Relevé d'emploi
OBJECTIF
La fonction Relevé d’emploi permet de générer et de modifier au besoin l’information servant à produire un relevé d’emploi conforme aux normes gouvernementales. Une fois les données traitées, elles peuvent être transmises à Service Canada sous forme de fichier XML et validées automatiquement.
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En vertu de la nouvelle réglementation, seuls le Formulaire en ligne de 53 semaines et le Fichier XML 53 semaines (extrait de la paie version 2.0) sont acceptés et soutenus dans RE Web. C’est ce dernier format qui est produit dans maestro*. |
PRÉREQUIS
- Mise à pied
- Configurations diverses - section Relevés d’emploi
- Gestion des employés
- Gestion des primes/déductions
- Inscription au RE Web du gouvernement fédéral
ICÔNES
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Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessous. |
Icônes 3.04 |
Icônes 3.05 |
Titre |
Sert à |
---|---|---|---|
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Rafraîchir |
Mettre à jour les valeurs de la fenêtre en fonction des modifications apportées. |
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Exporter en format XML |
Produire le fichier XML afin de le transmettre aux autorités gouvernementales. |
ÉTAPES
maestro* > Gestion du temps > Paie > Mise à pied > Relevé d'emploi |
Produire un relevé d’emploi
- Dans la première fenêtre Relevé d’emploi, sélectionner le ou les employés pour lesquels vous devez préparer un relevé d’emploi.
Cocher la case Tous pour sélectionner tous les employés de la liste.
Seuls les employés dont l’état est Inactif ou MAP Temp (mise à pied temporaire) apparaissent sur la liste.
La liste des employés affichés est aussi limitée en fonction de la sécurité de l’utilisateur telle que définie dans la Gestion de la sécurité.
- Cliquer sur Accepter.
Si plusieurs employés ont été sélectionnés, ils apparaissent tous dans la grille du haut, sous la section Employés.
- Sous l’onglet Employés, cliquer sur un employé pour produire son relevé.
- Remplir et valider les champs de l’onglet Relevé d’emploi :
Les cases apparaissant sous les onglets Relevé d’emploi et Profil correspondent à celles identifiées par les services gouvernementaux sur leur propre relevé d’emploi.
Pour une description exacte de chaque case, consulter la section Relevé d’emploi du site Web de Service Canada.
- Section Employé : no et nom de l’employé :
Champs
Description
Case 1. Numéro de mise à pied
Numéro attribué par la CCQ pour les mouvements de main-d’œuvre, si applicable.
NOTE : Il s’agit du même champ qui apparaît dans l’option Mise à pied.
Case 6. Genre de période
Indique le genre de période de paie utilisé. Les options disponibles sont :
NOTE : Le genre de période de paie est déterminé dans la Gestion des périodes de paie.
- Mensuel
- Hebdomadaire
- Aux 2 semaines
- Bimensuel
Case 10. Premier jour de travail
Correspond au premier jour où l’employé a travaillé et reçu une rémunération assurable.
NOTE : Si un RE a déjà été produit pour cet employé, il faut indiquer le premier jour de son retour au travail après la production du RE précédent. Cette situation peut se présenter si un employé cesse de travailler pendant l’hiver. Le premier jour de travail est celui de son retour au travail.
Case 11. Dernier jour payé
Correspond habituellement au dernier jour où l’employé a reçu une rémunération assurable; coïncide souvent au dernier jour de travail.
Case 12. Date de fin de la dernière période de paie
Correspond à la date de la fin de la dernière période de paie, qui comprend la date inscrite à la case 11.
NOTE : Les dates des cases 11 et 12 sont habituellement différentes, sauf si le dernier jour payé à l’employé tombe exactement le même jour que la fin de la dernière période de paie.
Case 13. Profession
Case facultative. Donne une description précise de la profession principale de l’employé.
Dans maestro*, trois options sont possibles :
- Si une « profession » spécifique est indiquée dans le dossier de l’employé, c’est ce qui apparaît sur le relevé.
- S’il n’y a pas de profession, mais plutôt un « code de métier » par défaut, c’est celui-ci qui est affiché.
- S’il n’y a ni profession ni code de métier, c’est le nom ou la description de la « catégorie d’emploi » qui est indiqué.
Case 14. Code de retour
Indique si l’employé doit reprendre le travail. Trois options sont possibles :
Si l’option choisie est Date inconnue, l’employé apparaît quand même dans la répartition comme disponible, mais avec le statut Mis à pied temporairement.
Si l’option est plutôt Date prévue de rappel, le champ Date de retour prévu apparaît. Dans ce cas, inscrire la date appropriée.
NOTE : Ce champ est facultatif dans le relevé d’emploi.
- Retour non prévu
- Date inconnue
- Date prévue de rappel
Case 15A. Heures assurables totales
Indique le nombre d’heures travaillées pour lesquelles l’employé est en droit de recevoir de l’assurance-emploi, s’il est éligible. Le nombre d’heure est généré automatiquement par maestro*.
NOTE : Pour plus d’information sur le calcul du nombre d’heures à inscrire à la case 15A, consulter l’annexe Types de rémunération et heures assurables de la section Relevé d’emploi du site Web de Service Canada.
Case 15B. Rémunération assurable totale
27 périodes
53 périodes
Affiche la rémunération assurable totale de l’employé pour 27 et 53 périodes.
NOTE : Cette case est calculée automatiquement en fonction des montants inscrits à la case 15C.
- Section Case 15C. Rémunération assurable par période de paie :
Champs
Description
1 - 53
Présente l’équivalent de 53 semaines de données sur la paie (ou moins, si la période d’emploi est de moins de 53 semaines). Ces données sont générées automatiquement par maestro*, mais peuvent être modifiées au besoin.
NOTES : La rémunération de la période de paie la plus récente doit apparaître dans le premier champ (1), celle de la précédente dans le deuxième (2), et ainsi de suite.
Le nombre de périodes de paie varie selon leur genre. Par exemple, si c’est hebdomadaire, il y aura 53 périodes; si c’est quinzaine, il y en aura 27, mensuel, 13, etc.
Les prestations sont calculées en fonction des meilleures semaines de rémunération; il est donc important que ces champs soient le plus précis possible.
La case inclut les montants des cases 17A, 17B et 17C; il n’est donc pas nécessaire d’ajouter un montant à la case 17.
- Section Case 16. Raison du présent relevé d’emploi :
Champs
Description
Raison
Représente le code convenant le mieux à la situation pour laquelle le relevé d’emploi est préparé.
NOTES : Les codes disponibles correspondent à ceux utilisés par Service Canada. Pour la liste complète, voir l’annexe Raisons du présent relevé d’emploi à la fin de ce document.
Si le code de raison sélectionné est K00 ou K15, le champ Observation doit être complété.
Nom du contact
Téléphone
Ext.
Indique le nom complet et le numéro de téléphone de la personne qui pourra, au besoin, répondre aux questions de Service Canada à ce sujet.
NOTE : Ces renseignements sont entrés dans les Configurations diverses de la Paie, dans la section Relevé d’emploi. Il faut entrer le prénom et le nom de la personne, séparés par une espace.
Le nom entré dans les Configurations diverses est affiché dans les relevés d’emploi par défaut. Il est cependant possible de modifier manuellement ces renseignements une fois dans le relevé d’emploi d’un employé spécifique.
- Section Case 17. Indemnité de départ :
Cette section regroupe tous les montants – autres que le salaire habituel – que l’employeur a payés à l’employé lorsque celui-ci a cessé de travailler. Il peut s’agir de vacances, de jours fériés ou d’autres sommes comme des primes.
Ces données sont générées par maestro*, mais peuvent être modifiées au besoin.
Elles sont automatiquement incluses dans la case 15C.
Les cases d’indemnité de départ sont complétées avec le contenu de la dernière paie si une prime a été configurée à cet effet.
Voir la Gestion des primes et déductions pour identifier à quelle case du relevé la prime doit être associée.
Champs
Description
Case 17A. Paie de vacances
Code
Indique le type de paie de vacances versée à l’employé.
Peut être un montant versé :
NOTES : Si le code 2 est sélectionné, le montant de vacances versé sur la dernière paie avant la mise à pied ne sera pas converti en heures assurables.
Selon la situation, les dates de début et de fin peuvent être optionnelles, alors que le montant versé peut être obligatoire.
- à chaque paie
- parce que l’employé cesse de travailler
- pour une période de vacances
- à la même date chaque année – anniversaire
Date de début
Date de fin
Représente les dates de début et de fin de la période de vacances.
NOTE : Pour les codes 1 et 2, ces champs doivent être en blanc. Pour les codes 3 et 4, ils sont optionnels.
Montant
Indique le montant versé à l’employé comme paie de vacances.
NOTE : Pour le code 1, ce champ doit être en blanc. Pour les codes 2, 3 et 4, il est obligatoire.
Case 17B. Jours fériés
Date
Correspond soit à la journée où le jour férié est observé, à toute autre journée de congé payée en remplacement du jour férié, ou à tout autre congé mobile désigné.
Montant
Indique le montant payé à l’employé en compensation du jour férié.
Case 17C. Autres sommes
Code
Représente tout paiement ou montant – autre que la paie de vacances et le paiement de jours fériés – que l’employé a reçu.
NOTES : Les codes correspondent aux types de paiement reconnus par Service Canada.
De plus, selon la situation, les dates de début et de fin peuvent être optionnelles, alors que le montant versé peut être obligatoire.
Pour la liste complète et les règles applicables, voir l’annexe Autres sommes – types de paiement à la fin de ce document.
Description
Indique la description du type de paiement. Elle s’affiche automatiquement lorsqu’un code est entré.
Date début
Date fin
Correspond aux dates de début et de fin de l’événement pour lequel une somme supplémentaire est versée.
NOTE : Ne s’applique pas à tous les types de paiement.
Montant
Indique le montant du paiement reçu.
- Section Case 18. Observations :
Champs
Description
Observation 1 - 4
Affiche les renseignements devant être transmis à Service Canada à propos de circonstances exceptionnelles.
NOTES : Si le code de raison sélectionné est K00 ou K15, le champ Observation doit être complété.
Les observations NE DOIVENT PAS confirmer l’information déjà inscrite sur le relevé d’emploi.
- Section Case 19. Paiement spécial :
Champs
Description
Code
Indique le type d’indemnité reçu par l’employé pour congé de maladie, de maternité, parental, de compassion ou pour parents d’enfants gravement malades.
Quatre choix sont disponibles :
NOTE : Voir le site Web de Service Canada pour les particularités relatives à ce type de paiement.
- Congé de maternité, parental, etc.
- Congé de maladie payé
- Indemnités d’assurance salaire (AE non assurable)
- Indemnités d’assurance salaire (AE assurable)
Description
Indique la description du type de paiement. Elle s’affiche automatiquement lorsqu’un code est entré.
Date début
Date fin
Correspond aux dates de début et de fin de l’événement pour lequel une somme supplémentaire est versée.
NOTE : Ne s’applique pas à tous les types de paiement.
Montant
Indique le montant du paiement reçu par l’employé.
NOTE : Ce champ est obligatoire pour les congés de maternité, parental, etc. de même que pour les congés de maladie payés.
Période
Indique si le montant en question était payé par jour (D) ou par semaine (W).
- Valider les champs de l’onglet Profil :
- Section Profil d’entreprise :
Cette section contient les cases 4 et 5 qui mentionnent le nom et l’adresse de l’employeur de même que le numéro de l’entreprise. Cette information n’est qu’affichée; le numéro d’entreprise est inscrit dans les Constantes gouvernementales, sous l’onglet Constantes fédérales, dans le champ Numéro d’employeur. L’adresse de l’employeur est l’adresse de la compagnie telle qu’indiquée dans les Paramètres de compagnie.
Le No d’entreprise (NE) doit débuter par 9 caractères qui doivent être des chiffres. Si ces 9 premiers caractères ne sont pas des chiffres, le message d’Avertissement « Numéro d’entreprise invalide. » s’affiche.
Il est tout de même possible d’enregistrer le relevé d’emploi.
Le numéro d’entreprise peut être modifié dans l’option Gestion des constantes gouvernementales.
- Section Profil d’employé(e) :
Les cases 3, 8 et 9 font partie de cette section. Les renseignements affichés, dont le numéro de l’employé, son numéro d’assurance ainsi que son nom et adresse, proviennent du dossier de l’employé (Gestion des employés, module Paie).
Le champ Code postal affiche indifféremment le code postal (canadien) ou le Zip Code (américain), selon ce qui est défini dans la fiche de l’employé.
- Section Case 20 Communication préférée du signataire :
Cette section indique le nom de l’employeur de même que la langue dans laquelle il préfère recevoir la correspondance et les formulaires. Ces renseignements sont affichés seulement; ils sont déterminés dans les Configurations diverses de la Paie, dans la section Relevé d’emploi.
- Cliquer sur Enregistrer.
Après la sauvegarde, la mention Oui apparaît dans la colonne Informations valides pour l’employé qui vient d’être traité. Ceci indique que tous les renseignements du relevé d’emploi ont été validés et peuvent être transmis à Service Canada.
Si plus d’un relevé d’emploi doit être produit, maestro* passe à l’employé suivant dans la liste.
- Transmettre le relevé d’emploi à Service Canada.
Deux méthodes sont possibles pour la transmission du relevé :
La procédure pour la deuxième méthode est décrite ci-dessous.
- Aller sur le site Web de Service Canada et produire le relevé au moyen de l’application RE Web. L’information à utiliser est celle remplie à la fenêtre Relevé d’emploi.
- Exporter le relevé en format XML. Cette méthode est en fait une option qui s’ajoute au produit de base de maestro*; elle est cependant très efficace puisqu’elle permet de traiter plusieurs relevés à la fois, sans devoir les entrer manuellement un à un au moyen de l’application RE Web.
- Sélectionner le ou les employés concernés et cliquer sur Exporter en format XML.
- À la fenêtre Sauvegarder en tant que, entrer un nom pour le fichier et cliquer sur Accepter.
Prendre en note le dossier dans lequel est sauvegardé le fichier. Cette information sera nécessaire au moment de téléchargé le fichier XML sur le site de l’application RE Web.
- Une fenêtre de confirmation s’affiche. Cliquer Oui pour créer le fichier à l’état Soumis.
- Accéder au site RE Web puis suivre les directives afin de télécharger le fichier créé lors de l’étape précédente.
Voir aussi
ANNEXE
Raisons du présent relevé d’emploi
Code |
Description |
---|---|
A00 |
Manque de travail / Fin de saison ou de contrat |
A01 |
Faillite de l’employeur ou mise sous séquestre |
B00 |
Grève ou lockout |
D00 |
Maladie ou Blessure |
E00 |
Départ volontaire |
E02 |
Départ volontaire / Pour accompagner un(e) conjoint(e) |
E03 |
Départ volontaire / Retour aux études |
E04 |
Départ volontaire / Raisons médicales |
E05 |
Départ volontaire / Retraite volontaire |
E06 |
Départ volontaire / Autre emploi |
E09 |
Départ volontaire / Déménagement de l’employeur |
E10 |
Départ volontaire / Prendre soin d’une personne à charge |
E11 |
Départ volontaire / Pour devenir travailleur indépendant |
F00 |
Maternité |
G00 |
Retraite obligatoire |
G07 |
Retraite / Approuvée dans le cadre d’un programme de compression du personnel |
H00 |
Travail partagé |
J00 |
Formation en apprentissage |
K00 |
Autre |
K12 |
Autre / Changement de la fréquence de paie |
K13 |
Autre / Changement de propriétaire |
K14 |
Autre / À la demande de l’assurance-emploi |
K15 |
Autre / Forces canadiennes — Ordonnances/règlements royaux |
K16 |
Autre / À la demande de l’employé(e) |
K17 |
Autre / Changement de fournisseur de service |
M00 |
Congédiement |
M08 |
Congédiement / Congédié avant la fin de la période de probation |
N00 |
Congé |
P00 |
Parental |
Z00 |
Congé de compassion |
Autres sommes – types de paiement (case 17C)
|
Légende : B - Doit être en blanc O - Optionnel R - Requis |
Code |
Description |
Date début |
Date fin |
Montant |
Assurable |
---|---|---|---|---|---|
B05 |
Prime (jours fériés) |
O |
B |
R |
Oui |
B06 |
Prime (pour récompenser le rendement/la productivité) |
O |
O |
R |
Oui |
B07 |
Prime (événements particuliers) |
O |
B |
R |
Oui |
B08 |
Prime (engagement/fin de contrat/fin de saison) |
B |
B |
R |
Oui |
B09 |
Prime (départ ou retraite) |
B |
B |
R |
Oui |
B10 |
Prime (fermeture) |
B |
B |
R |
Oui |
B11 |
Prime (autre) |
B |
B |
R |
Oui |
E00 |
Indemnité de départ |
B |
B |
R |
Non |
G00 |
Gratifications |
B |
B |
R |
Oui |
H00 |
Honoraires |
O |
O |
R |
Non |
I00 |
Crédits de congé de maladie |
O |
B |
R |
Oui |
J00 |
Ajustement rétroactif de paie |
B |
B |
R |
Oui |
O00 |
Autre |
O |
O |
R |
Oui |
Q00 |
Participation aux bénéfices |
B |
B |
R |
Oui |
R00 |
Indemnité de retraite/crédits de congé de retraite |
B |
B |
R |
Non |
S00 |
Règlement d’un différend |
O |
O |
R |
Oui |
T00 |
Heures supplémentaires accumulées payées |
B |
B |
R |
Oui |
U12 |
PSC — Maternité/parental/ compassion/parents d’enfants gravement malades |
B |
B |
O |
Non |
U13 |
PSC Mise à pied |
B |
B |
O |
Non |
U14 |
PSC Maladie |
B |
B |
O |
Non |
U15 |
PSC Formation |
B |
B |
O |
Non |
Y00 |
Indemnité de préavis |
B |
B |
R |
Oui |