Réquisition

OBJECTIF

La Réquisition permet de spécifier les besoins en matériel pour un projet. Par la suite, l’acheteur peut traiter la réquisition selon le matériel en stock et celui qui doit être commandé.

La Réquisition peut être utilisée pour créer des commandes et en faciliter le traitement. Dans un processus complet, les ressources de projet peuvent être utilisées préalablement pour créer la réquisition. L’option Ressources doit être installée. Par le biais de la réquisition, il est possible de réserver des items pour des projets, des commandes clients ou des appels de service, si ces options sont installées. Certaines options, telles Bon de travail, Commande client et Gestion des approvisionnements (CBN/MRP1) peuvent créer des réquisitions automatiquement. Si les réquisitions sont utilisées par plusieurs utilisateurs, il est possible d’y greffer un Processus d’approbation pour mieux gérer les demandes.

 

PRÉREQUIS

• Gestion du catalogue
• Configurations diverses
• Gestion des projets

 

Sommaire

• Créer une réquisition
• Créer une réquisition à partir d'un kit

 

Étapes

maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Approvisionnements > Réquisition

 

Créer une réquisition

1. Entrer les informations requises :

Champ	Description
Réquisition	Numéro de la réquisition. NOTES : Maestro* inscrit automatiquement un numéro lors de l’enregistrement. Par contre, il est possible d’en inscrire un manuellement. Un compteur peut être défini au niveau des Configurations diverses.
État	État de la réquisition. Les états disponibles pour l’utilisateur sont : A-Entrée et P-Confirmée. NOTES : Si la fonctionnalité d’approbation avancée des réquisitions est activée dans les Configurations diverses, le changement d’état est disponible seulement lors de l’enregistrement de la réquisition. Il est possible de créer de nouveaux états à l’aide de l’option Table des états de commande.
Type	Type de la réquisition. Valeurs disponibles : Attente fabrication Réquisition liée au module Ressources de production. Appel de service Réquisition liée au module Appel de service. Il est nécessaire d’entrer un No appel. Inventaire Réquisition liée à l’inventaire. Bon de travail Réquisition d'inventaire liée à un bon de travail (sans que le matériel ne soit lié au projet du bon de travail). Ainsi, si une commande est générée à partir de la réquisition, le matériel sera commandé pour l'inventaire et, au moment de sa réception, il sera réservé pour le bon de travail. NOTES : Le type de réquisition Bon de travail est disponible uniquement si les configurations liées aux réservations de matériel pour les bons de travail ont été complétées (Projets > Maintenance > Bons de travail > Configurations diverses) : la case Réserver du matériel requis pour les bons de travail doit être cochée et un Préfixe pour générer le numéro de réservation doit être défini. Si ce type de réquisition est choisi, un numéro de bon de travail doit obligatoirement être indiqué dans le champ Bon de travail de la réquisition. Il est possible d'utiliser une réquisition de ce type pour effectuer une sortie d'inventaire de type Réservation de matériel ou Transfert d'emplacement, mais pas pour une sortie d'inventaire de type Transfert inventaire-projet ou Vente interne. Projet Réquisition liée à un projet. Il est nécessaire d’inscrire le Projet. Commande Client Réquisition liée à une Commande client. Il est nécessaire d’inscrire le Projet. Projet-Réservation Réquisition permettant de faire une réservation de matériel liée à un projet. Il est nécessaire d’inscrire le Projet. Fabrication en suspend Réquisition liée à l’option Gestion des approvisionnements (CBN/MRP 1). Il est nécessaire d’inscrire le Projet. NOTE : Un type par défaut peut être configuré localement en cliquant sur l'icône Configuration.
No réquisition originale	Numéro de réquisition originale apparaissant uniquement si la réquisition a été créée à partir d’une autre réquisition pour laquelle la case Ne pas traiter dans la gestion des approvisionnements a été cochée.
Ne pas traiter dans la gestion des approvisionnements	Si la case est cochée, la réquisition ne sera pas traitée par l’option Gestion des approvisionnements CBN/MRP1. NOTE : Par défaut, la case est cochée pour les types Projet-Réservation et Projet lorsque la case Ne pas traiter les réquisitions « Projet & Projet-Réservation » dans la Gestion des approvisionnements (CBN/MRP1) est cochée. Cette configuration est disponible dans les Configurations diverses sous la section Réquisition.

2. Entrer les informations requises dans l’onglet Détail :

Champ	Description
No B.T.	Numéro du bon de travail rattaché à la réquisition. NOTE : Maestro* permet de choisir un bon de travail existant seulement si le module Bons de travail est installé.
État Mobile	Si la réquisition provient de l’application maestro*mobile, son état est affiché dans ce champ. NOTE : Si une réquisition à l’état En cours est modifiée et enregistrée à partir de maestro*, son état devient Complétée et il devient impossible de la modifier à partir de maestro*mobile.
Projet	Projet pour lequel le matériel est nécessaire. NOTES : Dans le cas d’une réquisition liée à un appel de service, aucun projet ne doit être inscrit. Maestro* prend celui du contrat. La liste des projets est affichée selon la sécurité définie sur l’accès aux projets.
Fournisseur	Code du fournisseur issu de la Gestion des fournisseurs. NOTE : Cette information est optionnelle. Elle est utilisée lors de la création de la commande.
Demandeur	Utilisateur ayant identifié le besoin. NOTE : Maestro* indique l’utilisateur courant par défaut.
Date entrée	Date de l’entrée de la réquisition. NOTE : Maestro* indique la date de travail par défaut.
Date requise	Date requise des items. NOTE : Cette date n’est pas obligatoire, sauf si l’option Ressources de production est installée.
Date requise préc.	Dernière date requise avant la modification de cette dernière.
Modifié par	Utilisateur ayant modifié la Date requise.
Spécification	Permet d’indiquer des spécifications concernant la réquisition. Provient de la Gestion des spécifications.
Traité par	Utilisateur qui traite la réquisition.
Opérat.	Opérateur. Utilisateur qui entre la réquisition à maestro*. NOTE : Ce champ est complété par maestro* et ne peut être modifié par l’utilisateur.
No réservation	Numéro de réservation par défaut. NOTE : Si la réquisition est créée par une Commande client, maestro* inscrit le numéro de la commande dans le numéro de réservation.

1. Section Valeurs par défaut :

Champ	Description
Activité	Activité affectée par le besoin en matériel. NOTE : Une activité par défaut peut être configurée localement en cliquant sur l'icône Configuration.
Groupe	Groupe affecté par le besoin en matériel. NOTE : Un groupe par défaut peut être configuré localement en cliquant sur l'icône Configuration.
No appel	Numéro de l’appel de service lié à la réquisition. NOTE : Cette fonctionnalité est disponible si le module Appels de service est installé.
Emplacement	Emplacement par défaut issu de la Gestion des emplacements. Lors de l’importation de lignes dans la grille de ventilation à partir d’un fichier Excel, l’emplacement inscrit ici par défaut s’applique aux lignes n’ayant pas d’emplacement défini. NOTE : Un emplacement par défaut peut être configuré localement en cliquant sur l'icône Configuration. Si une valeur a été entrée dans la configuration locale, cette valeur sera affichée dans le champ Emplacement et sera appliquée par la suite aux lignes entrées dans la ventilation de la réquisition. Si aucune valeur n'est présente dans la configuration locale, le système vérifiera plutôt si une valeur est présente dans le champ Emplacement des configurations générales de l'inventaire. Enfin, si aucun emplacement n'est défini dans les configurations locale ou générale, le champ Emplacement demeurera vide et ce sera l'emplacement indiqué dans le catalogue qui sera appliqué à chaque ligne de ventilation.
Produit assemblé	Produit à l’état assemblé, issu de la Gestion du catalogue. NOTE : Cette fonctionnalité permet d’afficher automatiquement dans la grille Ventilation toutes les composantes du produit, issues de la Gestion des nomenclatures de produits. Attention! Lorsqu’un produit assemblé est sélectionné, maestro* remplace tout le contenu de la grille de ventilation par les composantes du produit assemblé. Les changements entrés manuellement sont perdus.
Quantité	Nombre de lots assemblés. NOTE : Les quantités des items sont ajustées en fonction de la quantité de lots inscrite.

2. Section Ventilation :

Il est possible d’entrer un item ne faisant pas partie du catalogue soit en ajoutant un point d’exclamation (!) devant le Code d’inventaire ou en laissant ce champ vide. La réquisition d’un montant peut aussi être effectuée en entrant la valeur dans la colonne Montant, et en laissant les colonnes Code d’inventaire, Qté requise, et PU vides.

 

Champ	Description
Code d’inventaire	Code d’inventaire issu de la Gestion du catalogue. Si l'item est un kit, consulter la section Créer une réquisition à partir d'un kit. NOTE : Il est possible d’entrer des items ne faisant pas partie de l’inventaire soit en ajoutant un point d’exclamation (!) devant le code ou en laissant le champ vide.
Description	Description de l’item. Peut contenir jusqu'à 100 caractères. NOTE : Il est possible de sélectionner une ressource des Ressources par projet en appuyant sur F7. Maestro* inscrit la liste du matériel de la ressource sélectionnée. Disponible seulement si l’option Ressources par projet est installée.
Description longue	Permet d’entrer manuellement une description plus complète de l’item.
Nom fabricant	Fabricant de l’item issu de la Gestion des fabricants.
Code de pièce du fabricant	Code de pièce du fabricant inscrit dans la Gestion du catalogue.
Document requis	Indique qu’un document est requis lors de la réception de l’item. Cette information provient de la Gestion du catalogue.
Compagnie	Nom de la compagnie. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Unité	Unité de conversion. NOTES : L’unité varie en fonction du facteur inscrit pour l’item dans l’option Gestion du catalogue. La flèche permet de sélectionner un item en stock et maestro* inscrit automatiquement les valeurs qui y sont rattachées.
Emplacement	Emplacement de l’item.
Localisation	Localisation réelle de l’item dans maestro*.
Caractéristique	Caractéristique de l’item.
Identification	Identification de l’item. NOTE : Maestro* affiche le numéro de série de l’item lorsque ce dernier est géré par numéro de série.
No réservation	Numéro de réservation. NOTES : Ce numéro peut être entré manuellement par l’utilisateur. Si la réquisition est créée par une Commande client, maestro* inscrit le numéro de la commande ainsi que le numéro de la ligne de la commande. Si la réquisition est liée à un Appel de service, maestro* inscrit automatiquement le préfixe ainsi que le numéro de l’appel. Le préfixe est défini dans les Configurations diverses du module Appels de service.
Qté Disponible	Quantité disponible en stock au moment de l’entrée de la réquisition. NOTE : Pour les compagnies en mode multidimensionnel, il est possible d’identifier la compagnie qui gère l’inventaire pour effectuer la vérification. Il suffit d’entrer le préfixe de la compagnie dans le champ Vérifier les quantités disponibles en inventaire dans le préfixe X dans les Configurations diverses, onglet Réquisitions.
Délai de livraison	Délai en jours pour la livraison. NOTE : Le délai de livraison peut provenir de plusieurs endroits : Maestro* vérifie d’abord dans l’option Gestion d’approv. des items de catalogue s’il existe une configuration pour le Code de produit et l’Emplacement indiqués; Si aucun délai n’est spécifié, maestro* vérifie si un délai est entré dans la Gestion du catalogue, section Gestion des approvisionnements; Si aucun délai n’est inscrit dans ces deux options, maestro* affiche le délai de livraison entré pour le Type d’item indiqué dans le catalogue; Si aucun délai de livraison n’est trouvé, maestro* affiche le délai de livraison inscrit dans le fichier du fournisseur. Le Délai supplémentaire inscrit dans le type de pièce, s’il y en a un, est ajouté au délai de livraison.
Qté traitée	Quantité en commande pour la réquisition courante. NOTE : Cette information n’est disponible que pour les réquisitions traitées partiellement ou complètement.
Qté requise	Quantité requise.
PU	Prix unitaire.
Montant	Montant avant taxes provenant du calcul de la quantité requise multipliée par le prix unitaire.
Projet	Permet de saisir un projet différent de celui entré dans l’en-tête, à condition qu’il soit un sous-projet de ce dernier.
Activité	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la dépense appartient.
Groupe	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense appartient.
Date requise	Date requise de l’item pour la réquisition. NOTE : Si aucune date n’est saisie dans ce champ, maestro* inscrit la date d’entrée.
Document	Permet de joindre un document à la commande.
État	État de la ligne. NOTE : L’état par défaut est Entré. Lorsque la ligne est traitée partiellement, son état est Actif et lorsque la ligne est entièrement traitée, l’état est Complet.
% Esc	Pourcentage d’escompte.
No appel	Numéro de l’appel de service lié à la réquisition.
Compteur dessin	Permet d'indiquer le numéro de compteur d'un dessin d'atelier. NOTE : Cette colonne s'affiche seulement si le module Dessins d'atelier est installé.
Titre du dessin	Indique le titre du dessin d'atelier sélectionné dans la colonne Compteur dessin. NOTES : Cette colonne est à titre indicatif seulement. Cette colonne s'affiche seulement si le module Dessins d'atelier est installé.
Code fournisseur	Code de fournisseur suggéré pour la ligne.
Déduction d’inventaire	Déduction automatique de l’item de l’inventaire lors de sa mise en production, si le champ est à Automatique. NOTE : Disponible seulement si l’option Gestion des approvisionnements (CBN/MRP 1) est activée.
Unité inventaire	Unité d’inventaire associé à l’item dans la Gestion du catalogue.
Gestion des éléments	Mode de gestion des éléments issu de la Gestion du catalogue, à titre informatif.
No de réquisition d’achat	Numéro de la réquisition d’achat créée lors de l’entrée d’une réquisition de type Projet-Réservation.
No ligne de la réquisition d’achat	Numéro de la ligne de la réquisition d’achat créée lors de l’entrée d’une réquisition de type Projet-Réservation.

3. Entrer les informations requises dans l’onglet Livraison :

Si la case Utiliser l’endroit de la livraison du bon de travail est cochée dans la Configuration de l’écran et qu’un bon de travail est entré dans le champ No B.T., les informations de livraison dans cet onglet seront celles du bon de travail. Ces informations peuvent être modifiées.

 

Champ	Description
Endroit	Endroit de livraison. Valeurs disponibles : Alternatif Permet de créer une adresse temporaire. Contact Permet d’utiliser une adresse associée à un contact issu de l’option Gestion des contacts. Cie Utilise l’adresse entrée dans les paramètres de la compagnie. Four Permet d’utiliser l’adresse définie dans la Gestion des fournisseurs pour le fournisseur sélectionné. Client Permet d’utiliser une adresse issue de l’option Gestion des clients. Adresse client Permet d’utiliser une adresse issue de l’option Gestion des adresses de clients. Liste Permet d’utiliser une adresse issue de la Gestion des adresses. Projet Utilise l’adresse inscrite dans la Gestion des projets du projet sélectionné. NOTES : Si un projet a été identifié dans l’écran principal de la réquisition, ce dernier sera automatiquement sélectionné comme endroit de livraison si le champ Endroit est à Projet. Par contre, si un projet est sélectionné manuellement dans ce champ, ce dernier sera conservé même si le projet est modifié dans l’écran principal de la réquisition.
Client	Lorsque le type d’endroit sélectionné est Client ou Adresse client, permet de sélectionner le code client d’afficher les informations associées provenant de la Gestion des clients.
Sélection	Identification spécifique de l’endroit de la livraison. Permet d’avoir accès aux bases de données liées en fonction de la sélection faite au champ Endroit.

4. Entrer les informations requises dans l’onglet Ressources de production :

Cet onglet est disponible seulement si l’option Ressources de production est activée.

5. Entrer les informations requises dans l’onglet Mémo : permet d’entrer un mémo en lien avec la réquisition.
6. Cliquer sur Enregistrer.

Seules les réquisitions dont l’état affiche Confirmée peuvent être traitées en commande. Une fois traitée, la réquisition ne peut plus être modifiée. Il est possible d’être en mode insertion par défaut, suite à une sauvegarde, en cochant la configuration Demeure en mode insertion après une sauvegarde dans l’icône Configuration. Il est possible de lier des documents à une réquisition en utilisant l’icône Documents. Les documents reliés à la réquisition sont accessibles dans les options Réquisition commande fournisseur et Commande avec catalogue en cliquant sur les icônes Afficher les réquisitions prêtes à être traitées ou Afficher les réquisitions complétées. Il suffit d’entrer le numéro de réquisition et de cliquer sur l’icône Documents.

 

Créer une réquisition à partir d'un kit

Cette fonctionnalité s'applique aux items dont l’État correspond à Kit dans l’option Gestion du catalogue.

1. Dans la grille de ventilation de l'onglet Détail, inscrire le Code d'inventaire du kit dans la colonne ou cliquer sur l'icône pour choisir le kit à partir de la fenêtre Sélectionner un enregistrement.
   La fenêtre Sélection des composantes s'affiche.
2. Indiquer d'abord le nombre de kit (Quantité) à inscrire à la réquisition.
3. Cocher ensuite les items du kit à inclure dans la réquisition.
4. Cliquer sur Sélectionner.
   Automatiquement, tous les items du kit qui ont été choisis s'ajouteront à la réquisition.
5. Enregistrer la réquisition.

 

Voir aussi

• Ressources
• Bon de travail
• Commande client
• Gestion des approvisionnements (CBN/MRP 1)
• Processus d’approbation
• Tableau des états de commande
• Gestion des fournisseurs
• Gestion des adresses
• Gestion des spécifications
• Gestion des emplacements
• Gestion des nomenclatures de produits
• Ressources par projet
• Avancement des réquisitions
• Réquisition – commande fournisseur
• Sortie d’inventaire
• Gestion des dessins d'atelier
• Comment faire Créer une réquisition d’achat à partir d’une réquisition existante
• Comment faire Afficher prix escompte fournisseur comme prix unitaire
• Comment faire Gérer l'approvisionnement pour un département de service

 

Dernière modification : 20 septembre 2024