Création des gabarits de projet dans maestro*

Bloc P02 - Gestion de projet

Version imprimable

 

 

La notion de projet est au cœur de maestro* et s'applique à toute entité pour laquelle on souhaite effectuer le suivi des revenus et des dépenses dans le progiciel. Il peut s'agir d'un projet de construction mais aussi d'un équipement, d'un département de l'entreprise, etc. Il est donc nécessaire de créer des projets pour être en mesure d'effectuer des transactions; ces dernières n'étant pas réalisées en sélectionnant un compte de grand livre, mais plutôt par la sélection d'un projet (P), d'une activité (A) et d'un groupe (G) de dépenses, qui eux, sont associés à un compte de grand livre. Cette façon de faire évite entre autres la création d'une charte de comptes interminable et nécessitant la duplication des comptes de revenus et de dépenses pour chacun des projets.

Dans maestro*, un compte de grand livre peut être imputé de montants en provenance de plusieurs projets. C'est le PAG (acronyme pour projet (P), l'activité (A) et le groupe (G)), qui permettra de ventiler les montants imputés à ce compte.

Avant même de configurer les modèles nécessaires à la création de projet dans maestro*, il est essentiel d'effectuer une réflexion approfondie sur les projets types de l'entreprise, sur leurs structure et d'asseoir les activités qui les composent. De plus, Maestro privilégie l'utilisation de gabarits de projet, et ce, même s'il s'agit d'un projet atypique et unique. Bref, l'utilisation de ces gabarits ou modèles de projets facilite grandement la création des PAG et consiste en quelque sorte à un préalable à la création de nouveaux projets, d'où les explications à cet effet dans ce document.

 

Prérequis

Sommaire

Étapes

Préparation 

Tel que mentionné d'entrée de jeu, les projets, dans maestro*, sont créés à partir de gabarits. Or, lors de l'installation du logiciel, ces gabarits sont inexistants. L'utilisateur doit donc d'abord les créer et les configurer afin qu'ils répondent aux besoins éventuels et variés de l'entreprise en terme de projets. Qui plus est, la création de gabarits de projet consiste essentiellement à identifier, lister et codifier des activités et des groupes de revenus ou dépenses pour des projets types et à les associer à des comptes de grand livre. Rappelons que dans maestro*, ce ne sont pas les comptes de grand livre qui sont utilisés lors de l'entrée de transactions, mais plutôt des PAG, qui eux sont rattachés à des comptes de grand livre. Les gabarits de projet permettent donc de définir ces activités et groupes pour en produire des modèles réutilisables. Par la suite, lorsqu'un projet devra être créé et ajouté dans maestro*, l'utilisateur n'aura qu'à sélectionner le gabarit applicable pour ledit projet, pour lequel les activités et groupes nécessaires auront déjà été identifiés. Enfin, l'utilisation de gabarits de projet fait aussi en sorte que les projets présentant des caractéristiques communes sont structurés d'une unique manière; cette standardisation permet que soient produits des comparatifs entre ces projets lorsque vient le moment de comparer les revenus et les dépenses. Elle contribue également à réduire le nombre d'erreurs engendrées lors de l'entrée de données.

Pour accélérer le travail propre à la création des gabarits dans le système, l'établissement au préalable des activités et autres caractéristiques dans un fichier Excel est recommandé.

 

Établir une liste d'activités

La plupart des entreprises disposent déjà d'une liste d'activités de projet. Il s'agit fréquemment d'une liste inspirée du Devis directeur national (DDN) de la construction au Canada. D'autres encore s'inspirent des listes développées par les estimateurs au fil du temps. Quoiqu'il en soit, la liste des activités à intégrer à maestro* devra être unanime au sein de l'entreprise; c'est en partie à partir de ces activités que seront imputées les nouvelles dépenses dans le système. Chaque projet peut comporter un nombre illimité d’activités.

Pour faciliter la tâche, Maestro recommande de lister d'abord toutes les activités de l'entreprise dans un fichier. Ces activités ne doivent pas se limiter à celles nécessaires aux projets de construction. Il importe d'y inscrire les activités qui seront engendrées par le travail au bureau, l'administration, l'entrepôt, le garage, etc. Bref, toutes les activités doivent être listées et se voir attribuer un numéro ou un code, qu'elles soient directement liées aux projets ou non. Le code peut être constitué d'un maximum de 20 caractères, mais bien évidemment, faire plus court est privilégié. Il est aussi suggéré de créer une séquence permettant l'ajout d'éventuelles activités entre celles existantes, pour répondre à des besoins futurs.

Bien que les activités utilisées puissent différer selon les projets, il est fortement recommandé de les standardiser lorsque possible. Par exemple, l'activité « essence » pourra s'appliquer tant pour l'essence utilisée sur les chantiers des projets de construction, qu'à l'essence utilisée pour des travaux de maintenance ou pour des frais de représentation. C'est donc dire qu'une même activité peut être utilisée dans des contextes et projets de différentes natures.

 

Prendre note que les activités, dans maestro*, sont affichées et/ou triées de façon alphanumérique. Pour que maestro* puisse afficher les activités dans le bon ordre, elles doivent être numérotées de la façon suivante : 00001, 00010, 00100, etc.

De plus, il est recommandé de prendre le temps de bien codifier les activités, car si des erreurs sont faites dans le code, il sera impossible de les modifier par la suite dans maestro*si des transactions sont reliées à ces activités.

 

Ajouter des phases, des sections et des divisions à une liste d'activités

Maestro* permet l'insertion, dans une liste d'activités, de phases, sections et divisions. Celles-ci permettent de découper un projet, de le compartimenter et de regrouper les activités. Elles font aussi en sorte que les clients disposent de trois niveaux supplémentaires pour gérer les revenus et dépenses d'un projet dont la structure est très complexe. Ces niveaux peuvent être utilisées dans l'ordre croissant suivant : activité, phase, section et division. Il va de soi que l'utilisation de phases, sections et divisions est optionnelle, mais plus les projets sont variés, plus il peut être complexe de gérer l’entrée des transactions. Il est donc important, au départ, de définir le niveau de détails souhaité de la structure des projets, en gardant en tête les besoins réels en terme de suivis des coûts. Par exemple, une entreprise pourrait décider de répartir ses activités au sein des phases suivantes : Élaboration du projet, Conception, Aménagement, Approvisionnement, Construction, Livraison, etc. Autre exemple : une entreprise pourrait décider de créer une phase intitulée Terrain et frais connexes, dans laquelle seraient intégrées les activités Acquisition, Honoraires juridiques, Droits de mutation, Permis, etc.

L'illustration ci-dessus représente les différentes composantes des PAG :

  • les composantes obligatoires, soit les activités rattachées aux projets et les groupes, qui eux se rapportent aux activités; et
  • les composantes non-obligatoires, qui peuvent être intégrées aux PAG au besoin, soit les divisions, les sections et les phases du projet.

Dans le fichier Excel de préparation (et éventuellement dans les gabarits dans maestro*) les phases, sections et divisions doivent également être codifiées, de façon à s'intégrer dans la séquence logique des numéros d'activités. Bien que des transactions de revenus ou de dépenses puissent être imputées à des phases, par exemple, ces dernières sont essentiellement utilisées pour des fins de regroupement.

  

Exemple de fichier Excel servant à l'établissement d'une charte d'activités pour les projets AVEC DES PHASES

 

Consulter le document Champs agrandis pour connaître le nombre de caractères que peuvent contenir les champs dans maestro*.

Notes :

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Comme l'utilisation de maestro* implique généralement la révision de la charte de comptes, des activités, etc., il peut être nécessaire de revoir la codification des feuilles de temps, si utilisées, de repenser le processus de saisie du temps travaillé et/ou de retravailler les modèles utilisés pour calculer des soumissions.
La notion de groupe et de famille de groupe

Lors de l'entrée de toute transaction dans maestro*, l'utilisateur doit spécifier le projet auquel se rattache la transaction, l'activité touchée et, en dernier lieu, le groupe affecté. En effet, les groupes consistent en la dernière composante des projets dans maestro*. Ils servent à préciser l'activité en identifiant la nature de la dépense ou en signifiant qu'il s'agit d'un revenu. Bref, ils permettent de compiler les valeurs financières selon leurs natures.

Six groupes sont créés d'office dans maestro* et peuvent être associés à toute activité, selon des besoins de l'entreprise1. Ils correspondent à chacune des grandes familles de dépenses et de revenus :

  • Salaire
  • Équipement
  • Sous-traitant
  • Matériaux
  • Divers
  • Revenu

Ainsi, il ne sera pas nécessaire de prévoir une activité Céramique pour la main-d’œuvre et une activité Céramique pour les matériaux. Une seule activité Céramique doit être créée dans maestro* et c'est la sélection d'un groupe de dépenses, lors de la transaction, qui fera en sorte que le montant de la transaction sera imputé au bon compte de grand livre. Bref, le groupe vient préciser davantage la nature de la transaction et permet une plus grande flexibilité d’analyse dans les rapports de maestro*. Si les activités peuvent différer d'un projet à l'autre, les groupes, eux, demeurent toujours les mêmes. Il est possible, au besoin et tel qu'indiqué plus loin dans ce document, de créer des groupes additionnels pour répondre à des besoins spécifiques. Ces groupes additionnels constitueront en quelque sorte en des sous-groupes des six groupes déjà présents dans maestro* (salaire, équipement, sous-traitant, matériaux, divers et revenu). C'est d'ailleurs pourquoi l'on dit également de ces six groupes qu'ils constituent des familles de groupes; les sous-groupes ou nouveaux groupes créés devant obligatoirement être rattachés à l'une des six familles de groupes (ou groupes initiaux dans maestro*).

À cette étape-ci du processus, il n'est pas recommandé d'associer un groupe aux activités listées dans le fichier Excel de préparation. Les groupes pourront être identifiés ultérieurement, directement dans les gabarits de maestro*.

Notes :

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Création d'un gabarit de projet

C'est dans l'option Gestion des gabarits de projet que peuvent être créés les modèles de structure PAG et les phases, sections et divisions (s'il y a lieu) nécessaires à la création de projets. En effet, la création de gabarits de projets pour les genres de projets qui sont gérés régulièrement facilite la création des projets subséquents puisque la liste des activités et la structure sont déjà établies. Il est d'ailleurs recommandé de toujours utiliser la même liste d'activités pour les projets d'une même nature : cela facilite la mémorisation des codes auprès des utilisateurs, mais surtout, cela rend possible la comparaison des coûts et revenus entre les projets, chargés de projets, etc. La transposition de ces listes dans des gabarits de projet limite également le temps nécessaire à la création des projets dans le progiciel.

 

maestro* ˃ Projets ˃ Maintenance ˃ Projet ˃ Gestion des gabarits de projet

 

 

Aide en ligne (F1) - Gestion des gabarits de projet

 

Pour le bilan

Tel que mentionné précédemment, toute transaction dans maestro* doit se voir attribuer un Projet-Activité-Groupe (PAG). Les numéros de comptes de grand livre ne sont jamais saisis manuellement comme tels.

Or, comme il est parfois nécessaire de réaliser des écriture de correction, ou encore des écritures pour transférer un montant d'un compte de bilan à un autre, un projet doit nécessairement être créé à cette fin, pour répondre à d'éventuels besoins. Un projet intitulé Bilan doit donc être créé dans maestro*. Celui-ci permettra de réaliser des transactions reliées aux comptes de grand livre d'actif, de passif et de capital tout en demeurant fidèle au principe de maestro* voulant que l'utilisation d'un PAG soit obligatoire. De plus, et même si ce projet ne doit être créé qu'une seule fois, il est tout de même recommandé de le réaliser à partir de l'option Gestion des gabarits de projet, et ce, pour plus de facilité. Contrairement à la majorité des projets qui seront par la suite élaborés dans le progiciel et où les activités seront associées à des comptes de grand livre, les activités des projet Bilan (ainsi que du projet État des résultats) seront formées à partir des comptes de grand livre. Dans ce cas-ci, les activités du gabarit de projet bilan consistent donc, exceptionnellement, aux noms des comptes de bilan.

Il est recommandé, pour la création du gabarit de projet bilan, de copier au préalable la charte de comptes dans un fichier Excel, tel qu'illustré ci-dessous, à droite.

 

Exemple d'activités standards créées pour les projets en général et qui seront associées aux comptes de grand livre

 

Exemple d'activités du projet Bilan, correspondant aux comptes de grand livre

Notes :

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Importer les activités du projet Bilan
  1. À partir de la fenêtre Gestion des gabarits de projets, cliquer sur l'icône Nouveau.
  2. Inscrire une description de projet, par exemple Bilan, dans le champ Description.
  3. Cliquer sur l'icône Importer des comptes de GL.
  4. Dans la fenêtre Sélectionner un enregistrement, cliquer sur le premier compte de la charte, appuyer sur la touche Shift puis sélectionner le dernier compte du bilan, de façon à ce que les comptes d'actif, de passif et de capital soient en surbrillance.
  5. Cliquer sur le bouton Sélectionner.
  6. De retour dans la fenêtre Gestion des gabarits de projet, la grille de ventilation est maintenant complétée. Les comptes de grand livre apparaissent maintenant à titre d'activités pour le projet Bilan.
  7. Sélectionner la valeur Activité dans la colonne Type pour toutes les lignes où une activité est présente.
  8. Cliquer sur l'icône Enregistrer.

 

Si le nombre de lignes disponibles dans la grille est insuffisant, dans la fenêtre Gestion des gabarits de projet, cliquer sur l'icône Configuration puis inscrire un nombre de lignes maximum supérieur à celui qui y figure déjà.

De plus, tout compte de grand livre ajouté ou libellé de compte modifié dans la charte comptable devra également être ajouté ou modifié dans le gabarit du projet Bilan ou État des résultats pour être utilisé.

Associer les groupes et les comptes de grand livre aux activités

Pour chacune des lignes d'activités dans la grille, six colonnes viennent spécifier les groupes de dépenses et revenus possibles (Matériaux, Sous-traitants, Divers, Salaires, Équipements, Revenus). La colonne de chaque groupe est suivie d'une colonne intitulée Inactif.

Dans le cas particulier où les activités consistent en des comptes de bilan, l'association d'un groupe de revenus ou de dépenses avec l'activité ne fait aucun sens. C'est pourquoi, pour le gabarit de projet du bilan, on inscrira uniquement le compte de grand livre correspondant à l'activité dans le champ du groupe Divers puisque celui-ci n'a aucun impact au niveau de la comptabilisation. Pour tous les autres groupes (colonnes Matériaux, Sous-traitant, Salaires, Équipements, Revenus), on cochera la colonne Inactif.

Exemple d'une grille de gabarit de projet destiné au bilan.

Les colonnes Inactif des groupes Matériaux, Sous-traitants, Salaires, Équipements et Revenus sont cochées.

 

 

Ne pas oublier d'enregistrer votre travail avant qu'il ne soit entièrement complété.

Pour l'état des résultats

La raison d'être et la façon de faire pour créer le projet initial État des résultats sont les mêmes que pour le projet Bilan. Il peut s'avérer nécessaire, dans certains cas, de réaliser des écriture de correction, ou encore des écritures pour transférer un montant d'un compte de dépense ou de revenu à un autre. Un projet intitulé État des résultats doit donc être créé dans maestro* à cette fin. Encore une fois, il est recommandé de réaliser un gabarit de projet à partir de l'option Gestion des gabarits de projet pour plus de facilité. Telles qu'illustrées dans l'image de droite ci-dessous, les activités du gabarit de projet État des résultats consistent exceptionnellement aux noms des comptes de revenus et de dépenses de la charte de comptes de l'entreprise. Maestro recommande, encore une fois, de copier ces numéros de comptes et descriptions dans un fichier Excel avant la création du gabarit comme tel.

 

Exemple d'activités standards créées pour les projets en général et qui seront associées aux comptes de grand livre

 

Exemple d'activités du projet État des résultats correspondant aux comptes de grand livre

 

Le compte d'interception 99999

Il est recommandé d'ajouter à la liste des comptes de revenus et dépenses le compte 99999, qu'on intitulera Compte d'interception.

Lors de l'implantation de maestro*, ce numéro de compte est généralement inscrit dans les champs inutilisés des Configurations diverses, voués à l'inscription d'un compte de grand livre. Si, un jour ou l'autre, l'entreprise décide d'utiliser une fonctionnalité de maestro* liée à l'un de ces champs et que la mise à jour des configurations n'est pas effectuée, les montants des transactions seront imputés au compte 99999 et le solde du compte sera visible dans les états financiers. Des corrections pourront par la suite être réalisées pour que ce compte d'interception affiche à nouveau un solde de 0.

Il est évidemment recommandé d'ajuster le nombre de chiffres 9 de ce compte d'interception en fonction du nombre de chiffres composant les numéros de compte de la charte de l'entreprise. Le compte d'interception pourrait donc aussi être 9999 ou 999999 ou autre afin de s'harmoniser avec l'ensemble des comptes.
Importer les activités du projet État des résultats

La façon de faire est la même que celle utilisée pour créer les activités du projet Bilan.

  1. À partir de la fenêtre Gestion des gabarits de projets, cliquer sur l'icône Nouveau.
  2. Inscrire une description de projet, par exemple État des résultats, dans le champ Description.
  3. Cliquer sur l'icône Importer des comptes de GL.
  4. Dans la fenêtre Sélectionner un enregistrement, cliquer sur le premier compte de revenus, appuyer sur la touche Shift puis sélectionner le dernier compte de la charte (incluant le compte 99999 Autres ou À redistribuer) de façon à ce que les comptes de revenus et de dépenses soient en surbrillance.
  5. Cliquer sur le bouton Sélectionner.
  6. De retour dans la fenêtre Gestion des gabarits de projet, la grille de ventilation est maintenant partiellement complétée. Les comptes de grand livre apparaissent maintenant à titre d'activités pour le projet État des résultats.
  7. Sélectionner la valeur Activité dans la colonne Type pour toutes les lignes où une activité est présente.
  8. Cliquer sur l'icône Enregistrer.

 

Si le nombre de lignes disponibles dans la grille est insuffisant, dans la fenêtre Gestion des gabarits de projet, cliquer sur l'icône Configuration, puis inscrire le nombre de lignes correspondant aux nombres de comptes de revenus et dépenses.

De plus, tout compte de grand livre ajouté ou libellé de compte modifié dans la charte comptable devra également être ajouté ou modifié dans le gabarit du projet Bilan ou État des résultats pour être utilisé.

 

Associer les groupes et les comptes de grand livre aux activités

Rappelons que pour chacune des lignes d'activités dans la grille, six colonnes viennent spécifier les groupes de dépenses et revenus possibles (Matériaux, Sous-traitants, Divers, Salaires, Équipements, Revenus). Aussi, la colonne de chaque groupe est suivie d'une colonne intitulée Inactif.

  1. Pour chaque activité du gabarit de projet État des résultats (soit un compte de dépense ou de revenu provenant de la charte comptable), cocher les cases des colonnes Inactif pour exclure les groupes de dépenses ou revenus qui ne s'appliquent pas à la nature de l'activité. Cela évite de pouvoir y relier des transactions par erreur.
    • Par exemple, pour un compte de salaire, on cochera assurément les cases Inactif des groupes Matériaux, Sous-traitants, Divers, Équipements et Revenus, mais on ne cochera pas la case Inactif du groupe Salaires.
    • Second exemple, pour un compte de revenu, on rendra inactifs les groupes Matériaux, Sous-traitants, Divers, Salaires et Équipements, mais on ne cochera pas la case Inactif du groupe Revenus.
  2. Spécifier ensuite, pour toutes les lignes de la grille, le compte de grand livre qui devra être utilisé pour chaque groupe de dépense ou de revenu actif pour l'activité.
  3. Cliquer sur Enregistrer.

Dans la fenêtre Gestion des gabarits de projet, une section Comptes permet d'inscrire un compte de grand livre par défaut pour chacun des groupes de dépenses/revenus. Ces numéros de comptes de grand livre s'appliqueront aux groupes actifs de la grille de ventilation pour lesquels aucun compte n'a été spécifié. Bien que cette façon de faire puisse sembler attrayante à première vue, il est recommandé, pour plus de précision, d'effectuer le travail pour chaque activité de la grille. L'identification de comptes génériques (ou par défaut) pour les groupes de dépenses est utile dans le cas où, pour un même groupe de dépenses, un seul compte de grand livre s'applique et/ou lorsqu'il n'y a que très peu d'exceptions. Ces dernières seront alors identifiées dans la grille de ventilation.

 

Ne jamais laisser un champ actif vide. Inscrire, au besoin, un numéro de compte de grand livre d'interception, par exemple le 99999.

À ce sujet, mentionnons que maestro* consulte les champs dans un ordre bien précis lorsque vient le moment de déterminer un compte de grand livre à utiliser. D'ailleurs, la configuration la plus spécifique et précise est toujours priorisée par rapport à une configuration plus générale. Consulter la note à ce sujet pour en savoir davantage.

Notes :

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 

Lorsqu'on procède, dans maestro*, à l'importation de contenu à partir d'un fichier Excel, c'est toujours et systématiquement le contenu figurant dans la première feuille (ou onglet) du fichier Excel qui est importé.

 

Pour un projet client

Tel que mentionné précédemment, il est d'abord recommandé de lister les activités et d'effectuer la codification de ces dernières dans un fichier Excel. Il est ensuite beaucoup plus rapide de compléter le travail et de les importer dans un gabarit de projet, afin de compléter les groupes de revenus et dépenses. Lorsqu'on procède, dans maestro*, à l'importation de contenu à partir d'un fichier Excel, c'est toujours et systématiquement le contenu figurant dans la première feuille (ou onglet) du fichier Excel qui est importé.

Importer des activités pour un projet client

L'importation des activités pour un projet client consiste en une importation par le biais d'un copier-coller. Pour en savoir davantage sur ce type d'importation, consulter l'extrait à cet effet dans la section Importer des données dans maestro* à partir d'un fichier Excel dans le document de formation MAES02.

  1. À partir de la fenêtre Gestion des gabarits de projets, cliquer sur l'icône Nouveau.
  2. Inscrire une description de projet générique, mais significative dans le champ Description.
  3. Placer la souris dans la grille de ventilation et cliquer sur le bouton droit.
  4. Sélectionner Transférer dans Excel. Un fichier Excel s'ouvre, à l'image de la grille de ventilation de maestro*.

  1. Copier les codes et activités du fichier Excel, tel que suggéré précédemment, dans les colonnes A et B (Code et Description) de ce nouveau fichier.
  2. Inscrire Activité dans la colonne C (Type).
  3. Si désiré, insérer des lignes pour ajouter des phases, sections et divisions. Il est recommandé d'écrire la description de celles-ci en majuscules pour accroître la lisibilité. Pour ces lignes ajoutées, remplacer le terme Activité par PHASE, SECTION ou DIVISION.

 

Les étapes 8 et 9 peuvent être complétées dans le fichier Excel ou dans maestro* directement, lorsque ce fichier aura été importé.

Six colonnes (D, F, H, J, L et N) correspondent aux six groupes figurant par défaut dans maestro*. Elles sont chacune suivies par une colonne intitulée Inactif :

  • Le 0, affiché par défaut, signifie que la valeur Inactif ne s'applique pas et que des dépenses (ou revenus) du groupe de la colonne précédente pourront être imputés à l'activité (ou phase, section ou division);
  • Si le 0 est remplacé par un 1 dans le fichier Excel, cela signifiera que le groupe de la colonne précédente est inactif et qu'aucune dépense (ou aucun revenu) de cette nature ne pourra être appliqué à l'activité (ou phase, section ou division). Cela évitera entre autres de lier des transactions par erreur au PAG.
  1. Indiquer, pour chaque ligne du fichier comportant une activité, phase, section ou division, si les groupes doivent être actifs ou inactifs en inscrivant 0 ou 1 dans les colonnes Inactif correspondantes. Par exemple, pour une activité de main-d’œuvre - menuisier, il est probable que l'utilisateur inscrive 0 pour le groupe Salaires et 1 pour tous les autres groupes. En effet, il est à peu près certain que tout montant de dépense imputé à l'activité main-d’œuvre - menuisier s'avérera une dépense de salaire, comme il est à peu près certain qu'aucune dépense de matériaux, équipement ou autres ne sera appliquée à cette activité.

Plusieurs recommandent de procéder d'abord à l'identification des comptes inactifs (1), de façon à pouvoir ensuite mettre 0 partout ailleurs.

  1. Indiquer ensuite sous chaque groupe comportant un 0 dans la colonne Inactif, le numéro de compte de grand livre auquel doit être imputé la dépense ou le revenu, et ce, pour toutes les activités.

 

Comme il s'agit d'un travail de longue haleine, n'oubliez pas d'enregistrer votre fichier de temps à autres!
  1. Compter le nombre de lignes que comporte votre fichier Excel, incluant les lignes consacrées aux phases, sections et divisions, s'il y a lieu.
  2. Cliquer à nouveau dans la fenêtre Gestion des gabarits de projet, dans maestro*, pour ajouter les lignes à la grille de ventilation afin que le nombre de lignes soit équivalent ou supérieur à celui du fichier Excel. Pour ce faire, cliquer sur l'icône Configuration. Inscrire le nombre de lignes maximum désiré et cliquer sur Ok.

 

Il sera impossible d'importer le fichier dans maestro* si ce dernier contient davantage de lignes que la grille de ventilation. Si le nombre de lignes disponibles dans la grille est insuffisant, dans la fenêtre Gestion des gabarits de projet, cliquer sur l'icône Configuration puis inscrire le nombre de lignes maximum désiré.

 

Pour supprimer massivement un bloc de lignes continues dans une grille de ventilation de maestro*, la procédure est similaire à celle pouvant être utilisée dans la grille d'un fichier Excel :

  1. Cliquer d'abord sur le numéro de la première ligne de contenu à supprimer.
  2. Appuyer sur la touche Shift puis, tout en la tenant enfoncée, cliquer sur la dernière ligne de contenu à effacer ; la portion de lignes sélectionnées apparaîtra ainsi en surbrillance dans la grille.
  3. Cliquer sur le bouton droit de la souris et sélectionner Effacer une ligne.
  1. S'assurer que la grille de ventilation dans maestro* est bel et bien vide puis effectuer un copier-coller du contenu du fichier Excel vers la grille de la fenêtre Gestion des gabarits de projet en sélectionnant le nombre de lignes exact.
  1. Compléter les valeurs dans la grille de ventilation, au besoin, ainsi que les autres colonne s'il y a lieu.

Notes :

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Pour visualiser l'ensemble des colonnes qui peuvent être affichées dans une grille de ventilation, ainsi que pour configurer leur affichage ou non, cliquer sur le bouton de droite de la souris lorsque celle-ci est placée dans la grille et sélectionner Configuration. Cette façon de faire est applicable dans toutes les grilles de maestro*.

Contenu des autres colonnes de cette grille et de la section Paramètres

Les colonnes CSST, Activité DMSRB, Calcul du temps suppl., Type suivi, No OTP, Facturable et Disponible dans MOBILE , de même que les paramètres Budget par période et Calcul du temps suppl. font l'objet d'explications dans les documents du plan de cours sur la Gestion du temps - Paie, la Facturation en gérance et la Mobilité.

  1. Dans la section Comptes, attribuer un compte de grand livre par défaut aux groupes, si désiré. Ce numéro de compte deviendra le compte de grand livre par défaut du groupe, pour le gabarit en question, et s'appliquera à toutes les activités pour lesquelles le groupe est actif, mais non spécifié dans la grille de ventilation.

 

Lorsqu'une transaction de dépense et/ou revenu est effectuée dans maestro*, le logiciel recourt à une séquence (aussi appelée cascade) prédéterminée pour identifier le compte de grand livre qui sera imputé.

  1. Dans un premier temps, maestro* considère le compte de grand livre associé au groupe dans la Gestion des groupes.
  2. Si aucun compte n'est spécifié dans la Gestion des groupes, c'est le compte de grand livre identifié pour l'activité et le groupe figurant dans la grille de ventilation du gabarit de projet qui est recherché.
  3. Si aucun compte spécifique n'y est inscrit, maestro* considère ensuite le compte de grand livre inscrit pour le groupe dans la section Comptes du gabarit de projet.
  4. C'est ensuite au niveau du projet comme tel, dans la Gestion des projets, qu'est recherché un compte de grand livre correspondant au PAG.
  5. Enfin, si aucun compte de grand livre n'a été identifié en effectuant les recherches précédentes, maestro* considère en dernier lieu le compte inscrit dans les Configurations générales.

  1. Cliquer sur Enregistrer.

 

Bien que chaque projet en soi est différent, certaines entreprises réalisent des types de projet différents ou d'envergure variable. À partir d'une charte d'activités globale et commune, il peut être profitable de réaliser plus d'un gabarit de projet type ou encore un gabarit de projet amenuisé pour les projets de moindre ampleur.

 

Pour un projet interne (département, équipement, prêt, etc.)

Puisque certaines dépenses ne sont imputées à aucun projet de construction comme tel et de manière à suivre la rentabilité de certains départements, des entreprises peuvent décider de créer des projets internes. En effet, il n'est pas rare d'observer des projets Administration, Ventes, Estimation ou autres, également créés à partir de gabarits de projet et destinés aux départements internes de l'entreprise. Les dépenses administratives, frais d'opérations, de formation et autres pourraient ainsi être suivis distinctement, se voir reliés à un projet, tout en étant jumelés en un seul et unique compte de grand livre de dépenses.

D'autres projets, encore, peuvent consister en des équipements ou véhicules, dont on souhaite évaluer individuellement la rentabilité et/ou suivre les coûts pour ensuite les comparer à d'autres projets d'équipement/véhicule. Par exemple, une entreprise pourrait décider de créer un gabarit de projet dont les activités seraient les suivantes :

  • Revenus internes
  • Essence
  • Immatriculation
  • Réparations
  • Assurances

Cette même entreprise utiliserait ensuite ce gabarit, dans la Gestion des projets, pour créer un projet intitulé Plaque vibrante Weber CF21 par exemple. Elle procéderait de même pour tous les équipements dont elle souhaite suivre la rentabilité.

Enfin, des gabarits de projet peuvent être créés pour des entités de nature très diverse. Encore à titre d'exemple, une entreprise qui souhaiterait gérer des prêts pour plusieurs équipements/machines pourrait créer un gabarit de projet Emprunt achat machinerie. Les activités consisteraient en chacun des équipements pour lequel un prêt est contracté. Cela éviterait d'ajouter nombre de comptes de grand livre pour effectuer le suivi individuel des prêts de chaque équipement; une charte de comptes peut rapidement prendre des proportions démesurées! Enfin, des gabarits de projet pourraient même être créés pour faciliter la gestion des bâtiments où est établie l'entreprise.

La façon de faire pour créer de tels gabarits de projet est sensiblement la même que celle utilisée pour créer un gabarit de projet État des résultats. La différence : les comptes de grand livre sélectionnés (en vue de devenir les activités du projet) seront triés sur le volet pour correspondre à ceux utilisés pour l'entité du projet. Aussi, certains choisiront parfois de créer des groupes additionnels à ceux déjà présents dans maestro* pour répondre aux besoins.

Importer des activités pour un gabarit de projet spécifique
  1. À partir de la fenêtre Gestion des gabarits de projets, cliquer sur l'icône Nouveau.
  2. Inscrire une description de projet dans le champ Description.
  3. Cliquer sur l'icône Importer des comptes de GL.
    1. Dans la fenêtre Sélectionner un enregistrement, cliquer sur les comptes désirés en maintenant la touche Ctrl enfoncée, afin qu'ils soient en surbrillance.
    2. Cliquer sur le bouton Sélectionner.
    3. De retour dans la fenêtre Gestion des gabarits de projet, la grille de ventilation est maintenant complétée. Les comptes de grand livre sélectionnés apparaissent maintenant à titre d'activités.

ou

  1. Placer la souris dans la grille de ventilation et cliquer sur le bouton droit.
    1. Sélectionner Transférer dans Excel. Un fichier Excel s'ouvre, à l'image de la grille de ventilation de maestro*.

  1. Inscrire ou copier les codes et activités dans les colonnes A et B (Code et Description) de ce nouveau fichier.
  2. Inscrire Activité dans la colonne C (Type).
  3. Effectuer un copier-coller du contenu de ce fichier Excel vers la grille de la fenêtre Gestion des gabarits de projet en sélectionnant le nombre de lignes exact.
  1. Selon la nature du gabarit de projet et la méthode utilisée pour importer les activités, compléter les champs de la colonne Type et les groupes comme c'est le cas pour les gabarits destinés à des projets clients.
  1. Cliquer sur Enregistrer lorsque complété.

 

Pour en savoir davantage sur les méthodes d'importation de données dans maestro*, consulter la section Importer des données dans maestro* à partir d'un fichier Excel dans le document de formation MAES02.

Notes :

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Gestion des groupes et familles de groupes dans maestro*

Dans maestro*, les groupes des structures PAG sont gérés à partir de l'option Gestion des groupes2. Il est ainsi possible, dans cette option, de visualiser les six groupes standards de maestro*, soit ceux déjà configurés et correspondant aux grandes familles de dépenses et de revenus.

 

maestro* ˃ Projets ˃ Maintenance ˃ Projet ˃ Gestion des groupes

 

  1. Pour consulter les groupes déjà présents dans maestro*, cliquer sur le champ Code de la fenêtre Gestion des groupes.
  2. Cliquer ensuite sur le bouton affichant trois petits points pour voir les groupes déjà créés, soit :
  • Salaire - L
  • Équipement - E
  • Sous-traitant - S
  • Matériaux - M
  • Divers - D
  • Revenu - 2

Il est ensuite possible de sélectionner l'un de ces codes pour voir l'information correspondante s'afficher dans la fenêtre. Seuls les champs Code, Description et Type sont complétés d'emblée.

 

Outre la case Disponible dans mobile qui peut être cochée au besoin, ne jamais inscrire un numéro de compte de grand livre pour ces groupes créés par défaut. Les comptes de grand livre doivent être associés non seulement à un groupe, mais aussi à une activité pour un projet. Inscrire un numéro de compte de grand livre par défaut pour un groupe limitera l'utilisation de ce groupe à ce compte de grand livre.

 

Créer un nouveau groupe

Il est possible d'ajouter des groupes en vue de répondre à des besoins spécifiques. Par exemple, deux approches pourraient être envisagées dans le cas d'une installation comportant deux activités commerciales différentes et dont la gestion des coûts s'avérerait aussi être fort différente. La première approche pourrait consister à définir des activités particulières pour chaque projet. La seconde approche pourrait être d'avoir des groupes ciblés et de limiter l'utilisation de ces groupes en fonction du projet. En effet, il est possible dans maestro* de limiter l'accès à certains groupes3, dans les projets, de façon à contrôler l'entrée des transactions financières et des données. Cette situation est celle qui justifie le plus fréquemment l'ajout de nouveaux groupes. Le nouveau groupe est sélectionné à même le projet (à partir de l'option Gestion des projets) et a pour effet de remplacer le groupe figurant dans le gabarit de projet. Enfin, le besoin pourrait être de disposer, par exemple, de deux groupes de dépenses pour l'équipement : un premier pour les équipements dits internes et le second, pour les équipements externes.

  1. Pour créer un nouveau groupe, cliquer sur l'icône Nouveau dans la fenêtre Gestion des groupes.
  2. Inscrire le code du nouveau groupe dans le champ prévu à cet effet et, au besoin, consulter les groupes existants à l'aide du bouton .
  3. Entrer une description.
  4. Sélectionner ensuite le Type de groupe applicable à partir du menu déroulant.
  5. Compléter les autres champs au besoin.

 

Consulter l'aide en ligne (F1) au besoin - Gestion des groupes
  1. Cliquer sur Enregistrer.
  2. Cliquer sur Quitter.

Notes :

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 

Ajout/modification d'une valeur, d'un groupe, d'une activité à un gabarit en cours d'utilisation

Les numéros de comptes, groupes, activités, phases, sections et divisions d'un gabarit déjà existant, utilisés pour des projets en cours, peuvent être modifiées. Maestro* possède une fonctionnalité appelée Synchronisation des projets liés aux gabarits de projet qui permet d'appliquer les modifications apportées à un gabarit aux projets qui font utilisation de celui-ci. Mentionnons toutefois que s'il est possible d'ajouter ou de modifier les noms ou numéros de comptes de grand livre, il est impossible de les supprimer.

 

N'oubliez pas! Tout compte de grand livre ajouté ou libellé de compte modifié dans la charte comptable devra également être ajouté ou modifié dans les gabarits de projet en faisant l'utilisation.

 

Utiliser la fonctionnalité Synchroniser les projets liés au gabarit projet

  1. Pour utiliser la fonctionnalité décrite ci-dessus, sélectionner d'abord le gabarit à modifier dans la section Liste des gabarits de projet de la fenêtre Gestion des gabarits de projet.
  2. Effectuer ensuite les changements désirés et enregistrer à nouveau le gabarit.
  3. Cliquer sur l'icône Synchroniser les projets liés au gabarit projet. La fenêtre ci-dessous s'affiche.

  1. Cocher ensuite les éléments modifiés dans le gabarit et pour lesquels vous souhaitez mettre à jour les projets. Consulter la section Synchroniser les projets liés aux gabarits de l'Aide en ligne - Gestion des gabarits de projet pour en savoir davantage sur les spécificités de chacune de ces synchronisations.
  2. Cliquer sur Ok.

Les projets concernés afficheront désormais les éléments modifiés.

 

Prendre note que la fonctionnalité vouée à la synchronisation des projets aux gabarits permet d'ajouter et/ou de modifier les activités, mais qu'elle n'en supprime aucune. Ainsi, si des activités sont enlevées d'un gabarit de projet, celles-ci demeureront dans la liste d'activités des projets créés antérieurement avec ledit gabarit. S'il y a lieu, il sera nécessaire d'accéder à l'option Gestion des projets et d'ouvrir un à un les projets concernés pour supprimer l'activité.

Notes :

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Liste de vérification des acquis

Légende

Type

Description

C

Configurations à finaliser

A

Approbation ou consultation auprès des dirigeants

T

Tests et essais

 

Bloc P02

No

Type

Tâche

Employé responsable

Date limite

Fait

1

A

Connaître les besoins et attentes des gestionnaires quant aux rapports de coûts de projet requis et états financiers.

 

 

ü

2

A

Lister les projets types de l'entreprise.

 

 

 

3

A - C

Dans un fichier Excel, établir une liste d'activités de projet codifiées pour chacun des projets types.

 

 

 

4

A - C

Ajouter des phases, sections et divisions au(x) gabarits de projet(s) type(s), si applicable.

 

 

 

5

C

Créer les gabarits de projets nécessaires dans maestro* :

  • pour chacun des projets clients;
  • pour le bilan;
  • pour l'état des résultats;
  • pour les départements internes, au besoin;
  • pour des prêts, équipements et autres.

 

 

 

6

T

Ajouter/modifier une activité, un groupe, une phase, une section ou une division à un gabarit existant.

 

 

 

7

A - C

Créer un nouveau groupe pour une famille de groupe

 

 

 

8

C

Configurer le niveau de détail pour l'affichage des écritures au grand livre.

 

 

 

9

 

 

 

 

 

10

 

 

 

 

 

11

 

 

 

 

 

12

 

 

 

 

 

13

 

 

 

 

 

14

 

 

 

 

 

15

 

 

 

 

 

16

 

 

 

 

 

17

 

 

 

 

 

18

 

 

 

 

 

19

 

 

 

 

 

20

 

 

 

 

 

 

Version du 31 janvier 2023