Commande client

OBJECTIF

La commande client permet d’imprimer et d’envoyer une confirmation de commande au client, d’utiliser le catalogue d’items avec prix de vente (escompté ou non) ou d’obtenir directement la disponibilité en stock des produits vendus. Elle permet également de rendre disponible les informations sur les quantités à livrer ou déjà livrées.

prérequis

Étapes

maestro* > Facturation > Commandes client > Fonctions > Commande client

Créer une commande client

Entrer les informations requises :

Il est possible de copier une commande client en utilisant l’icône Copier. Lors de la copie d’une commande, maestro* affiche le numéro de la commande d’origine au champ No commande original.

Champ

Description

Commande

Numéro de la commande client.

NOTE : Un compteur et un masque peuvent être définis au niveau des Configurations diverses.

État

État de la commande.

Les états par défaut de maestro* disponibles pour l’usager sont : Réservée, Soumission, Entrée et Confirmée.

NOTE : Il est possible de créer de nouveaux états à l’aide de l’option Table des états de commande.

Si la fonctionnalité d’approbation avancée des commandes est activée dans les Configurations diverses – Achats et approvisionnement, le changement d’état est disponible seulement lors de l’enregistrement de la commande. Les états disponibles seront alors ceux de la Table des états de commande.

Une validation du crédit est faite en fonction du champ Limite de crédit de la Gestion des clients lors de l’enregistrement de la commande à l’état Confirmée. Certaines actions peuvent être configurées, par usager, dans la Gestion de la sécurité, onglet Restrictions des accès.

Aucune validation de crédit n’est faite sur les commandes à l’état V-Active; donc transférées.

Type de contrat

Type de commande.

Les choix sont : Commande régulière, Commande ouverte et location d’équipement.

NOTE : Une commande ouverte doit être fermée manuellement à l’aide de l’option Fermeture des commandes clients.

Le type Location d’équipement est disponible uniquement si le module Location d’équipement est installé.

Type de soumission

Permet de spécifier le type lorsque le champ État est à Soumission.

Les types disponibles pour l’usager sont : Entrée, Soumise, Refusée, Annulée et Accordée.

NOTE : Ce choix est disponible seulement lorsque le champ État est à Soumission.

Le dossier Afficher les soumissions entrées/soumises contient uniquement les soumissions à l’état Entrée et Soumise.

Champ	Description
Commande	Numéro de la commande client. NOTE : Un compteur et un masque peuvent être définis au niveau des Configurations diverses.
État	État de la commande. Les états par défaut de maestro* disponibles pour l’usager sont : Réservée, Soumission, Entrée et Confirmée. NOTE : Il est possible de créer de nouveaux états à l’aide de l’option Table des états de commande. Si la fonctionnalité d’approbation avancée des commandes est activée dans les Configurations diverses – Achats et approvisionnement, le changement d’état est disponible seulement lors de l’enregistrement de la commande. Les états disponibles seront alors ceux de la Table des états de commande. Une validation du crédit est faite en fonction du champ Limite de crédit de la Gestion des clients lors de l’enregistrement de la commande à l’état Confirmée. Certaines actions peuvent être configurées, par usager, dans la Gestion de la sécurité, onglet Restrictions des accès. Aucune validation de crédit n’est faite sur les commandes à l’état V-Active; donc transférées.
Type de contrat	Type de commande. Les choix sont : Commande régulière, Commande ouverte et location d’équipement. NOTE : Une commande ouverte doit être fermée manuellement à l’aide de l’option Fermeture des commandes clients. Le type Location d’équipement est disponible uniquement si le module Location d’équipement est installé.
Type de soumission	Permet de spécifier le type lorsque le champ État est à Soumission. Les types disponibles pour l’usager sont : Entrée, Soumise, Refusée, Annulée et Accordée. NOTE : Ce choix est disponible seulement lorsque le champ État est à Soumission. Le dossier Afficher les soumissions entrées/soumises contient uniquement les soumissions à l’état Entrée et Soumise.

Entrer les informations requises dans l’onglet Détails :

Champ

Description

Code client

Code du client issu de la Gestion des clients.

No adresse

Numéro d’adresse du client.

NOTE : Par défaut, maestro* affiche l’adresse de la Gestion des clients.

Il est possible de configurer plusieurs adresses pour un même client à l’aide de l’option Gestion des adresses de clients.

Contact

Nom du contact chez le client.

No comm. original

Numéro de commande original.

Nouveau contrat

Nouveau numéro de contrat

Projet

Numéro du projet affecté par la vente.

No comm. client

Numéro de commande du client.

Emplac.

Emplacement par défaut des items vendus.

NOTE : Les emplacements sont issus de la Gestion des emplacements.

Date commande

Date de la commande.

Livr.

Date de livraison prévue de la commande.

Cond. crédit

Terme de paiement de la facture issu de la Gestion des conditions de crédit.

% Retenue

Pourcentage de retenue applicable sur la commande lors de la facturation.

Impression d’un bon

Les commandes à Oui sont imprimées lors du lancement d’une impression à partir de l’option Impression des commandes clients.

Les commandes à Non ne sont pas imprimées lors du lancement d’une impression à partir de l’option Impression des commandes clients.

Liste de prix

Code de la liste de prix issu de la Gestion des listes de prix.

NOTE : Cette fonctionnalité permet de configurer une liste de prix spécifique pour une commande ou un projet.

Projet client

Code de projet du client.

Nom du projet client

Nom du projet du client.

Gérer les approvisionnements

Permet de générer une commande avec catalogue ou une réquisition automatiquement et de réserver les items en stock lors du transfert, si la case est cochée.

NOTE : La commande avec catalogue est générée si Livraison directe est cochée dans l’emplacement et que le code du fournisseur est spécifié au même endroit. Sinon, c’est une réquisition qui est générée. Il est possible pour l’usager de modifier la réquisition ou la commande avec catalogue créée une fois la commande client enregistrée.

Lorsque la case est cochée, deux nouvelles colonnes sont disponibles dans la ventilation; Qté à réserver et Qté à commander. Ces colonnes sont complétées automatiquement en fonction de la quantité commandée par le client et selon la quantité disponible en inventaire. Par exemple, Qté disp. = 10, Qté comm client = 15, Qté à réserver = 10, Qté à commander = 5.

Section Ventilation :

L’icône Configuration permet d’enregistrer les valeurs de numéro de projet, d’activité et d’emplacement qui seront utilisées, par défaut, pour toutes les entrées de la section Ventilation.

Après avoir choisi un produit à la section Ventilation, la fenêtre Historique des Ventes donne un aperçu des ventes antérieures sur des items provenant de la Gestion du catalogue pour le Code client choisi.

Champ

Description

Code d’inventaire

Code d’inventaire issu de la Gestion du catalogue.

En cliquant sur l'icône , la fenêtre Sélectionner un enregistrement s'affiche. Au besoin, filtrer les items à afficher pour restreindre la sélection.

Si l'item est un kit, consulter la section Créer une commande client à partir d'un kit.

Description

Description de l’item. Peut contenir jusqu'à 100 caractères.

Type de ligne

Affiche le type de transaction d’où provient la ligne.

NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé.

Unité

Unité de conversion.

NOTE : L’unité varie en fonction du facteur inscrit dans l’item dans l’option Gestion du catalogue.

Emplacement

Emplacement de l’item.

Localisation

Localisation réelle de l’item à maestro*.

NOTE : Pour connaître la provenance de la localisation, consulter l’aide sur la Lecture des localisations des items de l’inventaire.

Caract

Caractéristique de l’item.

Identification

Identification de l’item.

No réservation

Numéro de réservation.

NOTE : Ce numéro est affiché automatiquement par maestro* si la case Gérer les approvisionnements est cochée.

Activité

Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la vente appartient.

Quantité stock

Quantité disponible en stock au moment de l’entrée de la commande.

NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé.

Quantité réservée

Location d’équipements

NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé.

Quantité disponible

Quantité disponible en stock au moment où la commande est entrée.

Qté commandée - Inventaire

Quantité commandée selon l’unité d’inventaire.

Unité - Inventaire

Unité de mesure associée à l’inventaire dans la Gestion du catalogue.

Qté commandée - Client

Quantité commandée selon l’unité du client.

Unité - Client

Unité de mesure associée au client dans la Gestion du catalogue.

Disponibilité

Location d’équipement

NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé.

Signification des couleurs :

Cyan : Une mention attention s’affiche à l’écran en mode prolongation seulement pour indiquer que la quantité commandée est insuffisante selon la quantité stock et la quantité réservée.

Indique que le matériel a été réservé pour une autre commande et indique que la quantité devient insuffisante.

Qté livrée - Inventaire

Quantité livrée sur la commande selon l’unité d’inventaire.

Qté livrée - Client

Quantité livrée sur la commande selon l’unité du client.

Coût de location

Location d’équipement

NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé.

P.U.- Inventaire

Prix unitaire selon l’unité d’inventaire.

P.U. - Client

Prix unitaire selon l’unité du client.

% Esc

Pourcentage d’escompte.

NOTE : Ce pourcentage peut être configuré dans la Gestion des escomptes/client.

Montant

Montant de la ligne de ventilation.

Tx 1

Code de taxes applicable.

NOTE : Ce code peut avoir été déterminé par défaut dans la Gestion des clients.

Tx 2

Code de taxes applicable.

NOTE : Ce code peut avoir été déterminé par défaut dans la Gestion des clients ou la Gestion du catalogue.

Raison de N/F

Raison pour non-facturable.

Prix coûtant

Permet d’entrer un prix coûtant pour les pièces ne provenant pas de la Gestion du catalogue.

NOTE : Si on retrouve un montant dans la colonne "Prix coûtant", c'est cette valeur qui sera utilisée pour faire le calcul des colonnes Profit ainsi que pour le total du prix coûtant.

Il est maintenant possible d'inscrire un prix coûtant également pour les produits inventoriés.

P.U. moyen

Prix unitaire moyen.

Montant – Profit

Montant du profit.

% - Profit

Pourcentage de profit.

Date livraison

Date de livraison prévue.

Date retour prévu et Heure

Location d’équipement

NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé.

État

Complété par défaut lors de l’enregistrement de la commande en fonction de son avancement dans maestro*.

Réquisition

Numéro de la réquisition rattachée à la ligne de la commande client.

NOTE : S’affiche seulement si Gérer les approvisionnements est coché et qu’une réquisition a été générée.

NoLigne

Numéro de la ligne de la réquisition.

Comm. four.

Numéro de la commande avec catalogue rattachée à la ligne de la commande client.

NOTE : S’affiche seulement si Gérer les approvisionnements est coché et qu’une commande avec catalogue a été générée.

NoLigne

Numéro de la ligne de la commande avec catalogue.

Qté retournée

Location d’équipement

NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé.

Ligne de substitution

Location d’équipement

Non modifiable

NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé.

Ligne originale

Provient de la commande en location.

NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé.

Ne pas imprimer

N’imprime pas la ligne sur la facture, si la case est cochée.

Non modifiable et provient de la commande en location.

Champ	Description
Code client	Code du client issu de la Gestion des clients.
No adresse	Numéro d’adresse du client. NOTE : Par défaut, maestro* affiche l’adresse de la Gestion des clients. Il est possible de configurer plusieurs adresses pour un même client à l’aide de l’option Gestion des adresses de clients.
Contact	Nom du contact chez le client.
No comm. original	Numéro de commande original.
Nouveau contrat	Nouveau numéro de contrat
Projet	Numéro du projet affecté par la vente.
No comm. client	Numéro de commande du client.
Emplac.	Emplacement par défaut des items vendus. NOTE : Les emplacements sont issus de la Gestion des emplacements.
Date commande	Date de la commande.
Livr.	Date de livraison prévue de la commande.
Cond. crédit	Terme de paiement de la facture issu de la Gestion des conditions de crédit.
% Retenue	Pourcentage de retenue applicable sur la commande lors de la facturation.
Impression d’un bon	Les commandes à Oui sont imprimées lors du lancement d’une impression à partir de l’option Impression des commandes clients. Les commandes à Non ne sont pas imprimées lors du lancement d’une impression à partir de l’option Impression des commandes clients.
Liste de prix	Code de la liste de prix issu de la Gestion des listes de prix. NOTE : Cette fonctionnalité permet de configurer une liste de prix spécifique pour une commande ou un projet.
Projet client	Code de projet du client.
Nom du projet client	Nom du projet du client.
Gérer les approvisionnements	Permet de générer une commande avec catalogue ou une réquisition automatiquement et de réserver les items en stock lors du transfert, si la case est cochée. NOTE : La commande avec catalogue est générée si Livraison directe est cochée dans l’emplacement et que le code du fournisseur est spécifié au même endroit. Sinon, c’est une réquisition qui est générée. Il est possible pour l’usager de modifier la réquisition ou la commande avec catalogue créée une fois la commande client enregistrée. Lorsque la case est cochée, deux nouvelles colonnes sont disponibles dans la ventilation; Qté à réserver et Qté à commander. Ces colonnes sont complétées automatiquement en fonction de la quantité commandée par le client et selon la quantité disponible en inventaire. Par exemple, Qté disp. = 10, Qté comm client = 15, Qté à réserver = 10, Qté à commander = 5.

Champ	Description
Code d’inventaire	Code d’inventaire issu de la Gestion du catalogue. En cliquant sur l'icône , la fenêtre Sélectionner un enregistrement s'affiche. Au besoin, filtrer les items à afficher pour restreindre la sélection. Si l'item est un kit, consulter la section Créer une commande client à partir d'un kit.
Description	Description de l’item. Peut contenir jusqu'à 100 caractères.
Type de ligne	Affiche le type de transaction d’où provient la ligne. NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé.
Unité	Unité de conversion. NOTE : L’unité varie en fonction du facteur inscrit dans l’item dans l’option Gestion du catalogue.
Emplacement	Emplacement de l’item.
Localisation	Localisation réelle de l’item à maestro*. NOTE : Pour connaître la provenance de la localisation, consulter l’aide sur la Lecture des localisations des items de l’inventaire.
Caract	Caractéristique de l’item.
Identification	Identification de l’item.
No réservation	Numéro de réservation. NOTE : Ce numéro est affiché automatiquement par maestro* si la case Gérer les approvisionnements est cochée.
Activité	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la vente appartient.
Quantité stock	Quantité disponible en stock au moment de l’entrée de la commande. NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé.
Quantité réservée	Location d’équipements NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé.
Quantité disponible	Quantité disponible en stock au moment où la commande est entrée.
Qté commandée - Inventaire	Quantité commandée selon l’unité d’inventaire.
Unité - Inventaire	Unité de mesure associée à l’inventaire dans la Gestion du catalogue.
Qté commandée - Client	Quantité commandée selon l’unité du client.
Unité - Client	Unité de mesure associée au client dans la Gestion du catalogue.
Disponibilité	Location d’équipement NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé. Signification des couleurs : Cyan : Une mention attention s’affiche à l’écran en mode prolongation seulement pour indiquer que la quantité commandée est insuffisante selon la quantité stock et la quantité réservée. Indique que le matériel a été réservé pour une autre commande et indique que la quantité devient insuffisante.
Qté livrée - Inventaire	Quantité livrée sur la commande selon l’unité d’inventaire.
Qté livrée - Client	Quantité livrée sur la commande selon l’unité du client.
Coût de location	Location d’équipement NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé.
P.U.- Inventaire	Prix unitaire selon l’unité d’inventaire.
P.U. - Client	Prix unitaire selon l’unité du client.
% Esc	Pourcentage d’escompte. NOTE : Ce pourcentage peut être configuré dans la Gestion des escomptes/client.
Montant	Montant de la ligne de ventilation.
Tx 1	Code de taxes applicable. NOTE : Ce code peut avoir été déterminé par défaut dans la Gestion des clients.
Tx 2	Code de taxes applicable. NOTE : Ce code peut avoir été déterminé par défaut dans la Gestion des clients ou la Gestion du catalogue.
Raison de N/F	Raison pour non-facturable.
Prix coûtant	Permet d’entrer un prix coûtant pour les pièces ne provenant pas de la Gestion du catalogue. NOTE : Si on retrouve un montant dans la colonne "Prix coûtant", c'est cette valeur qui sera utilisée pour faire le calcul des colonnes Profit ainsi que pour le total du prix coûtant. Il est maintenant possible d'inscrire un prix coûtant également pour les produits inventoriés.
P.U. moyen	Prix unitaire moyen.
Montant – Profit	Montant du profit.
% - Profit	Pourcentage de profit.
Date livraison	Date de livraison prévue.
Date retour prévu et Heure	Location d’équipement NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé.
État	Complété par défaut lors de l’enregistrement de la commande en fonction de son avancement dans maestro*.
Réquisition	Numéro de la réquisition rattachée à la ligne de la commande client. NOTE : S’affiche seulement si Gérer les approvisionnements est coché et qu’une réquisition a été générée.
NoLigne	Numéro de la ligne de la réquisition.
Comm. four.	Numéro de la commande avec catalogue rattachée à la ligne de la commande client. NOTE : S’affiche seulement si Gérer les approvisionnements est coché et qu’une commande avec catalogue a été générée.
NoLigne	Numéro de la ligne de la commande avec catalogue.
Qté retournée	Location d’équipement NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé.
Ligne de substitution	Location d’équipement Non modifiable NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé.
Ligne originale	Provient de la commande en location. NOTE : Ce champ n’est disponible que si le module Location d’équipement est installé.
Ne pas imprimer	N’imprime pas la ligne sur la facture, si la case est cochée. Non modifiable et provient de la commande en location.

Entrer les informations requises dans l’onglet Location :

Cet onglet s’affiche uniquement si le type de contrat est Location d’équipement et que le module est installé.

L’icône Substituer un équipement en location permet de remplacer un équipement en location pas livré par un autre item. 2 nouvelles lignes sont créées automatiquement dans la grille.

Champ

Description

Départ Date et Heure

Date et heure de départ.

Retour Date et Heure

Date et heure de retour.

Section Facturation :

Champ

Description

Date de départ

Date de départ.

Date de fin

Date de fin.

Section Détail du paiement :

Ce panneau s'affiche uniquement si l'usager a accès à l'affichage des montants de la commande client à la livraison.

Champ

Description

Montant du dépôt requis

Montant du déport requis.

Montant du dépôt perçu

Montant du dépôt reçu.

Montant d’escompte

Montant de l’escompte.

Champ	Description
Départ Date et Heure	Date et heure de départ.
Retour Date et Heure	Date et heure de retour.

Champ	Description
Date de départ	Date de départ.
Date de fin	Date de fin.

Champ	Description
Montant du dépôt requis	Montant du déport requis.
Montant du dépôt perçu	Montant du dépôt reçu.
Montant d’escompte	Montant de l’escompte.

Entrer les informations requises dans l’onglet Livraison :

Champ

Description

Endroit

Endroit des travaux. Valeurs disponibles :

Alternatif

Permet de créer une adresse temporaire.

Contact

Permet d’utiliser une adresse associée à un contact issu de l’option Gestion des contacts.

Client

Permet d’utiliser une adresse issue de l’option Gestion des clients.

Liste

Permet d’utiliser une adresse saisie antérieurement.

Projet

Utilise l’adresse du projet entrée dans la Gestion des projets.

Sélection

Permet d’avoir accès aux bases de données liées en fonction de la sélection faite au champ Endroit.

Transport

Transport issu de la Gestion des abréviations.

FOB

Incoterm issu de la Gestion des abréviations.

Vendeur

Vendeur associé à la commande client.

À l’attention de

Contact lors de la livraison chez le client.

Spécification

Spécification pour la commande issue de la Gestion des spécifications.

Départ Date

Sélectionner la date de départ.

Heure

Sélectionner l’heure de départ.

Chauffeur

Sélectionner le chauffeur.

Retour Date

Sélectionner la date de retour.

Heure

Sélectionner l’heure de retour.

Chauffeur

Sélectionner le chauffeur.

Temps prévu

Indiquer le temps prévu.

Taux horaire

Affiche le taux horaire.

Montant

Affiche le montant.

Entrer les informations requises dans l’onglet Ressources de production.

Champ

Description

Ressource

Code de ressource.

Description

Description de la ressource.

Mode

Affiche le mode.

Seuil maximum

Affiche le seuil maximum.

Quantité

Indiquer la quantité.

Délai

Indiquer le délai.

Fonction

Sélectionner la fonction.

Date

Date de début.

Heure

Heure de début.

État

Sélectionner l’état.

Note

Indiquer une note.

Montant

Affiche le montant.

Champ	Description
Ressource	Code de ressource.
Description	Description de la ressource.
Mode	Affiche le mode.
Seuil maximum	Affiche le seuil maximum.
Quantité	Indiquer la quantité.
Délai	Indiquer le délai.
Fonction	Sélectionner la fonction.
Date	Date de début.
Heure	Heure de début.
État	Sélectionner l’état.
Note	Indiquer une note.
Montant	Affiche le montant.

Entrer les informations requises dans l’onglet Mémo : permet d’entrer un mémo en lien avec la commande.

Le mémo est transféré dans la commande avec catalogue si les approvisionnements sont gérés et que la case Transfert du mémo à la commande fournisseur est cochée.

Cliquer sur Enregistrer.

Seules les commandes dont l’état affiche Confirmée peuvent être transférées.

Certains champs non liés à la valeur de la commande peuvent être modifiés suite au transfert.

Cette autorisation doit préalablement avoir été configurée dans la Gestion de la sécurité, onglet Restrictions des accès.

Il est possible d’afficher le profit de la commande selon les configurations dans la Gestion de la sécurité.

Créer une commande client à partir d'un kit

Cette fonctionnalité s'applique aux items dont l’État correspond à Kit dans l’option Gestion du catalogue.

Dans la grille Ventilation, inscrire le Code d'inventaire du kit dans la colonne ou cliquer sur l'icône pour choisir le kit à partir de la fenêtre Sélectionner un enregistrement.
La fenêtre Sélection des composantes s'affiche.
Indiquer d'abord le nombre de kit (Quantité) à inscrire à la commande.
Cocher ensuite les items du kit à inclure dans la commande.
Cliquer sur Sélectionner.
Automatiquement, tous les items du kit qui ont été choisis s'ajouteront à la commande.
Enregistrer la commande.

Voir aussi

Dernière modification : 20 septembre 2024