Gestion des contrats avec bordereau

Objectif

La Gestion des contrats avec bordereau permet de gérer les contrats et les avis de changement selon un taux ou une quantité d’avancement. Cette option permet de faire un lien entre la facturation, la gestion de projet et le client.

 

prérequis

 

Icônes

FerméIcônes de l’option Gestion des contrats avec bordereau

Icône

Titre

Sert à

Insérer une ligne de total

Dans les onglets Bordereau et Avis de changement, permet d’ajouter une ligne de total sous la ligne sélectionnée dans la grille.

Recalculer un tableau (F9)

Recalculer les données et rafraîchir les grilles des onglets Bordereau et Avis de changement.

Importer les activités du projet

Importer les activités du projet identifié pour lesquelles un budget vendant a été entré dans la grille de l’onglet Bordereau.

Déverrouiller les montants/quantités déjà facturés

Permet la modification des montants et des quantités des items déjà facturés.

NOTE : S’il existe des factures en cours (non-transférées) pour certaines lignes des onglets Bordereau et Avis de changement, celles-ci ne seront pas modifiables.

Configuration des formulaires

Permet de créer et d’imprimer des formulaires personnalisés qui seront également disponibles dans l’option Gestion des contrats et dans la Gestion des contrats coût plus.

Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessus.

 

étapes

maestro* > Facturation > Facturation contractuelle > Progression > Gestion des contrats avec bordereau

 

Créer un contrat avec bordereau

  1. Entrer les Ferméinformations requises :

Champ

Description

Numéro

Numéro de contrat est le même que le numéro du projet; c’est le numéro de projet rattaché au contrat.

NOTE : L’icône , permet de sélectionner un projet alors que le bouton […] permet de sélectionner un contrat existant.

Description

Description du projet.

NOTE : Si la description est modifiée, elle est mise à jour dans la Gestion des projets.

Division

Division du projet.

État

État du contrat.

Date fermeture

Date de la fermeture du contrat.
  1. Entrer les informations requises dans l’onglet Description du projet :
    1. FerméSection Détails :

    Champ

    Description

    Emplacement

    Emplacement du projet (contrat) provenant de la Gestion des contacts.

    NOTE : En sélectionnant un contact de type emplacement, les coordonnées s’afficheront automatiquement à l’écran (adresse, province, code postal, etc.).

    Si aucun emplacement n’est sélectionné, il est nécessaire de compléter les champs qui composent l’adresse.

    Resp. chantier

    Nom du responsable du chantier inscrit dans la Gestion des projets.

    Code client

    Code du client à facturer issu de la Gestion des clients.

    NOTE : Si aucun client n’est défini dans le projet et qu’il est entré dans le contrat, maestro* met à jour le projet lors de l’enregistrement.

    Code de taxe US

    Code de taxes américaines à appliquer aux ventes en lien avec ce contrat.

    Ce code de taxes est issu de la Gestion des codes des taxes et s’applique uniquement si la Gestion des taxes de vente É.-U. est activée, dans les Configurations diverses du Grand Livre.

    Vendeur

    Code du vendeur qui sera proposé par défaut pour toutes les factures du contrat. Ce code est issu de la Gestion des vendeurs.

    NOTE : S’il y a un vendeur inscrit dans le projet, ce dernier est proposé par défaut.

    Client principal

    Code du client principal issu de la Gestion des clients.

    NOTE : Permet d’identifier le client qui a donné le travail à faire, mais qui ne reçoit pas la facture. Il est possible d’imprimer certains rapports par client principal.
    1. FerméSous-onglet Détails :

    Champ

    Description

    Terme de paiement

    Terme de paiement applicable à ce contrat.

    NOTES : Si aucun terme n’est spécifié, maestro* utilise celui de la Gestion des clients.

    Le terme de paiement permet de calculer la date due de la facture.

    Il est également possible d’inscrire le terme de paiement au moment de la facturation.

    Activité

    Activité de facturation par défaut.

    NOTE : Si aucune activité n’est spécifiée lors de la facturation, maestro* prend celle-ci par défaut.

    Bon commande

    Numéro de bon de commande correspondant au contrat.

    NOTE : Ce numéro de bon de commande s’affiche dans l’écran de facturation et est également disponible lors de l’impression de la Liste des comptes à recevoir.

    No production

    Numéro de production rattaché au contrat.

    NOTE : Disponible à titre informatif seulement.

    Projet client

    Numéro de projet du client.

    NOTE : Si l’option Dénonciation est installée, il est possible de choisir le projet client créé via cette option.

    Taux des coûts

    Pourcentage permettant de générer une écriture d’ajustement des travaux en cours (TEC) lorsque ces derniers sont gérés à l’actif.

    Progression

    Type de progression. FerméValeurs disponibles.

    Retenue détaillée

    Permet d’indiquer que les retenues doivent se calculer pour chacune des lignes de détail des onglets Bordereau et Avis de changement, si cochée.

    NOTE : Si cochée, il sera nécessaire d’entrer les pourcentages de retenue applicables sur chaque ligne du bordereau et des avis de changement. Ces pourcentages pourront être différents sur chaque ligne, au besoin.

    Groupe

    Groupe de revenu par défaut.

    % de retenue

    Pourcentage de retenue applicable sur toutes les factures du contrat.

    NOTES : Ce pourcentage s’applique par défaut lors de la facturation, mais il est possible de le modifier.

    Si un taux est entré dans la section Taux de retenue du Projet, ce taux est affiché.

    Si la case Retenue détaillée est cochée, il sera impossible d’utiliser le pourcentage de retenue pour l’ensemble de la facture.

    Groupe AC

    Groupe de revenu par défaut des avis de changement.

    Début du projet

    Date de début du projet inscrite dans la Gestion des projets.

    Date livraison

    Date de livraison du projet inscrite dans la Gestion des projets.

    Date provisoire

    Date de facturation prévue de la retenue.

    Formulaire de facture

    Permet d’identifier le formulaire à utiliser pour l’impression de la facture pour ce contrat.

    NOTE : Si un formulaire est spécifié, ce dernier a priorité sur tous les autres formulaires spécifiés dans la Gestion des clients ou les Configurations diverses. Si vide, maestro* utilise le formulaire identifié dans la Gestion des clients. Sinon, il utilise le formulaire identifié dans les Configurations diverses.
    1. FerméSous-onglet Comptes de GL :
     

    Si aucun compte n’est entré, maestro* prend le compte défini dans l’activité, sinon celui des Configurations diverses.

     

    Champ

    Description

    Vente

    Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser les revenus.

    Avis de chang.

    Compte de grand livre de revenu utilisé pour comptabiliser les avis de changements (extras).

    NOTE : Ce compte peut être le même que celui du champ Vente si aucune distinction n’est faite entre les ventes et les extras.
    1. FerméSection Totaux :

    Champ

    Description

    Contrat

    Montant original du contrat sans les taxes et les avis de changement.

    Avis de changement

    Montant des avis de changement provenant des avis de changement entrés en positif dans l’onglet Avis de changement.

    Le montant Avis de changement de l'onglet Description du projet est calculé en additionnant les montants pour chaque ligne d'avis de changement comme suit :

    • Si un montant est inscrit dans la colonne Montant approuvé, ce montant est utilisé;
    • S'il n'y a pas de montant approuvé on utilise le Montant demandé.

    NOTE : Les montants totaux ajoutés dans la grille des avis de changement ne sont pas additionnés au montant Avis de changement.

    Crédit

    Montant des crédits accordés.

    NOTE : Cette information provient des avis de changement entrés en négatif dans l’onglet Avis de changement.

    Total

    Montant total du contrat incluant les avis de changement et les crédits.

    Travaux en cours cumulatifs

    Montant des travaux en cours (TEC) cumulés sur le contrat.

    NOTE : Ce champ ne peut être modifié par l’utilisateur. Il se calcule automatiquement seulement si le champ Taux des coûts est complété.

    Retenue à facturer - Contrat

    Montant des retenues à facturer sur le contrat original.

    NOTE : Ce champ représente la valeur des retenues qui n’ont pas été comptabilisées et qui devront être facturées. Il est mis à jour si le Transfert des retenues à la comptabilité est à Non ou à Retard. Cette configuration se trouve dans les Configurations générales, section Facturation contractuelle, sous-section Généralités.

    Retenue a facturer - A/C

    Montant des retenues à facturer sur les avis de changements.

    NOTE : Ce champ représente la valeur des retenues qui n’ont pas été comptabilisées et qui devront être facturées. Il est mis à jour si le Transfert des retenues à la comptabilité est à Non ou à Retard. Cette configuration se trouve dans les Configurations générales, section Facturation contractuelle, sous-section Généralités.

    Retenue à facturer - Total

    Total des retenues à facturer sur le contrat et les avis de changements.

    NOTE : Ce champ représente la valeur des retenues qui n’ont pas été comptabilisées et qui devront être facturées. Il est mis à jour si le Transfert des retenues à la comptabilité est à Non ou à Retard. Cette configuration se trouve dans les Configurations générales, section Facturation contractuelle, sous-section Généralités.

    Recette Retenue

    Montant reçu sur la retenue.

    Recette

    Montant des recettes encaissées sur le contrat et les avis de changement.

    Matériel entreposé total

    Montant total estimé du matériel entreposé.

    NOTE : Ce montant est à titre informatif et peut être affiché sur le formulaire de facturation.

    Matériel entreposé facturé

    Montant du matériel entreposé qui a été facturé à ce jour.

    NOTE : Ce montant est mis à jour suite à la facturation et peut être affiché sur le formulaire de facturation.
    1. La section FerméRetenues à long terme affiche le sommaire des montants de retenues entrées dans l'onglet Bordereau :
  2. L’onglet Champs supplémentaires permet de personnaliser la Gestion des contrats avec bordereau en ajoutant des champs. Pour ce faire, cliquer sur le bouton Configuration.
  3. Entrer les informations requises dans l’Ferméonglet Bordereau :
 

Il est possible d’importer les activités qui ont un budget vendant au projet en utilisant l’icône Importer les activités du projet.

Il est possible de déverrouiller les contrats afin de permettre de modifier les quantités ou les montants de lignes déjà facturées à l’aide de l’icône Déverrouiller les montants/quantités déjà facturés. Il est impossible de déverrouiller le contrat dans le cas où des factures ne seraient pas transférées.

Il est impossible de modifier le bordereau si une facture est non-transférée.

 

Champ

Description

Code

Code identifiant les travaux effectués.

NOTES : Ce champ est limité à 20 caractères alphanumériques.

Ce code peut être le numéro d’activité ou le numéro apparaissant au devis.

Il est possible de visualiser les bordereaux déjà configurés dans l’option Bordereaux types en utilisant la touche F7.

Retenue à long terme

Valeurs disponibles :

Garantie

Permet de définir une ligne du bordereau comme étant une retenue à long terme pour des garanties.

Maintenance

Permet de définir une ligne du bordereau comme étant une retenue à long terme pour des travaux de maintenance.

Autre

Permet de définir une ligne du bordereau comme étant un autre type de retenue à long terme.

NOTE : ces retenues sont complètement indépendantes des retenues régulières et sont donc exclues du traitement de ces dernières. De plus, le fonctionnement des retenues supplémentaires à long terme ne dépend d'aucune configuration concernant les retenues régulières.

Si la colonne n’apparaît pas sous l’onglet Bordereau, cliquer à droite dans la grille et sélectionner l'option Configuration. Cocher la case Affichage correspondante, puis cliquer Accepter pour fermer la fenêtre.

Projet

Détermine à quel projet le revenu est affecté.

Activité

Détermine à quelle activité le revenu est affecté.

Groupe revenu

Détermine à quel groupe le revenu est affecté.

Bordereau

FerméValeurs disponibles.

Facturation à date

FerméValeurs disponibles.

À compléter

FerméValeurs disponibles.

Production

Affiche, à titre d’information, la quantité ou le taux de production entré à ce jour, en fonction du type de progression défini dans le contrat.

NOTE : Cette information est mise à jour à partir des données entrées dans l’option Production par bordereau.

À imprimer

Indique à maestro* d’imprimer la ligne sur la facture, si la case est cochée.

NOTE : Il est possible de définir des valeurs par défaut pour les lignes de détail et de total en cliquant sur l’icône Configuration.

Total

Indique à maestro* d’afficher un total seulement, si la case est cochée.

Disponible dans MOBILE

Permet de rendre disponible le contrat avec bordereau dans maestro*MOBILE.

NOTE : Seuls les contrats pour lesquels cette case est cochée pourront être visible dans maestro*MOBILE.

Commentaire résumé

Commentaire sur l’avis de changement.

Commentaires

Mémo.

NOTE : Disponible à titre informatif seulement.

En facturation

Indique s’il existe une facture non-transférée pour ce contrat et cette ligne spécifiquement. Si cochée, la ligne n’est pas modifiable.
  1. Entrer les informations requises dans l’Ferméonglet Avis de changement :
 

Il est possible d’afficher un avertissement à l’utilisateur si le projet spécifié dans les avis de changement n’est pas un sous-projet du projet du contrat si la case est cochée dans l’icône Configuration.

Il est impossible de modifier l’avis de changement si une facture est non-transférée.

 

Champ

Description

Détails

Brève description de l’avis de changement client.

NOTE : Cette description s’affiche lors de la facturation, si le champ À Imprimer est coché.

Projet

Projet utilisé pour comptabiliser l’avis de changement.

NOTE : Il est possible que le projet corresponde à un sous-projet.

Activité

Activité de facturation de l’avis de changement.

Groupe revenu

Groupe de revenu de l’avis de changement.

Avis de changement

FerméValeurs possibles.

Facturation à date

FerméValeurs possibles.

À compléter

FerméValeurs possibles.

Production

Affiche, à titre d’information, la quantité ou le taux de production entré à date en fonction du type de progression défini dans le contrat.

NOTE : Cette information est mise à jour à partir des données entrées par l’option Production par bordereau.

À imprimer

Indique que l’avis de changement sera imprimé sur la facture, si la case est cochée.

Total

Indique le total seulement, si la case est cochée.

Date avenant

Date de l’avis de changement.

No directive

Numéro de directive.

NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation.

Date présentation

Date de la présentation de la directive au client.

NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation.

Bon de commande

Permet d’entrer, par avis de changement, le numéro de bon de commande du client.

NOTE : Cette information est affichée sur le rapport Suggestion de facturation.

Commentaire résumé

Commentaire sur l’avis de changement.

Commentaires

Mémo.

NOTE : Disponible à titre informatif seulement.

Type avis de changement

Mode de facturation de l’avis de changement.

NOTES : Il est impossible de facturer l’avis de changement dans un autre mode que celui sélectionné.

Deux valeurs sont possibles : Facturation à forfait / Facturation à bordereau ou Facturation à coût plus.

No soumission

Numéro de soumission issu du module Soumissions.

NOTE : Disponible à titre informatif seulement.

No d’avis de changement

Numéro d’avis de changement si la ligne a été créée à partir de la Gestion des avis de changement.

En facturation

Indique s’il existe une facture non-transférée pour ce contrat et cette ligne spécifiquement. Si cochée, la ligne n’est pas modifiable.
  1. Cliquer sur Enregistrer.

 

voir aussi

 

Dernière modification : 20 septembre 2024