Comptes à payer 201

Bloc CAP04

Une fois les opérations de base, liées aux comptes à payer, maîtrisées dans maestro*, il importe de s'attarder à des fonctionnalités additionnelles et/ou des transactions un peu plus complexes, utilisées ou non en entreprise, selon les besoins et caractéristiques de cette dernière. Bien que courants, l'utilisation de cartes de crédit ainsi que les paiements préautorisés ou par dépôts directs impliquent, dans le logiciel, une séquence d'actions particulières à suivre. Maestro* permet aussi d'intégrer, voire enregistrer, des factures numériques et même d'initier des transactions à partir de factures reçues dans une boîte courriel à l'aide d'un programme complémentaire Outlook; on appelle cette fonctionnalité, dans la jargon maestro*, Bureau sans papier. Enfin, des gabarits de transactions répétitives peuvent facilement être créés pour être ensuite réutilisés.

Sont également présentées dans ce document l'option Approbation des factures à payer et les étapes pour enregistrer et effectuer le suivi des dénonciations et quittances des fournisseurs et sous-traitants de maestro*.

 

Prérequis

 

Sommaire

Effectuer un paiement direct

Plusieurs entreprises effectuent le paiement de leurs fournisseurs par virement bancaire. Maestro* a été développé de façon à offrir cette fonctionnalité, en plus de permettre la saisie de paiements préautorisés et l'impression de chèques. Pour effectuer le paiement direct en tant que tel, seules de deux à quatre étapes sont nécessaires après l'entrée et le transfert du déboursé par fournisseur dans maestro* :

  1. Par le biais de l'option Impression des chèques, l'utilisateur peut générer une confirmation de paiement (qu'il peut ensuite acheminer au(x) fournisseur(s) par courriel).
  2. L'utilisateur doit ensuite préparer un fichier des paiements directs pour la banque à partir de l'option Prép. du fichier des paiements directs.
  3. Si un problème survient pour un ou plusieurs virements inclus dans le paiement direct, l'option Révision des déboursés inclus aux paiements directs permet de modifier l'état de certains déboursés ayant été déjà inclus dans un fichier de paiement direct afin de pouvoir les inclure à nouveau dans un fichier de paiement direct.
  4. Si, dans maestro*, le déboursé par fournisseur a été appliqué à un compte de banque transitoire mais qu'aucun fournisseur n'a été identifié comme fournisseur servant au transfert des paiements dans les Configurations diverses (étapes d. et f. dans le tableau des Configurations préalables, ci-dessous), il devient nécessaire de transférer le montant total du paiement direct du compte de banque transitoire au compte de banque réel. Dans le cas contraire, soit si le déboursé a été appliqué à un compte de banque transitoire et si le fournisseur servant au transfert des paiements a été identifié, aucune action n'est nécessaire car maestro* réalise automatiquement le transfert entre les deux comptes de banque.

 

Configurations préalables

Tel qu'indiqué dans le Comment faire - Configurer le paiement direct des fournisseurs, un certain nombre de configurations doivent être réalisées pour être en mesure d'effectuer des paiements directs.

  1. D'abord, il est nécessaire de définir le formulaire qui sera utilisé pour l'impression des talons de chèques de format Paiement direct. Ce dernier doit être spécifié dans le champ Formulaire paiement direct dans maestro* ˃ Maintenance ˃ Maintenance générale ˃ Fonctions ˃ Configuration de chèques.
  1. Dans un deuxième temps, un compte de grand livre de type Banque doit être créé spécifiquement afin de recueillir tous les déboursés payés par virement (soit à l'aide du fichier des paiements directs). En utilisant ce compte transitoire, seul le montant total des déboursés sera transféré dans la conciliation bancaire du compte de banque général et principal. C'est par le biais de l'option Gestion des comptes que peut être créé ce nouveau compte : maestro* ˃ Comptabilité ˃ Maintenance ˃ Comptabilité ˃ Gestion des comptes. L'utilisation d'un compte transitoire pour réaliser le paiement direct fait en sorte que plusieurs virements peuvent être regroupés en un seul paiement direct. Ainsi, lors de la conciliation bancaire, seul le montant total du paiement direct apparaît sur le relevé bancaire.
  1. Après la création du compte de banque transitoire, il devient nécessaire d'associer ce compte au compte bancaire en tant que tel à partir de l'option Gestion des comptes de banque : maestro* ˃ Comptabilité ˃ Maintenance ˃ Comptabilité ˃ Gestion des comptes de banque. Les informations suivantes doivent être complétées : Compte GL, No compte bancaire, Transit, Utilité, Type de gestion, Format de chèque, Compteur. De plus, l'entreprise doit disposer d'un numéro d'émetteur de son institution financière, qui doivent aussi être spécifiés pour être en mesure d'effectuer un virement à la banque. Pour davantage d'informations sur chacun des champs, consulter l'aide en ligne - Gestion des comptes de banque. Lorsque maestro* est utilisé en mode multidimensionnel, il est possible d'inscrire un numéro d'émetteur distinct pour chacune des entités.
  1. Pour être en mesure de réaliser l'ensemble des opérations nécessaires aux paiements directs, un fournisseur bidon et associé aux paiements directs doit être créé. Ce dernier permettra d'effectuer le transfert entre le compte de banque transitoire et le compte de banque réel. Pour créer ce fournisseur fictif, aller à : maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Maintenance ˃ Fournisseurs ˃ Gestion des fournisseurs.
  1. Vient enfin le moment de compléter certains champs des Configurations générales. Le champ Compte de banque déb. paiement dir. de la section Grand Livre, Généralités doit être renseigné. On y accède à partir du chemin d'accès suivant : maestro* ˃ Comptabilité ˃ Maintenance ˃ Comptabilité ˃ Configurations diverses.
  1. Les champs et paramètres de l'option Paiements, dans les Configurations générales du module Achats et approvisionnement doivent aussi être complétés. Doivent être inscrites les informations telles : le no de création, le fournisseur servant au transfert des paiements directs et l'emplacement où seront sauvegardés les fichiers de paiements directs. Pour y accéder : maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Maintenance ˃ Achats et approvisionnement ˃ Configurations diverses. Si le mode multidimensionnel de maestro* est utilisé, il sera possible d'identifier des numéros de création de fichier différents pour chacune des compagnies.
  1. Dans la Gestion des fournisseurs (maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Maintenance ˃ Fournisseurs ˃ Gestion des fournisseurs), il sera aussi nécessaire, pour tous les fournisseurs adhérant aux paiements directs, de compléter l'onglet Paiement direct. L'option Virement devra obligatoirement être sélectionnée pour le paramètre Mode de paiement et les champs No de compte et No Transit devront aussi être complétés afin que les fonds puissent être transférés dans le compte bancaire du fournisseur.

Si le module Gestion des contacts est installé dans maestro*

Seuls les champs Mode de paiement, Numéro de compte et No de transit sont requis. Le mode de confirmation du paiement direct sera établi en fonction du contact créé dans la Gestion des contacts. Il faut également compléter dans la Gestion des contacts, l’onglet Liens formulaires Maestro, pour identifier le contact qui recevra l’avis de confirmation pour ce type de transaction.

Sans le module Gestion des contacts dans maestro*

Vous devez compléter les différents champs de l’onglet Paiement direct. Les champs Fax pour confirmation ou Courriel pour confirmation sont à compléter en fonction du mode de confirmation sélectionné pour le paiement direct. Tous les autres champs doivent aussi être renseignés.

  1. Enfin, il est fortement recommandé d'effectuer un test, avec votre institution bancaire, quant au prélèvement de ce fichier et ce, avant l'utilisation réelle du système.

 

Générer les confirmations de paiement(s)

La génération et/ou l'impression d'une confirmation de paiement par dépôt direct est aussi réalisée à partir de l'option Impression des chèques. En sélectionnant Imprimer les paiements directs à partir du champ Action, c'est non pas des chèques qui s'imprimeront mais des confirmations de paiements. Maestro*, par le biais de la Gestion des fournisseurs, aura déjà identifié les déboursés assujettis à un paiement direct et ne proposera que ces derniers à l'utilisateur.

  maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Achats et approvisionnement ˃ Paiements ˃ Impression des chèques

 

 

Aide en ligne (F1) - Impression des chèques

 

Pour générer la confirmation de paiement :

  1. À partir de l'option Sélection des paramètres, sélectionner le compte de banque rattaché aux paiements.
  1. Sélectionner la date du paiement direct.
  2. Sélectionner l'option Imprimer les paiements directs à partir du menu déroulant du champ Action.
  3. Cliquer sur l'icône Accepter.
  4. Cocher la case de tous les paiements à imprimer. Une icône permet d'ailleurs de les sélectionner tous, automatiquement..
  5. Cliquer sur l'icône Sélectionner.

 

Tel que mentionné précédemment dans ce document, c'est lors de la préparation des déboursés que doivent être imprimés et/ou enregistrés les états des déboursés qui listent, s'il y a lieu, l'ensemble des factures et montants qui composent la somme totale déboursée.

L'option Liste des paiements directs fournisseurs, quant à elle, permet de vérifier les informations qui serviront à générer le fichier de paiements directs et de valider le montant total qui sera retiré du compte bancaire AVANT la préparation du fichier des paiements directs. Contrairement à la confirmation de paiement générée à partir de l'option Impression des chèques , la Liste des paiements directs fournisseurs affiche le total des déboursés par fournisseur de façon très succincte. De plus, la liste des paiements directs fournisseurs peut être réimprimée tant que l’étape de la préparation du fichier des paiements directs n’a pas été effectuée. Si une erreur est constatée, il est encore temps de recourir à l'option Annulation des déboursés afin d’annuler le paiement au fournisseur et recommencer. Plusieurs utilisateurs choisissent d'ailleurs d'enregistrer le document afin de pouvoir le consulter, au besoin, un fois le fichier des paiements directs préparé.

Préparer le fichier des paiements directs

La préparation du fichier des paiements directs permet de préparer le fichier qui sera traité par l’institution financière pour prélever le montant des paiements, de même que d'acheminer les confirmations de paiement aux fournisseurs selon le mode de confirmation déterminé (soit à partir de l'onglet Paiement direct de la Gestion des fournisseurs ou à partir de l'option Gestion des contacts, si utilisée).

  maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Achats et approvisionnement ˃ Paiements ˃ Prép. du fichier des paiements directs

 

 

Aide en ligne (F1) - Prép. du fichier des paiements directs

Comment faire - Création du fichier de dépôt bancaire (TFE) pour maestro*CLOUD

Pour préparer le fichier des paiements directs des fournisseurs :

  1. Dans la fenêtre Sélection des paramètres, choisir le compte de banque transitoire concerné.
  2. Inscrire la date de paiement dans le champ prévu à cet effet.
  3. Cliquer sur l'icône Accepter.
  1. Dans la fenêtre Prép. du fichier des paiements directs, cocher la case de la colonne Sélection des paiements directs à inclure dans le fichier. Pour cocher tous les paiements affichés dans la grille, cliquer sur l'icône Sélectionner tout.
  1. Si le module Gestion des contacts est utilisé, cliquer sur l'icône Éditer la confirmation de paiement par email pour inscrire un texte qui sera partagé lors de l’envoi par courriel de la confirmation de paiement. Dans le cas contraire, c'est-à-dire si le module Gestion de contacts n'est pas utilisé, le texte à inclure au courriel qui accompagnera la confirmation de paiement doit être saisi dans l’option Configuration des envois (maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Configuration des envois).
  2. Cliquer sur l'icône Appliquer. C'est à cette étape-ci du processus que le fichier est créé et les confirmations de paiements sont envoyées automatiquement.

Une première fenêtre affiche la progression puis, une seconde apparaît pour confirmer la création du fichier des paiements directs dans le répertoire.

  1. Cliquer sur Ok.
  1. Le visualiseur de maestro* s'affiche dans la fenêtre.

Si le module Gestion des contacts est utilisé et si l'un d'eux est associé au(x) fournisseur(s), un libellé indiquant la (les) personne(s)-ressource(s) et le(s) mode(s) de transmission du fichier apparaîtra en surbrillance jaune, en haut de la fenêtre.

  1. Cliquer sur l’icône Imprimer pour imprimer une confirmation de paiement.
  2. Cliquer sur l’icône Envoyer à tous les destinataires avant de fermer le visualiseur. C’est à ce moment que maestro* envoie les confirmations de paiements. Il est impossible de refaire ce traitement après la création du fichier.

 

Si :

  1. un code fournisseur a été identifié dans le champ Fournisseur servant au transfert des paiements de l’option Configurations diverses du module Achats et approvisionnement, dans la section Paiements (étapes d. et f. des Configurations préalables aux paiements directs); ET
  2. Un compte de banque transitoire a été créé pour réaliser les paiements directs (étapes b. et c. des Configurations préalables aux paiements directs),

le processus de réalisation d'un paiement direct s'arrête ici. Maestro* crédite automatiquement le compte de banque dans lequel l'entreprise effectue ses opérations bancaires du montant total du déboursé et il débite du même montant, en contrepartie, le compte de banque interne utilisé pour les paiements directs.

 

Dans le cas contraire, soit si

  1. un code fournisseur n'a pas été identifié dans le champ Fournisseur servant au transfert des paiements de l’option Configurations diverses du module Achats et approvisionnement, dans la section Paiements; ET
  2. Un compte de banque transitoire a été créé pour réaliser les paiements directs (étapes b. et c. des Configurations préalables aux paiements directs),

l'utilisateur doit Transférer le montant total du paiement direct du compte de banque transitoire au compte de banque réel en réalisant un déboursé individuel à l'aide du fournisseur bidon associé aux paiements directs.

 

Réviser les déboursés inclus aux paiements directs (au besoin)

L'option Révision des déboursés inclus aux paiements directs ne doit être utilisée qu'en de rares occasions, soit quand l'institution financière avise qu'un problème rend impossible la complétion de tous les déboursés inclus aux paiements directs. En effet, il peut arriver pour diverses raisons qu'un paiement ne soit pas complété en entier (par exemple, si le numéro de transit de l'un des fournisseurs s'avère erroné dans maestro*). Pour remédier à ce problème, maestro* a créé une fonctionnalité de révision des déboursés inclus aux paiement directs. Cette dernière permet de refaire un fichier des paiements directs avec les déboursés sélectionnés antérieurement, à partir de l'option Prép. du fichier des paiements directs, mais qui finalement n'ont pu être transmis avec succès par la banque lors de la première tentative de paiement. Bref, la fonctionnalité permet de changer l’état de certains déboursés ayant déjà été inclus dans un fichier de paiement direct afin de pouvoir les inclure à nouveau dans un fichier de paiement direct.

  maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Achats et approvisionnement ˃ Paiements ˃ Révision des déboursés inclus aux paiements directs

 

 

Aide en ligne (F1) - Révision des déboursés inclus aux paiements directs

Le processus de révision des déboursés inclus aux paiements directs est semblable à celui de la préparation du fichier initial des paiements directs.

  1. Dans la fenêtre Révision des déboursés inclus aux paiements directs, sélectionner le Compte de banque défini pour les paiements directs
  2. Entrer une Date du déboursé. Cette date sert de filtre pour afficher les transactions. Maestro* affiche seulement les paiements dont la date de déboursé est égale ou inférieure à la date sélectionnée.
  3. Cliquer sur Accepter.
  4. Sélectionner les transactions à traiter à l’aide de la souris. Pour sélectionner plusieurs transactions, maintenir les touches CTRL ou SHIFT enfoncées. Il est important de bien sélectionner toutes les transactions à inclure dans le fichier. De plus, aucune validation ne peut être effectuée sur les déboursés sélectionnés. Pour éviter de transférer des fonds par erreur à un fournisseur déjà payé, il est important de s'assurer de choisir uniquement des déboursés pour lesquels la première tentative de transfert a échoué.
  5. Cliquer sur Sélectionner.

Un message de confirmation s’affiche pour confirmer le changement de l’état des déboursés sélectionnés afin de les inclure à nouveau dans un fichier de paiement direct.

  1. Cliquer sur Oui.

 

Cette fonction ne modifie pas le fichier de paiement direct. Elle modifie uniquement l’état des déboursés sélectionnés afin qu’ils redeviennent disponibles pour le paiement direct. De plus, la fonctionnalité ne génère pas de nouveau fichier de paiement direct. Pour inclure de nouveau les déboursés dans un fichier de paiement direct, il est nécessaire de refaire une Préparation du fichier des paiements directs.

Dans les Configurations diverses (section Paiements du module Achats et approvisionnement), si un fournisseur a été identifié dans le champ Fournisseur servant au transfert des paiements directs, maestro* renverse l’écriture qui avait été faite automatiquement lors de la préparation du fichier des paiements directs. Si aucun fournisseur n’est spécifié, aucune écriture de renversement n’est effectuée.

Transfer the Total Amount of the Direct Payment from the Transit Bank Account to the Actual Bank Account

  • Rappelons que cette dernière étape, qui complète le processus de réalisation d'un paiement direct, ne doit être effectuée que si :
    1. un code fournisseur n'a pas été identifié dans le champ Fournisseur servant au transfert des paiements de l’option Configurations diverses du module Achats et approvisionnement, dans la section Paiements; ET
    2. Un compte de banque transitoire a été créé pour réaliser les paiements directs (étapes b. et c. des Configurations préalables aux paiements directs),
  •  
  • Il est possible d'éviter la réalisation des actions listées ci-dessous en vous assurant de compléter TOUTES les Configurations préalables aux paiements directs (incluant l'étape f.).
  •  
    •   maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Achats et approvisionnement ˃ Paiements ˃ Déboursé individuel
  •  
  • Les actions qui suivent permettent en effet d'effectuer un déboursé individuel et de transférer automatiquement le montant des paiements directs émis depuis le compte de banque interne vers le compte de banque courant. Si cette étape n'est pas réalisée, le montant total du paiement direct n'apparaîtra pas lors de la conciliation bancaire du compte de banque réel.
  •  
    1. Dans la fenêtre Déboursé individuel, sélectionner le fournisseur bidon et servant aux paiements directs dans le champ Code fournisseur.
    1. Modifier la date au besoin.
    2. Écrire un numéro de référence dans le champ No chèque (il peut s'agir, par exemple de PDIRECT... maestro* accepte plus d'une fois un même numéro de chèque fictif).
    3. Compléter la grille de ventilation en inscrivant le numéro de compte de banque interne à débiter ainsi que le montant total du fichier des paiements directs. Ce total s'affichera également à la droite du champ Achat.
    4. S'il y a lieu, modifier le compte de banque afin qu'il affiche le compte de banque réel des opérations de l'entreprise.
    5. Sélectionner la nature du déboursé, soit: 1 - Standard, à partir des choix du menu déroulant dans le champ Type de déboursé individuel.
    6. Cliquer sur l'icône Enregistrer.

    Le déboursé s'ajoute dans la section Sommaire des transactions non transférées. Il est maintenant possible de transférer la transaction à même l'option Déboursé individuel, en cliquant sur l'icône Transférer, ou de visualiser à l'avance l'écriture qui sera générée à partir de l'option Liste des déboursés. Enfin, le déboursé pourra aussi être transféré à partir de l'icône Transfert des transactions du menu général de maestro*.

     

    Dans la section Paiements du sous-module Achats et approvisionnement, peuvent s'afficher les options suivantes :

    • Liste de vérification des décaissements;
    • Prép. du fichier des décaissements;
    • Révision des déboursés inclus aux décaissements.

    Ces options ne sont pas liées aux paiements effectués par virement (paiements directs), mais plutôt à l'utilisation du service de Vérification des décaissements (Positive Pay), offert par certaines institutions bancaires. Consulter le document CAP01 pour en savoir davantage sur ce service.

    Notes :

     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

    Intégrer des factures numériques à maestro*

    Au fil du temps, maestro* s'est actualisé et enrichi d'outils permettant de lier les documents-sources aux transactions dont ils sont à l'origine. À l'aide du module Gestion des documents de maestro*, les factures d'origine peuvent désormais être enregistrées dans le logiciel-même, être jointes à la transaction pour en faciliter la consultation ou, encore mieux, elles peuvent accélérer la création de la transaction en l'initiant.

    Les étapes qui suivent illustrent les processus nécessaires à :

    • la création d'un achat de projet dans maestro* à partir d'une facture reçue par courriel;
    • la création d'un achat de projet dans maestro* à partir d'une facture numérisée dans un répertoire préalablement identifié;
    • l'enregistrement dans maestro* et la liaison de la facture d'origine à un achat de projet créé.

    Utiliser le programme complémentaire Outlook pour créer un achat de projet

    Maestro* dispose d'une fonctionnalité très appréciée des utilisateurs qui permet d'initier, entre autres, des transactions d'achat de projet à partir de factures présentes dans une boîte de courriels Outlook. Cette fonctionnalité, appelée Bureau sans papier, rend possible la création partielle d'un achat de projet à partir d'Outlook et, de ce fait, élimine la nécessité d'imprimer une facture avant de procéder à sa saisie dans maestro*. Non seulement la transaction est-elle initiée dans le progiciel, la facture-même est aussi enregistrée dans maestro*. L'utilisateur n'a qu'à récupérer la transaction initiée et à la compléter, telle une transaction créée à même maestro*.

    Pour intégrer des factures numériques à partir d'Outlook, deux conditions préalables sont nécessaires :

    1. Dans un premier temps, un programme complémentaire Outlook de maestro* (appelé Add-in Outlook) doit figurer dans la boîte courriel Outlook de l'utilisateur. Ce programme s'installe d'emblée lors du téléchargement de maestro*. Dans le cas de maestro*CLOUD, il doit faire l'objet d'une installation spécifique. Consulter les documents d'aide à l'installation au besoin : Installer le programme complémentaire (Add-in) Outlook pour maestro*CLOUD.
    1. Dans un deuxième temps, la Gestion des documents doit minimalement être utilisée; une catégorie de documents doit être créée, dans la Gestion des documents de maestro*, pour accueillir les éventuelles factures à l'origine des transactions initiées. Pour en savoir davantage sur le processus de création de catégorie de documents dans la Gestion des documents, consulter l'étape à cet effet dans le Comment faire - Utiliser la fonctionnalité Bureau sans papier.

     

    La fonctionnalité Bureau sans papier n'est pas limitée aux transactions d'achat de projet; elle est aussi disponible pour accélérer le processus d'entrée des réceptions de marchandises, des factures résultant de commandes préalables dans maestro*, des billets de carrière et de béton, etc. Qui plus est, les documents sources peuvent être ajoutés à partir de maestro*MOBILE si désiré. Enfin, mentionnons que le programme complémentaire Outlook (Add-in) permet également d'enregistrer une pièce jointe ou un courriel dans maestro*, à partir de la boîte courriels, sans qu'aucune transaction ne soit initiée. Consulter le document Utiliser le programme complémentaire (Add-in) Outlook pour maestro* ou Utiliser le programme complémentaire (Add-in) Outlook pour maestro*CLOUD pour en savoir davantage.
    Créer un achat de projet partiel dans maestro* à partir d’une facture reçue par courriel, dans Outlook
    1. Dans Outlook, sélectionner le courriel et cliquer sur le libellé Maestro de la barre d'outils.
    2. Sélectionner Transfert vers maestro*.
    1. Dans la fenêtre Transfert vers maestro*, sélectionner le contact s'il y a lieu et s'il n'apparaît pas d'emblée.

     

    Prendre note que ce champ n'est pas obligatoire et que l'utilisation du module Gestion des contacts n'est pas essentielle à celle de la fonctionnalité Bureau sans papier.
    1. S'il y a lieu, inscrire une description.
    2. Dans le champ Type, sélectionner Transaction à créer dans maestro*.

     

    La seconde option pour le champ Type, soit Transaction existante, permet d'enregistrer un courriel ou une pièce jointe dans une catégorie de documents de maestro*, mais sans qu'une transaction ne soit initiée.
    1. Dans le champ Destination, sélectionner Achat de projet, soit l'option dans laquelle doit se trouver la transaction à créer (déterminant par le fait même la catégorie de documents indiquée un peu plus bas dans la fenêtre).
    1. Compléter les champs Fournisseur, Projet, No facture, Date, Montant et Description pour renseigner les champs équivalents dans l'achat de projet qui sera initié.
    2. Cocher la case Sauvegarder le courriel, s'il y a lieu, ou Sauvegarder les pièces jointes pour enregistrer la facture d'achat dans maestro*.

     

    Seule une (la première) pièce jointe peut être enregistrée dans maestro* à l'aide du programme complémentaire (Add-in) Outlook. Si plusieurs pièces jointes figurent dans un unique courriel, il sera nécessaire d'enregistrer les autres sur le poste de travail puis de les importer et/ou créer les transactions d'achat de projet dans maestro* à l'aide de l'une des autres méthodes proposées, soit de créer un achat de projet à partir d'un document numérisé ou de joindre un document à un achat de projet.

    Cliquer sur le bouton Accepter.

    1. Cliquer sur Ok lors de l'affichage du message de confirmation puis fermer la fenêtre.
    2. Poursuivre à l'étape : Récupérer et compléter un achat de projet partiel, initié à partir du programme complémentaire Outlook, dans maestro*.
    Créer un achat de projet partiel dans maestro*CLOUD à partir d’une facture reçue par courriel, dans Outlook

    Dans Outlook :

    1. Sélectionner le courriel et cliquer sur l'icône Transfert vers maestro*.
    2. Dans le panneau qui s'ouvre dans la portion droite de la fenêtre, cliquer sur le bouton Transfert vers maestro*.

    Dans maestro* :

      maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Gestion de documents > Importation de courriels Outlook

     

    1. Ouvrir l'option Importation de courriels Outlook.
    2. Dans la fenêtre Transfert vers maestro*, sélectionner le contact.

     

    Prendre note que ce champ n'est pas obligatoire et que l'utilisation du module Gestion des contacts n'est pas essentielle à celle de la fonctionnalité Bureau sans papier.
    1. S'il y a lieu, entrer une description.
    2. Dans le champ Type, sélectionner Transaction à créer dans maestro*.

     

    La seconde option pour le champ Type, soit Transaction existante, permet d'enregistrer un courriel ou une pièce jointe dans une catégorie de documents de maestro*, mais sans qu'une transaction ne soit initiée.
    1. Dans le champ Destination, sélectionner Achat de projet, soit l'option dans laquelle doit se trouver la transaction à créer (déterminant par le fait même la catégorie de documents indiquée un peu plus bas dans la fenêtre).
    1. Compléter les champs Fournisseur, Projet, No facture, Date, Montant et Description pour renseigner les champs équivalents dans l'achat de projet qui sera initié.
    2. Cocher la case Sauvegarder le courriel, s'il y a lieu, ou Sauvegarder les pièces jointes pour enregistrer la facture d'achat dans maestro*.

      3.  

      Seule une (la première) pièce jointe peut être enregistrée dans maestro* à l'aide du programme complémentaire (Add-in) Outlook. Si plusieurs pièces jointes figurent dans un unique courriel, il sera nécessaire d'enregistrer les autres sur le poste de travail puis de les importer et/ou créer les transactions d'achat de projet dans maestro* à l'aide de l'une des autres méthodes proposées, soit de créer un achat de projet à partir d'un document numérisé ou de joindre un document à un achat de projet.

    3. Cliquer sur l'icône Appliquer.
    4. Cliquer sur l'icône Quitter.
    5. Compléter l'achat de projet dans maestro* tel qu'indiqué à l'étape Récupérer et compléter un achat de projet partiel, initié à partir du programme complémentaire Outlook, dans maestro*.
    Récupérer et compléter un achat de projet partiel, initié à partir du programme complémentaire Outlook, dans maestro*
      maestro* > Achat et approvisionnement > Achat et approvisionnement > Achats > Achat de projet

     

     

    1. Une fois la fenêtre ouverte, cliquer sur l’icône Transactions en attente.
    2. Sélectionner l'achat de projet partiel à compléter.

    La facture jointe à l'achat de projet s’affiche dans le visualiseur de maestro*.

    1. Cliquer sur l’icône Accepter.
    2. Modifier, s’il y a lieu, les informations déjà présentes dans l'onglet Détail.
    3. Compléter l'achat de projet (section Détail et grille de ventilation) tel que vu dans le cours CAP03 et cliquer sur l’icône Enregistrer.

    L'achat de projet est désormais traité et n’apparaît plus dans la grille des transactions en attente mais bien dans les transactions non transférées. L'utilisateur peut ensuite procéder au transfert, à partir de la fenêtre Achat de projet ou de l'icône Transfert des transactions, affichée dans le menu principal de maestro*.

     

    Si une transaction non transférée et créée à partir des transactions en attente (donc initiée à partir du programme complémentaire Outlook)) est supprimée, celle-ci deviendra À traiter et figurera à nouveau dans la liste des Transactions en attente. De plus, une transaction en attente ne peut être supprimée qu'à partir de l'option Gestion des transactions en attente (maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Gestion des transactions en attente).

    Créer un achat de projet à partir d'un document numérisé

    Certaines entreprises choisissent d'enregistrer toutes les factures reçues (qu'elles l'aient été par courriel ou numérisées à la suite de leur réception par courrier) dans un répertoire commun aux employés responsables des comptes à payer. Une fois identifié dans les Configurations générales de maestro*, les utilisateurs peuvent, à partir de l'option Achat de projet, récupérer les factures de ce répertoire pour les afficher sur un second écran, créer les transactions d'achat de projet correspondantes puis rattacher lesdites factures aux transactions si désiré. Cette procédure facilite la saisie des factures pour les utilisateurs qui disposent d'un minimum de deux moniteurs (écrans); la facture s'affiche sur l'un et la fenêtre d'achat de projet sur l'autre. Voici comment faire :

      maestro* > Achat et approvisionnement > Achat et approvisionnement > Achats > Achat de projet

     

     

    Configurations préalables dans maestro*

    Tel que mentionné, les paramètres de la section Création de transactions à partir de documents numérisés, dans l'option Documents des Configurations générales, devront avoir été complétés afin que maestro* soit en mesure de proposer les documents enregistrés lors de la création d'achats de projet.
    1. Dans la fenêtre Achat de projet, cliquer sur l'icône Création d'une transaction à partir d'un document numérisé.
    2. Dans la fenêtre Importation de documents, sélectionner la facture désirée puis cliquer sur Accepter. Cette action aura pour effet d'afficher la facture sur un écran complémentaire ainsi que de revenir à la fenêtre d'achat de projet sur l'écran principal.
    1. Compléter l'achat de projet tel que vu dans le cours CAP03.

    Selon les indications fournies dans les Configurations générales pour la création de transactions à partir de documents numérisés, la facture numérisée sera jointe à la transaction ou supprimée mais chose certaine, elle ne figurera plus dans le répertoire des documents à traiter.

    Joindre un document à un achat de projet

    Enfin, il est toujours possible de réaliser l'achat de projet proprement dit dans maestro* puis d'y joindre la facture. Ainsi, une facture déjà enregistrée sur le poste de travail de l'utilisateur pourra être rattachée à la transaction créée et, par le fait même, sauvegardée dans la Gestion des documents de maestro*.

      maestro* > Achat et approvisionnement > Achat et approvisionnement > Achats > Achat de projet

     

    Pour ce faire :

    1. Dans la fenêtre Achat de projet, lorsque la transaction d'achat de projet est complétée ou sélectionnée, cliquer sur l'icône Documents.
    2. Dans la fenêtre Gestion des documents, cliquer sur l'icône Sélectionner un fichier.
    3. Retracer la facture enregistrée sur le poste de travail puis l'ouvrir.
    4. Sélectionner ensuite la Catégorie correspondant aux achats de projet.
    1. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
    2. Cliquer sur Quitter.

    L'icône Documents a été modifiée et un symbole de document s'est ajouté à celle-ci, signifiant qu'un document est désormais rattaché à la transaction.

     

     

    Notes :

     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

    Gérer les cartes de crédit dans maestro*

    Différentes façons de faire ont été expérimentées, dans maestro*, pour gérer les cartes de crédit. La méthode résumée ici est celle recommandée par Maestro et détaillée dans le Comment faire - Gérer les cartes de crédit, consistant à gérer les achats par carte de crédit en créant un compte de banque interne. Elle présente les avantages de permettre un suivi détaillé des dépenses rattachées à chacune des cartes, en plus d'impacter les coûts de projet dès la saisie des factures payées par cartes de crédit et de permettre la conciliation des dépenses à l'aide du relevé de carte de crédit. Cette méthode, applicable pour une seule carte et utile si un employé détient une carte de crédit de l'entreprise et qu'il s'en sert pour effectuer des achats spontanés, peut être résumée par les six étapes énumérées ci-dessous. Évidemment, si plusieurs cartes de crédit sont utilisées par les employés, les étapes 1, 2 et 3 devront d'abord être reproduites pour chacune des cartes.

    Sommaire des étapes

    (Étapes préalables à la saisie des dépenses et au paiement de la carte de crédit, dans maestro*)

    1. Dans un premier temps, un compte de grand livre de type Banque doit être ajouté à la charte de comptes, dans maestro*.
    2. Un compte de banque interne, associé à ce nouveau compte de grand livre, devra aussi être créé dans maestro*. Il est suggéré de lui associer le nom de la carte de crédit, par exemple Visa bureau.1 Cette étape permettra, ultérieurement, d'effectuer la conciliation des dépenses payées à l'aide de cette carte de crédit avec le relevé de carte de crédit.
    3. Créer des fournisseurs :
      1. Créer un fournisseur pour chacun des fournisseurs chez qui un achat est effectué avec la carte de crédit. Les dépenses pourront y être associées. Certaines entreprises choisissent de créer des fournisseurs génériques pour les dépenses de type essence, restaurant, etc. Le Mode de paiement sélectionné, lors de la configuration de ces nouveaux fournisseurs, doit être Chèque.
      2. Créer également un fournisseur fictif à associer à la carte de crédit (le Mode de paiement doit aussi être Chèque). Ce fournisseur sera utilisé pour effectuer le déboursé individuel et ainsi transférer automatiquement le montant déboursé dans le compte de banque interne (associé à la carte de crédit) au compte de banque courant.

    (Étape liée à la saisie des dépenses portées à la carte de crédit)

    1. Effectuer des achats de projet pour chacune des dépenses portées à la carte de crédit, les imputer aux fournisseurs créés à l'étape 3 a. et sélectionner Oui dans le champ Paiement immédiat. Il va de soi que le compte de banque interne associé à la carte de crédit devra être choisi. De plus, un numéro de chèque devra être inscrit.

    (Étapes liées à la conciliation et au paiement du relevé de la carte de crédit)

    1. Réaliser une conciliation bancaire du compte de banque interne associé à la carte de crédit à l'aide du relevé à payer pour ainsi s'assurer que toutes les dépenses ont été saisies dans maestro*.
    2. Effectuer le paiement correspondant au total du relevé bancaire par le biais d'un achat de projet ou d'un déboursé individuel.

    Détail des étapes

    1. Créer un compte de grand livre de type Banque
      maestro* ˃ Comptabilité ˃ Maintenance ˃ Comptabilité ˃ Gestion des comptes

     

    Tout d'abord, dans l'option Gestion des comptes, créer un compte de grand livre de type Banque.

    1. Cliquer sur l'icône Nouveau.
    2. Attribuer un Numéro au compte.
    3. Inscrire le nom de la carte de crédit dans le champ Description.
    4. Sélectionner 0 - Banque dans le champ Type.
    5. Compléter les autres champs et vous référer à l'aide Gestion des comptes, au besoin.
    6. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
    2. Créer un compte de banque interne
      maestro* ˃ Comptabilité ˃ Maintenance ˃ Comptabilité ˃ Gestion des comptes de banque

     

    Créer ensuite le compte de banque interne à associer au compte de grand livre créé précédemment. C'est à partir de ce compte de banque interne que seront traités les déboursés immédiats lors de l'entrée des achats payés avec la carte de crédit.

    1. Dans la fenêtre Gestion des comptes de banque, cliquer sur l'icône Nouveau.
    2. Dans le champ Compte GL, sélectionner le compte de grand livre créé à l'étape précédente.
    3. Dans le champ Type de gestion, choisir Interne.
    4. Cocher la case Conciliation des déboursés, pour faire apparaître, éventuellement, les transactions de déboursés correspondant aux achats effectués avec la carte de crédit.
    5. Sélectionner Oui dans le champ Conciliation des recettes.
    6. Inscrire le nom de la carte de crédit, soit le même nom que le compte de grand livre créé à l'étape précédente.
    7. Compléter les autres champs et vous référer à l'aide Gestion des comptes de banque, au besoin.
    8. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
    3. Créer les fournisseurs
      maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Maintenance ˃ Fournisseurs ˃ Gestion des fournisseurs

     

    Tel qu'indiqué en préambule, il sera nécessaire de créer un fournisseur, dans maestro*, pour chacun des fournisseurs chez qui un achat aura été effectué avec la carte de crédit.

    Il sera également nécessaire de créer le fournisseur fictif permettant de réaliser, en dernier lieu, un déboursé individuel.

    Créer les fournisseurs pour les achats effectués avec la carte de crédit

    S'ils sont déjà connus et absents de la liste des fournisseurs déjà présents dans maestro*, créer les fournisseurs chez qui ont été effectués les achats payés avec la carte de crédit.

    1. Cliquer sur l'icône Nouveau.
    2. Compléter les champs nécessaires, en consultant l'aide Gestion des fournisseurs, au besoin, ou le contenu du cours CAP02.
    3. Vous assurer de sélectionner Chèque dans le champ Mode de paiement de l'onglet Paiement direct.
    4. Cliquer sur l'icône Enregistrer lorsque complété.
    Créer un fournisseur fictif à associer à la carte de crédit

    Créer ensuite un nouveau fournisseur, fictif, qui permettra d'effectuer le déboursé du montant total du relevé de carte de crédit et d'appliquer ce montant au compte de grand livre réel de la banque.

    1. Cliquer sur l'icône Nouveau.
    2. Inscrire, par exemple Visa, dans le champ Nom.
    3. Compléter les champs nécessaires, en consultant l'aide Gestion des fournisseurs, au besoin, ou le contenu du cours CAP02.
    4. Vous assurer de sélectionner Chèque dans le champ Mode de paiement de l'onglet Paiement direct.
    5. Cliquer sur l'icône Enregistrer lorsque complété.
    4. Effectuer les achats de projet
      maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Achats et approvisionnement ˃ Achats ˃ Achat de projet

     

    Une fois les fournisseurs créés dans maestro*, il est possible de saisir les achats effectués et payés avec la carte de crédit. Ces achats peuvent être entrés individuellement, à partir de l'option Achat de projet, ou encore les uns à la suite des autres, à partir de l'option Achat de projet en lot.

    1. À partir de la fenêtre Achat de projet, par exemple, cliquer sur l'icône Nouveau.
    2. Sélectionner le fournisseur.
    3. Dans la section Paiement immédiat de l'onglet Détail, sélectionner Oui dans le champ Paiement immédiat.
    4. Inscrire une date, VISA ou un numéro significatif dans le champ alphanumérique No chèque.

     

    L'inscription de données dans le champ No chèque fera en sorte qu'aucun véritable chèque physique ne sera imprimé. De plus, il est possible de réutiliser plus d'une fois un même « no de chèque » pour un même fournisseur. Comme il s'agit d'un champ alphanumérique, l'utilisateur peut aussi choisir d'inscrire la date ou encore "PARCARTE".
    1. Sélectionner le compte de banque créé spécifiquement pour effectuer les déboursés des achats payés avec la carte de crédit.
    2. Compléter les autres champs nécessaires tel que vu dans le contenu de cours CAP03 et expliqué dans l'aide Achat de projet.
    3. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
    4. Transférer la transaction selon le processus établi.
    5. Procéder de même pour l'ensemble des achats payés à l'aide de la carte de crédit.
    5. Concilier le compte de banque interne avec le relevé de carte de crédit
      maestro* ˃ Comptabilité ˃ Gestion financière ˃ Conciliation bancaire ˃ Conciliation bancaire

     

    Effectuer la conciliation du compte de banque interne avec le relevé de carte de crédit pour s'assurer que toutes les transactions d'achats ont bien été saisies dans maestro*.

    1. Dans la fenêtre Conciliation bancaire, choisir le compte de banque interne créé spécifiquement pour effectuer les paiements avec la carte de crédit dans le champ Compte de banque.
    2. Sélectionner la période et la date de conciliation désirées.
    3. Cliquer sur Ok.
    4. Dans la nouvelle fenêtre qui s'affiche, cocher la case Concilié des transactions correspondant aux achats qui figurent sur le relevé de compte. Consulter l'aide Conciliation bancaire, au besoin.
    5. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
    6. Payer le relevé de carte de crédit

    La dernière étape consiste à vouloir créditer le compte de banque réel du montant total du relevé de carte de crédit et à débiter du même montant le compte de banque interne, imputé précédemment. Les deux écritures comptables à réaliser sont donc les suivantes :

    Écriture no 1

     

    DT Compte de banque interne utilisé pour réaliser les déboursés des achats payés par carte de crédit

    CT Fournisseur fictif VISA

     

    Écriture no 2

     

    DT Fournisseur fictif VISA

    CT Compte bancaire courant de l'entreprise

    Deux options permettent de réaliser la transaction qui, une fois transférée, aura pour effet de générer ces deux écritures :

    • L'option Achat de projet, privilégiée, puisqu'elle impose la sélection d'un projet, d'une activité et d'un groupe;
    • L'option Déboursé individuel, où seul un numéro de compte doit être inscrit dans la grille de ventilation. Rappelons-nous, toutefois, que toute entreprise qui souhaite générer des rapports de bilan pour différents départements aura besoin que toutes les transactions affectant un compte de bilan soient associées à un projet, sans quoi les rapports seront faussés. Dans maestro*, l'identification d'un PAG est nécessaire pour toutes les transactions effectuées dans le logiciel. En de rares occasions, à quelques exceptions près et tout dépendant des besoins de l'entreprise en terme de "reporting", l'utilisation d'options qui n'obligent pas la sélection d'un PAG est déconseillée.
    Payer le relevé par le biais d'un achat de projet
      maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Achats et approvisionnement ˃ Achats ˃ Achat de projet

     

    1. Dans la fenêtre Achat de projet, cliquer sur l'icône Nouveau.
    2. Sélectionner le fournisseur de carte de crédit.
    3. Compléter les champs No facture et Date.
    4. Dans la section Paiement immédiat de l'onglet Détail, sélectionner Oui dans le champ Paiement immédiat.
    5. Inscrire une date, VISA ou un numéro significatif dans le champ alphanumérique No chèque.
    6. Sélectionner le compte de banque réel de l'entreprise, dans lequel sera prélevé le montant total du relevé de carte de crédit.
    7. Dans la grille de ventilation, compléter la première ligne en inscrivant, entre autres, le projet, l'activité et le groupe correspondant au compte de banque interne de la carte de crédit ainsi que le montant total du relevé. Consulter le contenu de cours CAP03 our plus d'explications sur chacun des champs.
    8. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
    9. Transférer la transaction selon le processus établi.
    Payer le relevé par le biais d'un déboursé individuel
      maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Achats et approvisionnement ˃ Paiements ˃ Déboursé individuel

     

    1. Dans la fenêtre Déboursé individuel, cliquer sur l'icône Nouveau.
    1. Sélectionner le fournisseur fictif créé pour le fournisseur de carte de crédit.
    2. Inscrire la date de paiement du relevé de carte de crédit dans le champ No chèque ou laisser ce dernier vide si un chèque physique doit être émis.
    3. Dans le champ Compte : Banque, sélectionner le compte de banque courant de l'entreprise.
    4. Sélectionner 1- Standard dans le champ Type de déboursé individuel.
    5. Dans la grille de ventilation, inscrire le numéro de compte de banque interne créé pour la carte de crédit, de même que le montant total du relevé.
    6. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
    7. Cliquer sur le déboursé, maintenant affiché dans la section Sommaire des transactions non transférées, pour le sélectionner .
    8. Cliquer sur l'icône Transférer.
    9. Répondre Oui aux messages de confirmation.
    10. Fermer les fenêtres et quitter.

    Notes :

     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

    Répertorier et effectuer le suivi des dénonciations et des quittances des fournisseurs et sous-traitants dans maestro*

    Maestro* met à la disposition de ses clients des options vouées à la gestion des dénonciations2; ils peuvent à la fois produire des dénonciations mais aussi enregistrer celles-reçues de leurs sous-traitants et produire des quittances.

     

    Option permettant de créer des dénonciations de contrat et des quittances

    maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation ˃ Dénonciation ˃ Dénonciation

    Option permettant d'enregistrer les dénonciations reçues

    maestro* ˃ Projets ˃ Gestion des opérations ˃ Fonctions ˃ Dénonciation

     

    La première option de Dénonciation (affichée dans le module de Facturation) permet de produire et enregistrer des dénonciations, de même que les quittances qui y sont reliées. La production et création comme telles de ces documents dans maestro*, dans un contexte où c'est un client qui constitue l'entreprise dénoncée, est couverte dans le contenu de cours CAR03.

    La seconde option de Dénonciation (soit celle affichée dans le module Projets) sert à répertorier et enregistrer les dénonciations et quittances reçues. Cette dernière pourrait être utilisée, par exemple, par un entrepreneur général qui accorde un contrat à un sous-traitant pour des travaux spécialisés. La séquence simplifiée des actions qui s'articuleraient autour de la réception de la dénonciation et de la quittance dans maestro* serait la suivante :

    1. Attribution du contrat à un fournisseur;
    2. Réception de la dénonciation;
    3. Réception de la facture;
    4. Paiement de la facture;
    5. Réception de la quittance.

    Puisque le présent document porte sur la réalisation de transactions liées aux comptes à payer, les étapes suivantes présentées sont celles consistant à enregistrer la dénonciation venant d'un tiers et les quittances qui lui sont associées.

      maestro* ˃ Projets ˃ Gestion des opérations ˃ Fonctions ˃ Dénonciation

     

     

    Aide en ligne (F1) - Dénonciation

    L'option Dénonciation permet de gérer les dénonciations liées aux projets, soit celles provenant des fournisseurs ou des fournisseurs de ceux-ci. Lors de l’entrée d’un déboursé par projet ou de l’entrée d’un déboursé par fournisseur, maestro* affiche, à titre informatif, les montants totaux des dénonciations saisies dans cette option et en lien avec le projet. Cette option permet également de conserver, pour chaque dénonciation, les dates et les montants des quittances. Une liste imprimable est disponible à partir de cet écran.

     

    Les dénonciations liées à un projet peuvent être consultées à partir de la Consultation des projets.

    Enregistrer une dénonciation

    1. Dans la fenêtre Dénonciation, cliquer sur l'icône Nouveau.
    1. Inscrire le nom de la personne-ressource dans le champ Nom ainsi que ses coordonnées téléphoniques dans le champ suivant.
    2. Noter le numéro de référence du fournisseur, au besoin.
    3. Sélectionner la Date de la dénonciation.
    4. Choisir ensuite le fournisseur ayant effectué la dénonciation.
    5. Inscrire le numéro du projet de maestro*.
    6. S'il y a lieu, noter le numéro de commande liée à la dénonciation.
    7. Inscrire ensuite le montant de cette dénonciation.

     

    Le montant de la dénonciation est mis à jour automatiquement si des ajouts sont enregistrés dans l’onglet Avis de changement dans le Contrat de sous-traitance et que le transfert du contrat a été effectué. Le montant mis à jour est le montant de l’avis de changement incluant les taxes. Pour que le montant de la dénonciation soit mis à jour, les champs Fournisseur, Projet et Commande du Contrat de sous-traitance doivent correspondre à ceux de la Dénonciation.
    1. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
    2. Cliquer sur OK pour confirmer l'ajout de la dénonciation.

    Un code est attribué à la dénonciation et son fournisseur et ses informations s'affichent dans le Sommaire des dénonciations, dans la portion supérieure de la fenêtre.

    Enregistrer une quittance

    Pour entrer les quittances avec une dénonciation déjà saisie dans maestro* :

    1. Dans la portion supérieure de la fenêtre Dénonciation, sélectionner celle désirée.
    2. Dans la portion inférieure de cette même fenêtre et dans le tableau des Quittances, inscrire la date et le montant du paiement.
    3. Cliquer sur l'icône Enregistrer.

    Lorsque le montant des quittances correspond au montant de la dénonciation, maestro* change l’état de la dénonciation pour l’état Fermé et affiche la date de fin de la dénonciation dans le champ prévu à cet effet.

     

    Rappel

    Deux paramètres des Configurations générales du module Achat et approvisionnement permettent d'afficher, lors de l'entrée d'un achat, une fenêtre contenant les dénonciations rattachées au fournisseur (case Suivi de dénonciation de l'onglet Généralités) et d'attribuer un état par défaut aux factures liées à une dénonciation (champ État de la facture de la dénonciation dans l'onglet Achats).

    Notes :

     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

    Utiliser la fonctionnalité Transactions répétitives pour effectuer des achats de projet

    Plusieurs frais d'entreprise sont payables à chaque mois, ou sont récurrents dans l'année. D'ailleurs, plusieurs d'entre eux sont réglés par le biais de paiements pré autorisés (PPA). Il peut s'agir, par exemple, de frais d'assurance, de chauffage, de services Internet, d'un loyer, du remboursement d'un prêt automobile ou d'équipement, etc. Aussi, pour faciliter et accélérer la tâche, maestro* met à la disposition des utilisateurs une fonctionnalité appelée Transactions répétitives3. À l'image de modèles de transactions, maestro* permet d'enregistrer un achat de projet pour en faire un gabarit qui pourra éventuellement être récupéré et utilisé à maintes reprises.

    La création et l'utilisation d'une transaction répétitive dans maestro* sont fort simples. D'ailleurs, le Comment faire - Configurer des transactions répétitives les résume très bien.

      maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Achats et approvisionnement ˃ Achats ˃ Achat de projet

     

    Créer une transaction d'achat de projet répétitive

    1. Dans la fenêtre de l'option Achat de projet, cliquer sur l'icône Transactions répétitives, située dans la barre d’outils.

    Le contenu de la fenêtre se modifie : la section Sommaire des transactions précédente est remplacée par un Sommaire des transactions répétitives et de nouvelles sections Détails et la Grille de ventilation s'affichent.

    1. Compléter les champs récurrents et la grille de l'achat de projet.
    2. Cliquer sur l'icône Enregistrer.

    L'achat de projet apparaît désormais dans le Sommaire des transactions répétitives et peut être utilisé au besoin.

     

    Afin de ne pas oublier de modifier les quantités et/ou montants de l'achat de projet lors d'une utilisation prochaine de la transaction répétitive s'il y a lieu de le faire, il est suggéré d'inscrire 1 comme quantité et/ou montant.

    Utiliser une transaction répétitive existante pour réaliser un achat de projet

    Pour créer une transaction à partir d'une transaction répétitive d'achat de projet :

    1. Dans la fenêtre Achat de projet, cliquer sur l'icône Transactions répétitives si ce n'est déjà fait.
    2. Dans la section Sommaire des transactions répétitives, sélectionner le modèle de transaction à utiliser en cliquant sur celui-ci.
    3. Vérifier les informations, quantités et montants inscrits. Les modifier au besoin.
    4. Cliquer sur l’icône Transférer dans les entrées régulières.
    1. Une fenêtre intitulée Achat de projet répétitif s’affiche. Cliquer sur Ok.
    1. Cliquer à nouveau sur Ok lorsque le message de confirmation indique que la transaction a été ajoutée aux transactions régulières.
    2. Cliquer sur l'icône Transactions régulières.

    La nouvelle transaction, créée à l'aide des transactions répétitives, a été ajoutée au Sommaire des transactions non transférées. Il est maintenant possible de la sélectionner, modifier et transférer si désiré, tel tout achat de projet.

     

    Pour revoir les notions liées aux achats de projet et déboursés, cliquer ici.

    Paiements préautorisés

    Rappelons également que les paiements préautorisés dans un compte de banque de l'entreprise sont comptabilisés à même la transaction d'achat de projet. La section Paiement immédiat doit être complétée et l'inscription PPA-XXXX doit figurer dans le champ No chèque de l'option. Aucune action supplémentaire ne doit être exécutée dans maestro* dans ce cas, outre la vérification lors de la conciliation bancaire.

    Notes :

     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

    Approuver des factures à payer

    L'option Approbation des factures à payer consiste en un système d'approbation de base, faisant en sorte que l'approbation d'un utilisateur désigné est requise pour payer une facture. Il permet à l'utilisateur d'approuver les factures qui lui sont soumises ou pour lesquelles il a les droits d'approbation (en fonction du poste occupé, tel un gérant de projet, ou selon les paramètres de sécurité qui lui sont attribués). Plus précisément, l'option rend possible la modification du code des factures apparaissant dans la fenêtre. Tel que vu précédemment dans le contenu de cours CAP02, neuf codes d'approbation peuvent être créés dans maestro* (maestro* > Achats et approvisionnement > Maintenance > Fournisseurs > Tableau des codes de factures à payer)pour répondre aux besoins de l'entreprise, en plus des trois codes déjà présents par défaut (soit les codes 0, 8 et 9).

    Contrairement à la Gestion des processus, un système d'approbation plus élaboré et permettant de mettre en place un processus de traitement des factures qui peut comporter plusieurs étapes, plusieurs approbateurs, l'envoi de courriels et la mise en place de conditions d'application (par exemple, une approbation supplémentaire peut être requise pour les factures totalisant 5000 $ ou plus, etc.), l'option Approbation des factures à payer n'envoie aucun indicateur ou rappel à l'utilisateur comme quoi des factures sont en attente d'une validation de sa part. Il doit lui même développer l'habitude de consulter l'option sur une base régulière pour y voir les factures en attente d'une approbation de sa part. Seront affichées, dans la fenêtre de l'option, les factures pour lesquelles :

    • l'utilisateur pour l'approbation n'est pas spécifié;
    • l'utilisateur pour approbation est l'utilisateur courant;
    • le numéro du code de facture à payer est plus grand que zéro.
      maestro* ˃ Achat et approvisionnement ˃ Achats et approvisionnement ˃ Achats ˃ Approbation des factures à payer

     

     

    Aide en ligne (F1) - Approbation des factures à payer

    Pour modifier, voire approuver une facture à payer :

    1. Cliquer sur le champ Code apparaissant à la droite du No facture et sélectionner un nouveau code; le code 8 - Facture transférée et à payer fait acte d'approbation.

    Il est possible de consulter la facture et d’en afficher les détails en double-cliquant sur le champ No facture.

    1. Cliquer sur l’icône Enregistrer.
    2. Appuyer sur l’icône Quitter.

    Il est possible de déterminer une couleur par code d’approbation en cliquant sur l’icône Configuration. Cette configuration est par usager et s’applique également aux options suivantes : Consultation des fournisseurs et Approbation des factures à payer (également disponible dans le tableau de bord).

    Personnaliser l’affichage des factures d’achats dans la grille de ventilation

    Toujours dans la fenêtre de l'option Approbation des factures, il est possible de personnaliser l'affichage. D'abord, l'utilisateur peut limiter l'affichage aux factures d'un projet donné en sélectionnant ledit projet à partir du menu déroulant situé à la droite du champ Filtrer par projet.

    Il peut également cliquer sur l’icône Configuration pour choisir une ou deux options parmi celles proposées.

    1. À partir de la fenêtre Options, cocher celle(s) désirée(s).
    2. Cliquer sur l’icône Enregistrer pour sauvegarder les paramètres d’affichage.

    Enfin, l'utilisateur peut définir, à partir de l'icône Configuration de l'option Tableau des codes de factures à payer (maestro* > Achats et approvisionnement > Maintenance > Fournisseurs > Tableau des codes de factures à payer) une couleur d'affichage par code d’approbation. Cette configuration n'est valide que pour l'utilisateur mais l'affichage se répercute dans l'option Consultation des fournisseurs, en plus de l'option Approbation des factures à payer.

    Notes :

     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

    Liste de vérification des acquis

    Légende

    Type

    Description

    C

    Configurations à finaliser

    A

    Approbation ou consultation auprès des dirigeants

    T

    Tests et essais

     

    Bloc CAP03

    No

    Type

    Tâche

    Employé responsable

    Date limite

    Fait

    1

    C

    Réviser les configurations reliées aux paiements directs (si utilisé)

     

     

    ü

    2

    T

    À l'aide du numéro d'émetteur de l'institution bancaire, tester le partage du fichier des paiements directs.

     

     

     

    3

    T

    Générer les confirmations de dépôts directs à partir de l'option Impression des chèques

     

     

     

    4

    T

    Préparer un fichier des dépôts bancaires.

     

     

     

    5

    T

    Réviser des déboursés inclus aux paiements directs

     

     

     

    6

    T

    Au besoin, transférer le montant total du paiement direct du compte de banque transitoire au compte de banque réel.

     

     

     

    7

    C

    Au besoin, installer le programme complémentaire (Add-in) Outlook; celui-ci est installé d'emblée avec maestro* mais pas avec maestro*CLOUD.

     

     

     

    8

    C

    Configurer une catégorie de documents pour les achats de projet

     

     

     

    9

    T

    Initier une transactions d'achat de projet dans maestro*, à partir d'une facture reçue par courriel.

     

     

     

    10

    T

    Récupérer et compléter l'achat de projet initié par le biais du programme complémentaire Outlook.

     

     

     

    11

    T

    Créer un achat de projet à partir d'un document numérisé

     

     

     

    12

    T

    Joindre un document à un achat de projet.

     

     

     

    13

    C

    Ajouter un compte de grand livre de type Banque pour chacune des cartes de crédit.

     

     

     

    14

    C

    Créer un compte de banque dans maestro* pour chacun des comptes de grand livre créés à l'étape précédente.

     

     

     

    15

    C

    Créer un fournisseur pour les cartes de crédit.

     

     

     

    16

    C

    Créer les fournisseurs nécessaires aux achats payés par carte de crédit.

     

     

     

    17

    T

    Saisir dans maestro* les achats payés par carte de crédit.

     

     

     

    18

    T

    Concilier le relevé de carte de crédit avec le compte de banque interne.

     

     

     

    19

    T

    Payer le relevé de carte de crédit.

     

     

     

    20

    T

    Enregistrer une dénonciation dans maestro*.

     

     

     

    21

    T

    Enregistrer une quittance dans maestro*.

     

     

     

    22

    T

    Créer une transaction d'achat de projet répétitive.

     

     

     

    23

    T

    Entrer un achat de projet à l'aide d'une transaction répétitive.

     

     

     

    24

    A

    Modifier le code d'une facture à payer.

     

     

     

    25

    C

    Personnaliser l'affichage des factures dans la fenêtre Approbation des factures à payer.

     

     

     

    26

     

     

     

     

     

    27

     

     

     

     

     

     

    Last modification: novembre 12, 2024