Expédier un message

OBJECTIF

L’option Expédier un message permet d’envoyer un ou des documents à un ou des contacts contenus dans le carnet d’adresses à partir de maestro* et de conserver une trace dans l’Historique des communications.

Cette option permet également d’envoyer à des contacts qui sont dans un carnet d’adresses externe à maestro* (Outlook par exemple).

Plusieurs options de maestro* font appel à l'option Expédier un message; il s'agit tout simplement de cliquer sur l'icône pour ouvrir la fenêtre Expédier un message.

PRÉREQUIS

Gestion des contacts

Étapes

maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Contacts > Expédier un message

Expédier un document

Entrer d'abord le Sujet du message. Le sujet s'inscrira dans le champ Objet de l’outil de messagerie utilisé.
Cliquer sur le bouton Anglais pour inscrire la version anglaise du sujet du message.

Le système affiche le sujet du message dans la langue du contact.

Entrer les informations requises dans l’onglet Destinataires :

Sélectionner un carnet d'adresse.
Choisir une méthode de traitement des pièces jointes.

Champ

Description

Carnet d’adresse

Valeurs disponibles :

Employé

Permet de sélectionner un ou des contacts parmi les employés entrés dans la Gestion des employés.

Soumission

Permet de sélectionner un ou des contacts parmi les contacts associés à une soumission.

Fournisseur

Permet de sélectionner un ou des contacts parmi les fournisseurs entrés dans la Gestion des fournisseurs.

MS Outlook

Permet de sélectionner un ou des contacts parmi les contacts disponibles dans Microsoft Outlook.

Client

Permet de sélectionner un ou des contacts parmi les clients entrés dans la Gestion des clients.

Év. de chantier

Permet de sélectionner un ou des contacts parmi les contacts associés à un événement de chantier spécifique.

Projet

Permet de sélectionner un ou des contacts parmi les contacts associés à un projet.

Global

Affiche tous les contacts disponibles.

Pièces jointes

Trois choix de méthodes de traitement des pièces jointes :

Envoyer chaque pièce jointe dans son format original;

Convertir chaque pièce jointe en PDF;

Fusionner toutes les pièces jointes (.pdf) dans un même document PDF;

Fusionner toutes les pièces jointes (.pdf) ainsi que le formulaire principal dans un même document PDF.

Cliquer sur l’icône Contact ou Liste de distribution. Les informations contenues dans la fiche du contact s’affichent automatiquement.
Pour chaque destinataire, indiquer si le message doit lui être envoyé en cochant la case Expédier.

Entrer les informations requises dans l’onglet Message français :

Dans la section de gauche, inscrire le texte du message à envoyer. Au besoin, utiliser les options de formatage du texte (police, taille, attribut, alignement, numérotation, etc.). Automatiquement, l'aperçu du texte s'affiche à droite.
Sélectionner les options de signature :

Champ
Description
Utiliser la signature dans les courriels
Permet d’ajouter la signature dans l’envoi d’un message, si la case est cochée. Par défaut, la case est cochée ou non en fonction des paramètres définis dans la Gestion des envois ou dans l’option Préférences.
NOTE : Il est possible de cocher ou décocher la case pour l’envoi, à tout moment. La configuration s’applique pour le courriel en cours.
La signature peut provenir soit d’Outlook ou d’un répertoire de signatures. La sélection de la signature s’effectue via l’icône Sélection d’une signature courriel.
Sélection d’une signature courriel
Permet de sélectionner la signature à ajouter au courriel provenant soit d’Outlook ou d’un répertoire de signature.
NOTE : Par défaut, si une signature a été définie dans l’option Préférences, cette dernière est proposée par défaut. Il est possible de la modifier pour le courriel en sélectionnant une autre signature.

Au besoin, joindre des fichiers au message dans l'onglet Pièces jointes.
1. S'il y a lieu, sélectionner un Contexte.
2. Pour ajouter des documents, cliquer sur l’icône Lien vers un autre fichier ou Joindre un fichier provenant de la gestion de document. Il est possible de faire une sélection multiple en cliquant sur Shift+Clic ou Ctrl+Clic.
3. Il est possible de visualiser le document en surbrillance en double-cliquant sur le fichier.
4. S'il y a lieu, cocher la case Convertir en PDF pour chaque document concerné.
Cliquer sur Expédier.

Champ	Description
Utiliser la signature dans les courriels	Permet d’ajouter la signature dans l’envoi d’un message, si la case est cochée. Par défaut, la case est cochée ou non en fonction des paramètres définis dans la Gestion des envois ou dans l’option Préférences. NOTE : Il est possible de cocher ou décocher la case pour l’envoi, à tout moment. La configuration s’applique pour le courriel en cours. La signature peut provenir soit d’Outlook ou d’un répertoire de signatures. La sélection de la signature s’effectue via l’icône Sélection d’une signature courriel.
Sélection d’une signature courriel	Permet de sélectionner la signature à ajouter au courriel provenant soit d’Outlook ou d’un répertoire de signature. NOTE : Par défaut, si une signature a été définie dans l’option Préférences, cette dernière est proposée par défaut. Il est possible de la modifier pour le courriel en sélectionnant une autre signature.

Voir aussi

Dernière modification : 20 septembre 2024