La gestion des équipements et le processus financier

Par équipement ou machinerie, maestro* entend toute pièce de matériel pouvant servir sur un projet. Peuvent être considérés comme des équipements tant des outils que des équipements lourds, des outils de fabrication et des véhicules d'entreprise, et ce, qu'ils appartiennent à cette dernière ou qu'ils soient loués.

Sommaire Attribution de coûts de projet Par l'entrée d'heures Par allocation avancée Équipements et centre de profit Options pour la gestion des équipements Option A Option B Option C Option D Avantages et inconvénients de chacune de ces options À retenir Éléments de réflexion quant à la gestion des équipements dans maestro*

 

Attribution de coûts de projet

Comme l'utilisation d'équipements est prépondérante dans plusieurs projets de construction et entreprises, il importe que cette utilisation soit rapportée à un ou des projets et de connaître son incidence financière. L'attribution aux projets de construction de coûts, tels que ceux liés à l'utilisation de l'équipement, permet de connaître les véritables coûts des projets. Toutefois, il importe de comprendre et valider ceux-ci. Pour évaluer si le tarif horaire d'utilisation de l'équipement est raisonnable, Maestro recommande de créer un projet pour chacun des équipements et d'y imputer les revenus d'utilisation. Si, par exemple, le projet de l'équipement s'avère très rentable, cela peut possiblement signifier que le taux horaire d'utilisation de l'équipement est trop élevé; le coût des projets de construction est surestimé. À l'inverse, si le projet de l'équipement est déficitaire, cela peut vouloir dire que l'équipement n'est pas utilisé à sa juste valeur et/ou qu'on surévalue la rentabilité des projets de construction en les finançant avec des taux horaire d'utilisation d'équipement trop bas.

Deux façons de faire sont généralement utilisées pour imputer des charges d'équipement aux projets de construction: l'entrée d'heures d'utilisation et des allocations.

 

Par l'entrée d'heures

Dans les diverses méthodes d'entrée des heures travaillées dans maestro*, il est possible de spécifier si des équipements ont été utilisés et pendant combien de temps ils l'ont été. Cela permet entre autres d'associer aux projets des coûts d'utilisation d'équipements et d'outils et d'ainsi obtenir des coûts de projet plus justes.

Pour arriver à cette fin, maestro* permet l'attribution de quatre taux horaires pour l'utilisation de chacun des équipements configurés dans maestro*; ces derniers étant identifiés à l'aide d'un code. Le premier taux représente généralement l'utilisation de l'équipement à lui seul alors que les autres peuvent inclure, par exemple, l'utilisation d'essence et/ou davantage d'utilisateurs. Une entreprise pourrait, par exemple, définir les taux suivants pour l'utilisation de chacun de ses équipements :

• Avec opérateur seulement;
• Avec essence;
• Avec opérateur et essence;
• En attente d'utilisation (ou taux "stanby").

Le taux peut être sélectionné lors de l'entrée des heures d'utilisation. Mieux encore, il peut être choisi par défaut lors de la création d'un projet de construction dans maestro*. Ainsi, pour un projet de longue durée impliquant l'utilisation de beaucoup de machinerie, une entreprise peut préférer comptabiliser l'essence à la dépense et l'appliquer directement au projet de construction. Dans cet exemple, le taux sélectionné par défaut, pour ce projet de construction et pour les équipements concernés, consistera en un taux d'utilisation de l'équipement seulement. Si, au contraire, un équipement est utilisé sur divers projets, on lui préférera un taux d'utilisation pour l'équipement et l'essence, pour ces projets. La même logique s'applique à l'association ou non d'un opérateur ou de tout autre coût à un équipement.

Cette façon de faire est généralement utilisée pour appliquer aux projets de construction des coûts d'utilisation d'équipements d'envergure, de machinerie lourde et/ou de véhicules.

 

Par allocation avancée

Une autre façon de faire consiste à répertorier les équipements ou une partie de ceux-ci dans le catalogue de maestro*, puis de configurer une allocation quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Des coûts d'utilisation d'équipement récurrents seront appliqués aux projets de construction désignés et, en contrepartie, une allocation sera systématiquement versée au projet rattaché à l'équipement. Cette méthode est souvent privilégiée pour appliquer aux projets de construction des coûts d'utilisation d'outils de moindre envergure ou lorsqu'un équipement est mobilisé à long terme sur un projet.

 

Équipements et centre de profits

Tel que mentionné précédemment dans le chapitre portant sur les centres de coûts et de profit, le projet d'un équipement peut être considéré comme un centre de coûts. Toutefois, il est possible et recommandé de faire en sorte qu'il devienne un centre de profit en appliquant au projet de l'équipement les revenus générés par son utilisation sur des projets de construction. En effet, les frais imputés à des projets de construction pour l'utilisation d'équipements peuvent se traduire par des revenus qui contrebalancent l'équation et qui permettent de faire du projet de l'équipement un centre de profit, permettant par le fait même le suivi de sa rentabilité et de sa profitabilité Ce centre de profit peut être limité au seul projet de l'équipement ou encore regrouper plusieurs projets d'une nature ou d'un trait commun (génératrices, parc automobile) selon les besoin d'analyses d'affaires.

Que l'entreprise soit propriétaire de l'équipement ou qu'elle le loue, des coûts doivent être pris en compte et appliqués au centre de profit :

• Maintenance
• Réparations
• Amortissement
• Financement
• Assurances
• Immatriculations
• Essence
• Pneus
• Frais de location
• Etc.

 

Options pour la gestion des équipements

Plusieurs façons de faire peuvent être envisagées, dans maestro*, pour gérer les équipements et suivre leur profitabilité. Une seule méthode peut-être utilisée mais il est également possible d'en utiliser plusieurs, tout dépendant de la quantité d'équipements, de leurs caractéristiques, des informations disponibles en provenance du chantier et des besoins/intentions de l'entreprise.

Option A

Création d'un centre de profit constitué d'un projet maître et de sous-projets

Les équipements d'envergure et/ou d'une même nature peuvent être gérés tel un centre de profit; chaque équipement à lui seul constitue un sous-projet et l'ensemble des sous-projets d'équipement est chapeauté par un projet maître, regroupant ces derniers. Une structure de projet identique est utilisée pour chacun des sous-projet (équipement) et des activités de dépenses et de revenus y figurent. On y retrouve des activités pour les frais d'usage tels les frais de réparation, d'entretien, l'amortissement, etc., de même qu'une activité de revenus d'utilisation, qui assure la contrepartie comptable des dépenses d'utilisation, celles-ci étant appliquées aux projets de construction par l'entrée d'heures.

Option B

Création d'un centre de profit consistant en un projet avec des activités pour chaque catégories d'outils

Cette option préconise la création d'un projet, pour l'ensemble de l'équipement, et des activités pour chacune des grandes catégories d'équipement. Il s'agit d'une façon de faire courante pour la gestion des plus petits outils puisque la création d'un projet distinct pour chacun d'eux rendrait la chose trop complexe. Cette méthode fait également du projet un centre de profit; des coûts d'utilisation sont imputés aux projets de construction et les revenus correspondant, eux, sont attribués au projet créé pour l'équipement. Deux options s'offrent à l'utilisateur pour affecter des dépenses d'utilisation aux projets de construction :

1. L'entrée d'heures, correspondant aux heures d'utilisation de l'équipement (option B1);
2. L'allocation, appliquée à une fréquence x et rendue possible par l'utilisation du catalogue de maestro* (option B2).

 

Option C

Création d'un centre de profit consistant en un projet pour chaque type d'équipement et en une activité pour chaque équipement individuel de ce type

L'option C propose une méthode inspirée des deux précédentes. Un projet est créé pour chaque type d'équipement, permettant de bénéficier d'un portrait global de ce type d'équipement, puis une activité est associée à chaque équipement, individuellement, permettant un suivi très serré. Cette méthode fait aussi du projet un centre de profit; des coûts d'utilisation sont imputés aux projets de construction et les revenus correspondant, eux, sont attribués au projet et à l'activité spécifique de l'équipement utilisé.

 

 

Option D

Création d'un centre de coûts consistant en un projet avec des activités pour les catégories d'outils

Cette méthode sous-entend que les coûts d'utilisation de l'équipement ne sont pas appliqués aux projets de construction mais plutôt regroupés pour constituer une dépense générale d'entreprise.

 

 

Avantages et inconvénients de chacune des options

Option	Description	Avantages	Inconvénients
A	Un centre de profit Un projet maître pour un type d'équipement Des sous-projets pour chacun des équipements individuel Des activités détaillées et standards pour tous les sous-projets Attribution des coûts à partir de l'entrée d'heures d'utilisation	Cette option permet de bénéficier de toutes les informations par équipement, en plus de disposer de celles pour l'ensemble du groupe d'équipements.	Pour bénéficier de données aussi précises, il est d'abord nécessaire d'avoir accès à l'information provenant du chantier, et de disposer d'un processus et des ressources permettant de capturer cette information et de l'entrer dans maestro*.
B1	Un centre de profit Un projet pour l'équipement Une activité par catégorie d'équipement Attribution des coûts à partir de l'entrée d'heures d'utilisation	Cette méthode est évidemment la plus simple à gérer et mettre en place puisqu'elle ne suppose pas le suivi des équipements individuellement. Par exemple, il n'est pas nécessaire de savoir quel compresseur spécifique a été utilisé.	En ayant moins d'information, il est évidemment plus ardu de mettre le doigt sur le problème, s'il y a lieu et/ou d'identifier la provenance spécifique. Par exemple, si l'activité des compresseurs s'avère déficitaire, les recherches sont moins probantes.
B2	Un centre de profit Un projet pour l'équipement Une activité par catégorie d'équipement Attribution des coûts et revenus d'utilisation à partir d'une allocation	Il est possible d'enregistrer et de disposer de plusieurs éléments de détail sur les équipements, ces derniers figurant dans le catalogue de maestro*.	Il est nécessaire de disposer d'une ressource dédiée à l'équipement et responsable d'effectuer la saisie d'information dans maestro*.
C	Un centre de profit Un projet par type d'équipement Une activité pour chacun des équipements individuel Attribution des coûts à partir de l'entrée d'heures d'utilisation	Cette option consiste en quelque sorte en une méthode hybride des options A et B et permet d'obtenir une quantité d'information relativement intéressante.	Cette façon de faire nécessite également que l'information du chantier soit capturée et saisie dans maestro*.
D	Un centre de coûts Un projet pour l'équipement Une activité par catégorie d'équipement	Aucune entrée de données ne doit être effectuée quant à l'utilisation de l'équipement sur le chantier.	Les coûts d'utilisation d'équipement sont manquants au projet et peuvent fausser la rentabilité de ce dernier.

 

Enfin, les entreprises détentrices du module de Maintenance préventive (qui permet entre autres de planifier des entretiens de maintenance établis en fonction du nombre d'heures ou de kilomètres d'utilisation et de notifier l'utilisateur lorsqu'un entretien est requis) pourront générer des bons de travail à partir des équipements. Ces bons de travail pourront par la suite être imputés au centre de profit applicable.

 

À RETENIR

Dans maestro*, le terme équipement ou machinerie désigne toute pièce de matériel pouvant servir sur un projet, peu importe sa taille et le fait qu'il soit loué ou non. Il est recommandé de créer des projets pour les équipements d'envergure et de faire de ces projets des centres de profit; il devient alors possible d'évaluer la rentabilité et la profitabilité desdits projets. L'application de frais d'utilisation de l'équipement aux projets de construction peut être réalisée par l'attribution d'heures d'utilisation ou par l'application d'un montant de dépense à une fréquence déterminée (allocation). D'autres coûts peuvent être imputés à un centre de profits d'équipement tels les frais d'assurance, les frais de maintenance, l'achat de pneus, etc. L'utilisateur dispose de plusieurs options pour gérer l'équipement dans maestro*, appliquer les coûts et les revenus et obtenir l'information dont il a besoin. Des tarifs d'utilisation d'équipement peuvent être définis dans maestro* et sélectionnés par défaut pour chacun des projets de construction.

 

ÉLÉMENTS DE RÉFLEXION QUANT À LA GESTION DES ÉQUIPEMENTS DANS MAESTRO*
o	De quel(s) type(s) d'équipement votre entreprise est-elle propriétaire?
o	Est-ce que ces équipements sont nombreux?
o	Est-ce que certains de vos équipements sont loués, par vous et/ou par vos clients?
o	De quelle façon vos outils sont-ils assignés puis utilisés dans chacun de vos projets?
o	Sont-ils maintenus en inventaire?
o	Comment l'utilisation d'équipements est-elle imputée aux projets, voire facturée aux clients?
o	Est-ce que des taux horaire sont appliqués à l'utilisation de la machinerie?
o	Est-ce que ces taux diffèrent d'un projet à l'autre?
o	Comment évaluez-vous actuellement la rentabilité et la profitabilité de vos équipements?
o	Comment les dépenses telles que l'essence, les assurances, etc. sont-elles actuellement comptabilisées?

 

Dernière modification : 12 novembre 2024