Soumissions

OBJECTIF

Cette option permet de créer des soumissions afin de fournir par écrit les conditions et l’engagement relatifs à la prestation de biens et/ou de services conformément aux besoins d’un client.

Deux types de soumissions peuvent être générés :

  • Construction (en lien avec les projets);
  • Distribution (en lien avec les commandes clients).

Ce document s’applique uniquement aux soumissions de type construction.

 

À l’aide de la Gestion de la sécurité, onglet Restriction des accès, il est possible de gérer l’accès par utilisateur aux divers onglets et options du module d’estimation.

 

 

Avertissement : La mise à jour des données des divers éléments et options liés aux Soumissions est effectuée comme suit :

  • À l’ouverture d’un gabarit de soumission OU au démarrage d’une soumission à partir d’un gabarit de soumission :
    • les assemblages sont mis à jour avec la Gestion des assemblages;
    • les ressources sont mises à jour avec la Gestion des ressources;
    • les items sont mis à jour avec le Tableau des ressources par item/type de soumission, puis avec la Gestion du catalogue.
  • Pour la mise à jour des données des assemblages, consulter le document Gestion des assemblages.

 

PRÉREQUIS

 

sommaire

Pour consulter une section en particulier, cliquer sur l’un des liens suivants :

 

Fenêtre de Sélection de soumission

Cette fenêtre permet de :

  • créer une nouvelle soumission, un gabarit de soumission ou un assemblage;
  • ouvrir une soumission, un gabarit de soumission ou un assemblage existant;
  • rechercher une soumission, un gabarit de soumission ou un assemblage existant;
  • visualiser rapidement les soumissions selon leur état;
  • exporter les informations des soumissions dans un fichier Excel (bouton droit de la souris/Transfert vers Excel).

 

Icônes

FerméIcônes de la fenêtre Sélection de soumission

Icône

Titre

Sert à

Nouveau

Créer soit une nouvelle soumission, un gabarit de soumission ou un assemblage.

Accepter

Ouvrir la soumission sélectionnée dans la liste courante.

Supprimer

Supprimer la soumission sélectionnée dans la liste courante.

Imprimer

Générer des listes d’information tirée des soumissions en vue d’analyses diverses.

Pour obtenir de plus amples informations sur le sujet, consulter la rubrique d'aide concernant le Générateur de listes.

Afficher le premier enregistrement

Afficher la première soumission de la liste.

Afficher l’enregistrement précédent

Afficher la soumission précédente.

Afficher l’enregistrement suivant

Afficher la soumission précédente.

Afficher le dernier enregistrement

Afficher la dernière soumission de la liste.

Afficher les soumissions entrées

Afficher, par défaut, les soumissions à l’état A - Entrée.

NOTE : Si des états supplémentaires sont créés dans le Tableau des états des soumissions, maestro* affiche ici les soumissions dont les états sont représentés par les codes A à F inclusivement.

Afficher les soumissions soumises

Afficher, par défaut, les soumissions à l’état G - Soumise.

NOTE : Si des états supplémentaires sont créés dans le Tableau des états des soumissions, maestro* affiche ici les soumissions dont les états sont représentés par les codes G à K inclusivement.

Afficher les soumissions refusées

Afficher, par défaut, les soumissions à l’état L - Refusée.

NOTE : Si des états supplémentaires sont créés dans le Tableau des états des soumissions, maestro* affiche ici les soumissions dont les états sont représentés par les codes L à O inclusivement.

Afficher les soumissions acceptées

Afficher, par défaut, les soumissions à l’état P - Acceptée.

NOTE : Si des états supplémentaires sont créés dans le Tableau des états des soumissions, maestro* affiche ici les soumissions dont les états sont représentés par les codes P à U inclusivement.

Afficher les soumissions transférées

Afficher, par défaut, les soumissions à l’état V - Transférée. Cet état est automatiquement assigné par maestro* lorsqu’une soumission a été transférée avec l’option Transfert final.

NOTE : Si des états supplémentaires sont créés dans le Tableau des états des soumissions, maestro* affiche ici les soumissions dont les états sont représentés par les codes V à Z inclusivement.

Afficher les soumissions affectées

Afficher, par défaut, les soumissions à l’état 3 - Affectée.

Afficher les soumissions terminées

Afficher uniquement les soumissions à l’état 4 - Terminée.

Afficher les gabarits de soumission

Afficher uniquement les soumissions à l’état 2 - Gabarit.

Afficher les soumissions de type ‘assemblage’

Afficher uniquement les soumissions de type 1 - Assemblage.

Toutes les soumissions

Afficher toutes les soumissions dans une même liste, peu importe leur état, incluant les gabarits de soumission et assemblages.

Configuration

Donner accès aux 2 options suivantes, utiles pour les soumissions très volumineuses:

  • Charger la soumission en arrière-plan : si cochée, le système chargera les éléments ouverts en premiers pour permettre à l’utilisateur de commencer à travailler avant la fin du chargement complet de la soumission;
  • Démarrer chaque soumission dans un environnement séparé : si cochée, le système ouvre chaque soumission dans une nouvelle fenêtre et conserve la fenêtre de sélection des soumissions ouverte et accessible de manière indépendante. Cela permet d’ouvrir plus d’une soumission à la fois.

Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessus.

 

Accéder à une soumission

Action

Étapes

Ouvrir une soumission, un gabarit de soumission ou un assemblage

Double-cliquer sur une ligne;

ou

Sélectionner une ligne et cliquer sur l’icône Accepter (F12).

ou

Sélectionner une ligne et appuyer sur la touche F12 du clavier.

NOTE : Lors de l’ouverture de la fenêtre, maestro* présente par défaut les soumissions dont l’état est Entrée.

Créer une nouvelle soumission

Cliquer sur l’icône Nouveau (F5).

Créer un assemblage

Se référer à la rubrique d’aide sur la Gestion des assemblages.

Créer un gabarit de soumission

Se référer à la rubrique d’aide sur la Gestion des gabarits.

 

Fenêtre de la Soumission

La fenêtre de soumission se divise en deux sections telles qu’illustrées ci-dessous.

Section supérieure de l’écran

Cette section regroupe les menus de base, les icônes des diverses options de la soumission ainsi que les informations générales de la soumission.

 

L’option Configuration des onglets du menu Affichage permet de montrer/cacher les onglets selon les besoins.

Un clic droit de la souris sur les titres des onglets offre la même fonctionnalité.

Icônes de la fenêtre Soumission

Cliquez ici pour afficher les FerméIcônes de la fenêtre Soumission.

Icône

Titre

Sert à

Contact

Ouvrir la Gestion des groupes de contacts pour créer des groupes de contacts liés au projet en cours.

Envoi de la soumission

Envoyer, par courriel, la soumission au client.

Pour obtenir de plus amples informations sur le sujet, consulter la rubrique d’aide Envoi d’une soumission.

Envoyer les demandes de prix aux fournisseurs

Envoyer une demande de prix aux fournisseurs.

Pour obtenir de plus amples informations sur le sujet, consulter la rubrique d’aide Envoi d'une demande de prix aux fournisseurs.

Envoyer les demandes de prix aux sous-traitants

Envoyer une demande de prix aux sous-traitants.

Pour obtenir de plus amples informations sur le sujet, consulter la rubrique d’aide Envoi d'une demande de prix aux sous-traitants.

Analyse dynamique-vectorielle

Analyser la soumission dans une analyse D/V.

Consultation du catalogue

Consulter la fiche d’inventaire de l’item sélectionné dans l’onglet Détail ou Catalogue local.

NOTE : L’utilisation de cette icône permet entre autres à l’estimateur de confirmer rapidement si la pièce utilisée est la bonne.

Métré (Relevé de quantité)

Importer le relevé des quantités pour sauvegarder les variables sans les quantités.

NOTE : Cette option n’est disponible que dans la version 3.05 de maestro*.

Valider la soumission

Démarrer la validation de la soumission.

À l’aide du menu déroulant situé à la droite de l’icône, il est possible d’accéder à l’option Afficher le résultat de la validation dans un tableau dynamique vectorielle afin d’afficher les erreurs trouvées lors de la validation.

Pour obtenir de plus amples informations sur le sujet, consulter la rubrique d’aide Validation d’une soumission.

Calculer la soumission avec les dernières modifications (F9)

Rafraîchir les montants ou certaines autres informations de la soumission avec les données source.

Cette icône est utile si le calcul automatique n’est pas activé.

Un clic sur la calculatrice permet de mettre à jour seulement les données qui ont été modifiées depuis le dernier calcul. La petite flèche de cette icône donne accès aux quatre options suivantes :

Recalculer toute la soumission (CTRL+F9)

Permet de recalculer tous les montants de la soumission.

Actualiser les coûts

Permet de mettre à jour seulement les coûts des items et ressources de la soumission avec les données source (Gestiondu catalogue, Gestion des ressources et Tableau des ressources par item/type de soumission).

Actualiser les tables

Permet de mettre à jour les coûts, les unités, le type et la description des items et ressources de la soumission avec les données source (Gestiondu catalogue, Gestion des ressources et Tableau des ressources par item/type de soumission).

Faire le calcul des coûts automatiquement

Permet d’automatiser le calcul des montants de la soumission. Sélectionné par défaut si l’option Toujours faire le calcul des coûts automatiquement est activée dans l’onglet Divers de l’icône Configuration de la soumission.

NOTE : L'option Actualiser les assemblages et ratios de main-d’œuvre est disponible uniquement dans un gabarit de soumission. Celle-ci permet de mettre à jour tous les ratios des ressources attachées à des items avec les données provenant du Tableau des ressources par item/type de soumission. S’il n’existe aucune concordance avec le Tableau des ressources par item/type de soumission, maestro* affiche les informations provenant de la Gestion du catalogue.

ASTUCE : Pour plus de performance si l’utilisateur travaille dans une très grosse soumission par exemple, il est toujours possible de désélectionner cette option pour ne pas que le calcul soit effectué automatiquement à chaque modification.

Transfert de la soumission

Transférer les informations de la soumission vers d’autres modules de maestro*.

Pour obtenir de plus amples informations sur le sujet, consulter la rubrique d’aide Traitement de la réponse.

Configuration

Configurer le comportement de l’application dans la soumission.

NOTE : Ces configurations sont sauvegardées par utilisateur, à l’exception de l’onglet Validation qui s’applique à l’ensemble des utilisateurs de la compagnie.

Pour obtenir de plus amples informations sur le sujet, consulter la rubrique d’aide Configuration de la soumission.

 

Cadenas

S’assurer que la soumission ne peut être modifiée par un autre utilisateur simultanément. La soumission peut par contre être consultée par d’autres.

S’affiche uniquement si le mode de verrouillage des enregistrements est à Manuel.

NOTE : Cette configuration doit être activée via les Configurations générales, section Généralités, option Verrouillage des enregistrements.

Verrouiller le montant vendant

Le montant vendant a été verrouillé

Verrouiller le Vendant de la soumission.

Lorsque le cadenas est verrouillé, tous les changements apportés à la soumission (quantités, coûtant, etc.) affecteront uniquement le Profit à la hausse ou la baisse selon le cas. Il sera impossible de modifier le Vendant sans déverrouiller le cadenas.

Il est possible de déverrouiller le cadenas, si l’état de la soumission est différent de Acceptée.

 

Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessus.
Chemin d'accès
 

maestro* > Projets > Estimations/Soumissions > Fonctions > Soumissions
Champs

Fenêtre Soumission construction, partie supérieure de l’écran :

Champ

Description

Description

Description sommaire identifiant la soumission.

Disponible lors des recherches dans la fenêtre Sélection de soumission.

No soumission

Numéro de la soumission.

NOTE : Si un type de soumission a été défini dans l’onglet Informations et que la numérotation automatique est configurée pour ce type, le système attribue à la soumission un numéro lors de son enregistrement.

État

État de la soumission. FerméLes états de base disponibles sont les suivants :

NOTE : Il est possible de créer de nouveaux états dans l’option Tableau des états des soumissions.

Coûtant

Montant total coûtant de la soumission, excluant l’Administration, le Profit et l’Ajustement, s’ils sont entrés dans l’onglet Fermeture.

Il représente la somme des coûtants des niveaux de l’onglet Détail.

Maestro* ajoute au Coûtant de la soumission le Coûtant estimé du niveau lorsqu’il n’y a pas d’autres coûts dans le niveau (ex. : item). Dès qu’il y a un élément avec une quantité et un prix unitaire coûtant, le système ne tient plus compte du Coûtant estimé, lequel devient informatif uniquement.

Administration

Affiche le montant d’administration final selon les informations de l’onglet Fermeture.

Calcul effectué :

Administration = Coûtant * %Administration

Profit

Affiche le montant de profit selon les informations de l’onglet Fermeture.

Calcul effectué si le Mode de calcul du profit est à Majoration dans l’onglet Informations :

Profit = Coûtant * (1 + %Administration) * %Profit

Calculs effectués si le Mode de calcul du profit est à Profit dans l’onglet Informations :

Profit = Vendant – Coûtant – Administration

% Profit = (Vendant–(Coûtant *(1+%Administration)))/Vendant

Ajustement

Montant additionné ou soustrait au profit dans le calcul du Vendant de la soumission.

NOTE : L’ajustement peut représenter un escompte autant qu’un ajustement stratégique à la hausse.

Vendant

Montant vendant (sans taxes) incluant l’Administration, le Profit et l’Ajustement.

Calcul effectué si le Mode de calcul du profit est à Majoration dans l’onglet Informations :

Vendant = Coûtant * (1 + %Administration) * (1 + %Profit)

Calcul effectué si le Mode de calcul du profit est à Profit dans l’onglet Informations :

Vendant = (Coûtant + (Coûtant * %Administration))/(1 - %Profit)

L’icône du cadenas peut être verrouillé/déverrouillé manuellement sauf si la soumission est enregistrée à l’état Acceptée.

  • Lorsque le cadenas est déverrouillé, l’infobulle affiche Verrouiller le montant vendant lorsque l’utilisateur positionne le curseur de la souris sur l’icône.
  • Lorsque le cadenas est verrouillé, l’infobulle affiche Le montant vendant a été verrouillé. Lorsque le cadenas est verrouillé, plus rien n’est modifiable dans l’onglet Fermeture et seul le Coûtant de la soumission est modifiable.

% Marge brute (C)

Pourcentage qui représente la marge brute entre le Vendant et le Coûtant, par rapport au Coûtant.

Calcul effectué :

% Marge brute (C) = (Vendant – Coûtant) / Coûtant * 100 %

% Marge brute (V)

Pourcentage qui représente la marge brute entre le Vendant et le Coûtant, par rapport au Vendant.

Calcul effectué :

% Marge brute (V) = (Vendant – Coûtant) / Vendant * 100 %

Icône indiquant que le Vendant est verrouillé et qui permet de le déverrouiller, si l’état de la soumission est différent de Acceptée.

 

Section inférieure de l’écran

Onglets

La section inférieure regroupe les différents onglets de la soumission. Ils sont essentiels pour préparer une soumission, l’envoyer au client et la transférer.

Quinze onglets figurent dans cette section; les plus importants sont indiqués en caractères gras :

 

Le tableau présente les onglets dans l’ordre qu’ils apparaissent par défaut dans maestro*. À l’ouverture de l’écran Soumission construction, l’onglet Détail apparaît toujours en priorité.

Il est possible de montrer, cacher ou changer l’ordre des onglets en cliquant avec le bouton droit de la souris sur les titres des onglets, ou en utilisant l’option Configuration des onglets du menu Affichage. Ces configurations sont conservées par utilisateur.

Pour faciliter la lecture de ce document, des liens ont été ajoutés pour accéder aux sections qui nécessitent des explications supplémentaires.

 

Onglet

Description

Détail

Contenu de la soumission, de l’estimé, du budget.

Rubrique d'aide détaillée - Onglet Détail

Informations

Regroupe les informations générales d’une soumission telles que les coordonnées du client, les sources et méthodes de calcul des prix coûtant, vendant et du profit, etc.

L’onglet se divise en 8 sections :

  • Informations sur le client
  • Informations sur l’emplacement
  • Description détaillée
  • Information sur le client principal
  • Contacts
  • Dates
  • Divers
  • Informations de transfert

Rubrique d'aide détaillée - Onglet Informations

Ressources

Résumé de toutes les ressources se trouvant dans l’onglet Détail ET qui ont une quantité différente de zéro.

Rubrique d'aide détaillée - Onglet Ressources

Variables

Permet de créer des variables qui seront disponibles dans la colonne Quantité de tous les éléments de l’onglet Détail pour alimenter des calculs.

Consulter le comment faire intitulé Créer des variables et programmer des formules de calculs.

Rubrique d'aide détaillée - Onglet Variables

Feuille de calcul

Permet d’intégrer un fichier Excel dans lequel se trouvent, par exemple, des relevés de quantités (métrés), des listes de prix, des listes de facteurs de conversion, des tableaux de comparaison des prix de fournisseurs ou sous-traitants, etc.

Les données de la Feuille de calcul sont accessibles pour alimenter les calculs dans la colonne Quantité de tous les éléments de l’onglet Détail.

Rubrique d'aide détaillée - Onglet Feuille de calcul

Catalogue local

Liste des items de catalogue de la soumission, par produit (item) ou par type de produit.

Cet onglet est utile pour :

  • obtenir rapidement la liste de tous les items de la soumission
  • entrer des escomptes par item;
  • fixer des prix coûtant ou vendant qui ont été garantis;
  • déterminer si maestro* doit utiliser le prix coûtant ou le prix vendant;
  • entrer des items de remplacement;
  • ajuster les prix unitaires ou montants;
  • ajouter des commentaires;
  • définir ou changer des fournisseurs.

Sous-onglet Produit

Liste des items utilisés dans l’onglet Détail ainsi que les items créés localement par l’utilisateur.

NOTE : Les items effacés dans l’onglet Détail ne sont pas effacés cet onglet Pour effacer les items de l’onglet Catalogue local/Produit qui ne se trouvent plus dans l’onglet Détail, l’option Supprimer les éléments qui ne se trouvent plus dans l’onglet "Détail" est disponible avec un clic droit de la souris dans l’onglet Catalogue local/Produit.

Sous-onglet Type de produit

Permet d’appliquer rapidement un même prix unitaire coûtant escompté OU un même pourcentage d’escompte à plusieurs items à la fois.

Rubrique d'aide détaillée - Onglet Catalogue Local

Transfert d’items

Permet de créer des lots d’items en plus de définir le niveau de détail et la destination au transfert (ressources par projet, réquisition, commande avec catalogue) qui sont propres à chaque lot.

Rubrique d'aide détaillée - Onglet Transfert d'items

Sous-traitants

Résumé de tous les sous-traitants se trouvant dans l’onglet Détail, qu’ils soient sélectionnés ou non, et qu’ils aient une quantité ou non.

Cet onglet permet :

  • d’obtenir rapidement une liste complète de tous les sous-traitants contactés lors de la soumission;
  • d’analyser rapidement tous les prix reçus;
  • de modifier rapidement les choix de sous-traitants (colonne Fournisseur);
  • de modifier rapidement la sélection d’un sous-traitant;
  • d’entrer rapidement les prix négociés (colonne Coûtant révisé).

Rubrique d'aide détaillée - Onglet Sous-traitants

Champs supplémentaires

Permet de créer des champs supplémentaires pour la saisie d'informations sur la soumission et pour lesquels aucun champ du devis ne contient ces informations.

Dépôt des soumissions

Contient l’information relative au dépôt de la soumission, à titre informatif.

Ces informations n’affectent pas la soumission et ne sont pas transférées, mais elles peuvent être imprimées sur des formulaires personnalisés ou mise dans un tableau d’analyse créé à partir du Générateur de listes.

Rubrique d'aide détaillée - Onglet Dépôt des soumissions

Plans et addendas

Fournit l’information relative aux plans et addendas utilisés pour réaliser l’estimé (budget), à titre informatif.

Ces informations n’affectent pas la soumission et ne sont pas transférées, mais elles peuvent être imprimées sur des formulaires personnalisés ou mise dans un tableau d’analyse créé à partir du Générateur de listes.

Lorsque l’onglet est complété, il permet :

  • d’obtenir la liste à jour des plans et devis consultés lors du processus de soumission et de visualiser le numéro du dernier addenda consulté;
  • de visualiser le nombre d’addendas consultés lors de la soumission.

Rubrique d'aide détaillée - Onglet Plans et addendas

Activités projet

Regroupe les activités de la structure de projet pour créer le budget au transfert de la soumission.

Rubrique d'aide détaillée - Onglet Activités projet

Fermeture

Permet de finaliser la soumission. Il fait partie de l’étape de fermeture d’une soumission et consiste à :

  • appliquer un % ou montant d’administration et/ou de profit et/ou d’ajustement;
  • arrondir et/ou répartir les % ou montants de la soumission.

Rubrique d'aide détaillée - Onglet Fermeture

Bordereau

Permet de structurer l’information en vue de la présenter au client dans une forme différente de celle de l’estimé/budget (onglet Détail).

Rubrique d'aide détaillée - Onglet Bordereau

Clients

Résumé des clients à qui la soumission courante sera envoyée. Cet onglet facilite l’envoie d’une soumission à prix forfaitaire à plusieurs clients à la fois.

Cet onglet permet:

  • d’établir la liste de tous les clients à qui sera envoyée la soumission;
  • d’établir la liste de tous les clients potentiels à qui une soumission d’un certain type peut être envoyée (si complétée dans un gabarit de soumission par exemple);
  • d’envoyer un prix forfaitaire différent à chaque client.

Rubrique d'aide détaillée - Onglet Clients

 

Tableau des raccourcis clavier

Le tableau suivant présente quelques raccourcis clavier disponibles dans la soumission.

Touches

Permettent de

CTRL + S

Ajouter une ligne de sous-traitant vide à la fin de la liste des sous-traitants du niveau courant.

CTRL + I

Ajouter une ligne d’item vide à la fin de la liste du niveau courant.

CTRL + R

Ajouter une ligne de ressource vide à la fin de la liste du niveau courant.

CTRL + E

Ajouter une ligne de ressource équipement vide à la fin de la liste du niveau courant.

CTRL + L

Ajouter une ligne de ressource main-d’œuvre vide à la fin de la liste du niveau courant.

CTRL + M

Ajouter une ligne d’assemblage vide à la fin de la liste du niveau courant.

CTRL + C

Copier une ligne pour la coller ailleurs ensuite.

CTRL + V

Coller une ligne copiée ou coupée.

CTRL + X

Couper une ligne pour la coller ailleurs (déplacer).

CTRL + Z

Annuler la dernière action.

CTRL + F6 ou Supprimer

Supprimer une ou plusieurs lignes.

CTRL + Y

Rétablir la dernière action qui a été annulée.

 

Dernière modification : 20 septembre 2024