos à l’appel de service ou consulter des documents (contrat, fiches techniques, etc.) pour des fins de référence. NOTE : Il est possible de consulter les photos et les documents en mode lecture seule jusqu'à ce que le technicien ait cliqué sur Commencer les travaux, après quoi il lui est également possible d'en ajouter à l'aide du bouton + Ajouter photo/document. Des photos et documents peuvent être ajoutés jusqu'à ce que l'appel soit transféré dans le Retour des appels de maestro*.
Champs supplémentaires	Inscrire ou prendre note d’éléments supplémentaires, par exemple, le numéro de produit chez le client. NOTE : Cette fonctionnalité nécessite l’intervention d’un technicien de Maestro.
Certificats et compétences	Afficher les certificats et compétences de l’employé désigné pour effectuer les travaux. NOTE : La date d’expiration des certificats, s’il y a lieu, est toujours affichée. Toutefois, elle apparaît en rouge lorsque le certificat est expiré (maestro*MOBILE compare la date d’expiration à la date réelle du jour).
Appels à la même adresse	Lister les attributions non planifiées pour des appels de maintenance prévus à la même adresse. Le technicien peut ainsi maximiser son temps et profiter de sa présence sur les lieux pour régler un autre appel à réaliser au même endroit.
Résumé	Afficher l’information relative aux travaux : l’adresse, l’équipement réparé, le no de contrat, la main-d’œuvre, les items à facturer, le temps sur place, les recommandations de l’utilisateur, etc. Le résumé des travaux est le document qui est transmis au client à la fin des travaux, pour approbation. Selon la configuration apportée, une signature du client peut être obligatoire ou non. NOTE : Si les configurations appropriées ont été effectuées pour le formulaire client, le résumé s’affiche dans la langue dudit client, et ce, même si elle diffère de la langue de l’utilisateur.

 

voir aussi

• Utiliser l'interface Service
• Icônes de l'interface Service

 

Dernière modification : 08 novembre, 2024