Gestion des contrats avec bordereau

Objectif

La Gestion des contrats avec bordereau permet de gérer les contrats et les avis de changement selon un taux ou une quantité d’avancement. Cette option permet de faire un lien entre la facturation, la gestion de projet et le client.

 

prérequis

• Gestion des projets
• Gestion des clients

 

Icônes

Icônes de l’option Gestion des contrats avec bordereau

Icône Titre Sert à Insérer une ligne de total Dans les onglets Bordereau et Avis de changement, permet d’ajouter une ligne de total sous la ligne sélectionnée dans la grille. Recalculer un tableau (F9) Recalculer les données et rafraîchir les grilles des onglets Bordereau et Avis de changement. Importer les activités du projet Importer les activités du projet identifié pour lesquelles un budget vendant a été entré dans la grille de l’onglet Bordereau. Déverrouiller les montants/quantités déjà facturés Permet la modification des montants et des quantités des items déjà facturés. NOTE : S’il existe des factures en cours (non-transférées) pour certaines lignes des onglets Bordereau et Avis de changement, celles-ci ne seront pas modifiables. Configuration des formulaires Permet de créer et d’imprimer des formulaires personnalisés qui seront également disponibles dans l’option Gestion des contrats et dans la Gestion des contrats coût plus. Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessus.

 

étapes

maestro* > Facturation > Facturation contractuelle > Progression > Gestion des contrats avec bordereau

 

Créer un contrat avec bordereau

1. Entrer les informations requises :

Champ Description Numéro Numéro de contrat est le même que le numéro du projet; c’est le numéro de projet rattaché au contrat. NOTE : L’icône , permet de sélectionner un projet alors que le bouton […] permet de sélectionner un contrat existant. Description Description du projet. NOTE : Si la description est modifiée, elle est mise à jour dans la Gestion des projets. Division Division du projet. État État du contrat. Date fermeture Date de la fermeture du contrat.

2. Entrer les informations requises dans l’onglet Description du projet :
   1. Section Détails :

   Champ Description Emplacement Emplacement du projet (contrat) provenant de la Gestion des contacts. NOTE : En sélectionnant un contact de type emplacement, les coordonnées s’afficheront automatiquement à l’écran (adresse, province, code postal, etc.). Si aucun emplacement n’est sélectionné, il est nécessaire de compléter les champs qui composent l’adresse. Resp. chantier Nom du responsable du chantier inscrit dans la Gestion des projets. Code client Code du client à facturer issu de la Gestion des clients. NOTE : Si aucun client n’est défini dans le projet et qu’il est entré dans le contrat, maestro* met à jour le projet lors de l’enregistrement. Code de taxe US Code de taxes américaines à appliquer aux ventes en lien avec ce contrat. Ce code de taxes est issu de la Gestion des codes des taxes et s’applique uniquement si la Gestion des taxes de vente É.-U. est activée, dans les Configurations diverses du Grand Livre. Vendeur Code du vendeur qui sera proposé par défaut pour toutes les factures du contrat. Ce code est issu de la Gestion des vendeurs. NOTE : S’il y a un vendeur inscrit dans le projet, ce dernier est proposé par défaut. Client principal Code du client principal issu de la Gestion des clients. NOTE : Permet d’identifier le client qui a donné le travail à faire, mais qui ne reçoit pas la facture. Il est possible d’imprimer certains rapports par client principal.

   2. Sous-onglet Détails :

   Champ Description Terme de paiement Terme de paiement applicable à ce contrat. NOTES : Si aucun terme n’est spécifié, maestro* utilise celui de la Gestion des clients. Le terme de paiement permet de calculer la date due de la facture. Il est également possible d’inscrire le terme de paiement au moment de la facturation. Activité Activité de facturation par défaut. NOTE : Si aucune activité n’est spécifiée lors de la facturation, maestro* prend celle-ci par défaut. Bon commande Numéro de bon de commande correspondant au contrat. NOTE : Ce numéro de bon de commande s’affiche dans l’écran de facturation et est également disponible lors de l’impression de la Liste des comptes à recevoir. No production Numéro de production rattaché au contrat. NOTE : Disponible à titre informatif seulement. Projet client Numéro de projet du client. NOTE : Si l’option Dénonciation est installée, il est possible de choisir le projet client créé via cette option. Taux des coûts Pourcentage permettant de générer une écriture d’ajustement des travaux en cours (TEC) lorsque ces derniers sont gérés à l’actif. Progression Type de progression. Valeurs disponibles. Quantité Progression de la facturation en fonction des quantités installées. Taux Progression de la facturation en fonction du taux d’avancement des travaux effectués. NOTE : Si une facture a été entrée pour le contrat, transférée ou non, ce champ devient non modifiable. Retenue détaillée Permet d’indiquer que les retenues doivent se calculer pour chacune des lignes de détail des onglets Bordereau et Avis de changement, si cochée. NOTE : Si cochée, il sera nécessaire d’entrer les pourcentages de retenue applicables sur chaque ligne du bordereau et des avis de changement. Ces pourcentages pourront être différents sur chaque ligne, au besoin. Groupe Groupe de revenu par défaut. % de retenue Pourcentage de retenue applicable sur toutes les factures du contrat. NOTES : Ce pourcentage s’applique par défaut lors de la facturation, mais il est possible de le modifier. Si un taux est entré dans la section Taux de retenue du Projet, ce taux est affiché. Si la case Retenue détaillée est cochée, il sera impossible d’utiliser le pourcentage de retenue pour l’ensemble de la facture. Groupe AC Groupe de revenu par défaut des avis de changement. Début du projet Date de début du projet inscrite dans la Gestion des projets. Date livraison Date de livraison du projet inscrite dans la Gestion des projets. Date provisoire Date de facturation prévue de la retenue. Formulaire de facture Permet d’identifier le formulaire à utiliser pour l’impression de la facture pour ce contrat. NOTE : Si un formulaire est spécifié, ce dernier a priorité sur tous les autres formulaires spécifiés dans la Gestion des clients ou les Configurations diverses. Si vide, maestro* utilise le formulaire identifié dans la Gestion des clients. Sinon, il utilise le formulaire identifié dans les Configurations diverses.

   3. Sous-onglet Comptes de GL :

   Si aucun compte n’est entré, maestro* prend le compte défini dans l’activité, sinon celui des Configurations diverses.   Champ Description Vente Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser les revenus. Avis de chang. Compte de grand livre de revenu utilisé pour comptabiliser les avis de changements (extras). NOTE : Ce compte peut être le même que celui du champ Vente si aucune distinction n’est faite entre les ventes et les extras.

   4. Section Totaux :

   Champ Description Contrat Montant original du contrat sans les taxes et les avis de changement. Avis de changement Montant des avis de changement provenant des avis de changement entrés en positif dans l’onglet Avis de changement. Le montant Avis de changement de l'onglet Description du projet est calculé en additionnant les montants pour chaque ligne d'avis de changement comme suit : Si un montant est inscrit dans la colonne Montant approuvé, ce montant est utilisé; S'il n'y a pas de montant approuvé on utilise le Montant demandé. NOTE : Les montants totaux ajoutés dans la grille des avis de changement ne sont pas additionnés au montant Avis de changement. Crédit Montant des crédits accordés. NOTE : Cette information provient des avis de changement entrés en négatif dans l’onglet Avis de changement. Total Montant total du contrat incluant les avis de changement et les crédits. Travaux en cours cumulatifs Montant des travaux en cours (TEC) cumulés sur le contrat. NOTE : Ce champ ne peut être modifié par l’utilisateur. Il se calcule automatiquement seulement si le champ Taux des coûts est complété. Retenue à facturer - Contrat Montant des retenues à facturer sur le contrat original. NOTE : Ce champ représente la valeur des retenues qui n’ont pas été comptabilisées et qui devront être facturées. Il est mis à jour si le Transfert des retenues à la comptabilité est à Non ou à Retard. Cette configuration se trouve dans les Configurations générales, section Facturation contractuelle, sous-section Généralités. Retenue a facturer - A/C Montant des retenues à facturer sur les avis de changements. NOTE : Ce champ représente la valeur des retenues qui n’ont pas été comptabilisées et qui devront être facturées. Il est mis à jour si le Transfert des retenues à la comptabilité est à Non ou à Retard. Cette configuration se trouve dans les Configurations générales, section Facturation contractuelle, sous-section Généralités. Retenue à facturer - Total Total des retenues à facturer sur le contrat et les avis de changements. NOTE : Ce champ représente la valeur des retenues qui n’ont pas été comptabilisées et qui devront être facturées. Il est mis à jour si le Transfert des retenues à la comptabilité est à Non ou à Retard. Cette configuration se trouve dans les Configurations générales, section Facturation contractuelle, sous-section Généralités. Recette Retenue Montant reçu sur la retenue. Recette Montant des recettes encaissées sur le contrat et les avis de changement. Matériel entreposé total Montant total estimé du matériel entreposé. NOTE : Ce montant est à titre informatif et peut être affiché sur le formulaire de facturation. Matériel entreposé facturé Montant du matériel entreposé qui a été facturé à ce jour. NOTE : Ce montant est mis à jour suite à la facturation et peut être affiché sur le formulaire de facturation.

   5. La section Retenues à long terme affiche le sommaire des montants de retenues entrées dans l'onglet Bordereau :

   Champ	Description
   Garantie	Affiche le montant original, le montant facturé et le solde des retenues à long terme pour les garanties.
   Maintenance	Affiche le montant original, le montant facturé et le solde des retenues à long terme pour la maintenance.
   Autre	Affiche le montant original, le montant facturé et le solde des autres types de retenues à long terme.

3. L’onglet Champs supplémentaires permet de personnaliser la Gestion des contrats avec bordereau en ajoutant des champs. Pour ce faire, cliquer sur le bouton Configuration.
4. Entrer les informations requises dans l’onglet Bordereau :

Il est possible d’importer les activités qui ont un budget vendant au projet en utilisant l’icône Importer les activités du projet. Il est possible de déverrouiller les contrats afin de permettre de modifier les quantités ou les montants de lignes déjà facturées à l’aide de l’icône Déverrouiller les montants/quantités déjà facturés. Il est impossible de déverrouiller le contrat dans le cas où des factures ne seraient pas transférées. Il est impossible de modifier le bordereau si une facture est non-transférée.   Champ Description Code Code identifiant les travaux effectués. NOTES : Ce champ est limité à 20 caractères alphanumériques. Ce code peut être le numéro d’activité ou le numéro apparaissant au devis. Il est possible de visualiser les bordereaux déjà configurés dans l’option Bordereaux types en utilisant la touche F7. Retenue à long terme Valeurs disponibles : Garantie Permet de définir une ligne du bordereau comme étant une retenue à long terme pour des garanties. Maintenance Permet de définir une ligne du bordereau comme étant une retenue à long terme pour des travaux de maintenance. Autre Permet de définir une ligne du bordereau comme étant un autre type de retenue à long terme. NOTE : ces retenues sont complètement indépendantes des retenues régulières et sont donc exclues du traitement de ces dernières. De plus, le fonctionnement des retenues supplémentaires à long terme ne dépend d'aucune configuration concernant les retenues régulières. Si la colonne n’apparaît pas sous l’onglet Bordereau, cliquer à droite dans la grille et sélectionner l'option Configuration. Cocher la case Affichage correspondante, puis cliquer Accepter pour fermer la fenêtre. Projet Détermine à quel projet le revenu est affecté. Activité Détermine à quelle activité le revenu est affecté. Groupe revenu Détermine à quel groupe le revenu est affecté. Bordereau Valeurs disponibles. Progression Il est possible de choisir, pour chaque ligne de bordereau, le type de progression : par quantité ou par taux. La valeur par défaut est celle indiquée dans le champ Progression du contrat. Description Description des travaux apparaissant sur la facture. Qté originale Permet d'indiquer la quantité originale de chacun des items. NOTE : Cette colonne n'est pas visible par défaut. Quantité Quantité à facturer. NOTE : Cette colonne est disponible avec le mode de progression Quantité. Unité Champ texte représentant l’unité à facturer. PU Prix unitaire à facturer. NOTES : Cette colonne est disponible avec le mode de progression Quantité. Cette colonne n’est pas obligatoire. Dans le cas où une quantité et un prix unitaire sont entrés, maestro* calculera le montant à facturer. Dans le cas où une quantité et un prix unitaire sont entrés et que l’on modifie le montant à facturer, maestro* modifiera la quantité, mais ne changera pas le prix unitaire. Montant Montant à facturer. Facturation à date Valeurs disponibles. Taux avancement Affiche le pourcentage d’avancement de la facturation. Qté avancement Quantité d’avancement. Facturé Montant facturé à ce jour pour l’avis de changement lorsque la facture est comptabilisée et transférée aux ventes. NOTE : Disponible à titre informatif seulement. À compléter Valeurs disponibles. Quantité Quantité restant à compléter. NOTE : Cette colonne est disponible avec le mode de progression Quantité. Taux Pourcentage restant à compléter sur l’item. NOTE : Cette colonne est disponible avec le mode de progression Taux. Montant Montant restant à compléter sur l’item. Production Affiche, à titre d’information, la quantité ou le taux de production entré à ce jour, en fonction du type de progression défini dans le contrat. NOTE : Cette information est mise à jour à partir des données entrées dans l’option Production par bordereau. À imprimer Indique à maestro* d’imprimer la ligne sur la facture, si la case est cochée. NOTE : Il est possible de définir des valeurs par défaut pour les lignes de détail et de total en cliquant sur l’icône Configuration. Total Indique à maestro* d’afficher un total seulement, si la case est cochée. Disponible dans MOBILE Permet de rendre disponible le contrat avec bordereau dans maestro*MOBILE. NOTE : Seuls les contrats pour lesquels cette case est cochée pourront être visible dans maestro*MOBILE. Commentaire résumé Commentaire sur l’avis de changement. Commentaires Mémo. NOTE : Disponible à titre informatif seulement. En facturation Indique s’il existe une facture non-transférée pour ce contrat et cette ligne spécifiquement. Si cochée, la ligne n’est pas modifiable.

5. Entrer les informations requises dans l’onglet Avis de changement :

Il est possible d’afficher un avertissement à l’utilisateur si le projet spécifié dans les avis de changement n’est pas un sous-projet du projet du contrat si la case est cochée dans l’icône Configuration. Il est impossible de modifier l’avis de changement si une facture est non-transférée.   Champ Description Détails Brève description de l’avis de changement client. NOTE : Cette description s’affiche lors de la facturation, si le champ À Imprimer est coché. Projet Projet utilisé pour comptabiliser l’avis de changement. NOTE : Il est possible que le projet corresponde à un sous-projet. Activité Activité de facturation de l’avis de changement. Groupe revenu Groupe de revenu de l’avis de changement. Avis de changement Valeurs possibles. Progression Il est possible de choisir, pour chaque ligne d’avis de changement, le type de progression : par quantité ou par taux. La valeur par défaut est celle indiquée dans le champ Progression du contrat. Quantité Quantité liée à l’avis de changement. NOTE : Cette colonne est disponible avec le mode de progression Quantité. Unité Champ texte représentant l’unité à facturer. PU Prix unitaire de l’avis de changement à facturer. NOTES : Cette colonne est disponible avec le mode de progression Quantité. Cette colonne n’est pas obligatoire. Dans le cas où une quantité et un prix unitaire sont entrés, maestro* calcule le montant à facturer. Dans le cas où une quantité et un prix unitaire sont entrés et que le montant à facturer est modifié, maestro* modifie la quantité, mais ne change pas le prix unitaire. Demandé Montant demandé pour l’avis de changement. NOTES : Le montant d'un avis de changement sur l'onglet Description du projet est calculé à partir du Montant demandé et du Montant approuvé. Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation disponible en cliquant sur l’icône Imprimer. Approuvé Montant approuvé par le client pour l’avis de changement. NOTES : Le montant d'un avis de changement sur l'onglet Description du projet est calculé à partir du Montant demandé et du Montant approuvé. Il est suggéré d’inscrire le montant approuvé par le client avant de facturer afin de voir le montant demandé versus le montant approuvé dans le rapport Suggestion de facturation. Facturation à date Valeurs possibles. Taux d’avancement Pourcentage d’avancement de la facturation. Qté avancement Quantité d’avancement de l’avis de changement. Facturé Montant facturé à ce jour pour l’avis de changement lorsque la facture est comptabilisée et transférée aux ventes. NOTE : Disponible à titre informatif seulement. Ret @ fact Montant de la retenue à facturer sur les avis de changements lorsque l’utilisation du traitement comptable des retenues est à Non ou Retard. NOTE : Disponible à titre informatif seulement. À compléter Valeurs possibles. Quantité Quantité à compléter sur l’avis de changement. NOTE : Cette colonne est disponible avec le mode de progression Quantité. Taux Pourcentage restant à compléter sur l’avis de changement. NOTE : Cette colonne est disponible avec le mode de progression Taux. Montant Montant à compléter sur l’avis de changement. Production Affiche, à titre d’information, la quantité ou le taux de production entré à date en fonction du type de progression défini dans le contrat. NOTE : Cette information est mise à jour à partir des données entrées par l’option Production par bordereau. À imprimer Indique que l’avis de changement sera imprimé sur la facture, si la case est cochée. Total Indique le total seulement, si la case est cochée. Date avenant Date de l’avis de changement. No directive Numéro de directive. NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation. Date présentation Date de la présentation de la directive au client. NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation. Bon de commande Permet d’entrer, par avis de changement, le numéro de bon de commande du client. NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation. Commentaire résumé Commentaire sur l’avis de changement. Commentaires Mémo. NOTE : Disponible à titre informatif seulement. Type avis de changement Mode de facturation de l’avis de changement. NOTES : Il est impossible de facturer l’avis de changement dans un autre mode que celui sélectionné. Deux valeurs sont possibles : Facturation à forfait / Facturation à bordereau ou Facturation à coût plus. No soumission Numéro de soumission issu du module Soumissions. NOTE : Disponible à titre informatif seulement. No d’avis de changement Numéro d’avis de changement si la ligne a été créée à partir de la Gestion des avis de changement. En facturation Indique s’il existe une facture non-transférée pour ce contrat et cette ligne spécifiquement. Si cochée, la ligne n’est pas modifiable.

6. Cliquer sur Enregistrer.

 

voir aussi

• Gestion des vendeurs
• Facturation par bordereau
• Bordereaux types
• Soumissions
• Production par bordereau

 

Dernière modification : 19 mars 2025