Gestion des contrats en gérance

OBJECTIF

La Gestion des contrats en gérance permet de facturer un client en fonction de l'avancement des travaux tout en majorant les prix coûtants d'un pourcentage de profit déterminé et tout en ajoutant des frais d'administration si désiré.

 

PRÉREQUIS

• Gestion des projets
• Gestion des clients
• Gestion des vendeurs
• Gestion des groupes de facturation

 

ICÔNES

Icônes de l'option Gestion des contrats en gérance

Seules les icônes non autoréférentielles ou ayant des particularités sont définies dans le tableau ci-bas.

Icône	Titre	Sert à
	Insérer une ligne de total	Dans l’onglet Bordereau, permet d’ajouter une ligne de total sous la ligne sélectionnée dans la grille.
	Importer les activités du projet	Permet à l'utilisateur d'importer les activités du projet dans la grille des bordereaux. Note : Contrairement à la Gestion des contrats par bordereau, l'inscription du GROUPE de revenus n'est pas obligatoire avant l'importation des activités. De plus, seules les activités du projet identifiées comme étant facturables seront importées.
	Recalculer le tableau (F9)	Recalculer les données et rafraîchir la grille de l’onglet Bordereau.
	Déverrouiller les montants/quantités déjà facturé(e)s	Permet la modification des montants et des quantités des items déjà facturés.
	Configuration des formulaires	Permet de créer et d’imprimer des formulaires personnalisés qui seront également disponibles dans l’option Gestion des contrats avec bordereau et dans la Gestion des contrats coût plus.

 

Étapes

maestro* > Facturation > Facturation contractuelle > Gérance de projet > Gestion des contrats en gérance

 

Créer un contrat en gérance

1. Cliquer sur l'icône Nouveau.
2. Entrer les informations requises dans la section Identification :

Champ	Description
Numéro	Numéro de contrat ou le numéro de projet rattaché au contrat. NOTE : L’icône permet de sélectionner un projet alors que le bouton […] permet de sélectionner un contrat existant.
Description	Description du projet. NOTE : Si la description est modifiée, elle est mise à jour dans la Gestion des projets.
Division	Permet d'indiquer la division du projet.
État	Affiche l'état du contrat.
Date fermeture	Affiche la date de fermeture du contrat, s'il y a lieu.

3. Entrer les informations requises dans l’onglet Description du projet :

1. Section Détails :

Champ	Description
Emplacement	Emplacement du projet (contrat) provenant de la Gestion des contacts. NOTE : En sélectionnant, un contact de type emplacement, les coordonnées s’afficheront à l’écran (adresse, province, code postal, etc.)
Adresse	Si aucun emplacement n’est sélectionné, il est nécessaire de compléter les champs suivants : Adresse, Ville, Province, Code postal, Pays/Région, Code Zip, Téléphone et Fax.
Resp. chantier	Nom du responsable du chantier inscrit dans la Gestion des projets.
Code client	Code du client à facturer issu de la Gestion des clients. NOTE : Si aucun client n’est défini dans le projet et qu’il est entré dans le contrat, maestro* met à jour le projet lors de l’enregistrement.
Code de taxe US	Code de taxes américaines à appliquer aux ventes en lien avec ce contrat. Ce code de taxes est issu de la Gestion des codes des taxes et s’applique uniquement si la Gestion des taxes de vente É.-U. est activée, dans les Configurations diverses du Grand Livre.
Vendeur	Code du vendeur qui sera proposé par défaut pour toutes les factures du contrat. Ce code est issu de la Gestion des vendeurs. NOTE : S’il y a un vendeur inscrit dans le projet, ce dernier est proposé par défaut.
Client principal	Code du client principal issu de la Gestion des clients. NOTE : Permet d’identifier le client qui a donné le travail à faire, mais qui ne reçoit pas la facture. Il est possible d’imprimer certains rapports par client principal.

2. Sous-onglet Détails :

Champ	Description
Terme de paiement	Terme de paiement applicable à ce contrat. NOTES : Si aucun terme n’est spécifié, maestro* utilise celui de la Gestion des clients. Le terme de paiement permet de calculer la date due de la facture. Il est également possible d’inscrire le terme de paiement au moment de la facturation.
Bon commande	Numéro de bon de commande correspondant au contrat. NOTE : Ce numéro de bon de commande s’affiche dans l’écran de facturation et est également disponible lors de l’impression de la Liste des comptes à recevoir.
No production	Numéro de production rattaché au contrat. NOTE : Disponible à titre informatif seulement.
Projet client	Numéro de projet du client. NOTE : Si l’option Dénonciation est installée, il est possible de choisir le projet client créé à partir de cette option.
Taux des coûts	Pourcentage permettant de générer une écriture d’ajustement des travaux en cours (TEC) lorsque ces derniers sont gérés à l’actif.
Progression	Champ grisé puisque la progression est systématiquement par taux pour les contrats en gérance.
Retenue détaillée	Lorsque cochée, cette case permet de spécifier des taux de retenue différents par bordereau.
Groupe	Groupe de revenu par défaut.
% de retenue	Pourcentage de retenue applicable sur toutes les factures du contrat. NOTES : Ce pourcentage s’applique par défaut lors de la facturation, mais il est possible de le modifier. Si un taux est entré dans la section Taux de retenue du Projet, ce taux est affiché.
Début du projet	Date de début du projet inscrite dans la Gestion des projets.
Date livraison	Date de livraison du projet inscrite dans la Gestion des projets.
Date provisoire	Date de facturation prévue de la retenue.
Formulaire de facture	Permet d’identifier le formulaire à utiliser pour l’impression de la facture pour ce contrat. NOTE : Si un formulaire est spécifié, ce dernier a priorité sur tous les autres formulaires spécifiés dans la Gestion des clients ou les Configurations diverses. Si vide, maestro* utilise le formulaire identifié dans la Gestion des clients. Sinon, il utilise le formulaire identifié dans les Configurations diverses pour la facturation en gérance.

3. Sous-onglet Comptes de G/L :

Si aucun compte n’est entré, maestro* prend le compte défini dans l’activité, sinon celui des Configurations diverses.

 

Champ	Description
Vente	Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser les revenus.
Avis de chang.	Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser les revenus des avis de changements (extras). NOTE : Ce compte peut être le même que celui du champ Vente si aucune distinction n’est faite entre les ventes et les extras.

4. Section Totaux :

Champ	Description
Contrat	Montant original du contrat sans les taxes.
Crédit	Montant des crédits accordés.
Facturé à date	Montant facturé à ce jour.
Retenue à date	Montant de retenue facturé à ce jour.
Total sans retenue	Montant total du contrat incluant les crédits. NOTE : Le montant total n’inclut pas les montants de retenue.
T.P.S. / T.V.Q.	Taxes calculées sur le contrat en fonction des taxes définies dans la Gestion des clients.
Total à date	Grand total facturé incluant les montants de taxes.
Travaux en cours cumulatifs	Montant des travaux en cours (TEC) cumulés sur le contrat. NOTE : Ce champ ne peut être modifié par l’utilisateur. Il se calcule automatiquement seulement si le champ Taux des coûts est complété.
Retenue à facturer – Contrat	Montant des retenues à facturer sur le contrat original. NOTE : Ce champ représente la valeur des retenues qui n’ont pas été comptabilisées et qui devront être facturées. Il est mis à jour si le Transfert des retenues à la comptabilité est à Non ou à Retard. Cette configuration se trouve dans les Configurations générales, section Facturation contractuelle, sous-section Généralités.
Recette Retenue	Montant reçu sur la retenue.
Recette	Montant des recettes encaissées sur le contrat.
Matériel entreposé total	Montant total estimé du matériel entreposé. NOTE : Ce montant est à titre informatif et peut être affiché sur le formulaire de facturation.
Matériel entreposé facturé	Montant du matériel entreposé qui a été facturé à ce jour. NOTE : Ce montant est mis à jour suite à la facturation et peut être affiché sur le formulaire de facturation.

5. La section Retenues à long terme affiche le sommaire des montants de retenues entrées dans l'onglet Bordereau :

Champ	Description
Garantie	Affiche le montant original, le montant facturé et le solde des retenues à long terme pour les garanties.
Maintenance	Affiche le montant original, le montant facturé et le solde des retenues à long terme pour la maintenance.
Autre	Affiche le montant original, le montant facturé et le solde des autres types de retenues à long terme.

4. L’onglet Champs supplémentaires permet de personnaliser la Gestion des contrats en gérance en ajoutant des champs. Pour ce faire, cliquer sur le bouton Configuration.
5. Compléter la grille de l'onglet Bordereau :

Il est possible d’importer les activités qui ont un budget vendant au projet en utilisant l’icône Importer les activités du projet. De plus, il est possible de déverrouiller les contrats afin de permettre de modifier les quantités ou les montants de lignes déjà facturées à l’aide de l’icône Déverrouiller les montants/quantités déjà facturés. Il est impossible de déverrouiller le contrat dans le cas où des factures ne seraient pas transférées. Enfin, il est impossible de modifier le bordereau si une facture est non-transférée.

 

Colonne	Description
Code	Code identifiant les travaux effectués. NOTES : Ce champ est limité à 20 caractères alphanumériques. Ce code peut être le numéro d’activité ou le numéro apparaissant au devis. De plus, il est possible de visualiser les bordereaux déjà configurés dans l’option Bordereaux types en utilisant la touche F7.
Retenue à long terme	Valeurs disponibles : Garantie Permet de définir une ligne du bordereau comme étant une retenue à long terme pour des garanties. Maintenance Permet de définir une ligne du bordereau comme étant une retenue à long terme pour des travaux de maintenance. Autre Permet de définir une ligne du bordereau comme étant un autre type de retenue à long terme. NOTES : ces retenues sont complètement indépendantes des retenues régulières et sont donc exclues du traitement de ces dernières. De plus, le fonctionnement des retenues supplémentaires à long terme ne dépend d'aucune configuration concernant les retenues régulières. Si la colonne n’apparaît pas sous l’onglet Bordereau, cliquer à droite dans la grille et sélectionner l'option Configuration. Cocher la case Affichage correspondante, puis cliquer Accepter pour fermer la fenêtre.
Projet	Détermine à quel projet le revenu est appliqué.
Activité	Détermine à quelle activité le revenu est appliqué.
Groupe revenu	Détermine à quel groupe le revenu est appliqué.
Bordereau	Description Description des travaux apparaissant sur la facture. Montant Montant à facturer.
Facturation à date	Taux avancement Affiche le pourcentage d’avancement de la facturation. Facturé Montant facturé à ce jour lorsque la facture est comptabilisée et transférée aux ventes. NOTE : Disponible à titre informatif seulement.
À compléter	Taux Pourcentage restant à compléter sur l’item. Montant Montant restant à compléter sur l’item.
Retenue	Ces colonnes n'apparaissent que si la case Retenue détaillée, dans la section Détails de l'onglet Description du projet (voir ci-haut) est cochée. % Affiche le pourcentage de retenue pour le bordereau. Montant facturé à date Montant de retenue facturé à date.
À imprimer	Indique à maestro* d’imprimer la ligne sur la facture, si la case est cochée. NOTE : Il est possible de définir des valeurs par défaut pour les lignes de détail et de total en cliquant sur l’icône Configuration.
Total	Indique à maestro* d’afficher un total seulement, si la case est cochée.
Commentaire résumé	Commentaires.
Commentaires	Mémo. NOTE : Disponible à titre informatif seulement.
En facturation	Indique s’il existe une facture non transférée pour ce contrat et cette ligne spécifiquement. Si cochée, la ligne n’est pas modifiable.

6. Entrer les informations requises dans l’onglet Avis de changement :

Il est possible d’insérer les totaux dans la présentation des avis de changement en cliquant sur l’icône Insérer une ligne de total. Il est possible de déverrouiller le contrat afin de permettre de modifier les quantités ou les montants sur les lignes déjà facturées, en cliquant sur l’icône Déverrouiller les montants/quantités déjà facturés. Par contre, il est impossible de modifier des lignes pour lesquelles des factures sont en cours de traitement (factures entrées, mais non transférées).

 

Champ	Description
Détail	Brève description de l’avis de changement client. NOTE : Cette description s’affiche lors de la facturation, si le champ À Imprimer est coché.
Projet	Projet utilisé pour comptabiliser l’avis de changement. NOTE : Il est possible que le projet corresponde à un sous-projet. Il peut y avoir SOIT une activité par avis de changement et cette activité ne peut être réutilisée pour un autre avis de changement, SOIT un sous-projet par avis de changement et ce sous-projet ne peut être réutilisé pour un autre avis de changement.
Activité	Activité de facturation de l’avis de changement. NOTE : Il peut y avoir SOIT une activité par avis de changement et cette activité ne peut être réutilisée pour un autre avis de changement, SOIT un sous-projet par avis de changement et ce sous-projet ne peut être réutilisé pour un autre avis de changement.
Groupe revenu	Groupe de revenu de l’avis de changement.
Avis de changement	Progression Montant demandé pour l’avis de changement. NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation disponible en cliquant sur l’icône Imprimer. Demandé Montant approuvé par le client pour l’avis de changement. NOTE : Il est suggéré d’inscrire le montant approuvé par le client avant de facturer afin de voir le montant demandé versus le montant approuvé dans le rapport Suggestion de facturation. Approuvé Pourcentage d’avancement de la facturation.
Facturation à date	Taux avancement Quantité d’avancement de l’avis de changement. Facturé Montant facturé à ce jour pour l’avis de changement lorsque la facture est comptabilisée et transférée aux ventes. NOTE : Disponible à titre informatif seulement. Ret @ Fact Montant de la retenue à facturer sur les avis de changements lorsque l’utilisation du traitement comptable des retenues est à Non ou Retard. NOTE : Disponible à titre informatif seulement.
À compléter	Taux Pourcentage restant à compléter sur l’avis de changement. Montant Montant à compléter sur l’avis de changement.
Retenue	% Pourcentage de retenue sur l'avis de changement. Montant Montant de retenue sur l'avis de changement.
À imprimer	Indique que l’avis de changement sera imprimé sur la facture, si la case est cochée.
Total	Indique le total seulement sur la facture, si la case est cochée.
Date avenant	Date de l’avis de changement.
No directive	Numéro de directive. NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation.
Date présentation	Date de la présentation de la directive au client. NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation.
Bon de commande	Permet d’entrer, par avis de changement, le numéro de bon de commande du client. NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation.
Commentaire résumé	Commentaire sur l’avis de changement.
Commentaires	Mémo. NOTE : Disponible à titre informatif seulement.
Type avis de changement	Mode de facturation de l’avis de changement. NOTE : Il est impossible de facturer l’avis de changement dans un autre mode que celui sélectionné. Trois valeurs sont possibles : Facturation à forfait, Facturation à coût plus ou Facturation en gérance.

7. Entrer les informations requises dans l’onglet Gérance :

1. Section Détails :

Champ	Description
Groupe de facturation	Groupe utilisé uniquement pour la facturation de la main-d’œuvre. NOTE : Les groupes sont configurés dans la Gestion des groupes de facturation. Ils permettent d’établir les vendants applicables pour le contrat.
Joindre les documents provenant des transactions de coûts aux factures de vente	Lorsque cochée, cette configuration permet de joindre à la facture, en pièces jointes, les documents liés aux transactions originales facturées (achat de projet, entrée d'heures projet, facturation de commandes projet). NOTE : Une fois la facture générée, ces documents apparaissent dans la Gestion des documentsde la facture. L'utilisateur peut choisir de les envoyer en pièces jointes : séparées, dans leurs formats d'origine; séparées, en format PDF; regroupées dans un seul document PDF.
Mode de traitement des avis de changement	Valeurs disponibles : Par activité Chaque avis de changement doit être associé à une activité spécifique, différente des activités utilisées dans le contrat, dans l'onglet Bordereau. Par sous-projet Chaque avis de changement est lié à un sous-projet spécifique, lui-même lié à un contrat maître.

2. Section Profit et Administration :

Champ	Description
Mode de facturation	Valeurs disponible :  Inclus Avec coût d’administration et profit inclus dans le coût facturé sur les rapports. Séparé Coût d’administration et profit présentés séparément sur les rapports. NOTE : Il sera obligatoire d'inscrire une activité dans le champ Activité de revenu des sections Bordereau et Avis de changement.

3. Section Bordereau :

Maestro* applique le pourcentage en fonction du groupe de dépense utilisé lors de la facturation.

Champ	Description
Activité de revenu	Permet d'indiquer l'activité qui devra être utilisée pour comptabiliser les profits et les frais d'administrations calculés au moment de la facturation. NOTES : Une même activité sera utilisée pour comptabiliser le profit et les frais d'administration. Une activité distincte de celle des avis de changement peut être inscrite.
Taux	Administration Pourcentage de frais d’administration à calculer pour le matériel, salaire, sous-traitant, équipement et frais divers applicables au contrat. Champs disponibles :  Matériel Salaire Sous-traitant Équipement Divers Profit Pourcentage de profit à calculer pour le matériel, salaire, sous-traitant, équipement et frais divers applicables au contrat. Champs disponibles :  Matériel Salaire Sous-traitant Équipement Divers NOTE : Le profit est calculé sur le coût des travaux, plus le coût d’administration.

4. Section Avis de changement :

Maestro* applique le pourcentage en fonction du groupe de dépense utilisé lors de la facturation.

Champ	Description
Activité de revenu	Permet d'indiquer l'activité qui devra être utilisée pour comptabiliser les profits et les frais d'administrations calculés au moment de la facturation. NOTES : Une même activité sera utilisée pour comptabiliser le profit et les frais d'administration. Une activité distincte de celle des bordereaux peut être inscrite.
Taux	Administration Pourcentage de frais d’administration à calculer pour le matériel, salaire, sous-traitant, équipement et frais divers applicables au contrat. Champs disponibles :  Matériel Salaire Sous-traitant Équipement Divers Profit Pourcentage de profit à calculer pour le matériel, salaire, sous-traitant, équipement et frais divers applicables au contrat. Champs disponibles :  Matériel Salaire Sous-traitant Équipement Divers NOTE : Le profit est calculé sur le coût des travaux, plus le coût d’administration.

8. Cliquer sur Enregistrer.

 

Voir aussi

• Facturation en gérance
• Bordereaux types

 

Dernière modification : 12 novembre 2024