Bon de travail

OBJECTIF

Les bons de travail permettent de suivre les coûts des travaux sous un même numéro d’identification. Ces coûts peuvent, si tel est le besoin, être facturés par facturation directe du bon de travail ou facturés en régie contrôlée. Il est également possible de facturer des items qui ne sont pas nécessairement des coûts, mais plutôt des items forfaitaires.

Il est possible de configurer des primes dans l’onglet Configuration et de les voir s’afficher dans l’onglet Heures. Il est possible de rouvrir un bon de travail en cliquant sur l’icône Rouvrir ce bon de travail. Il est possible de déterminer le format du rapport d’approbation des travaux en déterminant le format à utiliser dans l’onglet Généralités des Configurations diverses. Il est possible de fermer un bon de travail, lors du transfert final, même s’il existe des transactions non transférées, si l’option Permettre de fermer un bon de travail même s’il y a des transactions de non transférées est cochée. Cette configuration est disponible dans l’onglet Généralités des Configurations diverses. La Gestion des documents permet d’enregistrer des documents en lien avec le bon de travail.  Ceux-ci peuvent être imprimés ou envoyés par courriel en même temps que le rapport Analyse de facturation.  Pour ce faire, le document doit être lié à une catégorie de documents identifiée à cette fin. Voir la rubrique Gestion des catégories de document. Plusieurs autres fonctionnalités par défaut, sont disponibles dans l’onglet Configuration.

 

PRÉREQUIS

• Configurations diverses
• Gestion des clients
• Gestion des types de bons de travail
• Gestion des priorités
• Gestion des employés
• Gestion du catalogue
• Gestion de la sécurité (Restriction des accès)

 

ICÔNES

Icônes de l'option Bon de travail

Icône Titre Action Consultation de l’inventaire Permet de consulter l’inventaire pour l’item sélectionné. Consultation d’équipement Permet de consulter l’équipement sélectionné à partir de l’onglet Entretien et Réparation. Ajout multiple d’items à partir du catalogue Permet d’ajouter plusieurs items à partir de l’onglet Matériel utilisé. Recherche des réservations Permet d’effectuer une recherche pour vérifier s’il y a une réservationspour un item entré dans l'onglet Matériel utilisé. NOTE : L’icône est seulement accessible lorsque l’onglet Matériel utilisé est sélectionné. Facturation directe Permet d’accéder à la facturation directe, seulement pour les projets de facturation. Modification des vendants Permet d’accéder à l’écran de modification des vendants, afin de sélectionner la référence par défaut, parmi les choix possibles : Toutes les transactions sur des activités facturables Seulement les transactions dont l’état est facturable Toutes les transactions, sur toutes les activités facturables et non facturables. Toutes les transactions à l’état Non facturable Toutes les transactions à l’état Non facturable par le système. Afficher les lectures qui ont déterminé ce taux horaire Permet d’afficher les lectures qui ont déterminé le taux horaire de la ligne sélectionné sous l’onglet Heures. Rouvrir ce bon de travail Permet de rouvrir un bon de travail à l’état Fermé. Copier une soumission Permet de copier la soumission sélectionné afin de : Créer un bon de travail à partir de cette soumission Créer une nouvelle soumission à partir de cette soumission. Copier la référence par défaut Permet de copier la Référence par défaut pour le bon de travail sur toutes les lignes de la grille de ventilation. Insertion automatique selon la répartition Permet d’importer des répartitions. Configuration Permet de configurer le comportement des bons de travail.

 

Sommaire

À partir du même écran, il est possible de créer des bons de travail ou des bons de travail soumissions, si le module Soumissions des bons de travail est installé.

Cliquer sur l’un des liens pour accéder directement à l’une des sections :

• Créer un bon de travail 
  • Ajouter du matériel utilisé à partir d'un kit
  • Facturation directe
• Créer un bon de travail soumission

 

Étapes

maestro* > Projets > Bons de travail > Fonctions > Bon de travail

 

Créer un bon de travail

1. Entrer les informations requises dans la section générale du bon de travail :

Champ	Description
No B.T.	Numéro du bon de travail. Ce numéro correspond généralement au numéro utilisé à l’interne. NOTES : Il est possible de définir un compteur général pour le champ No B.T. au niveau des Configurations diverses des Bons de travail ou par usager dans l’onglet Restriction des accès, section Bons de travail – compteurs de la Gestion de la sécurité. Par défaut, le maestro* applique le format et le compteur des Configurations diverses si aucun compteur n’est trouvé dans les configurations de l’usager. Sinon une fenêtre lui proposera de choisir entre le compteur de l’usager ou des configurations diverses. Même si le numéro peut être généré automatiquement, il est possible de l’inscrire manuellement.
Description*	Description sommaire du bon de travail.
Projet*	Projet affecté par le bon de travail. NOTES : Les projets disponibles sont affichés en fonction de l’accès aux projets de la Gestion de la sécurité. Il est possible de déterminer un projet par défaut dans l’icône Configuration.
Client	Client pour lequel les travaux sont exécutés. NOTES : Ce champ permet de sélectionner un client issu de l’option Gestion des clients. Si un client est lié au projet sélectionné, ce dernier est inscrit automatiquement. En choisissant un client, l’adresse de facturation et l’adresse des travaux de l’onglet Détails s’affichent automatiquement. Si aucun client n’est lié au projet sélectionné et si le projet sélectionné est un sous-projet, maestro* affiche le client du projet-maître si, dans la Gestion du projet de facturation du projet-maître, un client a été identifié et si la case Traiter les sous-projets est cochée. Si un projet de facturation a été défini pour le projet entré et si le mode de facturation choisi est à « Date, bon unique » ou « Bon unique, multi-clients », maestro* oblige l’entrée d’un Client. Si la Gestion de la limite de crédit est activée dans les configurations diverses de la facturation et que la limite de crédit du client est dépassée, il sera impossible de sauvegarder le bon de travail.
Type B.T.	Permet de sélectionner un type de bon de travail issu de l’option Gestion des types de bons de travail. NOTES : Il est possible d’associer un formulaire distinct à chacun des types de bons de travail. En associant un type au bon de travail, ceci permet de filtrer les bons par type dans la Répartition des bons de travail.
Contact	Permet de sélectionner la personne à contacter pour ce bon de travail.
Responsable	Permet de sélectionner un responsable des travaux, issu de l’option Gestion des employés. NOTES : Le responsable peut être défini comme employé par défaut au niveau de l’onglet Heures en cochant la case Utiliser le responsable comme employé par défaut dans l’icône Configuration. Les employés disponibles sont affichés en fonction de l’accès aux employés de la Gestion de la sécurité.
Soumission	Numéro de la soumission à partir de laquelle le bon de travail a été créé. En cliquant sur le lien, la soumission en question s'affiche. L'option Soumission en service doit être activée.

2. Entrer les informations requises dans l’onglet Bon de travail :

Champ	Description
État	État du bon de travail. Les états disponibles pour l’usager sont : Réservé, Ouvert, Confirmé, Approuvé et App. final (Approbation finale). NOTES : Les états Affecté et Fermé sont des états attribués par maestro*. Il est possible d’identifier un état par défaut pour les nouveaux bons dans l’icône Configuration.
Accepté	Permet d'accepter les bons de travail afin de pouvoir transférer ceux-ci. NOTE : La valeur par défaut peut être défini dans le champ État d’acceptation des BT externes via les Configurations diverses du bon de travail, sous l'onglet Généralités.
Date cpt.	Date d’ouverture du bon de travail.
Date début	Date de début des travaux.
Date ferm.	Date de fermeture du bon de travail.
Date suivi	Entrer la date du bon de travail. Cette date sera utilisée pour transférer le Matériel utilisé et les Items à facturer.
Priorité	Permet de sélectionner une priorité d’exécution du bon de travail, issue de l’option Gestion des priorités.
État d'avancement	Permet de sélectionner un état d’avancement des travaux issu de l’option Gestion des états d’avancement. NOTE : En associant un état avancé au bon de travail, ceci permet de filtrer les bons par état avancé dans la Répartition des bons de travail.
Vendeur	Vendeur associé au bon de travail. NOTE : Ce code de vendeur est transféré dans la facture créée lors de la facturation. Si aucun vendeur n’a été spécifié dans le bon de travail, maestro* utilise le vendeur identifié dans la Gestion des clients.
Zone	Permet de sélectionner un territoire issu de l’option Gestion des zones. NOTE : En associant une zone au bon de travail, ceci permet de filtrer les bons par zone dans la Répartition des bons de travail.
Bon de commande	Numéro de bon de commande du client. NOTES : En fonction de la configuration du champ No Commande obligatoire de la Gestion des clients, il est possible d’empêcher la sauvegarde ou de donner un avertissement, si le bon de commande client n’est pas identifié. Par défaut le bon de commande du projet est appliqué.
Référence par défaut	Permet d’entrer un numéro de référence qui servira de valeur par défaut dans les colonnes « Référence » des onglets de ventilation. NOTES : Le numéro de référence pourra être utilisé dans la facturation des bons de travail. Il est possible de copier la référence par défaut dans les lignes de ventilation du bon de travail, pour des transactions transférées ou non, à l’aide de l’icône Copier la référence par défaut. Maestro* copiera la référence par défaut dans toutes les transactions du bon de travail ainsi que dans toutes les autres transactions liées au bon de travail, peu importe l’endroit où elles ont été entrées.
Imprimer	Les bons de travail à Oui sont disponibles pour l’impression à partir de l’option Impression des bons de travail. Les bons de travail à Non ne sont pas disponibles pour l’impression à partir de l’option Impression des bons de travail.
Ne pas excéder	Permet d’indiquer un montant maximum à ne pas dépasser lors de la facturation d’un bon de travail. NOTE : À titre indicatif seulement.
No B.T. externe	Numéro de référence externe à maestro* en lien avec le bon de travail (par exemple, le numéro de bon de travail du client ou le numéro du formulaire papier pré-imprimé).
No B.T. original	Bon de travail d’origine. NOTES : Il est possible de lier un bon de travail à un bon de travail ouvert précédemment. Ce champ n’apparaît pas si le bon de travail a été créé à partir d’un bon de travail soumission.
Lien soumission	Lien vers la soumission à partir de laquelle le bon de travail a été créé (si la soumission a été créée à partir de l'option Soumission de bon de travail). NOTES : Ce champ est non modifiable et apparaît uniquement si le bon de travail a été généré à partir d’une soumission bon de travail.

1. Sous-onglet Détail :

Champ	Description
No adresse	Numéro d’adresse de facturation du client. NOTES : Dans les autres champs de cette section (nom, adresse, etc.), maestro* affiche l’adresse entrée dans l’onglet Informations de facturation de la Gestion des clients. Si aucune adresse de facturation n’y a été spécifiée, l’adresse du client est affichée. Il est possible de configurer plusieurs adresses de facturation pour un même client à l’aide de l’option Gestion des adresses de clients.
Endroit	Endroit des travaux. Valeurs disponibles. Alternatif Permet de créer une adresse temporaire. Contact Permet d’utiliser une adresse associée à un contact issu de l’option Gestion des contacts. Client Permet d’utiliser une adresse issue de l’option Gestion des clients. Projet Permet d’utiliser une adresse issue de l’option Gestion des projets. NOTE : Par défaut maestro* inscrit le projet du bon de travail. Le projet peut être différent de celui du bon de travail.
Spécification	Permet d’avoir accès aux bases de données liées en fonction de la sélection faite au champ Endroit.

 

La partie du bas est un champ mémo. Ce champ permet d’entrer une description détaillée des travaux qui peut être imprimée sur les formulaires.

2. Sous-onglet Heures :

Les champs secteur, années d’apprentissage, annexe, région, code d’union, quart, les champs reliés à la machinerie, activité DMSRB, commentaire, coût, compteurs 1 et 2 et référence ne sont pas visibles par défaut. Pour les rendre visibles, cliquer sur le bouton droit de la souris et cliquer sur l’option Configuration. Il est possible de valider ligne par ligne la source d’un taux horaire en cliquant sur l’icône Afficher les lectures qui ont déterminé ce taux horaire.

 

Champ	Description
Date	Date de l’exécution des travaux.
Employé, Nom,	Code et nom de l’employé sélectionné. NOTE : Lors de l’entrée du code de l’employé, plusieurs champs se complètent automatiquement à partir des informations entrées dans la Gestion des employés.
Secteur	Secteur où les heures sont appliquées.
Métier	Code de métier de l’employé. Par défaut, maestro* affiche le code de métier spécifié dans l’onglet Métiers et unions de la Gestion des employés, s’il y a lieu.
Années d’apprentissage	Années d’apprentissage de l’employé pour le métier sélectionné. Par défaut, maestro* affiche l’année d’apprentissage spécifiée dans la Gestion des employés.
Annexe	Annexe du projet par défaut. Par défaut, maestro* affiche l’annexe spécifiée dans la Gestion des projets; sinon il prend l’annexe par défaut dans la Gestion des employés.
Région	Code de région où les travaux ont été effectués. Par défaut, maestro* affiche le code de région spécifié dans la Gestion des projets; sinon il prend la région par défaut dans la Gestion des employés, le cas échéant.
Code d’union	Code d’union utilisé. NOTES : Si le code d’union est spécifié dans la Gestion des projets sous l’onglet Définition des unions par Code de métier, maestro* affiche le code d’union. Si le projet n’a pas de code d’union de spécifié, maestro* utilise l’union indiquée dans la Gestion des Régions. Sinon, maestro* utilise l’union spécifiée dans l’onglet Métiers et unions de la Gestion des employés ou encore, le code d’union par défaut de la Gestion des employés. Le code d’union n’est pas obligatoire.
Quart	Quart de travail. NOTE : Il est possible de retrouver le taux horaire associé à un quart si les taux horaires sont entrés par quart de travail.
Taux horaire	Affiche le taux horaire de l’employé sélectionné.
Hr Début	Heure de début des travaux. NOTE : Ce champ est optionnel.
Hr Fin	Heure de fin des travaux. NOTE : Ce champ est optionnel.
Heures	Nombre d’heures à temps simple.
Demi	Nombre d’heures à temps et demi.
Double	Nombre d’heures à temps double.
Banque	Heures à attribuer à la banque d’heures de l’employé. NOTE : Au transfert, ces heures sont de type Z dans l’option Heures. Elles sont donc calculées dans les coûts du projet. Par contre, au niveau de la paie, elles sont cumulées dans les heures en banque de l’employé.
Activité	Activité liée aux heures entrées.
Groupe	Groupe de dépense de salaire.
Heures facturables employés	Heures à facturer. Ces valeurs seront utilisées si le bon de travail doit être facturé à un client, par la facturation directe ou par la facturation en régie-contrôlée.Valeurs disponibles. Heures Nombre d’heures à facturer à temps simple. Demi Nombre d’heures à facturer à temps et demi. Double Nombre d’heures à facturer à temps double. NOTES : Ces colonnes sont disponibles ou non en fonction de la configuration L’usager pourra modifier les quantités facturables dans l’entrée des bons de travail. Cette configuration est disponible dans la Gestion de la sécurité, sous l’onglet Restriction des accès, section Projets, sous-section Bon de travail. Si la configuration est cochée, pour voir apparaître ces colonnes, l’usager devra également en activer l’affichage dans l’entrée des bons de travail à l’aide de la fonction Configuration disponible dans la grille de ventilation. Il est possible de modifier des heures facturables après que ces dernières aient été transférées à la condition que le bon de travail ne soit pas fermé et qu’aucune facturation n’existe pour ce bon de travail. Si aucune heure facturable n’est entrée manuellement, maestro* utilise le nombre d’heures travaillées par l’employé pour déterminer les heures à facturer. Pour pouvoir entrer des heures facturable à temps régulier, il est nécessaire d’avoir des heures travaillées à temps régulier. Le même principe s’applique pour pouvoir entrer des heures facturables à temps demi ou double.
Machinerie	Code de la machinerie utilisée pour exécuter les travaux. NOTES : Si un code de machinerie par défaut est entré dans l’onglet Autres modules de la Gestion des employés, celui-ci est affiché automatiquement sur la même ligne que l’entrée des heures. Il est nécessaire de compléter les heures pour la machinerie. Si plusieurs codes de machineries sont entrés dans l’onglet Autres modules de la Gestion des employés, ceux-ci sont affichés automatiquement sous la ligne contenant les heures de l’employé, lorsque la ligne est complétée.
Heures machinerie	Nombre d’heures affectées à la machinerie. NOTES : Dès qu’il y a une modification aux colonnes Heures, Demi, Double, Banque des heures employés ou des heures facturables employés, les heures machinerie et les heures machinerie facturables seront mises à jour. La valeur de cette colonne peut être modifiée manuellement, mais le système ne tiendra plus compte de la sommation des autres colonnes (à moins qu’une de ces colonnes soit re-modifiée).
Activité	Activité liée à la machinerie.
Groupe machinerie	Groupe lié à la machinerie.
Heures facturables Machinerie	Heures à facturer pour la machinerie. Cette valeur sera utilisée si le bon de travail doit être facturé à un client, par la facturation directe ou par la facturation en régie-contrôlée. NOTES : Cette colonne est disponible ou non en fonction de la configuration L’usager pourra modifier les quantités facturables dans l’entrée des bons de travail. Cette configuration est disponible dans la Gestion de la sécurité, sous l’onglet Restriction des accès, section Projets, sous-section Bon de travail. Si la configuration est cochée, pour voir apparaître cette colonne, l’usager devra également en activer l’affichage dans l’entrée des bons de travail à l’aide de la fonction Configuration disponible dans la grille de ventilation. Dès qu’il y a une modification aux colonnes Heures, Demi, Double, Banque des heures employés ou des heures facturables employés, les heures machinerie et les heures machinerie facturables seront mises à jour. La valeur de cette colonne peut être modifiée manuellement, mais le système ne tiendra plus compte de la sommation des autres colonnes (à moins qu’une de ces colonnes soit re-modifiée). Il est possible de modifier des heures facturables après que ces dernières aient été transférées à la condition que le bon de travail ne soit pas fermé et qu’aucune facturation n’existe pour ce bon de travail. Si aucune heure n’est entrée manuellement dans Heures facturables, maestro* utilise les heures machinerie travaillées pour déterminer les heures machineries à facturer.
Activité CSST	Activité de CSST. NOTE : Par défaut, maestro* affiche le code d’activité de CSST inscrit dans la Gestion des employés. Par contre, si un code de CSST est aussi associé à l’activité de projet inscrite, cette dernière a priorité.
Activité DMSRB	Activité de DMSRB. NOTES : Cette activité s’applique seulement aux électriciens. Par défaut, maestro* affiche le code d’activité de DMSRB inscrit dans la Gestion des employés du module Gestion du temps. Par contre, si un code de DMSRB est aussi associé à l’activité de projet inscrite, cette dernière a priorité.
Employé transféré	Indique que les heures entrées dans le bon de travail ont été transférées. NOTES : Les heures transférées sont ensuite disponibles dans l’option Heures pour le traitement de la paie. Il est possible de transférer séparément les heures reliées à un employé et à une machinerie lors du transfert des transactions.
Machinerie transférée	Indique que les heures entrées en lien avec la machinerie dans le bon de travail ont été transférées. NOTES : Les heures transférées sont ensuite disponibles dans l’option Heures pour le traitement de la paie. Il est possible de transférer séparément les heures reliées à un employé et à une machinerie lors du transfert des transactions.
Commentaire	Commentaire en lien avec les heures entrées.
Primes	Tous les codes de primes sélectionnés sont affichés en colonnes. L’état grisé La case cochée affiche un crochet rouge. La case grisée affiche un carré gris. des primes dans les bons de travail indique que le système soustraira cette prime à la paie de l’employé, plutôt que de l’ajouter. NOTES : Les quantités entrées pour les primes de type revenu sont considérées comme des heures. Elles sont donc incluses dans le total des heures utilisé pour calculer de la quantité à attribuer aux primes de type "Quantité d'heure". Il est possible de configurer les primes à partir de l’écran Configuration, sous la section Configurer les colonnes de primes.
Coût	Coût total correspondant au coûtant de la ligne.
Compteur 1 et 2	Compteur des équipements du module Équipements.
Référence	Champ texte à titre informatif seulement. NOTES : Ce champ n’est pas transféré dans l’option Heures lors du transfert des bons de travail. Le numéro de référence pourra être utilisé dans la facturation des bons de travail.
Pointeurs transactions Heures	Indique le compteur de la transaction d’heures créée lors du transfert des heures des employés.
Pointeurs transactions Machinerie	Indique le compteur de la transaction de machinerie créée lors du transfert des heures de la machinerie.

 

La grille peut comporter des colonnes additionnelles si des primes ont été configurées dans l’icône Configuration.

3. Sous-onglets Matériel utilisé et Items à facturer :

L’onglet Items à facturer est en lien direct avec la facturation. Tous ces champs doivent avoir été préalablement complétés à l’option Gestion du catalogue.

 

Champ	Description
Activité	Activité de dépense (matériel) ou de revenu (item à facturer). NOTE : Par défaut, le code d’activité de dépense affiché pour un item de matériel à utiliser provenant d’un kit (inscrit dans les items à facturer) est dans l’ordre suivant : l’activité de dépense du kit l’activité de l’item de matériel l’activité de dépense de défaut pour le matériel du bon de travail.
Groupe	Groupe de dépense (matériel) ou de revenu (item à facturer).
Code d’inventaire	Code du produit issu de la Gestion du catalogue. Si l'item est un kit, consulter la section Ajouter du matériel utilisé à partir d'un kit. NOTES : Pour le matériel utilisé, maestro* affiche tous les codes de catalogue, à l’exception des items destinés à la vente seulement. Pour les items à facturer, maestro* affiche les codes de catalogue de vente et de produit assemblé seulement.
Description	Description associée à l’item dans le catalogue. NOTE : Si le Mode de gestion des coûts de l'item est Variable, il sera possible de modifier la description de l'item. Le mode de gestion des coûts d'un item est configuré dans la section Comptabilité de la Gestion du catalogue.
Code de pièce du fabricant	Affiche le code de pièce du fabricant si complété dans la Gestion du catalogue.
Unité	Unité de conversion. NOTE : L’unité varie en fonction du facteur inscrit dans l’item dans l’option Gestion du catalogue.
Emplacement	Emplacement de l’item.
Localisation	Localisation réelle de l’item au système.
Caractéristique	Caractéristique de l’item.
Identification	Identification de l’item. NOTES : Si l’item est géré par numéro de série, ce champ permet d’indiquer le numéro de série de l’item utilisé. Si le mode de transfert du matériel est à 1-Transfert inventaire-projet, ce champ est obligatoire si l’item entré est géré par numéro de série. Cette configuration est disponible dans les Configurations diverses du module Bons de travail dans la section Généralités. Pour les autres modes de transfert du matériel, il n’est pas nécessaire d’indiquer de numéro de série. De plus, il est également possible d’entrer une quantité supérieure à 1.
No réservation	Numéro de réservation. NOTE : Ce numéro peut être entré manuellement par l’usager.
Qté estimée	Quantité estimée nécessaire au bon de travail. NOTE : Pour déterminer la profitabilité des bons de travail de type Soumission, l’usager utilise la quantité estimée si la quantité est zéro, aux endroits suivants : Rapport de profitabilité, Consultation des Bons de travail. Pour déterminer la quantité qui sera éventuellement facturée des items sur les bons de travail de type Soumission, l’usager utilise toujours la quantité estimée (pour établir les revenus potentiels). Pour les bons de travail qui ne sont pas des Soumissions, cette quantité n’est pas réellement utilisée. Elle peut donc être utilisée pas les usagers pour différents besoins (impression de quantités « théoriques » sur les formulaires, par exemple) sans que cela n’ait de conséquence dans le traitement du bon de travail.
Quantité	Quantité réelle utilisée.
Qté utilisée	Quantité à facturer pour le matériel. NOTES : Cette colonne est disponible ou non en fonction de la configuration L’usager pourra modifier les quantités facturables dans l’entrée des bons de travail. Cette configuration est disponible dans la Gestion de la sécurité, sous l’onglet Restriction des accès, section Projets, sous-section Bon de travail. Si la configuration est cochée, pour voir apparaître cette colonne, l’usager devra également en activer l’affichage dans l’entrée des bons de travail à l’aide de la fonction Configuration disponible dans la grille de ventilation. Il est possible de modifier des quantités facturables après que les transactions aient été transférées à la condition que le bon de travail ne soit pas fermé et qu’aucune facturation n’existe pour ce bon de travail. Cette valeur sera utilisée si le bon de travail doit être facturé à un client, par la facturation directe ou par la facturation en régie-contrôlée. Si aucune quantité facturable n’est entrée, maestro* prend la quantité entrée dans la colonne Quantité pour calculer la quantité à facturer.
P.U.	Prix unitaire de la pièce. NOTE : Ce champ n’est disponible que si le Mode de gestion des coûts de l'item catalogue est non stock, non défini ou variable.
Unité inv.	Unité de mesure associée à la quantité de l’inventaire dans la Gestion du catalogue.
Transféré	Indique que l’entrée a été transférée.
Garantie valide	Indique si le matériel utilisé possède toujours une garantie valide. NOTE : Ce champ est en lien avec le module Équipements.
Réquisition	Numéro de réquisition relié au bon de travail. Ce champ se complète automatiquement lors du transfert du bon de travail si la configuration Transfert du matériel est à Réquisition.
No commande No ext. No ligne comm.	Référence provenant de l’option Commande avec catalogue. Ces champs se complètent automatiquement lors du transfert du bon de travail si la configuration Transfert du matériel est à Commande catalogue.
Référence	Référence du bon de travail. NOTE : Le numéro de référence pourra être utilisé dans la facturation des bons de travail.
Prix de vente	Permet l'entrée manuelle d'un prix. NOTE : Il n'y a pas d'affichage automatique de prix entré dans la Gestion du catalogue, la Gestion des escomptes/client et la Gestion des listes de prix.
Pointeurs transactions – Transfert inventaire-projet	Affiche le numéro de transaction du transfert inventaire-projet. Ce champ se complète automatiquement lors du transfert du bon de travail si la configuration Transfert du matériel est à Inventaire-Projet.
Pointeurs transactions – Projet	Affiche le numéro de transaction du transfert entre projets. Ce champ se complète automatiquement lors du transfert du bon de travail si la configuration Transfert du matériel est à Inventaire-Projet et que le transfert de la transaction Inventaire-Projet a été effectué.

 

L’icône Modification des vendants est disponible si le projet indiqué dans le bon de travail a été défini comme étant un Projet de facturation (donc qui existe dans la Gestion des projets de facturation) et que son mode de facturation est différent de Directe.

4. Sous-onglet Tâches :

L'onglet Tâches permet d'inscrire diverses tâches au bon de travail. Les tâches disponibles ici proviennent de l'option Gestion des tâches de bon de travail. Il est également possible d'inscrire dans la grille des tâches créées spontanément, sans qu'elle proviennent de la table Gestion des tâches de bon de travail. Les informations concernant l'achèvement d'une tâche peuvent provenir de maestro*MOBILE, par exemple la date à laquelle la tâche a été complétée, des commentaires ou des photos (documents).

 

Champ	Description
Code de tâche	Affiche le code de tâche. Utiliser l'icône pour sélectionner un code dans la table. NOTE : Si la tâche est créée spontanément pour ce bon de travail et ne provient pas de la table, ne rien inscrire dans ce champ.
Description	Affiche la description de la tâche.
Notes	Si une note a été inscrite pour une tâche, dans la Gestion des tâches de bon de travail, une icône permettant de l'afficher apparaît.
Date requise	Permet d'inscrire la date à laquelle la tâche est requise.
Reportée	Indique que la tâche a été reportée.
Complétée	Indique que la tâche a été complétée.
Date complétée	Indique la date à laquelle la tâche a été complétée.
Documents	Permet d'accéder aux documents rattachés à cette tâche du bon de travail. Par exemple, des photos ou des documents numériques.
Commentaires	S'il y a lieu, contient les commentaires à propos de la tâche.

5. Sous-onglet Entretien et Réparation :

L’onglet Entretien et Réparation est en lien direct avec le module Entretien préventif. Certaines informations de cet onglet peuvent provenir de la Production des bons de travail du module Entretien préventif.

 

Champ	Description
Équipement	Code de l’équipement pour l’entretien ou la réparation.
Catégorie	Catégorie d’entretien préventif lié à l’équipement.
Entretien	Code d’entretien concernant les tâches à effectuer.
Réparation	Lorsque la case est cochée, indique que le bon de travail est une réparation.
Initialisation des entretiens	Sert à indiquer à quel moment chacune des tâches a été effectuée la dernière fois. NOTE : À cocher si c’est le premier entretien qui est entré dans maestro*.
Type	Type d’équipement issu de la Gestion des types d’équipements. NOTE : Ce champ est à titre informatif.
CPT	Permet d’entrer la valeur du compteur de l’équipement au moment de l’entretien. NOTE : Un champ pour saisir le deuxième compteur de l’équipement peut être affiché si nécessaire.
Projet	Numéro du projet auquel l’équipement est assigné.
Localisation	Localisation pour l’entretien issue de la Gestion des localisations.

Section Tâches à effectuer pour l’entretien

Champ	Description
Conforme	Indique que le résultat de la vérification ou de l’entretien est conforme.
Non Conforme	Indique que la tâche n’est pas conforme.
Effectuée	Indique que la tâche a été effectuée.
Non complétée	Indique que la tâche n'a pas été complétée.
Non applicable	Indique que la tâche d'entretien ne s'applique pas.
Commentaires	Permet d'inscrire un commentaire à propos de la tâche d'entretien. Le commentaire peut aussi provenir de maestro*MOBILE.
Code	Code de la tâche.
Description	Description de la tâche.
Intervalle 1 Intervalle 2	Intervalle selon l’unité du compteur (1 ou 2), entre deux entretiens de cette même tâche. Exemple : Si on doit changer le filtre aux 6000 km, l’intervalle sera de 6000 km.
Nb. mois	Nombre de mois entre deux entretiens.
Temps	Temps requis pour la tâche.

6. Sous-onglet Freins et pneus :

L’onglet Freins et pneus est en lien direct avec le module Entretien préventif.

 

Champ	Description
Équipement	Code d’équipement.
Type d’équipement	Type d’équipement issu de la Gestion des types d’équipements. NOTE : Ce champ est à titre informatif.
Type de véhicule	Genre de véhicule.
Rotation de l’arbre à cames	Nombre de degrés de rotation de l’arbre à cames.

Section Registre des mesures de freins et de pneus

Champ	Description
Pneu extérieur	Mesure du pneu extérieur.
Freins	Mesure des freins.
Pneu intérieur	Mesure du pneu intérieur.

7. Sous-onglet Ressources de production:

Cet onglet est lié au module Ressource de production et apparaît uniquement si le module est installé.

 

Champ	Description
Ressource	Code de la ressource.
Description	Description de la ressource.
Mode	Permet d’identifier le mode de la ressource. NOTE : Le mode est spécifié lors de la création de la ressource.
Seuil maximum	Indique la capacité maximum de la ressource pour une période de temps donnée. NOTE : Le seuil maximum est spécifié lors de la création de la ressource.
Quantité	Quantité nécessaire pour la ressource.
Délai	Durée nécessaire pour la ressource.
Fonction	Identifie la fonction de la ressource. Valeurs disponibles. A-Autres La ressource est utilisée pour d’autres fonctions. D-Démontage La ressource est utilisée pour exécuter le démontage. M-Montage La ressource est utilisée pour exécuter le montage.
Date	Date requise pour la ressource.
Heure	Heure requise de la ressource.
État	Permet d’indiquer l’état de la ressource. Valeurs disponibles. 1 – Non contacté La ressource n’a pas été contactée. 2 – Contacté mais non confirmé La ressource a été contactée, mais elle n’a pas confirmé sa présence. 3 - Confirmé La ressource a été confirmée.
Note	Permet d’entrer une note concernant la ressource.
Montant	Affiche le coût de la ressource.

8. Sous-onglet Commandes : Cet onglet permet de visualiser toutes les commandes avec catalogue reliées au bon de travail.

Selon le niveau de la sécurité, il est possible de faire du forage sur la commande afin d’obtenir de plus amples informations sur la commande ou sur le fournisseur. Une icône apparaît lorsque des commandes catalogues sont liées au bon de travail.

3. L’onglet Champs supplémentaires permet d’entrer des informations supplémentaires en référence au bon de travail.

L’onglet Champs supplémentaires (X) permet d’entrer des informations supplémentaires sur le bon de travail en fonction du type de bon de travail sélectionné dans le champ Type B.T.. Le X est remplacé par le code du type de bon de travail sélectionné. La structure des champs supplémentaires provient de la Gestion des types de bon de travail. Ils sont également disponibles dans le générateur de liste, grille liée, les infobulles, la gestion des documents et peuvent également s’imprimer sur les formulaires de bon de travail.

4. L’onglet Répartitions permet de consulter les répartitions faites sur le bon de travail à partir de l’option Répartition des bons de travail.
5. L'onglet Soumissions permet de consulter les soumissions qui ont été créées à partir du bon de travail, à l'aide du module Soumissions en service. On peut ouvrir lesdites soumissions en double-cliquant sur les lignes de la grille.
6. Cliquer sur Enregistrer.
   

À l’occasion, un message peut s’afficher à l’écran : Sauvegarde impossible! Ce bon de travail a été modifié ou transféré par un autre usager et empêcher l’usager d’enregistrer le bon de travail. Ce message s’affiche dans le cas où deux usagers tentent de modifier le même bon de travail en même temps et que l’un d’eux a déjà sauvegardé le bon de travail au moment où l’autre usager essaie de le faire. Dans ce cas, l’usager qui ne peut enregistrer doit quitter le bon de travail et recommencer ses changements. Pour éviter de tout refaire manuellement, il peut également copier ses changements avant de quitter le bon de travail, et les coller après avoir rechargé le bon de travail.

 

Il est possible que maestro* refuse d’enregistrer des heures si le mode de transfert des heures est à 2-Balancé et que dans la Gestion des périodes de paie, la colonne Fermer pour entrées d’heures est cochée. Cette configuration permet à l’administrateur d’empêcher d’entrer des heures pour une période de paie déjà calculée.

Ajouter du matériel utilisé à partir d'un kit

Cette fonctionnalité s'applique aux items dont l’État correspond à Kit dans l’option Gestion du catalogue.

1. Dans l'onglet Matériel utilisé, inscrire le Code d'inventaire du kit dans la colonne ou cliquer sur l'icône pour choisir le kit à partir de la fenêtre Sélectionner un enregistrement.
   La fenêtre Sélection des composantes s'affiche.
2. Indiquer d'abord le nombre de kit (Quantité) à inscrire au bon de travail.
3. Cocher ensuite les items du kit à inclure dans le bon de travail.
4. Cliquer sur Sélectionner.
   Automatiquement, tous les items du kit qui ont été choisis s'ajouteront au bon de travail.
5. Enregistrer le bon de travail.

Facturation directe

Dans la fonction Facturation directe, l’icône Configuration de projet de facturation permet d’entrer une borne des activités de facturation. Cette fonctionnalité permet de facturer toutes les transactions provenant des onglets Heures et Matériel utilisé, imputées à des activités contenues à l’intérieur de cette borne.

Dans la fonction Facturation directe, si les colonnes Qté vendant, unitaire vendant, % d’escompte, P.U. ou non facturable sont modifiées et qu’une vente a été transférée, les colonnes relatives aux vendants et profit du rapport Analyse de facturation ne seront plus affichées.

L’icône Facturation directe est disponible si le mode de facturation est défini à Directe dans le Projet de facturation.

L’icône Facturation directe peut être désactivée dans la Gestion des projets de facturation, si le champ Bloquer la facturation directe et obliger le transfert du matériel d’un bon de travail vers un transfert inventaire-projet est coché.

 

Créer un bon de travail soumission

Cette fonctionnalité est disponible uniquement si le module Soumissions des bons de travail est installé et que l’usager a accès à l’état soumission dans les bons de travail. Avant d’utiliser les bons de travail soumission, n’hésitez pas à consulter la rubrique d’aide Créer une soumission à partir des bons de travail pour connaître les étapes à suivre. Les champs complétés dans la soumission sont copiés vers une autre soumission ou vers le bon de travail lorsque l’utilisateur utilise l’icône Copier une soumission.

 

1. Cliquer sur l’icône Afficher les soumissions.
2. Entrer les informations requises dans l’onglet Soumission :

Aucun champ n’est obligatoire à l’état soumission.

 

Champ	Description
Soumission	Numéro de la soumission. Ce numéro correspond généralement au numéro utilisé à l’interne. NOTES : Il est possible de définir un compteur général pour le champ Soumission au niveau des Configurations diverses des Bons de travail ou par usager dans l’onglet Restriction des accès, section Bons de travail – compteurs de la Gestion de la sécurité. Par défaut, maestro* applique le format et le compteur des Configurations diverses si aucun compteur n’est trouvé dans les configurations de l’usager. Sinon une fenêtre lui proposera de choisir entre le compteur de l’usager ou des configurations diverses. Par contre, si -1 est inscrit dans le compteur de soumission au bon de travail dans les configurations diverses, celle-ci à priorité sur la Gestion de la sécurité puisque l’on demande au système d’utiliser le même compteur que les bons de travail. Même si le numéro peut être généré automatiquement, il est possible de l’inscrire manuellement.
Description	Description sommaire de la soumission.
Projet	Projet affecté par la soumission. NOTE : Les projets disponibles sont affichés en fonction de l’accès aux projets de la Gestion de la sécurité.
Date soum.	Date d’ouverture de la soumission.
Client	Client pour lequel les travaux seront exécutés. NOTES : Ce champ permet de sélectionner un client issu de l’option Gestion des clients. En choisissant un client, l’adresse de facturation et l’adresse des travaux de l’onglet Détails s’affichent automatiquement. Si un client est lié au projet sélectionné, ce dernier est inscrit automatiquement.
Zone	Permet de sélectionner un territoire issu de l’option Gestion des zones.
BT créé	Affiche le numéro de bon de travail créé à partir de la soumission.
Bon comm.	Numéro de bon de commande du client. NOTE : Par défaut le bon de commande du projet est appliqué automatiquement.
État	Identifie que le bon de travail est une soumission.
Type B.T.	Permet de sélectionner un type de bon de travail issu de l’option Gestion des types de bons de travail. NOTE : Il est possible d’associer un formulaire distinct à chacun des types de bons de travail.
Priorité	Permet de sélectionner une priorité d’exécution du bon de travail, issue de l’option Gestion des priorités.
Sous-état	État de la soumission. Les états disponibles pour l’usager sont : Entré, Soumis, Accepté, Refusé, En attente et Annulé. NOTE : Le sous-état permet de trier les soumissions et de les afficher dans la grille sommaire des transactions par sous-état.
Vendeur	Vendeur associé à la soumission.
État avanc.	Permet de sélectionner un état d’avancement de la soumission issu de l’option Gestion des états d’avancement. NOTE : En associant un état à la soumission, ceci permet de filtrer les bons par état avancé dans le générateur de liste.
Responsable	Permet de sélectionner un responsable des travaux, issu de l’option Gestion des employés. NOTES : Le responsable peut être défini comme employé par défaut au niveau de l’onglet Heures en cochant la case Utiliser le responsable comme employé par défaut dans l’icône Configuration. Les employés disponibles sont affichés en fonction de l’accès aux employés de la Gestion de la sécurité.
Référence par défaut	Permet d’entrer un numéro de référence qui servira de valeur par défaut dans les colonnes « Référence » des onglets de ventilation. NOTE : Le numéro de référence pourra être utilisé dans la facturation des bons de travail.
Imprimer	Les bons de travail soumission à Oui sont disponibles pour l’impression à partir de l’option Impression des bons de travail. Les bons de travail soumission à Non ne sont pas disponibles pour l’impression à partir de l’option Impression des bons de travail.
Activité	Activité qui sera utilisée par défaut aux coûts pour le bon de travail en cours.
Groupe	Groupe qui sera affecté par défaut aux coûts pour le bon de travail en cours. NOTE : Les groupes sont issus de l’option Gestion des groupes des projets.

1. Sous-onglet Détails :

Champ	Description
No adresse	Numéro d’adresse de facturation du client. NOTES : Par défaut, maestro* affiche l’adresse de la Gestion des clients. Il est possible de configurer plusieurs adresses de facturation pour un même client à l’aide de l’option Gestion des adresses de clients.
Endroit	Endroit des travaux. Valeurs disponibles. Alternatif Permet de créer une adresse temporaire. Contact Permet d’utiliser une adresse associée à un contact issu de l’option Gestion des contacts. Client Permet d’utiliser une adresse issue de l’option Gestion des clients. Projet Permet d’utiliser une adresse issue de l’option Gestion des projets. NOTE : Par défaut maestro* inscrit le projet du bon de travail. Le projet peut être différent de celui du bon de travail.
Spécification	Permet d’avoir accès aux bases de données liées en fonction de la sélection faite au champ Endroit.

 

La partie du bas est un champ mémo. Ce champ permet d’entrer une description détaillée de la soumission qui peut être imprimée sur les formulaires.

2. Sous-onglet Heures:

Champ	Description
Employé, Nom,	Code et nom de l’employé sélectionné. NOTE : Lors de l’entrée du code de l’employé, plusieurs champs se complètent automatiquement à partir des informations entrées dans la Gestion des employés.
Métier	Code de métier de l’employé. Par défaut, maestro* affiche le code de métier spécifié dans l’onglet Métiers et unions de la Gestion des employés, s’il y a lieu.
Heures	Nombre d’heures à temps simple.
Activité	Activité liée aux heures entrées.
Groupe	Groupe de dépense de salaire.
Machinerie	Code de la machinerie utilisée pour exécuter les travaux.
Type d’équipement	Permet de sélectionner un type d’équipement issu de l’option Gestion des types d’équipements.
Heures machinerie	Nombre d’heures affectées à la machinerie.
Activité	Activité liée à la machinerie.
Groupe machinerie	Groupe lié à la machinerie.
Commentaire	Commentaire en lien avec les heures entrées.
Coût	Coût total correspondant au coûtant de la ligne.
Référence	Champ texte à titre informatif seulement. NOTES : Ce champ n’est pas transféré dans l’option Heures lors du transfert des bons de travail. Le numéro de référence pourra être utilisé dans la facturation des bons de travail.

 

La grille peut comporter des colonnes additionnelles si des primes ont été configurées dans l’icône Configuration.

3. Sous-onglets Matériel utilisé et Items à facturer :

L’onglet Items à facturer servira lors de la facturation. Tous ces champs doivent avoir été préalablement complétés à l’option Gestion du catalogue.

 

Champ	Description
Activité	Activité de dépense (matériel) ou de revenu (item à facturer). NOTE : Par défaut, le code d’activité de dépense affiché pour un item de matériel à utiliser provenant d’un kit (inscrit dans les items à facturer) est dans l’ordre suivant : l’activité de dépense du kit l’activité de l’item de matériel l’activité de dépense de défaut pour le matériel du bon de travail.
Groupe	Groupe de dépense (matériel) ou de revenu (item à facturer).
Code d’inventaire	Code du produit issu de la Gestion du catalogue. NOTES : Pour le matériel utilisé, maestro* affiche tous les codes de catalogue, à l’exception des items destinés à la vente seulement. Pour les items à facturer, maestro* affiche les codes de catalogue de vente et de produit assemblé seulement.
Description	Description associée à l’item dans le catalogue.
Code de pièce du fabricant	Affiche le code de pièce du fabricant si complété dans la Gestion du catalogue.
Unité	Unité de conversion. NOTE : L’unité varie en fonction du facteur inscrit dans l’item dans l’option Gestion du catalogue.
Caractéristique	Caractéristique de l’item.
Identification	Identification de l’item. Permet de sélectionner l’endroit où l’item est classé. NOTES : L’identification peut compléter automatiquement l’emplacement, la localisation, la caractéristique et le numéro de réservation. Si l’item est géré par numéro de série, maestro* affiche le numéro de série dans ce champ.
Qté estimée	Quantité estimée nécessaire au bon de travail.
Qté utilisée	Quantité réelle utilisée.
Unité inv.	Unité de mesure associée à la quantité de l’inventaire dans la Gestion du catalogue.
Référence	Référence du bon de travail. NOTE : Le numéro de référence pourra être utilisé dans la facturation des bons de travail.

 

L’icône Copier une soumission permet de faire une copie d’une soumission ou de créer un bon de travail à partir d’une soumission sélectionnée. L’icône sera disponible en fonction de la sécurité émise pour l’État soumission, si l’accès à la sauvegarde est coché. L’icône Supprimer permet de supprimer un bon de travail à l’état soumission si aucun bon de travail réel n’a été créé à partir du bon de travail courant. L’icône sera disponible uniquement si le champ L’usager pourra supprimer un bon de travail à l’état soumission a été coché dans l’option Gestion de la sécurité, onglet Restriction des accès, section Projets, sous-section Bons de travail.

3. Cliquer sur Enregistrer.

 

Voir aussi

• Impression des bons de travail
• Gestion des états d’avancement
• Gestion des zones
• Gestion des groupes
• Gestion des adresses clients
• Gestion des projets
• Heures
• Répartition des bons de travail

 

Dernière modification : 12 novembre 2024