Traitement de la réponse

OBJECTIF

Le traitement de la réponse d’une soumission est l’étape finale d’une soumission. Ce document explique la procédure à suivre afin de traiter la réponse obtenue de votre client suite à l’envoi d’une soumission.

Lorsque la soumission est acceptée, il suffit d’effectuer le transfert des informations provenant de la soumission vers les différents modules de maestro* afin d’éviter de traiter l’information en double. Si la réponse de votre client est négative, il suffit d’archiver la soumission afin de l’utiliser en référence ultérieurement.

 

prérequis 

 

Sommaire

 

Étapes

Transfert d'une soumission lorsque celle-ci est acceptée par le client (premier transfert)

Maestro* permet de transférer les informations de la soumission vers les différents modules en exécutant les actions suivantes :

  • Ouvrir un projet;
  • Ouvrir une commande client dans le cas d’une soumission distribution;
  • Transférer le budget au projet et au contrat;
  • Transférer les matériaux de la soumission vers les commandes de catalogue, les réquisitions ou les ressources;
  • Transférer les contrats de sous-traitance (si le module Contrat de sous-traitance est installé) sinon une Commande régulière sera créée;
  • Ouvrir un contrat de facturation à forfait ou un contrat de facturation à bordereau pour y enregistrer les informations de facturation.

 

Par défaut, les deux états de la soumission disponibles au transfert sont : Soumise et Acceptée. Par contre, il est possible de configurer le Tableau des états des soumissions afin d’autoriser le transfert à d’autres états de soumission ou de limiter le transfert de certaines étapes en fonction de l’état. Aucun transfert n’est requis pour une soumission refusée.
Prérequis au transfert d'une soumission
  • Tous les éléments à transférer (division, section, phase, activité, matériaux, ressources, sous-traitants, sous-soumission) doivent être liés à l’onglet Activités projet en spécifiant un code d’activité pour chacun.
  • De plus, ces mêmes éléments à transférer (matériaux, ressources, sous-traitants, sous-soumission) doivent avoir un code de groupe assigné dans la colonne Groupe de l’onglet Détail de la soumission.

Ces codes proviennent généralement de la Gestion du catalogue si ceux-ci y sont définis. Sinon, l’utilisateur devra compléter cette information manuellement.

  • La section Informations de transfert de l’onglet Informations de la soumission doit avoir été complétée également.

1. Transfert à la gestion des projets

À cette étape-ci, l’utilisateur désire créer le projet et donc, transférer l’information de la soumission à la Gestion des projets. Pour ce faire, suivre les étapes suivantes :

 

Le projet doit obligatoirement être créé préalablement ou en même temps que le budget. Le budget ne peut pas être créé si le projet n’existe pas.

  1. À partir de la soumission, cliquer sur l’icône Transfert de la soumission.
  2. Cocher l’option Créer le projet afin de créer le projet dans la Gestion des projets.

Un numéro de projet sera attribué en fonction de la valeur trouvée dans le système, selon la hiérarchie suivante :

  • L’utilisateur a entré un numéro de projet manuellement dans l’onglet Informations de la soumission;
  • Un masque de projet a été défini dans la Gestion des types de soumissions et que la numérotation automatique y a été activée;
  • Si aucun numéro de projet a été trouvée précédemment, le système utilisera le compteur spécifié dans lesConfigurations diverses des projets, sous la section Généralités si la numérotation automatique est activée. Sinon, l’utilisateur devra entrer manuellement un numéro de projet avant d’effectuer le transfert.

 

 

En cochant uniquement l’option Créer le projet, aucun transfert de montant n’est effectué. Le projet est créé avec les informations entrées dans l’onglet Informations section Informations de transfert.

La description de la soumission sera utilisée comme description du projet lors de la création de ce dernier.

  1. Cocher l’option Créer le budget afin de transférer les montants vendant et les montants coûtant de la soumission dans la Gestion des projets.

 

Si un transfert a déjà été effectué dans le budget, il faut cocher l’une des options suivantes en fonction des besoins:

Option

Description

Affecter les modifications de budgets

Cocher ce champ si la soumission sert pour des avis de changements. Ainsi, dans la Gestion des projets, ces montants affecteront la colonne Modification de l’onglet Activités et Budgets. Si l’option Facturation à forfait ou Facturation à bordereau est également cochée, le montant vendant affectera le montant de contrat de facturation dans l’onglet Avis de changement.

Effacer les budgets originaux

Cocher ce champ uniquement si un remplacement complet des budgets définis dans la Gestion des projets lors du dernier transfert de la soumission est requis.

NOTE : Si coché, le système remplacera les montants du budget précédent par les montants de l’onglet Activités de la soumission.

Effacer les modifications de budgets

Cocher ce champ pour remplacer le budget relié aux avis de changements. Les valeurs inscrites dans la Gestion des projets et dans les contrats de facturation (Facturation à forfait ou Facturation à bordereau) seront remplacées par les valeurs de la soumission.

NOTE : Cette opération est irréversible.
  1. Dans le menu déroulant du champ Activités, sélectionner l’action de transfert à effectuer pour les activités. Les activités de la soumission seront transférées dans l’onglet Activités et Budgets (colonne Activités) de la Gestion des projets.
  2. Si requis, cocher l’option Affecter le montant vendant total dans l’activité de revenu afin de regrouper les montants vendant de toutes les activités à transférer dans la Gestion des projets (onglet Activités et Budgets – colonne Budget).

 

Pour que l’option soit disponible, l’activité de revenu doit avoir été créée dans l’onglet Activités projet de la soumission, mais doit aussi avoir été sélectionnée dans la section Informations de transfert de l’onglet Informations.

Si l’option n’est pas cochée, le montant vendant sera affiché par activité transférée dans la Gestion des projets.

  1. Cliquer sur Accepter. Le projet est créé dans la Gestion des projets.

2. Transfert à la gestion des contrats

À cette étape-ci, l’utilisateur doit effectuer un choix de facturation. Il doit choisir de quelle façon la soumission sera facturée au client.

Maestro* permet de créer une facturation à forfait ou une facturation par bordereau.

Pour créer le contrat de facturation, le projet doit avoir déjà été créé ou être créé en même temps.

Création d'un client

 

Pour que l’option Créer le client soit disponible lors du transfert d’une soumission, un code doit avoir été attribué à ce dernier dans le champ Client de la section Informations sur le clientde l’onglet Informations.

En cochant cette option, le système va créer le client dans la Gestion des clients si ce dernier n’existe pas.

Création des contrats de facturation

.

 

Comme le contrat de facturation est étroitement lié au projet, il faut cocher l’option Créer ou Modifier le projet avant de sélectionner le contrat de facturation à créer.

Le contrat à créer dépendra du module de facturation utilisé, l’utilisateur doit cocher soit :

  1. L’option Facturation à forfait pour facturer la soumission en fonction du montant total de la soumission et créer le contrat de facturation dans l’option Gestion des contrats.

L’activité et le groupe de revenu doivent être complétés dans l’onglet Informations de la soumission.

Le contrat sera aussi disponible dans le module de Gestion des contrats avec bordereau même s’il est créé avec l’option Facturation à forfait lors du transfert de la soumission, mais le bordereau ne sera tout simplement pas accessible

OU

  1. L’option Facturation par bordereau qui permet de facturer la soumission en fonction du mode de présentation établi. Le contrat de facturation sera créé dans l’option Gestion des contrats avec bordereau.

 

Si l’utilisateur choisi cette option, mais que le Mode présentation n’est pas établi dans la soumission, le système va créer le contrat dans la Gestion des contrats avec bordereau avec le Montant total soumis de la soumission seulement.

Pour créer le bordereau de facturation dans l’onglet Bordereau de la Gestion des contrats avec bordereau, l’utilisateur devra le faire manuellement ou revenir dans la soumission pour créer un bordereau dans le Mode présentation ET transférer de nouveau la soumission avec l’option Facturation par bordereau.

3. Gestion des contrats de sous-traitance

  1. Cocher l’option Contrats de sous-traitance.

 

Cette option est disponible uniquement si au moins un sous-traitant a été sélectionné dans l’onglet Détail ou dans l’ongletSous-traitants de la soumission.

Si cochée et que le module Contrat de sous-traitance est installé, le système crée le contrat dans le module Contrat de sous-traitance. Mais si l’utilisateur ne possède pas le module Contrat de sous-traitance, le contrat sera créé sous la forme d’une commande non-transférée qui sera disponible via l’option Commande régulière.

 

Il est possible d’imprimer ces contrats à l’aide de l’option Impression des contrats de sous-traitance.
  1. Cliquer sur Accepter.

 

Pour créer les contrats de sous-traitance seulement, il suffit de décocher toutes les autres options.

4. Créer les escomptes et les ressources, réquisitions ou commandes

 

Afin de permettre à l’utilisateur de créer des ressources par projet, réquisitions ou commandes pour les items de catalogue de type « Matériaux » lors du transfert d’une soumission, les configurations suivantes doivent être activées :

Ces configurations sont disponibles via l’option des Configurations générales - Projets - Soumissions.

  • Le type d’items à inclure pour la création des ressources, réquisitions et commandes doit au minimum avoir le Matériel activé.
  • L’option Intégration avec l’approvisionnement doit être également activée.

 

 

Prendre note que l’option Intégration avec l’approvisionnement est applicable seulement avec l’option Soumissions - Mode avancé de la version 3.04.

Créer les escomptes

Si requis, cocher l’option Créer les escomptes.

 

Cette option est requise, voire utile, dans le cas où un escompte ou une modification de prix a été appliquée dans l’onglet Catalogue local de la soumission.

Cette option permet de créer les escomptes provenant de la soumission vers les options de Gestion des escomptes/fournisseur et Tableau des escomptes par fournisseur.

Puis, selon le niveau de gestion des commandes de matériaux défini par l’entreprise, l’utilisateur doit choisir l’une des options ci-dessous :

 

Avant d’effectuer un choix pour le traitement des matériaux, il faut spécifier le Niveau de détail qui sera utilisé pour créer les transactions des ressources, réquisitions ou commandes.

Le tableau suivant précise l’utilité de chaque option du menu déroulant du champ Niveau de détail.

Choix disponibles

Description

  • Soumission

Indique qu’une transaction sera créée par fournisseur représentant la soumission. Option par défaut qui ne regroupe pas les transactions; chaque ressource, réquisition ou commande sera individuelle par rapport aux autres.

  • Division
  • Section
  • Phase
  • Activité

Indique qu’une transaction sera créée selon le niveau sélectionné. Cette option permet donc de regrouper les ressources, réquisitions ou commandes dans une seule transaction selon le niveau sélectionné.

Par exemple, si vous avez 5 divisions, une transaction par fournisseur sera créée pour chacune des divisions.

NOTE : S’il n’existe pas d’Activité, le système regroupera les transactions selon le niveau de précision subséquent jusqu’à la Division s’il n’existe aucun autre niveau.

  • Niveau 1
  • Niveau 2
  • Niveau 3
  • Niveau 4

Indique qu’une transaction par niveau sera créée. Cette option permet donc de regrouper les ressources, réquisitions ou commandes dans une seule transaction selon le niveau dans lequel elles se trouvent.

NOTE : Par exemple, si l’utilisateur utilise des divisions dans sa soumission, le Niveau 1 vise alors la Division, le Niveau 2 vise tous les niveaux secondaires à la Division, le Niveau 3 vise tous les niveaux tertiaires à la Division et le Niveau 4 vise nécessairement l’Activité.

i.e. Dans l’onglet Détail, l’utilisateur a une division comportant une section, une division comportant une phase ET une activité et une troisième division ne comportant aucun autre niveau. Si l’utilisateur transfert les informations avec l’option Niveau 2, tous les items de catalogue seront regroupés selon le 2e niveau dans lequel ils se trouvent. Conséquemment, les items de la division 1 seront regroupés selon la section, les items de la division 2 seront regroupés selon la phase et ceux de la division 3 seront regroupés selon la division.

Donc si le niveau demandé n’existe pas, le système regroupera les items selon le dernier niveau utilisé. En d’autres termes, s’il n’existe pas de Niveau 4, le système regroupera selon le Niveau 3, sinon selon le Niveau 2, sinon selon le Niveau 1.

Créer les ressources projet (optionnel)

Si cette option est cochée, le système transfère le matériel de la soumission dans les Ressources par projet.

L’option Regrouper les items permet, lorsque cochée, que les matériaux utilisés plus d’une fois dans la soumission soient regroupés dans la liste de l’onglet Détail de l’option Ressources par projet. Si l’option n’est pas cochée, les matériaux ne seront pas regroupés en un seul item, mais listés un en-dessous de l’autre.

Les ressources par projet seront ensuite transformées, par l’acheteur, en réquisitions, puis en commande.

5. Créer les réquisitions (optionnel)

Si cette option est cochée, le système transfère le matériel de la soumission dans le module des Réquisitions.

Lors du transfert d’une soumission, l’information est envoyée au module Réquisitions. Si l’option est cochée, le système crée une réquisition non transférée de type Attente fabrication.

Les réquisitions seront ensuite traitées par l’acheteur et transformées en commandes, si requis, à l’aide de l’option Réquisitions -> commande fournisseur.

 

Ce choix est disponible seulement si le module des Réquisitions est installé.

6. Créer les commandes

Si cette option est cochée, le système transfère le matériel vers l’option Commande avec catalogue. Cette transaction sera disponible sous les transactions non transférées et en attente de confirmation par l’acheteur.

Une commande sera créée pour chacun des fournisseurs identifiés dans la soumission.

 

L’option Créer une commande client est disponible seulement pour les soumissions de type Distribution.

7. Transfert final

Le transfert final d’une soumission est prévu pour les soumissions :

  • dont on ne désire plus modifier le contenu;
  • et/ou dont les travaux du projet sont terminés.

 

L’option Cocher pour confirmer un transfert final est disponible seulement avec les états de soumission Terminée et Acceptée. Cette option fait en sorte qu’une soumission ne sera plus modifiable ou transférable ultérieurement. Une soumission transférée final sera disponible pour consultation à partir de l’icône Afficher seulement les entrées transférées.

 

 

Si l’utilisateur a effectué un transfert final d’une soumission par erreur, il est impossible d’apporter des changements à cette soumission.

Pour corriger la situation, l’utilisateur doit créer une nouvelle soumission à partir de celle-ci. Pour ce faire, ouvrir la soumission à copier et sélectionner l’option Créer une nouvelle soumission à partir de celle-cidu menu Fichier. Il sera ainsi de nouveau possible de modifier et/ou transférer cette soumission et cela, en utilisant le même projet.

À noter que cette solution est possible si la Gestion de la sécurité de l’utilisateur le permet.

 

Refus d'une Soumission

Si l’utilisateur n’a pas obtenu la soumission, il est recommandé de changer l’état de la soumission pour Refusée pour les raisons suivantes :

  • Pour archiver la soumission;
  • Pour s’inspirer de cette soumission afin de budgéter un autre projet similaire, ou une partie d’un autre projet qui est similaire;
  • Pour savoir combien de soumissions ont été refusées dans une année;
  • Pour savoir combien de soumissions l’entreprise doit faire pour qu’un client lui donne un contrat;
  • Pour contribuer à l’historique des prix des matériaux (ex. : prix moyen, escomptes particuliers);
  • Pour diverses analyses de marché que l’entreprise pourrait vouloir faire.

Pour ce faire, il suffit :

  1. D’ouvrir la soumission;
  2. De changer l’État de la soumission pour l’état Refusée;
  3. D’enregistrer et sortir de la soumission.

 

Les soumissions à cet état se retrouvent dans l’icône Afficher les soumissions refusées disponible dans l’écran de sélection des soumissions.

 

Voir aussi 

 

Dernière modification : 20 septembre 2024