Utiliser l'interface Feuilles de temps

Sommaire

• Réaliser une entrée de temps
• Compléter une feuille de temps
• Approuver une feuille de temps

 

Étapes

Réaliser une entrée de temps

Pour compléter les feuilles de temps, suivre les étapes suivantes :

1. Dans la page Feuilles de temps, vérifier la date affichée sous le libellé Date de début de la semaine :.
2. Peu importe le mode d’entrée sélectionné (par employé ou par jour), sélectionner l’onglet En cours.
3. Appuyer sur le bouton + Heures.
   
4. Dans la page Ajouter Heures, appuyer sur le bouton Sélectionner employés.
   1. Appuyer sur le nom de l’employé ou des employés désiré(s) pour le(s) sélectionner (il est aussi possible de taper les premières lettres du nom ou du prénom d’un employé dans le champ Recherche).
   2. Appuyer sur Ok dans le coin supérieur droit de la page.

Si l’utilisateur est un chef d’équipe, il peut être responsable d’entrer ou non les heures travaillées par les employés de son équipe, en plus de son propre temps. Si un chef d'équipe n’est pas responsable de l’entrée de temps, il lui est toutefois possible, pour la semaine courante (section En cours) ou la semaine précédente (section Précédentes), d'entrer du temps pour les employés même si leurs feuilles de temps sont en cours et non commencées. Il peut : Entrer du temps dans les cas suivants : Pour un employé qui n’a pas encore entré de feuille de temps. Par exemple, un employé contractuel qui a oublié d’entrer sa feuille de temps et ne travaille plus pour l’entreprise. Pour un employé dont la feuille de temps est en cours. Par exemple, un employé qui part en vacances le vendredi en oubliant de compléter sa feuille de temps et d’entrer son temps du vendredi. Approuver les feuilles de temps qui ne sont pas à l’état Approuvée. Il n'est pas possible de sélectionner un employé mis à pied.

5. De retour dans la page Ajouter heures, vérifier le nom de l’employé et les équipements liés, s’il y a lieu. Ces derniers apparaissent sous le nom de l’employé et ils sont précédés d’une icône en forme de chaîne.
6. S'il y a lieu, sélectionner la Compagnie pour laquelle les heures doivent être saisies (si la configuration est activée dans maestro* Gestion du temps > Maintenance > Gestion du temps > Configurations diverses > section Feuilles de temps > Case à cocher "Permettre de sélectionner une compagnie de dépense").
   
7. Sélectionner ensuite un Projet spécifique.

En mode multidimensionnel, seuls les projets pour lesquels l’utilisateur est autorisé à travailler et les projets sans préfixe peuvent être sélectionnés par l’utilisateur. De plus, le préfixe de compagnie associé à la feuille de temps de l’employé correspond au préfixe de compagnie inscrit à son dossier.

8. Sélectionner l’option Temps ou Prime en appuyant sur le libellé correspondant. Compléter les champs disponibles. Les noms de champ suivis d’un astérisque sont obligatoires.

Option TEMPS de la page Ajouter Heures Champ Sert à Section Heures Métier Préciser le métier de l’employé pour les heures qui sont entrées, lorsque ce dernier est mesure d’en effectuer plus d’un. NOTE : Si un employé effectue le travail lié à deux métiers différents au cours d’une même journée, deux entrées d’heures seront nécessaires afin de spécifier le nombre d’heures consacrées à chacun de ces métiers. Le champ Métier est absent lorsque l’entrée du temps travaillé est effectuée pour plus d’un employé à la fois. Activité * Spécifier l’activité liée à l’entrée d’heures et en lien avec le projet choisi. NOTE : Si un employé effectue le travail lié à deux activités différentes au cours d’une même journée, deux entrées d’heures seront nécessaires afin de spécifier le nombre d’heures consacrées à chacune de ces activités. De plus, et si l'entrée de temps est effectuée pour un seul employé, maestro*MOBILE affichera par défaut l'activité inscrite au dossier de l'employé ou celle inscrite dans la fiche d'équipement. Groupe de dépense Permet à l'utilisateur qui entre sa feuille de temps de pouvoir changer le groupe de dépense. Par défaut, le groupe de dépense affiché est celui que l’on retrouve dans la fiche de l’employé, mais il être modifié, au besoin. Quart de travail Préciser le quart de travail auquel les heures entrées sont rattachées, s’il y a lieu. NOTE : Maestro*MOBILE affiche par défaut le premier quart de travail défini dans maestro*. Heure de début Permet d'indiquer à quelle heure le travail a débuté. L'heure de fin sera automatiquement déduite, dès que le temps de travail à taux simple, demi ou double aura été saisi. Temps de travail* Préciser les heures travaillées à taux simple, et demi ou double. Appuyer sur les icônes - et + pour ajouter des tranches de 15 minutes ou utiliser le menu déroulant. Jour(s) Identifier le(s) jour(s) de la semaine pour lequel les heures sont entrées. NOTE : Le libellé Lun-Ven permet d’entrer le temps pour les jours de semaine en une seule entrée. Section Équipements NOTE : Cette section n’apparaît que lorsque le temps est entré pour un seul employé. Équipement Sélectionner des équipements autres que ceux liés à l’employé et apparaissant sous son nom, en haut de la page. NOTE : Le plus souvent, il s’agit d’équipements dits spéciaux. Un temps de travail équivalent au temps travaillé par l’employé est automatiquement ajouté aux équipements. Lorsque les entrées de temps sont effectuées par le chef d’équipe, la section Équipements n’apparaît que si le temps travaillé est entré pour un seul employé à la fois. Il est impossible de sélectionner un équipement inactif. Activité * Spécifier l’activité liée aux heures d’utilisation de l’équipement. Commentaire Ajouter tout commentaire pertinent lié à l’utilisation de l’équipement sélectionné. NOTE : Il est possible de faire usage de phrases prédéfinies.

Option PRIME de la page Ajouter Heures Champ Sert à Projet * Identifier le projet auquel l’employé et la prime sont rattachés. Prime * Sélectionner la prime à ajouter. Activité * Spécifier l’activité liée à la prime. Quantité * Inscrire la quantité de prime, selon la nature de cette dernière. Unité Afficher l’unité configurée dans maestro* pour la prime sélectionnée. Jour(s) Identifier le jour de la semaine pour lequel la prime est entrée. NOTE : Le libellé Lun-Ven permet d’entrer une prime pour la semaine, sans choisir une journée en particulier. Commentaire Ajouter tout commentaire pertinent lié à la prime. NOTE : Il est possible de faire usage de phrases prédéfinies.

9. Appuyer sur le bouton Enregistrer.
10. Au besoin, sélectionner l’autre option (Temps ou Prime) ou un autre employé pour effectuer l’ensemble des entrées nécessaires.
11. Appuyer sur le bouton Enregistrer.

 

Compléter une feuille de temps

Cette étape met fin au processus d’entrée de temps d’un employé et indique au chef d’équipe que la feuille de temps est prête à être approuvée.

1. Dans la page Feuilles de temps, vérifier la date qui suit le libellé Date de début de la semaine: et s’assurer qu’elle correspond à la semaine désirée.
2. Appuyer sur le bouton Sommaire des heures.
3. Vous assurer d’avoir sélectionné le mode d’entrée Par employé.
4. Appuyer sur le nom de l’employé ou sur une entrée pour visualiser le détail des données enregistrées.

Modification des entrées Les feuilles de temps peuvent être modifiées dans maestro*MOBILE tant et aussi longtemps que lesdites feuilles de temps ne sont pas complétées, et ce, même si elles sont affichées dans la page des feuilles de temps Précédentes. Pour modifier une feuille de temps, appuyer sur l’entrée correspondant à l’employé et à la journée à modifier puis, enregistrer à nouveau les données affichées dans la page.

5. Appuyer sur le bouton Compléter.
   Le message de confirmation suivant apparaît : « Une fois complétées, vous ne pourrez plus modifier ces feuilles de temps. Voulez-vous continuer? ».
6. Appuyer sur Oui. L’utilisateur revient par la suite à la page Feuilles de temps.

Les données affichées dans la page Sommaire des heures deviennent alors en lecture seule et il sera impossible pour l’employé de les modifier. Seul le chef d’équipe pourra le faire.

 

Approuver des feuilles de temps

1. Dans la page Feuilles de temps, vérifier la date affichée suivant le libellé Date de début de la semaine:.
2. Appuyer sur le bouton Sommaire des heures.
3. Réviser les heures travaillées par employé ou par jour et les modifier au besoin, en prenant soin d’enregistrer les modifications.

Modification des entrées Les feuilles de temps peuvent être modifiées par le chef d’équipe tant et aussi longtemps que lesdites feuilles de temps ne sont pas approuvées par ce dernier. Une fois approuvées, il devient impossible d’ajouter du temps pour la semaine. Pour modifier une feuille de temps, appuyer sur l’entrée correspondant à l’employé et à la journée à modifier puis, enregistrer à nouveau les données affichées dans la page.

4. Une fois l’ensemble de l’information vérifiée, sélectionner le mode d’entrée Par employé.
5. Appuyer sur le bouton Sélectionner tous ou appuyer sur l’icône (crochet) précédent le nom d’un employé.
6. Appuyer sur Approuver.
   Maestro*MOBILE affiche le message de confirmation suivant : « Une fois approuvées, vous ne pourrez plus modifier ces feuilles de temps. Voulez-vous continuer? »
7. Appuyer sur Oui. L’utilisateur revient automatiquement à la page Feuilles de temps.

Une fois approuvées : Les feuilles de temps sont transférées dans maestro*. Dans maestro*MOBILE, les feuilles de temps approuvées ne peuvent être modifiées. Elles peuvent toutefois être visualisées à partir de l’option Précédentes jusqu’à ce que les feuilles de temps d’une nouvelle semaine soient complétées ou approuvées. Bref, il n’est possible de visualiser les feuilles de temps que pour la semaine en cours et la semaine précédente. Enfin, la date affichée sous le libellé Date de début de la semaine:, pour l’option En cours, passe à la semaine suivante. Prendre note qu’aucun avis n’est automatiquement envoyé à l’employé si des modifications sont apportées à la feuille de temps de ce dernier par le chef d’équipe ou si des changements sont faits dans maestro*. De plus, les feuilles de temps affichées dans maestro*MOBILE reflètent en tout temps les entrées réalisées par l’employé et ce, même si des modifications ont été apportées ultérieurement. Note spécifique au mode multidimensionnel Un chef d’équipe peut approuver les feuilles de temps des employés sous sa responsabilité sans égard aux préfixes de compagnie utilisés.

 

Voir aussi

• Interface Feuilles de temps
• Icônes de l'interface Feuilles de temps

 

Dernière modification : 12 novembre, 2024