Gestion des billets
OBJECTIF
La Gestion des billets permet d’importer les billets recevables et de faire des validations et des corrections sur ces billets. Cette option permet également d’entrer manuellement un billet.
PRÉREQUIS
- Gestion des projets
- Gestion du catalogue
- Gestion des clients
- Gestion des fournisseurs
- Gestion des régions
- Gestion des camions
- Configurations diverses
ICÔNES
Icônes de l'option Gestion des billets
Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessous. |
Sommaire
- Importer des billets
- Créer un billet à partir d'une transaction en attente
- Annexe - Spécifications techniques des fournisseurs
ÉTAPES
maestro* > Billets > Billets de carrière > Fonctions > Gestion des billets |
Importer des billets
- Configurer le manufacturier et l’emplacement du fichier par défaut.
Le manufacturier par défaut peut être spécifié dans les Configurations diverses ou, dans le cas où une configuration par source s’avère nécessaire, dans le projet, au niveau de la Gestion des projets.
- Cliquer sur l’icône Outils et sélectionner Importation.
Champ
Description
Source
Source d’où proviennent les billets.
NOTES : Si le projet de facturation inscrit dans les Configurations diverses comporte des « X », celui-ci sert de valeur par défaut.
La sélection de la source dépend du type de projet ou de la première lettre du projet de facturation inscrit dans les Configurations diverses.
Manufacturier
Manufacturier du logiciel qui a généré le fichier d’importation; cette valeur apparaît automatiquement selon la valeur inscrite dans la Gestion des projets et les Configurations diverses.
NOTE : Les spécifications techniques de chacun des manufacturiers figurent en annexe.
Nom du fichier
Emplacement et nom du fichier à importer; une valeur par défaut peut être configurée dans la Gestion des projets et les Configurations diverses.
Date transaction
Sert de date d’entrée par défaut des billets. La valeur par défaut est la date de travail.
- Sélectionner le fichier à importer dans Nom du fichier.
- Entrer la Date transaction.
Si le manufacturier sélectionné est « WEM » ou « Integra », la case à cocher Importer les billets de toutes les sources s’affiche. Elle n’est pas visible pour les autres manufacturiers. Cette fonctionnalité vous permet d’importer les billets de carrière pour plusieurs sources à la fois (dans la Gestion des billets, la source est l’équivalent d’un projet).
Pour les manufacturiers « WEM » ou « Integra », la colonne Source externe s’affiche également dans la grille d’importation.
- Cliquer sur l’icône Rafraîchir afin de charger le fichier sélectionné dans la grille d’importation.
Champ
Description
Ligne
Numéro de ligne du billet.
Message
Message d’erreur, s’il y a lieu.
Importer
Permet d’importer ou non un billet.
NOTES : Maestro* procède à la validation et à l’importation du billet, si la case est cochée.
S’il détecte que le billet est déjà présent, maestro* décoche automatiquement cette case.
Source
Origine du billet; projet.
No billet
Numéro du billet.
NOTE : Dans maestro*, ce numéro est unique; il représente la carrière.
No soumission
Numéro de soumission au client.
Date
Date de création du billet.
NOTE : Maestro* utilise cette date pour calculer les escomptes définis dans le Tableau des escomptes par client.
Projet client
Numéro de projet.
NOTES : Le projet du client dans le cas d’un billet pour lequel le Type de facturation est Recevable.
Le projet peut jouer un rôle lors du regroupement de la facturation. Le regroupement est défini dans les Configurations diverses.
Le projet détermine si le Type de facturation du billet est Interne.
Contrat
Numéro de contrat client.
Activité dépense
Activité de dépense pour les billets de Type de facturation Interne et Payable.
NOTE : La valeur par défaut est l’Activité dépense définie dans la Gestion du catalogue.
Code produit
Correspond au code de produit de la Gestion du catalogue.
Description
Description du produit.
Code Fiche
Code client ou code fournisseur, selon le type de facturation du billet.
NOTE : Dans le cas d’un billet Recevable, le code client peut être reçu en tant que Code Externe défini dans la Gestion des clients.
Type de facturation
Permet de déterminer si on a affaire à un billet d’entrée ou de sortie de produit, c’est-à-dire si le billet est Recevable ou Payable.
NOTE : Seuls certains manufacturiers supportent le billet Payable.
Bon comm.
Numéro de commande.
NOTE : Le numéro de commande est utilisé lorsque maestro* applique des escomptes définis dans le Tableau des escomptes par client.
Bon comm. client
Numéro de commande du client.
NOTE : Le Bon comm. client est utilisé lors du regroupement de la facturation.
Quantité
Quantité de produit facturée.
Unité
Unité du produit.
PU Vente MP
Prix unitaire du produit.
NOTE : Cette valeur peut être modifiée par maestro* si ce dernier applique des escomptes. La configuration Source du PU produit des Configurations diverses permet de gérer la provenance des prix.
Montant produit
Montant total du produit.
No VR
Numéro de camion issu de la Gestion des camions
NOTE : Le numéro de camion est validé uniquement dans le cas où le Type transporteur est Artisan.
Description
Description du camion.
Type transporteur
Type de transporteur. Les choix sont Artisan ou Entrepreneur.
NOTE : Le choix doit être à Artisan s’il y a un calcul pour le transport sinon, ce doit être Entrepreneur.
Région
Région de provenance ou destination du produit.
NOTE : La configuration Ne pas valider la région lors de l’importation des Configurations diverses (section Importation) empêche maestro* de valider la région.
Description
Description de la région.
Quantité vente TR
Quantité facturée pour le transport recevable.
NOTE : Cette quantité apparaît seulement si le Type transport est Artisan.
PU Vente TR
Prix unitaire du transport recevable.
NOTE : Cette valeur peut être modifiée par maestro* si ce dernier applique des escomptes. Les configurations de Transport des Configurations diverses permettent de gérer la provenance des prix.
Montant Vente TR
Montant de vente du transport recevable.
Km
Nombre de kilomètres parcourus.
NOTE : Lorsque maestro* comptabilise le transport payable, le transport à l’heure prévaut sur le transport au kilométrage.
Temps
Temps de livraison. Ce champ est utilisé à titre informatif seulement.
Heure
Nombre d’heures de transport.
NOTE : Lorsque maestro* comptabilise le transport payable, le transport à l’heure prévaut sur le transport au kilométrage.
Tarif
Taux horaire.
Activité TR
Activité de transport.
NOTE : Maestro* utilise l’activité de transport définie dans la Gestion de catalogue ou l’activité définie dans la Gestion des camions comme valeur par défaut.
Adresse
Ligne d’adresse 1.
Adresse 2
Ligne d’adresse 2.
Adresse 3
Ligne d’adresse 3.
No Cie
Permet d'identifier le numéro de compagnie pour laquelle le billet est sauvegardé. Cette colonne est fonctionnelle seulement pour le manufacturier Weightronix.
NOTE : Le No Cie est utilisé pour trouver une compagnie par Tag et le préfixe correspondant à la transaction est appliqué.
Remarque
Remarque concernant la transaction.
Code extra n
Produit extra 1.
NOTE : Si un produit extra est présent, il doit être accompagné d’une quantité.
Quantité extra n
Quantité extra 1.
P.U. Extra n
Prix unitaire extra 1.
NOTE : Cette valeur peut être modifiée par maestro* si ce dernier applique des escomptes. Les configurations de Transport des Configurations diverses permettent de gérer la provenance des prix.
Montant extra n
Montant extra 1.
NOTE : Cette valeur peut être modifiée par maestro* si ce dernier applique des escomptes. Les configurations de Transport des Configurations diverses permettent de gérer la provenance des prix.
- Cliquer sur l’icône Valider le tableau pour assurer la conformité des données pour l’importation.
Une validation du tableau doit être faite si des corrections sont apportées manuellement aux informations importées.
- Cliquer sur l’icône Appliquer pour importer les données de la grille dans maestro*.
Maestro* détermine le type de facturation du billet selon une combinaison de configurations et de données reçues. Maestro* vérifie d’abord si le billet est interne selon la configuration Déf. billet interne des Configurations diverses. Si cette dernière est Projet, maestro* vérifie si la valeur du projet reçu est un projet existant dans maestro*. Si c’est le cas, le projet inscrit dans le billet est transféré dans le projet de maestro* lors de l’importation. Si la valeur de la configuration Déf. Billet interne des Configurations diverses est Client interne et qu’un client interne est défini, maestro* vérifie si la valeur du code fiche est la même et peut déterminer si le billet est interne pour le client.
Le billet est Payable si ce Type de facturation est supporté par le manufacturier (Neptune et SigmaSys). Dans tous les autres cas, maestro* produit un billet Recevable.
- Valider les informations dans l’onglet Détails :
Champ
Description
Compteur
Numéro du compteur généré par maestro*.
Source
Correspond généralement au projet de revenu de la carrière.
Soumission
Numéro de soumission relié au billet.
NOTE : Si la case MTQ est cochée dans la soumission inscrite dans ce champ, la Redevance minière ne sera pas appliquée lors de la facturation du billet. Pour plus d’informations, consulter les rubriques Gestion des projets et les Soumissions de carrière.
No billet
Numéro de billet de livraison généré par la balance.
Date
Date du billet.
NOTE : Cette date n’est pas nécessairement la date comptable.
Activité
Activité du projet source sur laquelle le revenu est imputé.
NOTE : L’activité s’affiche automatiquement si elle est configurée dans les Configurations diverses.
No Usager
Affiche l’utilisateur qui entre la transaction.
Groupe
Groupe de revenu de l’activité.
NOTE : Le groupe s’affiche automatiquement s’il est inscrit dans les Configurations diverses.
Date entrée
Date de l’importation.
- Section Matière première :
Lorsque la comptabilisation des courus de matière première ou de transport a été effectuée pour le billet, il devient impossible de le modifier ou de le supprimer. Une mention Couru MP calculé ou Couru transport calculé apparaît en rouge sous No Usager et Bon comm. client.
Champ
Description
État
Valeurs disponibles :
Entré
Permet le transfert du billet vers la facturation.
Retenu
Permet de conserver le billet avec les transactions non transférées.
Non facturable
Permet de ne pas facturer cette section du billet.
À valider
Permet de signaler que le billet doit être vérifié avant d’être transféré.
Produit
Code de produit à facturer.
NOTE : Ce produit doit exister dans la Gestion du catalogue.
Adresse client
L’adresse client est reliée au client et est visible seulement si le billet est Recevable.
Adresse
Adresse de livraison.
Facturation – Date
Le premier champ de date affiche la date comptable de facturation du billet, alors que le deuxième affiche la date réelle de l’accomplissement de la facture. Ces champs ne sont pas modifiables.
Remarque
Description pour fins de référence.
Type de facturation
Valeurs disponibles :
Interne
Utilisé pour générer une facture pour un client interne ou un projet existant dans la Gestion des projets.
Non applicable
Utilisé lorsque le champ État est à Non facturable.
Payable
Utilisé pour identifier un billet pour lequel une facture sera reçue d’un fournisseur.
Recevable
Utilisé pour générer une facture pour un client externe.
Code taxe
Code de taxe américaine qui a été calculée sur le billet. Ce champ est visible seulement si le billet est COD (payable à la réception) et que les taxes US sont activées.
NOTE : Applicable seulement si WinTik est choisi dans l’option Manufacturier, de la section Importation des Configuration diverses.
Montant taxe
Montant de la taxe américaine qui a été calculée sur ce billet. Ce champ est visible seulement si le billet est COD (payable à la réception) et que les taxes US sont activées.
NOTE : Applicable seulement si WinTik est choisi dans l’option Manufacturier, de la section Importation des Configuration diverses.
Quantité
Quantité de matière première livrée au client.
PU – Montant
Prix unitaire du produit (MP) et montant (Quantité × PU).
NOTE : Le prix affiché devrait apparaître automatiquement si le champ Source du PU produit est à Maestro dans les Configurations diverses. Si le prix ne s’affiche pas, il faut vérifier si un prix est inscrit dans la Gestion du catalogue ou dans la Gestion des escomptes/client.
Surcharge
Montant correspondant à la surcharge à facturer. Apparaît si un item est entré dans le champ Surcharge de la Gestion du catalogue pour le produit sélectionné.
NOTE : Ce champ n’est pas modifiable. Pour modifier la valeur du montant de la surcharge, accéder au produit dans l’option Gestion du catalogue.
Tr Quant
Quantité de transport à facturer.
NOTES : Cette quantité devrait s’afficher automatiquement et être égale à la quantité de matière première.
Ce champ est disponible seulement si le Type transporteur est Artisan.
PU – Montant
Prix unitaire et montant (Tr Quant × PU) du transport.
NOTE : Le prix affiché devrait apparaître automatiquement si le champ Source qté et PU transport rec. est à PU maestro* et que le Traitement des artisans est à OUI dans les Configurations diverses. Si le prix ne s’affiche pas, il faut vérifier si un prix est inscrit dans la Gestion du catalogue.
Compagnie
Si le Type de facturation est Interne ou Payable, permet d’indiquer la compagnie de destination par défaut.
Projet ou Projet client
Numéro de projet ou numéro du projet du client (si le Type de facturation est Recevable).
NOTE : Ce champ est utilisé si le champ Déf. billet interne est à Projet dans les Configurations diverses.
Activité
Permet d’identifier l’activité de dépense de la matière première lorsqu’il s’agit d’une vente interne.
Groupe
Groupe de dépense de la matière première lorsqu’il s’agit d’une vente interne.
Contrat
Numéro de contrat du client.
Client
Code du client, dans le cas d’un billet Recevable.
Fournisseur
Code du fournisseur, dans le cas d’un billet Payable.
Fiche
Numéro de fiche utilisé à titre d’information.
No Usager
Numéro de l’utilisateur.
Bon comm.
Numéro de commande client ou numéro de référence interne.
NOTE : Ce champ fait le lien avec la Gestion des escomptes/client.
Facture MP
Numéro de la facture disponible après la facturation.
Bon comm. client
Permet d’indiquer le numéro de commande du client, si le champ Bon comm. a été utilisé à d’autres fins.
- Section Extras : cette section est disponible seulement si le Type de facturation est Interne ou Recevable.
Champ
Description
01, 02, 03 et 04
Permet d’identifier un extra ajouté au billet.
NOTE : Seule l’interface 4-TKS permet d’importer cette information.
Quantité
Quantité de l’extra.
Prix unitaire
Prix unitaire de l’extra.
Montant
Montant de l’extra.
- Section Transport :
Champ
Description
État
Valeurs disponibles :
Entré
Permet le transfert du billet vers la facturation.
Retenu
Permet de conserver le billet avec les transactions non transférées.
Non facturable
Permet de ne pas facturer cette section du billet.
À valider
Permet de signaler que le billet doit être vérifié avant d’être transféré.
Type
Valeurs disponibles :
Interne
Utilisé pour générer une facture pour un client interne ou un projet existant dans la Gestion des projets.
Recevable
Utilisé pour générer une facture pour un client externe.
Standard
Utilisé pour identifier un billet pour lequel une facture sera reçue d’un fournisseur.
Temps
Temps de livraison. Ce champ est utilisé à titre informatif seulement.
Tr Quant
Quantité de matériel transportée.
No facture
Numéro de la facture.
Facturation – Date
Le premier champ de date affiche la date comptable de facturation du billet, alors que le deuxième affiche la date réelle de l’accomplissement de la facture. Ces champs ne sont pas modifiables.
Région
Région issue de la Gestion des régions.
Fournisseur
Fournisseur du transport issu de la Gestion des fournisseurs.
Km
Nombre de kilomètres parcourus.
PU
Prix unitaire au kilomètre ou à la tonne.
NOTE : Le prix unitaire peut provenir du Tableau des taux de transport si ce dernier est complété ou d’un item du catalogue selon les Configurations diverses.
# VR
Camion utilisé issu de la Gestion des camions.
NOTE : Ce champ est obligatoire si le mode de facturation choisi est par item de catalogue.
Heure
Nombre d’heures facturées par l’artisan.
Tarif
Taux horaire de l’artisan.
NOTE : Le tarif peut provenir du Tableau des taux de transport si ce dernier est complété ou de l’option Gestion des taux/fournisseur.
Montant
Coût calculé pour le transport.
Projet
Numéro de projet sur lequel le transport est affecté.
Activité
Permet d’identifier l’activité de dépense du transport.
Groupe
Permet d’identifier le groupe de dépense du transport.
No Usager
Utilisateur qui a saisi la transaction dans maestro*.
Comm. TR
Numéro de la commande lié au transport.
Facture TR
Numéro de la facture disponible après la facturation.
- Cliquer sur Enregistrer.
Créer un billet à partir d'une transaction en attente
- Cliquer sur l'icône Transactions en attente.
Dans le haut de la fenêtre, la grille de sélection affiche les transactions en attente de type Billets de carrière. - Sélectionner une transaction en attente.
Les pièces jointes à la transaction en attente s'affichent dans une nouvelle fenêtre.
S'il y a plus d'un document joint à la transaction en attente, ils seront présentés dans cet ordre : PDF, Image, Word, Excel et autres types.
- Dans la fenêtre de l'option, certains champs ont déjà été complétées par le système (utilisateur qui a créé la transaction, date et heure de création, etc.).
Si la transaction provient du programme complémentaire (add-in) Outlook, d'autres valeurs seront déjà saisies : type de facturation, fournisseur, projet, code de produit, etc.
- Compléter et enregistrer la transaction.
Après la sauvegarde de la transaction, les documents joints seront disponible à partir de la Gestion des documents.
Voir aussi
ANNEXE
Spécifications techniques des manufacturiers
NEPTUNE
Le fichier d’importation de Neptune est un fichier plat comportant 31 champs. Règle générale, il est nommé « TRANS.TXT ». Les valeurs dans le fichier sont placées entre guillemets et séparées par des virgules. Exemple : "Valeur1","Valeur2", etc.
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WEIGHTRONIX
Le fichier d’importation de WeighTronix est un fichier plat comportant 24 champs. Les valeurs dans le fichier sont placées entre guillemets et séparées par des virgules. Exemple : "Valeur1","Valeur2", etc.
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BALANCE BOURBEAU
Le fichier d’importation de Balance Bourbeau est un fichier plat comportant 8 champs. Les valeurs dans le fichier sont placées entre guillemets et séparées par des virgules. Exemple : "Valeur1","Valeur2", etc.
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TKS/BILLAUT
Le fichier d’importation de TKS/Billaut est un fichier plat comportant 43 champs. Ce manufacturier supporte les extras. Les valeurs dans le fichier sont placées entre guillemets et séparées par des virgules. Exemple : "Valeur1","Valeur2", etc.
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WINTIK
Le fichier d’importation de Wintik est un fichier plat comportant 55 champs. Les valeurs dans le fichier sont séparées par des chr(9). Exemple : Valeur1 Valeur2, etc.
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SIGMASYS
Le fichier d’importation de SigmaSys est un fichier XML. Ce manufacturier supporte les extras.
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