Le mode multidimensionnel de maestro*

Plusieurs entreprises détiennent plus d'une place d'affaires, d'une division ou même, plus d'une compagnie1. Celles-ci partagent fréquemment des ressources; il peut s'agir d'employés, d'items d'inventaire, d'équipements, etc. Ces mêmes compagnies peuvent également avoir des clients ou des fournisseurs en commun.

C'est pour répondre à des besoins de ce genre que maestro* a développé un ensemble de fonctionnalités combinant entre autres la consolidation d'états financiers et la réalisation d'écritures intercompagnies : le mode multidimensionnel.

 

Il importe de souligner que, dans maestro*, des états financiers peuvent être consolidés sans faire appel au mode multidimensionnel.

Sommaire

 

 

Qu'est-ce que le mode multidimensionnel de maestro*

Maestro* met à la disposition des entreprises qui disposent de plus d'une compagnie (soit de plusieurs entités légales différentes) et qui partagent des ressources un mode d'utilisation du progiciel qui porte le nom de mode multidimensionnel. Ces entités peuvent consister en des compagnies appartenant à un même actionnariat, mais qu'il est préférable de gérer séparément.

Avantages et caractéristiques

L'utilisation du mode multidimensionnel présente certains avantages comparativement à la gestion distincte, dans maestro*, de plus d'une compagnie. Il permet entre autres une importante économie de temps puisque les fonctionnalités sont adaptées aux caractéristiques de la gestion de compagnies multiples. Tel qu'expliqué un peu plus loin dans ce document, des écritures comptables sont automatiquement réalisées entre les différentes entités lorsque vient le temps de partager des ressources, des revenus et des dépenses; on parle d'écritures intercompagnies. Dans un deuxième temps, le mode multidimensionnel a pour effet d'homogénéiser les structures et processus puisque chaque entité est créée à partir d'une base commune. Enfin, ce mode de gestion facilite la mise en commun ou non des données pour la production de rapports divers et d'états financiers consolidés, permettant une vue d'ensemble ou sectorielle.

 

Prendre note que le mode multidimensionnel n'est pas utilisé d'emblée lorsqu'une compagnie est formée de plus d'une entité. Des conditions doivent être respectées au préalable.

 

Utilisation d'une charte de comptes unique

Le mode multidimensionnel est d'abord caractérisé par l'utilisation d'une seule charte de comptes pour toutes les compagnies dans maestro*; ces dernières utilisent donc les mêmes numéros de comptes de grand livre. C’est l’ajout de préfixes, propres à chacune de ces compagnies, qui permet de discriminer les transactions. Conséquemment, les transactions peuvent toutes être associées à une entité.

 

Partage de ressources communes

Outre la charte de comptes, le mode multidimensionnel de maestro* permet de partager des ressources communes. En fait, il s'agit même d'une condition essentielle à l'utilisation de ce mode. Il est possible d’appliquer des configurations de base à l’ensemble des compagnies et de créer des listes uniques et destinées à l’ensemble de celles-ci. Ces listes peuvent contenir des données de fournisseurs, de clients, d’employés, d'items, d'équipements, de projets, etc.

Parmi les ressources qui peuvent être mises en commun, on trouve :

  • Une charte de grand livre (comptes, groupes);
  • Des employés, des clients et des fournisseurs;
  • Des produits d’inventaire;
  • Des équipements;
  • Des listes et des catalogues;
  • Des configurations d’opérations de maestro*;
  • Etc.

 

Utilisation d'un seul répertoire de données ou numéro de partition pour toutes les compagnies

Bien que chaque entité soit identifiée par un préfixe distinct, et par conséquent chaque transaction, toutes les données sont mises en commun dans un seul répertoire lorsque le mode multidimensionnel d'une version Pervasive de maestro* est utilisé. D'autres répertoires peuvent être utilisés en parallèles pour des compagnies qui ne sont pas gérées en mode multidimensionnel.

Lorsqu'une version de maestro* MS SQL est utilisée, l'ensemble des valeurs de toutes les compagnies ou entités sont regroupées d'emblée dans la même base de données, que maestro* doit géré en mode multidimensionnel ou non. C'est le numéro de partition qui s'avère unique lors de l'utilisation du mode multidimensionnel. Si chaque compagnie est gérée séparément, chacune détient sa propre partition.

 

Partition

Avec SQL Serveur, les données contenues dans des tables et des index partitionnés (aussi appelés partitions) sont divisées horizontalement en unités qui peuvent être réparties sur plusieurs groupes de fichiers d'une base de données. Le partitionnement permet de rendre des tables et des index volumineux plus gérables et plus évolutifs.

Source : https://docs.microsoft.com/fr-ca/sql/relational-databases/partitions/create-partitioned-tables-and-indexes?view=sql-server-ver15 , le 26 novembre 2020

 

Consolidation de rapports

Les utilisateurs autorisés pour ce faire sont en mesure de générer des rapports par entité légale, pour y voir seulement les données provenant des transactions identifiées avec le préfixe. Toutefois, ils peuvent aussi générer des rapports dits globaux ou consolidés, regroupant l’ensemble des entités ou en cibler certaines.

Bref, le mode multidimensionnel offre une foule de fonctionnalités telles :

  • La production de rapports en tenant compte d’une infinité de combinaisons de regroupements de compagnies ou d'entités;
  • L’intégration de compagnies dans les états financiers en tenant compte d’un taux de participation qui peut être distinct pour chaque entité;
  • La gestion automatique des transactions intercompagnies, incluant :
    • La production de paie par une compagnie centrale alors que les coûts sont distribués dans une multitude de compagnies;
    • La gestion d’un inventaire par compagnie alors que le matériel est utilisé par l’ensemble des compagnies du groupe;
  • Etc.

Le mode multidimensionnel de maestro* a des répercussions sur nombre d'autres fonctions disponibles. Bien qu’on voit son implantation de plus en plus fréquente, il nécessite la présence de certaines conditions bien précises puisque les ensembles de données des entités seront groupés pour ne former qu’un seul ensemble de données.

 

L’installation du mode multidimensionnel peut difficilement être exécutée après l’installation initiale de maestro*. Une réflexion approfondie doit donc être réalisée au préalable. La façon dont le mode multidimensionnel sera installé influencera grandement les méthodes et les façons de penser le travail, le support, la programmation, etc. Si le mode multidimensionnel de maestro* doit être installé après l’installation initiale, il sera nécessaire de choisir une entité principale, d’y appliquer un préfixe puis de réinstaller les autres entités (ou compagnies) à partir de zéro.

 

À qui s'adresse le mode multidimensionnel de maestro*?

Le mode multidimensionnel de maestro* est généralement nécessaire lorsqu’une entreprise est constituée de plus d’une société distincte. Toutefois, ce mode peut également être utilisé dans le cas d’une société unique, dotée de multiples places d’affaires. Encore faut-il s’assurer du réel besoin; le mode multidimensionnel de maestro* est utile si les unités d’affaires disposent de ressources communes et si elles les partagent.

 

Si le besoin est limité à produire des rapports par départements ou à séparer des comptes de grand livre, d’autres solutions sont probablement plus adéquates. Entre autres, il est possible de créer un ou des consolidé(s) de compagnies utilisé(s) uniquement pour effectuer des entrées de journal ou pour produire des états financiers. Bref, lorsque plus d'une entité doit être gérée avec maestro*, le mode multidimensionnel n’est pas requis d’emblée et installé par défaut puisqu’il introduit une certaine complexité, notamment lorsque vient le temps de copier des données pour créer une compagnie test.

 

Deux conditions sous-tendent l’installation du mode multidimensionnel de maestro*.

  1. Dans un premier temps, l’entreprise doit posséder ou prévoir détenir plus d’une entité légale. Ces entités, ou compagnies, doivent disposer de listes de données communes.
  2. Dans un deuxième temps, ces données (aussi appelées ressources) doivent, en plus d’être communes, être partagées et utilisées d’une compagnie à l’autre. Des transactions intercompagnies devront donc en résulter.

 

Cas de figure n°1- J-P Gypse Enr.

Karen est actionnaire principale, avec son conjoint Jean-Philippe, de J-P Gypse Enr, d'une entreprise d'envergure spécialisée en pose de plaques de plâtre et finition intérieure. Ils travaillent parfois à titre de sous-traitants mais engagent eux aussi des sous-traitants occasionnellement. Ils oeuvrent tant dans le domaine commercial que résidentiel. De plus, comme ils sont basés à Gatineau, ils signent des contrats pour des travaux de rénovation ou de construction neuve au Québec mais aussi en Ontario. Leurs employés sont appelés à être mobiles. Karen, Jean-Philippe et leur équipe travailleront avec maestro* et maestro*MOBILE dès l'été prochain. Ils disposent de deux entités, soit une compagnie de gestion et la compagnie de pose de plaques de plâtre en question. La gestion est effectuée dans un local situé dans une bâtisse commerciale et le stock et le matériel sont emmagasinés dans un entrepôt qu'ils détiennent et dans les camions des plâtreurs.

Les constats :

  • L'entreprise dispose de deux entités : une compagnie de gestion et une compagnie de pose de plaques de plâtre;
  • Les employés de J-P Gypse Enr. travaillent au bureau de l'entreprise, situé dans un bâtiment commercial, à l'entrepôt ou chez les clients.
  • J-P Gypse Enr. réalise des travaux de rénovation et de construction dans le domaine commercial et résidentiel, au Québec et en Ontario.
  • Les actionnaires souhaitent entre autres évaluer le rendement des projets dans leur ensemble, mais aussi par province, par type de travaux et selon le secteur d'activités.

Le choix de Karen et Jean-Philippe : Plutôt que d'utiliser le mode multidimensionnel de maestro*, qui n'est pas pertinent dans ce cas-ci, l'entreprise utilisera une approche par projets et attribuera un type, une catégorie et/ou un département aux projets pour générer les rapports financiers désirés.

 

Cas de figure n°2 - Rob et frères Inc.

L'entreprise de Martin et de ses frères offre des services d'excavation et de coffrage depuis maintenant deux générations et utilisera maestro* sous peu. Au fil des ans s'est ajoutée une filiale pour le transport en vrac ainsi qu'une compagnie de déneigement saisonnière. Installée à Red Deer, en Alberta, l'entreprise dispose d'un bureau administratif et de deux garages et parcs pour les véhicules. La machinerie transige d'ailleurs entre les différentes installations, au gré des besoins. C'est également le cas de certains employés qui, une fois la saison froide arrivée, troquent l'excavation pour faire du déneigement. Bref, chez Rob & Brothers Enterprise, la règle du multitâches prévaut!

Les constats :

  • L'entreprise dispose de trois entités;
  • Le matériel et la machinerie sont utilisés par les trois entités, en fonction des besoins;
  • Certains employés sont appelés à travailler d'une entité à l'autre;
  • Il est tout aussi important de pouvoir analyser la rentabilité financière et d'effectuer des suivis au niveau des filiales que pour l'ensemble de l'entreprise.

Le choix de Martin : Le mode multidimensionnel de maestro* sera utilisé chez Rob & Brothers Enterprise. Plusieurs entités utilisent des ressources partagées!

 

Utiliser le mode multidimensionnel

Tel que mentionné précédemment, l'utilisation du mode multidimensionnel de maestro* repose sur l'utilisation de préfixes, propres à chacune des compagnies et permettant d'associer les transactions à ces dernières. Ces préfixes font en sorte que des écritures intercompagnies peuvent être réalisées. De plus, comme toutes les données sont regroupées dans une seule base de données, il devient facile de créer des rapports consolidés en appliquant des filtres pour sélectionner ou non les transactions selon les préfixes qui leur sont rattachés. Voyons cela de plus près.

 

Préfixes de compagnie

Un préfixe est attribué à chaque entité de l'entreprise. Ainsi, il devient possible de réaliser des transactions entre les différentes entités en spécifiant les préfixes auxquels se rattachent les transactions et, conséquemment, les écritures comptables. Ces préfixes sont généralement composés de chiffres et limités à un maximum de 10 caractères.

Exemple 1

Dans la structure ci-dessous, illustrée à titre d'exemple, il a été décidé d'utiliser des préfixes à quatre caractères. Un premier chiffre identifie la province où est établie l'entité, un second sert à spécifier la ville hôte, un troisième est le propre de la division alors que le dernier et quatrième chiffre permet de distinguer la place d'affaires.

 

Exemple 2

Encore à titre d'exemple, une compagnie oeuvrant dans le domaine de l'énergie et de la construction lourde dans plusieurs provinces pourrait décider d'attribuer ses préfixes selon la logique suivante :

Division

Identification

Province

Identification

Sous-division

Identification

Énergie

1

Terre-Neuve

1

Service

1

Construction lourde

2

Nouvelle-Écosse

2

Équipement

2

 

 

Nouveau-Brunswick

3

Travaux de construction

3

 

 

Québec

4

Maintenance

4

 

 

Ontario

5

 

 

 

Les préfixes qui découleraient d'une telle codification offriraient une possibilité de 40 entités différentes, comme suit :

Entité

Préfixe

Entité

Préfixe

Énergie - Terre-Neuve - Service

111

Construction lourde - Terre-Neuve - Service

211

Énergie - Terre-Neuve - Équipement

112

Construction lourde - Terre-Neuve - Équipement

212

Énergie - Terre-Neuve - Travaux de construction

113

Construction lourde - Terre-Neuve - Travaux de construction

213

Énergie - Terre-Neuve - Maintenance

114

Construction lourde - Terre-Neuve - Maintenance

214

Énergie - Nouvelle-Écosse - Service

121

Construction lourde - Nouvelle-Écosse - Service

221

Énergie - Nouvelle-Écosse - Équipement

122

Construction lourde - Nouvelle-Écosse - Équipement

222

Énergie - Nouvelle-Écosse - Travaux de construction

123

Construction lourde - Nouvelle-Écosse - Travaux de construction

223

Énergie - Nouvelle-Écosse - Maintenance

124

Construction lourde - Nouvelle-Écosse - Maintenance

224

Énergie - Nouveau-Brunswick - Service

131

Construction lourde - Nouveau-Brunswick - Service

231

Énergie - Nouveau-Brunswick - Équipement

132

Construction lourde - Nouveau-Brunswick - Équipement

232

Énergie - Nouveau-Brunswick - Travaux de construction

133

Construction lourde - Nouveau-Brunswick - Travaux de construction

233

Énergie - Nouveau-Brunswick - Maintenance

134

Construction lourde - Nouveau-Brunswick - Maintenance

234

Énergie - Québec - Service

141

Construction lourde - Québec - Service

241

Énergie - Québec - Équipement

142

Construction lourde - Québec - Équipement

242

Énergie - Québec - Travaux de construction

143

Construction lourde - Québec - Travaux de construction

243

Énergie - Québec - Maintenance

144

Construction lourde - Québec - Maintenance

244

Énergie - Ontario - Service

151

Construction lourde - Ontario - Service

251

Énergie - Ontario - Équipement

152

Construction lourde - Ontario - Équipement

252

Énergie - Ontario - Travaux de construction

153

Construction lourde - Ontario - Travaux de construction

253

Énergie - Ontario - Maintenance

154

Construction lourde - Ontario - Maintenance

254

 

Bien évidemment, seules les entités existant réellement doivent être créées dans maestro*.

 

 

Si la plupart des concepteurs de logiciels ont adopté la solution relativement simple d’ajouter un identificateur de compagnie aux données, tous ne l’ont pas conçu de la même manière. À ce titre, les deux erreurs les plus fréquentes que l’on rencontre dans les systèmes qui se disent multicompagnies sont :

  • Un identificateur est ajouté dans tous les fichiers du système, sans exception;
  • Un identificateur séquentiel est utilisé (un numéro plutôt qu’un code).

Dans maestro*, une sélection rigoureuse des fichiers dans lesquels l’identificateur de compagnie a besoin d’être présent a été effectuée. Par exemple, s’il est logique de l’ajouter aux transactions, il n’est pas toujours souhaitable de faire la même chose pour tous les fichiers maîtres; car bien qu’il soit possible que deux compagnies ou divisions fassent des affaires avec des fournisseurs et des clients complètement différents, la réalité est qu’on rencontre plus souvent des entreprises où ces données doivent être partagées.

 

Écritures intercompagnies

Lorsqu'une transaction est réalisée dans maestro*, une entité est rattachée à l'équation comptable par le biais d'un préfixe. Par défaut, les montants sont imputés à la même entité. Or, le mode multidimensionnel de maestro* permet de spécifier les entités rattachées aux transactions et de réaliser ces dernières entre plusieurs entités différentes2. On appelle écritures intercompagnies les écritures comptables réalisées automatiquement par maestro* lorsqu'un montant doit être imputé d'une entité à une autre. En effet, le logiciel crée systématiquement l'ajustement par le biais de comptes à recevoir intercompagnies et de comptes à payer intercompagnies lorsqu'une transaction est effectuée entre deux entités.

Les écritures intercompagnies ne sont pas le propre des achats uniquement. Elles sont également réalisées, par exemple, lorsque l'employé d'une compagnie gérée en mode multidimensionnel travaille pour différentes entités de ladite compagnie pour une même période de paie. Si ce dernier est rattaché à une entité maîtresse, c'est cette entité qui réalisera et produira le chèque de paie. Toutefois, chaque heure travaillée pour une autre entité fera l'objet d'un ajustement et conséquemment, maestro* génèrera des écritures intercompagnies.

Simplifiées à l'extrême, les écritures intercompagnies qui découleraient d'une dépense engagée par une compagnie mais imputée à une autre pourraient ressembler à celles illustrées ci-dessous.

Exemple

En mode multidimensionnel, chaque entité dispose de ses propres comptes à recevoir et comptes à payer intercompagnies. Par exemple, une entreprise composée de quatre entités sera pourvue de quatre comptes à recevoir intercompagnies et de quatre comptes à payer intercompagnies, permettant ainsi à chacune des entités de réaliser des transactions entre elles.

 

Utilisation de masques

L'attribution de préfixes aux entités de maestro* fait en sorte que toutes les ressources peuvent être partagées et qu’elles apparaissent pour toutes ces entités. Or, il peut être nécessaire de filtrer, sélectionner et/ou limiter l'accès, l'affichage ou l'analyse des données à certaines d'entre elles seulement. Les masques font en sorte que ces ressources peuvent être cachées et inutilisées dans certaines circonstances ou pour certaines entités. Ainsi, par exemple, on pourra appliquer un masque sur un fournisseur donné afin de limiter son affichage et son utilisation à deux entités seulement. Ce fournisseur deviendra donc invisible pour les autres et ne pourra pas être utilisé dans les transactions générées par ces dernières. Comme le laisse entendre le nom, un masque a pour effet de masquer et d’exclure des données liées à une partie ou à l’ensemble d’un préfixe. L'utilisation desdits préfixes permet également de se servir des masques (illustrés par un X) pour combiner les données d'entités et agir à titre de filtre. D'ailleurs, les filtres peuvent être utilisés à plusieurs fins dans maestro*. C'est le cas pour la génération de rapports de coûts de projet, de comptes à recevoir ou à payer, d'états financiers, etc.

Il est possible d’appliquer un masque sur plusieurs types de ressources : employés, clients, fournisseurs, items, équipements, projets, etc. Lorsque l’application d’un masque est possible dans maestro*, apparaît un bouton permettant de sélectionner ledit masque.

Par exemple, lors de l'impression de rapports financiers, l'application du filtre 1XX aux entités de l'exemple 2 ferait en sorte que seraient consolidées toutes les activités financières de la division Énergie. Inversement, l'application du filtre XX2 permettrait de visualiser toutes les activités financières liées à la sous-division Équipement seulement.

 

Il n'est pas rare de voir plusieurs entités d'une même compagnie travailler sur un projet. L'approche multidimensionnelle de maestro* permet en effet de ne créer qu'un seul projet tout en rendant possible l'entrée de coûts et de revenus pour ce projet par plusieurs ou toutes les entités. Ces dernières peuvent ainsi effectuer le suivi de leurs profit et pertes respectives, tout en permettant à l'équipe de direction de générer des rapports financiers consolidés pour le projet dans son ensemble. Évidemment, chacune des entités peut disposer d'un budget qui lui est propre, mais attribué en vue de la réalisation d'un projet commun.

 

Remises de taxes

Société unique

L’une des obligations légales des entreprises constituées en sociétés est la remise des taxes auprès du gouvernement. Cette tâche s’avère relativement simple, en mode multidimensionnel, pour les entreprises constituées de plusieurs compagnies, mais qui ne forment d’une seule et unique société. En effet, lors d’échanges intercompagnies, les taxes payées par une compagnie sont perçues par une autre, mais il s’agit de la même société.

 

Sociétés distinctes

Le processus est plus complexe pour la production des rapports nécessaires à la remise des taxes de plusieurs sociétés distinctes, composées d’actionnaires différents (comme c’est souvent le cas pour les entreprises où le mode multidimensionnel de maestro* est installé). Pour maestro*, la valeur du compte à recevoir correspond à la valeur d’une vente effectuée à une unité d’affaires différente. À la fin d’un exercice financier, l’utilisateur de maestro* devra créer une écriture comptable équivalent à une fausse vente, de façon à générer des taxes et à éliminer la valeur inscrite au compte à recevoir. En contrepartie, il devra créer un achat dans la seconde unité d’affaires pour entrer et inscrire les taxes. Voici un exemple des écritures comptables qui devront être réalisées :

 

 

Bien que maestro* génère automatiquement les transactions intercompagnies, il ne réalise pas les écritures de fin de période.

 

Numérotation et compteurs

En mode multidimensionnel, la gestion des compteurs demande une attention particulière. Certains clients font en sorte qu’une seule compagnie effectue des paiements pour l’ensemble des compagnies . Pour d’autres, il est nécessaire d’effectuer des paiements et autres transactions à partir de chacune des compagnies (chacune est responsable de ses comptes à payer). Généralement, les clients n’apprécient pas disposer d’une seule séquence numérique pour l’ensemble des compagnies. Toutefois, il s’avère nécessaire d’obtenir des numéros uniques pour chacune des transactions qui en nécessitent (compteurs de commande, numéros de facture, numéros de chèque, etc.). L’une des façons de faire consiste à utiliser des masques et donc, à forcer l’utilisation de préfixes.

 

Bien que l’utilisation de devises multiples ne soit pas propre au mode multidimensionnel, il arrive fréquemment que la présence de multiples divisions implique, à un moment donné, que soient utilisées plus d’une devise. Il va de soi que les unités monétaires principalement utilisées par les clients de Maestro Technologies sont les monnaies canadienne et américaine.

L’utilisation de plus d’une devise ajoute un élément de complexité puisque maestro* doit effectuer des conversions d’une monnaie à l’autre, selon les préférences configurées au préalable. Les transactions intercompagnies doivent tenir compte, aussi, des devises rattachées aux montants des transactions puisqu’une transaction supplémentaire est générée pour convertir le montant à la devise appropriée et selon le taux indiqué dans l’option Gestion des devises, affectant par le fait même le compte à recevoir et le compte à payer.

 

Rapports consolidés

En mode multidimensionnel et lors de la préparation de rapports consolidés, il s’avère essentiel de respecter et suivre les Normes internationales d’information financière (IFRS) ainsi que celles du Conseil des normes comptables (CNC), destinées à standardiser la présentation des données comptables. Aussi, les revenus ne pourront être cumulés.

Il est de la responsabilité du client d’identifier les revenus d’une compagnie sœur (ou division sœur) et de les soustraire du rapport consolidé de façon à annuler les revenus et les dépenses en provenance des transactions intercompagnies.

 

Consolidation comptable

La consolidation comptable consiste à établir les états financiers d’un groupe de sociétés. Elle agrège pour cela les données comptables de chacune des sociétés qui composent ce groupe et opère des retraitements afin de faire comme s’il ne s’agissait que d’une entité unique.

Source : https://fr.wikipedia.org/wiki/Consolidation_comptable le 20 juin

 

Gestion d'inventaire en mode multidimensionnel

Une autre caractéristique intéressante du traitement multidimensionnel consiste au partage de l'inventaire si ce dernier est géré à partir du catalogue. En effet, un seul catalogue est utilisé et partagé entre les entités. Les quantités et les valeurs de l'inventaire sont gérées à partir d'emplacements et de locations, propres aux entités. Lorsque des items d'un emplacement d'une entité sont transférés dans un emplacement rattaché à une autre entité, une transaction financière est automatiquement générée pour refléter le mouvement physique et financier des items. Une transaction similaire est également générée automatiquement lorsqu'un item est transféré de l'emplacement d'une entité vers un projet d'une autre entité. Cette approche simplifie les achats entre les différentes entités d'une même compagnie.

 

Gestion de la sécurité en mode multidimensionnel

Dans maestro*, la sécurité peut être appliquée localement ou globalement. Cela signifie que les configurations de sécurité et les accès peuvent être les mêmes pour toutes les entités (sécurité globale) ou différer d'une entité à une autre (sécurité locale). Lorsque la sécurité est dite globale, une modification apportée à celle-ci, pour une entité, sera répliquée à toutes les autres entités. Au contraire, si la sécurité est locale, toutes les entités devront faire l'objet de configurations distinctes et les paramètres sélectionnés pourront différer d'une entité à une autre.

Pour appliquer une sécurité distincte et spécifique à certaines entités d’une compagnie multidimensionnelle, il est aussi possible d’utiliser un domaine de sécurité. En effet, l’entreprise peut décider de limiter l’accès à des données spécifiques à certaines entités, de la même façon qu’elle peut limiter l’accès à certaines options pour des groupes d’employés. Pour ce faire, un domaine de sécurité devra être associé à un employé et à un préfixe.

 

Cette façon de faire (l'application de domaines de sécurité) requiert l’installation d’une option qui n’est pas là d’emblée et qui doit être configurée. Cette option fait en sorte que chaque entité possédera ses propres paramètres de sécurité. Un vice-président des finances pourra, par exemple, avoir accès à toute l’information alors que l’accès sera restreint pour les directeurs financiers de chacune des entités.

 

Gestion des employés en mode multidimensionnel

Maestro* permet de limiter, au besoin, les compagnies de travail d'un employé afin que celui ne puisse être sélectionné que dans les compagnies désirées. Qui plus est, il est aussi possible de sélectionner une compagnie de paie dans le dossier de l'employé. Cette configuration évite qu'un employé appelé à travailler dans différentes compagnies reçoive un chèque de paie (et des relevésT4 et RL-1) de la part de chacune de ces compagnies.

 

Mobilité en mode multidimensionnel

Les différentes interfaces de maestro*MOBILE tiennent compte des configurations effectuées dans maestro*. Comme il s’agit essentiellement de fonctionnalités opérationnelles, les préfixes et les divisions sont pris en compte, au même titre qu’ils le sont dans maestro*. Qu'une entreprise soit installée en mode multidimensionnel ou non, l’utilisateur de maestro*MOBILE utilise l’application de la même manière. Ce sont les actions réalisées dans maestro*MOBILE qui, une fois transférées ou complétées dans maestro*, génèrent des transactions intercompagnies au besoin. Il importe donc, par exemple, que les employés soient rattachés à la compagnie appropriée pour que les transactions financières liées et générées par une entrée journalière soient justes.

 

Les alternatives à l'utilisation unique du mode multidimensionnel

L'approche par projets

Une méthode alternative à celle du mode multidimensionnel, caractérisé par l'attribution de préfixes aux entités, consiste à utiliser les champs voués à la gestion de projets par type, catégorie et/ou département pour distinguer les divisions, provinces, sous-divisions, etc. (consulter le document sur la gestion de projets dans maestro* pour en savoir davantage). Ces informations sont acheminées au module Comptabilité et peuvent éventuellement agir à titre de filtres pour générer des rapports financiers (consulter le document sur les états financiers dans maestro* pour en savoir plus).

 

L'inconvénient lié à cette approche réside dans le fait de ne pas pouvoir générer automatiquement des écritures intercompagnies lorsque des revenus ou des coûts doivent être imputés d'une entité à une autre.

 

L'approche combinant préfixes et projets

De façon à limiter le nombre de préfixes utilisés (voir l'exemple 2), il peut être envisagé de combiner l'utilisation des préfixes du mode multidimensionnel à celle des types, catégories et/ou départements de projet. À titre d'exemple, les divisions d'une compagnie pourraient se voir attribuer un préfixe et les sous-divisions un département chacun.

 

Cette méthode offre également nombre de possibilités pour la génération de rapports financiers. Toutefois, elle rend impossible la consolidation de rapports de coûts de projet et de comptes à recevoir ou à payer. À moins que chaque entité n'ait son propre ensemble d'activités, l'approche combinant préfixes et projets ne permet pas à plus d'une entité de travailler sur un même projet. Il va également de soi que des écritures intercompagnies ne peuvent être réalisées au niveau des types, catégories et départements de projets.

 

À RETENIR

  • Maestro* met à la disposition des entreprises qui disposent de plus d'une compagnie (soit de plusieurs entités légales différentes) et qui partagent des ressources un mode d'utilisation du progiciel qui porte le nom de mode multidimensionnel.
  • Le mode multidimensionnel présente différents avantages et caractéristiques tels l'utilisation d'une charte de comptes unique, d'un seul répertoire des données ou numéro de partition, le partage de ressources communes, la possibilité de générer des rapports financiers consolidés et des fonctionnalités adaptées à la gestion de compagnies multiples.
  • Pour utiliser le mode multidimensionnel, une entreprise doit détenir plus d'une entité légale, avoir des ressources communes et les partager.
  • L'utilisation du mode multidimensionnel de maestro* repose sur l'utilisation de préfixes, propres à chacune des compagnies et permettant d'associer les transactions à ces dernières.
  • On appelle écritures intercompagnies les écritures comptables réalisées automatiquement par maestro* lorsqu'un montant doit être imputé d'une entité à une autre.
  • Les masques font en sorte que ces ressources peuvent être cachées et inutilisées dans certaines circonstances ou pour certaines entités. L'utilisation des préfixes permet également de se servir des masques pour combiner les données d'entités et agir à titre de filtre.
  • Les compteurs, le catalogue de maestro*, la gestion des employés et maestro*MOBILE ont été développés pour s'adapter aux particularités du mode multidimensionnel.
  • La sécurité, lorsque maestro* est utilisé en mode multidimensionnel, peut être gérée globalement, localement ou par domaines.
  • Le mode multidimensionnel n'est pas utilisé d'emblée lorsqu'une entreprise gère plus d'une entité; des alternatives sont possibles et peuvent convenir davantage aux besoins d'un client.

 

QUELQUES QUESTIONS PRÉPARATOIRES À L'IMPLANTATION

o

Combien de compagnies utiliseront maestro*?

o

De quelle façon ces compagnies sont-elles liées entre-elles?

o

Quelles sont les opérations intercompagnies effectuées?

o

Est-ce que les opérations intercompagnies effectuées sont taxables ou non?

o

Est-ce que toutes les compagnies, s'il y a lieu, sont consolidées?

o

Est-ce que chaque compagnie gère sa paie?

o

Est-ce que chaque compagnie gère ses comptes payables?

o

Est-ce que chaque compagnie gère ses comptes recevables?

o

Vos compagnies partagent-elles :

  • les mêmes dates de début et fin d'année
  • les mêmes inventaires
  • les mêmes ressources
  • la même structure de comptes de grand livre
  • les mêmes employés
  • les mêmes équipements
  • les mêmes comptes bancaires
  • etc.

o

Avez-vous un siège social, des bureaux satellites, un entrepôt, etc.? 

o

Veuillez décrire votre structure financière globale.

o

De quelles façons sont codifiés vos fournisseurs et vos clients?

o

Est-ce que votre système de codification et de classement est uniforme?

o

Est-ce que l'accès à certaines informations doit être restreint selon les employés et/ou selon les entités?

o
  • Prévoyez-vous une expansion d'entreprise prochainement?

    • o

    Prévoyez-vous acquérir d'autres entreprises?

     

    Dernière modification : 12 novembre 2024