Facturation par bordereau

Objectif

La Facturation par bordereau permet de facturer les items de bordereau et les avis de changement qui ont préalablement été entrés dans la Gestion des contrats avec bordereau.

Lorsque le paramètre Facturer séparément le contrat et les avis de changement est coché (Configurations diverses, option Généralités et section Facturation par bordereau), les avis de changement liés à un contrat bordereau ne sont plus accessibles dans l'option Facturation par bordereau mais plutôt dans l'option Facturation à forfait.

 

prérequis

• Gestion des contrats avec bordereau
• Gestion des projets
• Gestion de conditions de crédit

 

Icônes

Icônes de l’option Facturation par bordereau

Icône Titre Sert à Générer un nouveau numéro de facture Permet d’attribuer un numéro de facture avant d’effectuer le transfert de la transaction dans le but d’imprimer une facture en suivant la séquence numérique du compteur. Recalculer le tableau (F9) Recalculer les données et rafraîchir les grilles des onglets Bordereau et Avis de changement. Acceptation en lot Permet l’acceptation en lot de factures. Afficher les suggestions de facturation Permet d’afficher les suggestions de facturation selon la période définie. Possible à condition que les liens aient été établis auparavant dans l’option Liens entre bordereau et coûts de projet. Appliquer le cumulatif de production Permet d’appliquer le cumulatif de production provenant de la Production par bordereau pour le contrat. Changer le mode d’affichage des totaux Permet de voir le montant de retenue et le montant net au bas de la grille. Inverser la facture la plus récente d'un contrat Permet d'inverser la plus récente facture bordereau rattachée à un contrat. Note : L'icône n'est activée que lorsque les transactions non transférées sont affichées dans la fenêtre. L'icône, une fois cliquée, a pour effet d'afficher une fenêtre où il est nécessaire de spécifier le contrat ciblé et de confirmer l'action à poser. Il est ensuite possible de renverser les montants de la facture initiale sans avoir à en effectuer la saisie. Il est à noter qu'il sera impossible pour un utilisateur de procéder à l'inversion de la facture si le paramètre L'usager ne pourra pas faire de facture au crédit est activé dans l'onglet Restriction des accès de la Gestion de la sécurité. Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessus.

 

Étapes

maestro* > Facturation > Facturation contractuelle > Progression > Facturation par bordereau

 

Créer une facturation par bordereau

1. Les informations de base du contrat par bordereau s'affichent dans le haut de la fenêtre :

Champ	Description
Contrat	Numéro du contrat.
Client	Client associé au contrat. NOTES : Pour apporter un changement, il est nécessaire de le faire à partir de la Gestion des contrats avec bordereau.
No adresse	Adresse de facturation du client issue de la Gestion des adresses de clients. NOTE : Seules les adresses identifiées comme étant des adresses de facturation apparaissent dans la liste. La case Adresse de facturation doit être cochée.
Progression	Type de progression sélectionné dans la Gestion des contrats avec bordereau. Les valeurs possibles sont Taux ou Quantité.
Interco	Si le client est un client de type « inter-co », cette information s’affichera à droite du champ.
Contrat	Valeur originale du contrat et des avis de changement enregistrés dans la Gestion des contrats avec bordereau.
Facturé à date	Valeur du contrat et des avis de changement facturés jusqu’à présent sans tenir compte de la facture en cours.
Retenue à facturer	Valeur des retenues à facturer sur le contrat et les avis de changement.

2. Entrer les informations requises dans l’onglet Détail :

Champ	Description
No facture	Numéro de la facture. NOTE : Il est possible de générer un numéro de facture avant l’impression en cliquant sur l’icône Générer un nouveau numéro de facture. Lors du transfert de la facture numérotée, il sera toujours possible de réimprimer la facture à partir de l’option Réimpression des factures puisque maestro* considère que l’utilisateur l’a déjà imprimée. Sinon, le numéro de facture sera attribué uniquement lors du transfert des transactions et sera disponible pour impression dans l’Impression des factures.
Date	Date comptable.
Date due	Date due de la facture. NOTE : Lors de la sauvegarde de la transaction, si rien n’est inscrit, maestro* calcule une date due selon les conditions de crédit du client. S’il n’y a aucune condition de crédit dans la Gestion des clients, la date due est la date de la facture. Il est possible de modifier manuellement cette date.
Période	Période applicable à la facturation. Ce champ est composé de la date de début et de la date de fin de la période de facturation.
Accepté	Indique que la facture peut être transférée, si le champ est à Oui. NOTE : Il est possible de modifier massivement l’acceptation de plusieurs factures en utilisant l’icône Acceptation en lot.
Cond. crédit	Terme de paiement de la facture issu de la Gestion des conditions de crédit.
Compte d'escompte	Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser l’escompte applicable sur la facture.
No demande	Permet d’inscrire un numéro de demande lié à la facture.
Mat. entreposé	Montant du matériel entreposé au contrat. NOTE : Ce champ est à titre informatif et peut-être imprimé sur le formulaire de facturation.
Projet client	Permet de faire le suivi des quittances par le numéro de projet du client si une dénonciation est rattachée à la facture. NOTE : Ce champ est lié à l’option Dénonciation.
Compte CAR	Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser le compte client.
Vente	Montant total de la facture, avec ou sans taxes, en fonction du mode sélectionné au champ Mode. NOTE : Ce champ est calculé par maestro* et n’est pas modifiable.

1. Section Retenues :

Champ	Description
Retenue	Pourcentage et montant de retenue applicable sur la facture.
Mode	Valeurs disponibles. Standard Indique à maestro* que les taxes seront calculées sur le montant de la facture après y avoir soustrait le montant de la retenue. Les retenues et les taxes sur ces retenues seront facturées lors de la Libération des retenues. Avec taxes Le montant et le pourcentage de retenue calculés incluront les taxes sur la retenue. Sans taxes Le montant et le pourcentage de retenue calculés n’incluront pas les taxes sur la retenue.
Retenue	Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser la retenue applicable sur la facture.

2. Section Taxes

Champ	Description
Contrat	Codes de taxes applicables sur le contrat.
Avis de changement	Codes de taxes applicables sur les avis de changement.

 

Si une retenue avec taxes est sélectionnée, le code de taxe 2 ne peut être renseigné si le code de taxe 1 est vide. Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.

3. Section Paiement immédiat

Champ	Description
Paiem. imm.	Permet de créer une recette immédiatement lors du transfert de la facture, si la valeur sélectionnée est Oui. NOTE : Si la case à cocher Générer la recette automatiquement est activée, dans les configurations diverses (Projets > Inter-compagnies > Ventes), la valeur du champ sera à Oui.
No chèque	Numéro du chèque à attribuer à la recette qui sera créée lors du transfert de la facture, si la valeur sélectionnée dans le champ Paiem. imm. est Oui.
Compte ban.	Numéro du compte de banque dans lequel la recette immédiate sera comptabilisée, si la valeur sélectionnée dans le champ Paiem. imm. est Oui.
Montant	Montant de la recette à comptabiliser immédiatement, si la valeur sélectionnée dans le champ Paiem. imm. est Oui.

3. L’onglet Champs supplémentaires permet de personnaliser la Facturation par bordereau en ajoutant des champs. Pour ce faire, cliquer sur l’icône Configuration.
4. Entrer les informations requises dans l’onglet Bordereau :

Champ	Description
Champs de la section Bordereau	Ces champs identifient la liste des éléments à facturer pour le contrat sélectionné. Champs de la section. Code Code identifiant les travaux effectués. NOTE : Ce code peut être le numéro d’activité ou le numéro apparaissant au devis ou tout autre numéro identifiant chacun des items présents sur le bordereau de facturation. Description Description associée au code facturé. Progression Affiche, pour chaque ligne de bordereau, le type de progression : par quantité ou par taux. Qté originale Indique la quantité originale de chaque item, tel qu'inscrit dans la Gestion des contrats avec bordereau. NOTE : Cette colonne n'est pas visible par défaut. Quantité Quantité à facturer. Unité Unité de mesure. PU Prix unitaire de l’item. Montant Montant total à facturer.
Quantité de production / Taux de production	Affiche, à titre d’information, la quantité de production entrée à ce jour, en fonction du type de progression défini dans le contrat. OU Affiche, à titre d’information, le taux de production entré à ce jour, en fonction du type de progression défini dans le contrat. NOTE : Cette information est mise à jour à partir des données entrées dans l’option Production par bordereau; selon que le mode de progression est Quantité ou Taux.
Valeur de production	Valeur monétaire de la production indiquée dans la colonne Taux de production ou Quantité de production (selon le mode de progression inscrit dans le contrat). Calcul si le mode de progression est Taux : Valeur de production = (Taux de production * montant du contrat)/100 Calcul si le mode de progression est Quantité : Valeur de production = Quantité de production * PU
Cumulatif précédent	Ces valeurs proviennent de la somme des factures précédentes et ne sont pas modifiables. Valeurs disponibles. Quantité Si le mode de progression est Quantité, quantité facturée à ce jour. Taux Si le mode de progression est Taux, taux facturé à ce jour. Montant Montant facturé à ce jour.
Facture courante	Ces valeurs représentent les montants de la facture courante. Valeurs disponibles. Quantité Si le mode de progression est Quantité, quantité à facturer pour cette facture. Taux Si le mode de progression est Taux, taux à facturer pour cette facture. Montant Montant à facturer pour cette facture.
Nouveau cumulatif	Ces valeurs représentent les nouvelles valeurs cumulatives en tenant compte de la facture courante. Valeurs disponibles. Quantité Si le mode de progression est Quantité, quantité qui sera cumulée suite au transfert de la transaction. Taux Si le mode de progression est Taux, taux qui sera cumulée suite au transfert de la transaction. Montant Nouveau montant cumulé incluant la facture en cours.
Calcul détaillé de la retenue	Ces colonnes présentent les valeurs utilisées dans le calcul de la retenue de chacun des items. Valeurs disponibles. NOTE : Ces colonnes sont disponibles uniquement lorsque la case Retenue détaillée est cochée dans le contrat. Taux Taux de retenue à facturer. Précédente Montant de la retenue facturé à ce jour. Courante Montant de la retenue à facturer sur la facture courante. Nouveau cumulatif Nouveau montant cumulé de retenue incluant la facture en cours.
% Complété	Pourcentage facturé à ce jour par rapport au total à facturer pour l’item.
À compléter	Ces valeurs représentent ce qu’il reste à facturer pour l’item. Valeurs disponibles. Quantité Si le mode de progression est Quantité, quantité restant à compléter. Taux Si le mode de progression est Taux, pourcentage restant à compléter. Montant Montant restant à compléter sur l’item.
Écart de production	Ces valeurs représentent la différence entre la production facturée à ce jour et la production totale. Valeurs disponibles. Quantité Si le mode de progression est Quantité, différence entre la quantité cumulative facturée à ce jour et la quantité de production. Taux Si le mode de progression est Taux, pourcentage de différence entre ce qui a été facturé cumulatif à ce jour et la quantité de production. Montant Montant d’écart entre le montant facturé à ce jour et le montant total de production.
Projet	Détermine à quel projet le revenu est affecté. NOTE : Par défaut, le revenu est imputé au projet correspondant au contrat facturé. Ce projet peut également être un sous-projet.
Activité	Détermine à quelle activité le revenu est affecté.
Groupe	Détermine à quel groupe le revenu est affecté.
À imprimer	Indique si l’item de bordereau sera imprimé sur la facture ou non. NOTE : Ce champ est présent à titre d’information seulement. Toute modification doit être faite à partir de la Gestion des contrats avec bordereau.
Total	Indique s’il doit y avoir ou non un total imprimé sur la facture. NOTE : S’il n’y a aucun crochet dans la colonne, cela indique qu’il n’y a pas de sous-totaux défini dans le bordereau. Pour ajouter ou enlever des sous-totaux, la modification doit être faite à partir de la Gestion des contrats avec bordereau.
Commentaire résumé	Commentaire sur le bordereau. NOTE : Information provenant du contrat et disponible à titre informatif seulement.
Commentaires	Mémo. NOTE : Information provenant du contrat et disponible à titre informatif seulement.

4. Entrer les informations requises dans l’onglet Avis de changement :

Champ	Description
Champs de la section Bordereau	Ces champs identifient la liste des éléments à facturer pour le contrat sélectionné. Champs de la section. Code Code identifiant les travaux effectués. NOTE : Ce code peut être le numéro d’activité ou le numéro apparaissant au devis ou tout autre numéro identifiant chacun des items présents sur le bordereau de facturation. Description Description associée au code facturé. Progression Affiche, pour chaque ligne de bordereau, le type de progression : par quantité ou par taux. No d’avis de changement Numéro d’avis de changement. Quantité Quantité à facturer. Unité Unité de mesure. PU Prix unitaire de l’item. Montant Montant total à facturer.
Quantité de production / Taux de production	Affiche, à titre d’information, la quantité de production entrée à ce jour, en fonction du type de progression défini dans le contrat. OU Affiche, à titre d’information, le taux de production entré à ce jour, en fonction du type de progression défini dans le contrat. NOTE : Cette information est mise à jour à partir des données entrées dans l’option Production par bordereau; selon que le mode de progression est Quantité ou Taux.
Valeur de production	Valeur monétaire de la production indiquée dans la colonne Taux de production ou Quantité de production (selon le mode de progression inscrit dans le contrat). Calcul si le mode de progression est Taux : Valeur de production = (Taux de production * montant du contrat)/100 Calcul si le mode de progression est Quantité : Valeur de production = Quantité de production * PU
Cumulatif précédent	Ces valeurs proviennent de la somme des factures précédentes et ne sont pas modifiables. Valeurs disponibles. Quantité Si le mode de progression est Quantité, quantité facturée à ce jour. Taux Si le mode de progression est Taux, taux facturé à ce jour. Montant Montant facturé à ce jour.
Facture courante	Ces valeurs représentent les montants de la facture courante. Valeurs disponibles. Quantité Si le mode de progression est Quantité, quantité à facturer pour cette facture. Taux Si le mode de progression est Taux, taux à facturer pour cette facture. Montant Montant à facturer pour cette facture.
Nouveau cumulatif	Ces valeurs représentent les nouvelles valeurs cumulatives en tenant compte de la facture courante. Valeurs disponibles. Quantité Si le mode de progression est Quantité, quantité qui sera cumulée suite au transfert de la transaction. Taux Si le mode de progression est Taux, taux qui sera cumulée suite au transfert de la transaction. Montant Nouveau montant cumulé incluant la facture en cours.
Calcul détaillé de la retenue	Ces colonnes présentent les valeurs utilisées dans le calcul de la retenue de chacun des items. Valeurs disponibles. NOTE : Ces colonnes sont disponibles uniquement lorsque la case Retenue détaillée est cochée dans le contrat. Taux Taux de retenue à facturer. Précédente Montant de la retenue facturé à ce jour. Courante Montant de la retenue à facturer sur la facture courante. Nouveau cumulatif Nouveau montant cumulé de retenue incluant la facture en cours.
% Complété	Pourcentage facturé à ce jour par rapport au total à facturer pour l’item.
À compléter	Ces valeurs représentent ce qu’il reste à facturer pour l’item. Valeurs disponibles. Quantité Si le mode de progression est Quantité, quantité restant à compléter sur l’avis de changement. Taux Si le mode de progression est Taux, pourcentage restant à compléter sur l’avis de changement. Montant Montant restant à compléter sur l’avis de changement.
Écart de production	Ces valeurs représentent la différence entre la production facturée à ce jour et la production totale. Valeurs disponibles. Quantité Si le mode de progression est Quantité, différence entre la quantité cumulative facturée à ce jour et la quantité de production. Taux Si le mode de progression est Taux, pourcentage de différence entre ce qui a été facturé cumulatif à ce jour et la quantité de production. Montant Montant d’écart entre le montant facturé à ce jour et le montant total de production.
Projet	Détermine à quel projet le revenu est affecté. NOTE : Par défaut, le revenu est imputé au projet correspondant au contrat facturé. Ce projet peut également être un sous-projet.
Activité	Détermine à quelle activité le revenu est affecté.
Groupe	Détermine à quel groupe le revenu est affecté.
À imprimer	Indique si l’item de bordereau sera imprimé sur la facture ou non. NOTE : Ce champ est présent à titre d’information seulement. Toute modification doit être faite à partir de la Gestion des contrats avec bordereau.
Total	Indique s’il doit y avoir ou non un total imprimé sur la facture. NOTE : S’il n’y a aucun crochet dans la colonne, cela indique qu’il n’y a pas de sous-totaux défini dans le bordereau. Pour ajouter ou enlever des sous-totaux, la modification doit être faite à partir de la Gestion des contrats avec bordereau.
Commentaire résumé	Commentaire sur l’avis de changement. NOTE : Information provenant du contrat et disponible à titre informatif seulement.
Commentaires	Mémo. NOTE : Information provenant du contrat et disponible à titre informatif seulement.

5. Cliquer sur Enregistrer.

Si un formulaire de préparation de livraison a été configuré dans les Configurations diverses, maestro* propose l’impression de ce formulaire par défaut.

 

Voir aussi

• Impression des demandes de paiement
• Impression des factures
• Réimpression des factures

 

Dernière modification : 20 septembre 2024