Le cycle des achats et l'approvisionnement
Pour répondre aux besoins de ses nombreux clients, maestro* dispose d'un cycle d'approvisionnement proposant différentes avenues et fonctionnalités. Chacune de ses composantes s’harmonise aux autres de façon à créer un flux de transactions efficient qui profite à tous les intervenants du processus. Au cœur de ce processus : les commandes, autour desquelles convergent des soumissions, des ressources et des réquisitions desquelles découlent des relâches et des réceptions de marchandises, implicites ou non, la facturation et la réception de paiements.
Bien que plusieurs des étapes composant ce cycle soient optionnelles dans maestro*, elles permettent néanmoins, lorsque combinées, d’accélérer les délais de traitement de l’information et de limiter le risque d’erreurs. Qui plus est, plusieurs d’entre-elles peuvent être réalisées directement à partir du chantier, à l’aide de l’application maestro*MOBILE. Bref, le processus d’achat et d’approvisionnement de maestro* en est un très flexible, performant, et qui s’adapte aux réalités et besoins des différents verticaux de l’industrie de la construction.
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Les commandes, une prémisse de base
Tel que mentionné précédemment, le cycle des achats et l’approvisionnement de maestro* s’articule autour des commandes. En effet, qu’un inventaire ou non soit tenu, la réalisation des commandes à partir de maestro* est un incontournable pour toute entreprise qui souhaite effectuer des suivis budgétaires dignes de ce nom et engager des coûts de projet. Si l’entrée de commandes dans maestro* peut avoir un impact opérationnel, les avantages n’en sont pas moins nombreux, tant du point de vue financier que de celui du délai de traitement de l’information. De plus, le temps consacré à l’entrée d’une commande est récupéré lors de la facturation.
Les commandes de maestro* présentent de nombreux avantages et caractéristiques, dont les suivants :
- Des coûts sont engagés au niveau du projet, donnant ainsi une meilleure visibilité sur les projections de coûts;
- Les commandes peuvent être réalisées avec ou sans le catalogue de produits de maestro*, qu’un inventaire soit tenu ou non;
- Le processus d’approbation des factures est simplifié;
- Les prix font l’objet d’une validation et il devient possible d'afficher les derniers prix des fournisseurs associés à un item commandé;
- Les items en souffrance peuvent faire l’objet d’un suivi;
- Les commandes peuvent être liées ou non à une réquisition, un appel ou un bon de travail;
- Des réceptions de marchandises peuvent être effectuées, ayant pour effet de permettre la gestion des frais courus;
- Des retours de marchandises peuvent également être faits;
- Il est possible de tenir compte de certains frais (douanes, transport, etc.) qui seront facturés séparément mais qui doivent être inclus dans les coûts moyens en stock ou dans les coûts imputés aux projets;
- Etc.
Pour adresser les différents besoins, plusieurs types de commandes sont possibles dans maestro* :
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- Les contrats de sous-traitance
Les items commandés à partir des commandes catalogues sont nécessairement associés à un projet ou à l’inventaire. Pour être reliés à l’inventaire, l’option du catalogue2 de maestro* doit être utilisée.
Une commande sur projet permet de passer une commande sur du matériel déjà associé à un projet, qui peut ou non avoir été fabriqué à l’interne. Elle est généralement le propre des centres de profits3; il s’agit en quelque sorte d’un approvisionnement interne. Par exemple, une commande de panneaux pour un projet pourrait être passée à une autre division de l’entreprise qui elle fabrique des panneaux. Des coûts seront nécessairement engagés pour le projet.
Les commandes sur projet facilitent le transfert de coûts d’un projet source vers un projet de destination en mettant à la disposition du client un canevas structuré pour ce faire.
Un contrat de sous-traitance est en quelque sorte une commande effectuée à un sous-traitant. Ce type de commande présente l’avantage de pouvoir ajouter des avis de changement et d’utiliser des formulaires distincts de la commande originale pour lesdits avis de changement. Plusieurs versions de la commande peuvent donc être imprimées et l’utilisateur dispose d’un historique de révision de la commande.
Prendre note que par l’intermédiaire d’une option intitulée Avancement des travaux des sous-traitants, il est maintenant possible, dans maestro*, d’approuver les travaux et d’ainsi générer des frais courus qui seront renversés une fois la facture saisie, comme c’est le cas pour les réceptions de marchandises résultant de commandes catalogues.
Enfin, à partir des ressources peuvent être créées des réquisitions de matériel. À partir d'une seule ressource, il est possible de créer une ou plusieurs réquisitions pour les échelonner dans le temps, par exemple, selon les besoins. À tout moment, l'utilisateur peut également ajouter des items qui ne figuraient pas dans la liste des ressources initiale. Les réquisitions vont également de pair avec la présence, au sein de l’organisation, d’un ou de plusieurs acheteurs dédiés au traitement de ces réquisitions.
Il va de soi que la mise en place d’un processus établi et la réalisation des étapes soumission – ressources – réquisitions et commande dans maestro* diminuent le délai de traitement et le risque d’erreurs. L’utilisateur évite d’entrer les mêmes codes d’items à plusieurs reprises et comme toutes les informations sont automatiquement copiées d’une étape et d’une option à l’autre, les erreurs de saisie manuelle sont évitées. Lors de la production d’une réquisition, les travailleurs du chantier n’ont qu’à sélectionner les items de la ressource et sont ainsi assurés de réquisitionner les items adéquats. Ainsi, s’il existe, par exemple, une dizaine de sortes de fils électriques disponibles, celui à utiliser sera spécifié sur le devis. À moins d’une erreur de l’estimateur, tout ce qui doit être réquisitionné, commandé et utilisé devrait déjà être listé et ne nécessiter aucune recherche de la part du travailleur.
Bien évidemment, toutes ces étapes peuvent être intégrées au catalogue de maestro*, qui peut ou non être utilisé en complémentarité.
Les réception de marchandises
Dans maestro*, les réceptions de marchandises peuvent être effectuées avant la facturation comme telle ou encore implicitement lors de l’entrée de la facture. L’utilisation de l'option Réception de marchandises de maestro*, par rapport aux réceptions implicites, présente l’avantage de permettre l’entrée, si désiré, des quantités reçues rattachées à une commande et de convertir les unités s’il y a lieu. Qui plus est, l'inventaire est ajusté lors du transfert de la transaction et les comptes de frais courus peuvent être imputés.
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Si l’option Réception de marchandises est utilisée dans maestro*, la ventilation des factures est complétée automatiquement. Dans le cas contraire, la saisie des quantités reçues doit être effectuée manuellement. Les réceptions de marchandises peuvent aussi être utilisées par les entreprises qui ne gèrent pas d’inventaire et être mises en place en tant que procédures de gestion et/ou de contrôle. Quoiqu'il en soit, elles facilitent grandement l'entrée des factures dans maestro*. Lorsque la réception de marchandises avec frais courus constitue une étape distincte du cycle d’approvisionnement, les entreprises utilisant la facturation en régie contrôlée ou à coût plus apprécient le fait de pouvoir facturer rapidement les clients. De plus, les réceptions de marchandises peuvent être effectuées directement à partir de l’application maestro*MOBILE. La photo du bon de livraison peut être jointe à l’entrée journalière. Mentionnons enfin que la réception de marchandises rend possible la traçabilité des items et des matériaux. Ainsi, les numéros de série ou numéros de tests et d’identification de coulée d’acier (MIL) peuvent être notés de façon à savoir spécifiquement quels items/matériaux ont été envoyés sur un chantier ou un projet. L’étape de facturation vient par la suite confirmer la réception d’une facture liée à une commande entrée dans maestro* et le compte à payer du fournisseur est imputé. Les coûts engagés sont renversés et, s'il y a lieu, l’écriture des frais courus, réalisée précédemment lors du transfert de la réception de marchandises, est annulée et remplacée par l’écriture réelle. Le paiement desdites factures vient clore le cycle d’achat. |
Relâche de commandes
Une option nommée Relâche de commande permet de demander au fournisseur d'effectuer plusieurs livraisons distinctes pour une même commande. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque les quantités à livrer sont grandes et que l'espace d'entreposage des items est limité. Plusieurs factures sont ainsi rattachées à la même commande.
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Maestro* permet que plusieurs livraisons soient associées à une facture ou que plusieurs factures soient liées à une même commande. Toutefois, le logiciel ne permet pas de rattacher plusieurs commandes à une seule facture. |
La gestion des frais courus
Maestro* permet de gérer les réceptions de marchandises avec ou sans frais courus et s’adapte à la volonté de l’entreprise.
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RAPPEL : Le terme « couru » fait référence à un produit ou un service reçu, mais dont la facture du fournisseur pour celui-ci n'a pas été encore obtenue et imputée aux livres comptables. Le coût des produits ou services a, par contre, été appliqué au projet ou à l'inventaire, d'où la création du couru. Les frais courus constituent ainsi des frais engagés auprès de fournisseurs. Il peut s’agir, par exemple, d’un climatiseur qui a été livré, installé et payé par un client mais pour lequel la facture n’a pas encore été saisie dans maestro* ou reçue du fournisseur. |
Avec frais courus
Une réception de commande avec frais courus signifie que ceux-ci sont comptabilisés. Les frais courus sont renversés lors de l'enregistrement de la facture du fournisseur. La comptabilisation des courus est nécessaire pour gérer un inventaire de manière efficiente. Chaque facture doit être liée à une réception. Évidemment, la présence d'un magasin et l'existence d'un processus pour la réception des commandes sont encouragées dans le cas des entreprises qui gèrent un inventaire afin de bien contrôler les entrées et les sorties de marchandises.
La méthode de réception de commande avec frais courus présente l’avantage de maintenir des coûts moyens plus stables. Une méthode pour l'ajustement des commandes catalogue doit être mise en place pour la facturation afin de s’assurer de l'exactitude des coûts de l'inventaire. En contrepartie, cette méthode oblige les acheteurs à être le plus précis possible sur la valeur de leurs achats et elle nécessite qu'un processus de gestion serré soit mis en place pour les entrées et les sorties d'inventaire. À défaut d’être rigoureux sur les coûts liés aux achats, des écarts entre les montants facturés aux clients et imputés aux frais courus et ceux facturés après coup par le fournisseur pourraient survenir (lorsque la facturation à coût plus4 est utilisée).
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La notion d’emplacement et de localisation
Les entreprises doivent généralement composer avec de multiples emplacements, par exemple : des entrepôts, des garages, des camions, etc. Maestro* tient compte de ces emplacements. En effet, il est possible de définir l'emplacement et la localisation des items et, de ce fait, de suivre les mouvements d’inventaire d’un endroit à un autre sans qu’une commande n’ait à être effectuée. Plusieurs emplacements peuvent être associés à un même item; on parle alors de multiemplacement; l’un d’eux étant désigné comme emplacement principal. Le multiemplacement est donc synonyme de plusieurs sites physiques où peuvent être entreposés des items. Ces sites peuvent être fixes ou mobiles. Ainsi, un entrepôt ou un garage sont considérés comme un emplacement au même titre que le camion d'un technicien oeuvrant en ventilation ou qu'un conteneur. En plus des emplacements, maestro* rend aussi possible la localisation, qui fait référence aux tablettes ou aux rangées où est entreposé un item, à l'intérieur d'un emplacement.
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Les entreprises qui font l’utilisation du mode multidimensionnel de maestro* bénéficient aussi du système de gestion d’inventaire pour emplacements multiples. L’inventaire peut être géré par préfixes et les items peuvent facilement être transférés d’une compagnie à l’autre; des écritures intercompagnies sont générées par le système. D’autres entreprises décident plutôt de centraliser l’inventaire dans une compagnie dite maîtresse; cette dernière effectue tous les achats de matériel et approvisionne les autres pour répondre aux besoins. Des écritures intercompagnies sont également générées dans ce cas. Consulter le document Concept – Le mode multidimensionnel de maestro* pour en savoir davantage. |
Maestro* : outillé pour gérer la planification
Les entreprises ayant un système d’approvisionnement bien rodé et contrôlé voudront assurément profiter d’une gestion d’inventaire et de commande qualifiée de « juste à temps ». Maestro* dispose d’un outil MRP (Materials Resources Planning) voué à cet effet. Cet outil d'aide à la décision et à la gestion de la planification effectue nombre de calculs, alimentés par la base de données de maestro* et par les informations saisies par l'utilisateur. Plus exactement, il aide les entreprises à calculer plus précisément les items et les matériaux dont ils ont besoin, à quel moment et en quelles quantités. L’outils de planification des ressources de production est une option qui :
- facilite et automatise les commandes de matériel en regroupant toutes les réquisitions;
- alimente les inventaires en tenant compte des quantités minimum et maximum à avoir en stock;
- permet de regrouper des stocks et de valider les quantités;
- tient compte des délais de livraison des fournisseurs et qui applique les principes de la gestion dite juste-à-temps (JAT), aussi connue sous le nom de Just-in-time;
- Etc.
Que le MRP de maestro* soit utilisé à son plein potentiel ou non (par exemple, son utilisation peut être axée sur le calcul des quantités minimums et maximums), cet outil est à considérer pour quiconque est soucieux d’effectuer une bonne gestion et planification d’inventaire.
Une fonctionnalité vouée à la réservation de matériel, tant au niveau des projets que des appels de service, est aussi proposée aux entreprises qui font une gestion serrée de leurs ressources et inventaire. Il est ainsi possible de bénéficier d’une meilleure visibilité des stocks et de distinguer la quantité d’items détenus par l’entreprise de la quantité d’items réellement disponible pour les projets.
Flux de transactions
À l’exception des commandes, de la facturation et des paiements, qui sont des étapes communes à toutes les entreprises, il va de soi que les scénarios du cycle d’approvisionnement dans maestro* sont multiples et aussi variés que les besoins et processus peuvent l’être.
Le schéma ci-dessous illustre l’ensemble des transactions possibles pour un cycle d’achat et d’approvisionnement standard. Les étapes illustrées en noir sont essentielles à l’exécution d’un cycle d’achat dans maestro* alors que celles en bleu sont optionnelles; certaines entreprises font le choix de les exécuter en parallèle, sans maestro* ou encore de ne pas s’en prévaloir. Enfin, le pictogramme d’un téléphone cellulaire signifie que l’étape, obligatoire ou non dans maestro*, peut aussi être effectuée à partir de l’application maestro*MOBILE.
Les processus d’approbation et les autorisations de paiement
Une fonctionnalité appelée Gestion des processus a été développé afin de permettre la mise en place de divers mécanismes pour obtenir l’approbation et alerter certains acteurs clés lorsqu’une transaction remplie des conditions déterminées. Ainsi, lorsque les conditions sont rencontrées, un processus s’applique et la personne responsable doit donner son aval pour la poursuite de la transaction. De plus, un processus peut comporter plus d’une étape d’approbation, impliquer plusieurs acteurs et différents types de variables (égale, n’égale pas, contient, ne contient pas, est entre). Maestro* peut être configuré pour envoyer un courriel ou un message texte à un ou plusieurs destinataires spécifiques à propos d’une opération précise, par exemple pour la réception de marchandise de plus de 50 000 $. De nombreux cas de figure peuvent être configurés afin de répondre adéquatement aux besoins des entreprises. Les types de transactions suivants peuvent actuellement se voir associer à un processus d’approbation ou d’alerte ou sont en voie de l’être :
- Les achats de projet;
- Les commandes;
- Les déboursés;
- Les réceptions de marchandise;
- Les transactions issues de contrats de sous-traitance;
- Les transferts inventaire-emplacement ou inventaire-projet;
- Les ventes;
- Etc.
Des processus d’autorisation de paiement peuvent également être mis en place dans maestro*. Ceux-ci diffèrent un peu des processus présentés précédemment en ce sens où l’objectif n’est pas de permettre le transfert d’une transaction mais bien de rendre possible le paiement d’une facture en modifiant le code d’autorisation de paiement.
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Lorsque le mode multidimensionnel de maestro* est utilisé, les processus peuvent facilement être répliqués d’une compagnie à l’autre. Consulter le concept Le mode multidimensionnel de maestro* pour en savoir davantage. |
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