Commande avec catalogue

OBJECTIF

La Commande avec catalogue permet de préparer des commandes fournisseur à partir d’une liste d’items définis dans la Gestion du catalogue. Ces items peuvent être commandés pour l’inventaire ou pour être utilisés directement sur un projet. Il est également possible de commander des items qui ne sont pas définis dans la Gestion du catalogue. Ces items hors-inventaire doivent obligatoirement être commandés pour des projets.

La différence avec la Commande régulière est qu’il est possible d’approvisionner l’inventaire à partir des commandes avec catalogue. Pour cela il est également nécessaire d’effectuer une Réception de marchandise avant la facturation ou une réception implicite lors de l’entrée de la facture.

 

PRÉREQUIS

• Configurations diverses - Achat et approvisionnement
• Gestion du catalogue
• Gestion des fournisseurs
• Gestion des projets

 

ICÔNES

Icônes de l'option Commande avec catalogue

Icône Titre Sert à Transférer Permet de transférer la commande sélectionnée. Imprimer Imprimer la commande avec catalogue. À l’aide du menu déroulant de l’icône, il est aussi possible d’accéder, en fonction de la sécurité de l’utilisateur, au Générateur de listes ou au Formulaire. Afficher les réquisitions prêtes à être traitées Affiche les réquisitions confirmées et actives. Afficher les réquisitions complétées Affiche les réquisitions fermées. Consultation de l’inventaire Permet de consulter l’inventaire pour un item sélectionné dans la grille de ventilation. Transférer cette réquisition dans les commandes Crée une commande à partir de la réquisition affichée. Disponible uniquement si un fournisseur a été choisi et si les quantités à commander ont été indiquées. Compilation des réquisitions Affiche la Compilation des réquisitions permettant de choisir les items à commander à partir de la liste des réquisitions. Copier Permet de copier la commande. Prix unitaire Affiche la Consultation des prix unitaires ou permet de recalculer les prix selon les choix suivants : Recalculer le prix unitaire de l’élément sélectionné Permet de recalculer le prix unitaire de l'item sélectionné. NOTE : Il peut arriver que le prix unitaire d'un item ait été modifié entre le moment où la commande a été entrée et le moment où elle a été complétée. Recalculer tous les prix unitaires Permet de recalculer le prix unitaire de tous les items de la commande. MAJ de l'information pour l'item ElekNet Forcer la mise à jour du prix unitaire et de la quantité disponible de l'item courant chez ElekNet. MAJ de l'information pour tous les items ElekNet Forcer la mise à jour du prix unitaire et de la quantité disponible de tous les items de la commande chez ElekNet. Consultation des prix unitaires Permet d'ouvrir l'écran Consultation des prix unitaires, dans lequel sont présentés les prix unitaires de l'item sélectionné dans l'écran. Envoyer la commande à Eleknet Permet de transmettre la commande à ElekNet, si la configuration Mode de transfert des commandes (Configurations diverses des Achats et approvisionnement, onglet Interface ElekNet) est à Manuel. NOTE : Si le Mode de transfert des commandes est Automatique, le système effectue le transfert automatiquement, sans intervention de l'utilisateur. Transformer une commande catalogue en commande sur projet Permet de transformer une commande catalogue en commande sur projet. Disponible uniquement pour les commandes à l’état Réservé. Ajout multiple d’items à partir du catalogue Permet de sélectionner plusieurs items à ajouter à la commande à partir du catalogue. Seules les icônes non autoréférentielles ou ayant des particularités sont définies dans le tableau ci-bas.

 

Sommaire

• Avant de débuter - Configurations
• Créer une commande avec catalogue
  • Créer une commande avec catalogue à partir d'un kit
• Annexe
  • Traitement des réquisitions
    • Traiter une réquisition à la fois
    • Traiter plusieurs réquisitions à la fois pour un même fournisseur

 

étapes

maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Commandes > Commande avec catalogue

 

Configurations

L’icône Configuration permet d’entrer des valeurs par défaut qui seront reportées sur toutes les commandes entrées.

1. Cliquer sur l'icône Configuration et saisir les valeurs des diverses sections :

1. Section Valeurs par défaut :

Champ	Description
Proposer de modifier le prix de soumission	Si coché, affiche un message demandant à l’utilisateur s’il désire mettre à jour le prix de soumission de l’item dans la Gestion du catalogue. NOTE : Il est possible de modifier le prix uniquement si l’utilisateur a accès à la Gestion du catalogue.
État par défaut	État par défaut qui sera affiché lors de l’entrée ou de la sauvegarde d’une commande.
Emplacement	Emplacement par défaut de la commande. NOTE : L’emplacement s’appliquera uniquement aux items catalogués commandés pour l’inventaire.
Endroit	Endroit de livraison par défaut de la commande.
Réception implicite	Permet de générer par défaut et de façon automatique la réception de marchandises pour toutes les commandes de type régulières lors du transfert. Cette option peut être utile pour entrer dans maestro* des commandes pour lesquelles le matériel a déjà été reçu. NOTE : La case ne s’affiche que lorsque l’option L’usager peut générer une réception implicite lors de l’entrée des commandes catalogues est cochée dans la Gestion de la sécurité (Onglet Restriction des accès, section Commandes).
Relâche de commande	Si cette case est cochée, le mode Relâche de commande sera activé par défaut lors de la création de commandes catalogue.

2. Section Grille Ventilation :

Champ	Description
Nombre de lignes maximum	Permet de limiter le nombre de lignes qui seront affichées dans la section Ventilation. Par défaut, maestro* affiche 100 lignes. NOTE : Le nombre maximum de lignes qu’il est possible d’afficher est de 9 999.

3. Autres choix disponibles :

Champ	Description
Rechercher les commandes selon le sommaire des transactions	Si coché, la recherche sur les commandes sera limitée aux commandes affichées dans la section Sommaire des transactions, soit les transactions non-transférées, soit les transactions transférées.
Afficher les réquisitions d’outils	Si coché, affiche les réquisitions d’outils dans les réquisitions.
Demeure en mode d’insertion après une sauvegarde	Si coché, après une sauvegarde, maestro* vide l’écran.
Afficher les commandes et les réquisitions des autres compagnies	Si coché, permet d’afficher les commandes et les réquisitions des autres compagnies. S’utilise en mode multidimensionnel seulement.
Afficher les appels des autres compagnies	Si coché, permet d’afficher les appels de service des autres compagnies. S’utilise en mode multidimensionnel seulement.
Désactiver la copie du projet par défaut du bon de travail	Si coché, permet de ne pas copier-coller automatiquement le projet du bon de travail sélectionné dans le champ Projet de la section Valeurs par défaut. Si non coché, le système copie automatiquement le projet par défaut lorsqu'un bon de travail est indiqué sur la commande.

4. Section Escompte :

Utile dans le cas où un escompte est détecté en relation avec le matériel commandé.

Cette configuration s’applique également à l’option Réception de marchandise.

 

Champ	Description
Toujours appliquer les escomptes	Applique automatiquement les escomptes trouvés.
Confirmer avant d’appliquer les escomptes	Affiche un message à l’utilisateur demandant de confirmer l’application des escomptes.
Ne jamais appliquer les escomptes	N’applique aucun escompte.

5. Section Bon de réquisition non complété :

Utile dans le cas où une commande est émise à partir d’une réquisition et que certains items de la réquisition n’ont pas été commandés.

Champ	Description
Toujours imprimer	Imprime toujours un bon de réquisition contenant la liste des items non commandés.
Confirmer avant d’imprimer	Demandera à l’utilisateur s’il veut imprimer un bon de réquisition pour les items non commandés.
Ne jamais imprimer	N’imprimera pas de bon de réquisition pour les items non commandés.

6. Section Changement de fournisseur :

Utile lorsque le fournisseur identifié dans une commande est modifié.

Champ	Description
Toujours recalculer les prix	Recalcule toujours le prix des items si on change de fournisseur.
Confirmer avant de recalculer les prix	Affiche un message à l’utilisateur demandant de confirmer le recalcul des prix lorsque le fournisseur est changé dans le bon de commande.
Ne jamais recalculer les prix	Ne recalcule jamais les prix lors d’un changement de fournisseur.

7. Section Historique des achats :

Champ	Description
Nombre de lignes maximum	Permet de limiter le nombre de lignes qui seront affichées dans la section Historique des achats. Par défaut, maestro* affiche les 100 plus récentes lignes. NOTE : Le nombre maximum de lignes qu’il est possible d’afficher est de 1000.

2. Fermer la fenêtre Options pour enregistrer les configurations.

 

Créer une commande avec catalogue

1. Entrer les informations de base de la commande :

Il est possible de copier une commande avec catalogue existante en utilisant l’icône Copier.

 

Champ	Description
Commande	Numéro de la commande et de son extension, s’il y a lieu. NOTES : Maestro* inscrit automatiquement un numéro lors de l’enregistrement. Par contre, il est possible d’en inscrire un manuellement. Le numéro d’extension permet de créer une nouvelle commande à partir d’une commande existante. Seules les informations de l’en-tête de la commande sont conservées pour la nouvelle commande. Un compteur et un masque peuvent être définis au niveau des Configurations diverses.
Fournisseur	Code du fournisseur issu de la Gestion des fournisseurs. NOTE : Seuls les fournisseurs actifs sont disponibles.
No adresse	Numéro d’adresse du fournisseur. NOTES : Par défaut, maestro* affiche l’adresse de la Gestion des fournisseurs. Il est possible de configurer plusieurs adresses pour un même fournisseur à l’aide de l’option Gestion des adresses de fournisseurs.
Téléphone 1, 2 et Fax	Affiche, s'il y a lieu, les numéros de téléphone et de télécopieur du fournisseur sélectionné.
Réquisition	Numéro de la réquisition rattachée à la commande. NOTES : Le numéro de réquisition s’affiche automatiquement si la commande a été créée à partir de l’option Réquisition à commande fournisseur ou Gestion des approvisionnements (CBN/MRP1). Ce numéro n’est pas modifiable. Voir l’information en annexe concernant le traitement des réquisitions à partir de la Commande avec catalogue.
Comptabilisation des courus	Indique si la comptabilisation des courus est en vigueur pour la commande courante. NOTES : Le champ est visible uniquement si, dans les Configurations diverses, le champ Comptabilisation des courus est différent de Aucune. Si le champ Comptabilisation des courus est à Commandes seulement, lors d’un retour de marchandise, le champ Comptabilisation des courus n’est pas visible. Si le champ Comptabilisation des courus est à Commandes et retour de marchandise, le champ Comptabilisation des courus n’est pas visible.

2. Entrer les informations requises dans l’onglet Détail :

Champ	Description
État	État de la commande. Les états disponibles sont : Entrée État par défaut; Permet de valider que toutes les valeurs nécessaires au transfert sont indiquées au moment d’enregistrer; Ne peut être transférée à cet état. Réservée Permet de réserver un numéro de commande pour ensuite la compléter plus tard; Valide seulement le fournisseur pour permettre l’enregistrement; Ne peut être transférée à cet état. Engagée Valide que toutes les valeurs nécessaires au transfert sont indiquées au moment d’enregistrer; Apparaît dans les montants en commande même si non transférée; Ne peut être transférée à cet état. Soumission Valide que toutes les valeurs nécessaires au transfert sont indiquées au moment d’enregistrer; Peut provenir des soumissions; A son propre formulaire de bon de commande; Ne peut être transférée à cet état. Confirmée Valide que toutes les valeurs nécessaires au transfert sont indiquées au moment d’enregistrer; Le SEUL état qui permet le transfert de la commande. NOTES : Si la fonctionnalité d’approbation avancée des commandes est activée dans les Configurations diverses, le changement d’état est disponible seulement lors de l’enregistrement de la commande. Il est possible de créer de nouveaux états à l’aide de l’option Table des états de commande.
Type	Type de commande. Valeurs disponibles: Commande Régulière Commande comprenant un montant de départ préétabli, avec déduction au fur et à mesure de l’avancement. NOTE : La commande se ferme automatiquement lorsque la facturation atteint la quantité totale commandée. Estimé Commande ouverte avec un engagement. NOTES : Cette commande permet de suivre un montant estimé au départ mais non confirmé. Cette commande n’est pas fermée automatiquement lorsque la facturation atteint la quantité totale commandée. Elle doit être fermée manuellement. Commande en Lot Commande avec quantité par item sans PU prédéterminé pour la réception, et un montant total pour l’ensemble de la commande. NOTES : Cette commande n’oblige pas à entrer un montant par item. Seules les lignes d’items avec des quantités sont disponibles lors de la Réception de marchandise. Seule la ligne de total est disponible lors de la Facturation. Commande Ouverte Commande sans montant prédéterminé (par exemple, la location d’un item pour une période indéterminée). NOTE : Cette commande n’est pas fermée automatiquement lorsque la facturation atteint la quantité totale commandée. Elle doit être fermée manuellement. Retour de marchandises Traitement inverse de la transaction comparativement à une commande. NOTES : Pour le type Retour de marchandises, les quantités sont automatiquement inversées (mise en négatif) lors de l’enregistrement. Lorsque la commande est de type Retour de marchandises, il est possible de s’assurer que la quantité retournée n’excède pas la quantité en inventaire. Pour ce faire, la Validation des quantités (Configurations diverses, section Achats et approvisionnement – Inventaire) doit être à l’une des trois options suivantes : 1-Selon les quantités disponibles en stock; 2-Selon les quantités disponibles par emplacement; 3-Selon les qtés disp. par emplacement/localisation. Au moment de la réception, maestro* valide les quantités selon le Mode de validation des quantités choisi dans les Configurations diverses et bloque ou affiche un avertissement pour la transaction.
Date commande	Date de la commande d’achat. NOTES : Maestro* inscrit la date de travail par défaut. Pour transférer une commande, la période financière au grand-livre doit avoir été créée sinon il sera impossible de transférer la commande.
Date livraison	Date de livraison par défaut de la commande d’achat.
Bon de travail	Numéro du bon de travail rattaché à la commande. NOTES : Maestro* permet de choisir un bon de travail existant si le module Bons de travail est installé. Il est possible de modifier le numéro de bon de travail d’une commande transférée uniquement en déverrouillant la commande à l’aide de l’option Déverrouiller la commande disponible à partir du menu Fichier. Cette option est disponible à l’utilisateur en fonction de la Restriction des accès dans la Gestion de la sécurité. Le déverrouillage d’une commande peut se faire uniquement si aucune transaction de réception ou de facturation sur commande n’a été complétée pour la commande.
Contact	Nom du contact chez le fournisseur. NOTE : Si un contact est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il s’inscrit automatiquement.
Réception implicite	Permet de générer automatiquement la réception de marchandises pour cette commande lors de son transfert. Cette option peut être utile pour entrer dans maestro* des commandes pour lesquelles le matériel a déjà été reçu. NOTES : La case ne s’affiche que lorsque le Type de contrat est Commande régulière et que l’option L’usager peut générer une réception implicite lors de l’entrée des commandes catalogues est cochée dans la Gestion de la sécurité (Onglet Restriction des accès, section Commandes). Il est possible d’activer la Réception implicite par défaut pour toutes les commandes régulières en cochant la case dans l’écran de Configuration.
Relâche de commande	Permet de demander au fournisseur d'effectuer plusieurs livraisons distinctes pour une même commande. Il faut que cette case soit cochée pour que la commande soit accessible dans l'option Relâche de commande. Si la configuration par défaut est activée, cette case sera automatiquement cochée. NOTE : Le concept de Relâche de commande est incompatible avec celui de Réception implicite; si une de ces deux cases est cochée, l'autre sera automatiquement désactivée. Les relâches de commande sont disponibles pour tous les types de commandes (soit les commandes régulières, les estimés, les commandes en lot et les commandes ouvertes) à l’exception des retours de marchandises.
Imprimer un bon	Valeurs disponibles: Oui Les commandes à Oui sont disponibles lors du lancement d’une impression à partir de l’option Impression des commandes. Non Les commandes à Non ne sont pas disponibles lors du lancement d’une impression à partir de l’option Impression des commandes.
Terme	Terme de paiement utilisé par défaut pour la facture issu de la Gestion des délais de paiement. NOTE : Si un terme de paiement est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il s’inscrit automatiquement.
Retenue	Pourcentage de retenue applicable sur l’achat lors de la facturation.
Frais supplémentaires	Montant de frais supplémentaires applicables à la commande et qui seront répartis au prorata des items de la commande lors de l’entrée de la réception de marchandise. NOTES : Le champ Frais supplémentaires est accessible uniquement si dans la Gestion des fournisseurs le champ Mode trait. récept. est à Frais supplémentaires et que la comptabilisation des courus est activée.
Cie.	Si la case Accepter les bons de travail de tous les préfixes est cochée dans les Configurations diverses et qu'un bon de travail est sélectionné pour la commande, ce champ affichera la compagnie à laquelle le bon de travail appartient. NOTE : Applicable au mode multidimensionnel seulement.

1. Section Valeurs par défaut :

Ces valeurs sont utilisées par défaut dans la section Ventilation.

 

Champ	Description
Compagnie	Compagnie de dépense. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Projet	Numéro du projet affecté par l’achat. NOTES : La liste des projets disponibles apparaît selon la Gestion de la sécurité. Le projet identifié dans les valeurs par défaut sert également à sélectionner l’endroit de livraison lorsque le champ Endroit est à Projet dans l’onglet Livraison.
Groupe	Groupe affecté par l’achat.
Activité	Activité affectée par l’achat.
No appel	Numéro de l’appel de service lié à la commande. NOTE : Cette fonctionnalité est disponible si le module Appels de service est installé.
Emplacement	Emplacement par défaut issu de la Gestion des emplacements.

2. Section Infos additionnelles :

Il est possible de configurer les deux cadres Infos additionnelles pour y faire afficher des informations provenant de la Gestion du catalogue et de la Gestion des fournisseurs. Utiliser pour cela l’icône située dans le cadre supérieur droit de la section et sélectionner la provenance des informations additionnelles. Ces informations sont à titre d’information seulement et ne peuvent être imprimées.

3. Section Historique des achats :

Cette section permet de voir l’historique des achats effectués pour un produit. Lorsqu’un code de produit est entré dans la commande, l’historique des achats de ce produit est affiché. Si un fournisseur est présent dans la commande, l’historique est affiché pour ce fournisseur uniquement. Si le fournisseur n’est pas indiqué, l’historique des achats s’affiche en fonction de tous les fournisseurs où le produit a été acheté.

En se déplaçant d’une ligne de commande à une autre, l’historique des achats est rafraîchi en fonction du produit indiqué sur la ligne courante.

Il est possible de désactiver cette section pour ne pas rechercher l’historique des achats en cliquant dans la section avec le bouton droit de la souris. Cliquer ensuite sur l’option Désactiver la grille pour ne pas afficher l’historique des achats. Pour la réactiver, il suffit de cliquer droit dans la section et de choisir l’option Activer la grille. Maestro* affiche par défaut les 100 plus récentes lignes de l’historique. Il est possible de changer le nombre de lignes affichées en cliquant sur l’icône Configuration et en modifiant la valeur du nombre de lignes maximum de la section Historique des achats. En mode multidimensionnel, maestro* affiche l’historique des achats en fonction du préfixe courant. Pour afficher l’historique des achats de toutes les compagnies, il suffit de cocher l’option Afficher les commandes et les réquisitions des autres compagnies, disponible dans l'icône Configuration.

4. Section Ventilation :

L’icône Ajout multiple d’items à partir du catalogue permet de sélectionner plusieurs items et de les ajouter massivement dans la grille de ventilation. Pour obtenir plus d’informations à propos de cette fonctionnalité, consulter la rubrique Ajout multiple d’items à partir du catalogue.

Si des items ont été ajoutés lors de la Réception de marchandise par l’onglet Ajout d’item, ceux-ci seront ajoutés automatiquement dans la ventilation de la commande transférée. Les lignes ajoutées seront identifiées avec un crochet dans la colonne Items ajoutés. Le projet, l’activité et le groupe doivent être différents du projet, activité et groupe de l’inventaire définis dans les Configurations générales, sous le module Achats et approvisionnement, Inventaire (section Inventaire). Sinon, il sera impossible de sauvegarder la transaction. Lors de la Recherche de commande par item (disponible dans le menu Outils ou en cliquant sur la recherche dans la grille de ventilation, ou en appuyant sur F7), il est possible d’améliorer le délai de traitement de la grille SQL : pour ce faire, ouvrir la Configuration de la fenêtre de recherche (clic droit dans la grille). L’option Position sur la dernière sélection permet de repositionner la sélection sur le dernier item entré dans la Ventilation à partir de la recherche. La sous-option À la première ligne fait en sorte que le dernier item entré à partir de la recherche se retrouve en haut de la grille, sans possibilité de visualiser les items précédents.

 

Champ	Description
Code d’inventaire	Code d’inventaire issu de la Gestion du catalogue. Si l'item est un kit, consulter la section Créer une réquisition à partir d'un kit. NOTES : Il est possible de créer un code d’inventaire dans le catalogue si le code indiqué n’existe pas. L’utilisateur doit indiquer au minimum une description, la quantité et le P.U.. À la sauvegarde de la commande, maestro* affiche le message Code d’inventaire inexistant sur la ligne X. Voulez-vous les créer dans le catalogue ?En cliquant Oui, l’item sera automatiquement créé dans le catalogue. Cette fonctionnalité est disponible seulement si la case L’usager peut créer les items inexistants dans l’entrée d’une commande catalogue est cochée dans l’onglet Restriction des accès de la Gestion de la sécurité. L’utilisateur peut sélectionner un gabarit à utiliser pour la création d’un nouveau code d’inventaire. Il est possible d’inscrire un code qui n’existe pas dans la Gestion du catalogue s’il est précédé d’un point d’exclamation (!). Si un point (.) est inscrit, ce caractère indique à maestro* que la ligne est un commentaire. Il est possible de consulter tous les prix rattachés à l’item au catalogue en cliquant sur l’icône Prix unitaire.
Description	Description de l’item. Peut contenir jusqu'à 100 caractères. NOTE : Il est possible de sélectionner un produit assemblé en se positionnant dans le champ Description et en cliquant sur la flèche. Le contenu du produit configuré dans la Gestion des nomenclatures de produits s’affiche automatiquement.
Nom fabricant	Nom du fabricant de l’item inscrit dans la Gestion du catalogue. NOTE : Il est impossible de modifier les informations à partir de cet écran.
Code de pièce du fabricant	Code de pièce du fabricant inscrit dans la Gestion du catalogue. NOTE : Il est impossible de modifier les informations à partir de cet écran.
Code de pièce du fournisseur	Code de pièce chez le fournisseur. Si le fournisseur de la commande est l’un des quatre fournisseurs présents dans la Gestion du catalogue, le code de pièce lié à ce fournisseur sera affiché automatiquement, s’il est présent. Il sera également possible d’entrer ou de modifier ce code si maestro* est en mesure d’ajouter le fournisseur de la commande à la liste des quatre fournisseurs de la Gestion du catalogue. NOTE : Dans cette situation, la Gestion du catalogue est mise à jour immédiatement lors de la sauvegarde de la commande.
Compagnie	Nom de la compagnie de dépense. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Unité	Unité de conversion. NOTE : L’unité varie en fonction du facteur inscrit pour l’item dans l’option Gestion du catalogue.
Emplacement	Emplacement de l’item utilisé par défaut pour la Réception de marchandise. NOTE : Si un emplacement est spécifié dans la Gestion du catalogue, cet emplacement est inscrit par défaut. Sinon, maestro* utilise celui des Configurations diverses.
Localisation	Localisation utilisée par défaut pour la Réception de marchandise. NOTE : Si une localisation est spécifiée dans la Gestion du catalogue, celle-ci est inscrite par défaut.
Caract.	Caractéristique de l’item.
Identification	Identification de l’item. NOTE : L’identification peut être un numéro de série si le Mode gestion éléments est No Série ou une dimension si le Mode gestion éléments est Dimension variable dans la Gestion du catalogue.
No réservation	Numéro de réservation. NOTES : Ce numéro peut être entré manuellement par l’utilisateur. Ce numéro peut être inscrit automatiquement si la commande a été créée par une autre option (Réquisition, Gestion des approvisionnements (CBN/MRP1), Commande client, etc.).
Qté inv.	Quantité commandée selon l’unité d’inventaire. Se remplit automatiquement si une Qté four. est entrée.
Unité inv.	Unité de mesure associée à l’inventaire dans la Gestion du catalogue.
Qté four.	Quantité commandée selon l’unité du fournisseur. Se remplit automatiquement lorsqu’une Qté inv. est entrée.
Unité four.	Unité de mesure associée au fournisseur dans la Gestion du catalogue.
Qté disp.	Quantité disponible en stock au moment de l’entrée de la commande.
Qté en comm.	Quantité en commande sur l’item.
P.U. Inv	Prix unitaire selon l’unité d’inventaire.
P.U. Four.	Prix unitaire selon l’unité du fournisseur.
% Esc	Pourcentage d’escompte. NOTE : Si un pourcentage est défini dans la Gestion des escomptes / fournisseur, il est inscrit automatiquement.
Montant	Montant de la ligne de ventilation.
Tx	Code de taxes applicable. NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Tx	Code de taxes applicable. NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Reçu Inv.	Quantité reçue selon l’unité d’inventaire sur cette commande. NOTE : Cette valeur est disponible seulement pour les commandes actives ou fermées sur lesquelles il y a eu une Réception de marchandise ou une Facturation avec Réception implicite.
Reçu Four.	Quantité reçue selon l’unité du fournisseur sur cette commande. NOTE : Cette valeur est disponible seulement pour les commandes actives ou fermées sur lesquelles il y a eu une Réception de marchandise ou une Facturation avec Réception implicite.
Projet	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel projet la dépense appartient. NOTE : La liste des projets disponibles apparaît selon la Gestion de la sécurité.
Activité	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la dépense appartient. NOTE : L’activité est validée lors de l’enregistrement de la commande selon les activités disponibles dans le projet sélectionné.
Groupe	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense appartient. NOTE : Le groupe est validé lors de l’enregistrement de la commande selon l’accès aux groupes défini dans la Gestion de la sécurité et les groupes disponibles dans le projet sélectionné.
Compteur dessin	Permet d'indiquer le numéro de compteur d'un dessin d'atelier. NOTES : Cette colonne n'est pas affichée par défaut. Pour afficher cette dernière, aller dans les configurations de la grille de ventilation et cocher la colonne. Cette colonne s'affiche seulement si le module Dessins d'atelier est installé. La valeur du champ peut être modifiée lorsque la transaction est sauvegardée, mais pas lorsque la transaction est transférée.
Titre du dessin	Indique le titre du dessin d'atelier sélectionné dans la colonne Compteur dessin. NOTES : Cette colonne est à titre indicatif seulement. Cette colonne n'est pas affichée par défaut. Pour afficher cette dernière, aller dans les configurations de la grille de ventilation et cocher la colonne. Cette colonne s'affiche seulement si le module Dessins d'atelier est installé. La valeur du champ peut être modifiée lorsque la transaction est sauvegardée, mais pas lorsque la transaction est transférée.
État	Complété par défaut lors de l’enregistrement du contrat en fonction de son avancement dans maestro*.
Document	Permet de joindre un document à la commande.
Imprimer doc.	Imprime le document joint lors de l’impression de la commande, si la case est cochée.
Date livraison	Date de livraison prévue.
No Réq.	Numéro de la réquisition rattachée à la ligne de la commande, si la commande a été créée à partir de l’option Réquisitionàcommande fournisseur ou Gestion des approvisionnements (CBN/MRP1).
Lig. Req.	Numéro de ligne de la réquisition, si la commande a été créée à partir de l’option Réquisition àcommande fournisseur ou Gestion des approvisionnements (CBN/MRP1).
No comm. client	Numéro de la commande client, si la commande avec catalogue a été créée à la suite de l’entrée d’une Commande client.
No ligne comm.	Numéro de ligne de la Commande client.
Date réquisition	Date de la réquisition, si la commande a été créée à partir de l’option Réquisition à commande fournisseur ou Gestion des approvisionnements (CBN/MRP1).
No appel	Numéro de l’appel de service lié à la commande.
Item ajouté	Colonne indiquant que l’item a été ajouté lors de la réception de marchandise. NOTES : Cette colonne est visible uniquement pour les commandes catalogue déjà transférées. Le montant total des items ajoutés affiché au bas de l’écran n’est pas inclus dans le montant total de la commande. De même, ces items ne sont pas inclus dans le montant d’engagement au projet.
Description longue	Permet d’entrer manuellement une description plus complète de l’item.
Devise	Devise de la compagnie sélectionnée. NOTE : Disponible seulement si les fonctionnalités multidimensionnelle et multidevise sont installées.

 

Si un budget est entré en lien avec les projets, activités et groupes saisis, maestro* vérifie s’il y a dépassement du budget lors de l’enregistrement, si cette configuration a été activée dans les Configurations diverses.

3. Entrer les informations requises dans l’onglet Livraison :

Champ	Description
Endroit	Endroit des travaux. Valeurs disponibles: Alternatif Permet de créer une adresse temporaire. Contact Permet d’utiliser une adresse associée à un contact issu de l’option Gestion des contacts. Cie Utilise l’adresse entrée dans les paramètres de la compagnie. Four Permet d’utiliser l’adresse définie dans la Gestion des fournisseurs pour le fournisseur sélectionné. Adresse fournisseur Permet d’utiliser une adresse issue de l’option Gestion des adresses de fournisseurs. Client Permet d’utiliser une adresse issue de l’option Gestion des clients. Adresse client Permet d’utiliser une adresse issue de l’option Gestion des adresses de clients. Liste Permet d’utiliser une adresse issue de la Gestion des adresses. Projet Utilise l’adresse inscrite dans la Gestion des projets du projet sélectionné. NOTES : Si un projet a été identifié dans les valeurs par défaut de l’écran principal de la commande, ce dernier sera automatiquement sélectionné comme endroit de livraison si le champ Endroit est à Projet. Par contre, si un projet est sélectionné manuellement dans ce champ, il sera conservé même si le projet est modifié par la suite dans les Valeurs par défaut de la commande.
Sélection	Permet d’avoir accès aux bases de données liées en fonction de la sélection faite au champ Endroit.
Transport	Transport issu de la Gestion des abréviations.
FOB	Incoterm issu de la Gestion des abréviations.
Requérant	Personne qui a fait la demande. NOTE : Si la commande a été créée à la suite d’une réquisition, le requérant par défaut est celui qui a entré la réquisition à maestro*.
À l’attention de	Contact lors de la livraison.
Spécification	Spécification pour la commande issue de la Gestion des spécifications.
Opérat.	Opérateur. Utilisateur qui a entré la commande dans maestro*. NOTE : Ce champ est automatiquement complété par maestro* et ne peut être modifié.
Acheteur	Numéro de l’utilisateur qui a entré la commande.

1. Section Retour de marchandise :

Cette section n’est disponible que si le champ Type de contrat est à Retour de marchandise.

 

Champ	Description
No commande original	Numéro de la commande originale sur laquelle un retour est effectué.
No retour	Numéro de retour.
No référence	Numéro de référence.

4. Entrer les informations requises dans l’onglet Mémo : permet d’entrer un mémo en lien avec la commande.
5. Cliquer sur Enregistrer.

Lors de la sauvegarde de la commande, maestro* vérifie dans la ventilation de la commande si certains projets qui y sont indiqués doivent être traités sur des commandes distinctes. Si c’est le cas, un message d’avertissement sera affiché : « Attention, les projets suivant requièrent des commandes distinctes : (Nom du projet). Voulez-vous poursuivre la sauvegarde? ». L’utilisateur peut cliquer Oui et poursuivre la sauvegarde ou cliquer Non pour revenir en arrière. Seules les commandes dont l’état affiche Confirmée peuvent être transférées. Une fois transférée, la commande ne peut plus être modifiée, sauf si la fonctionnalité Déverrouiller la commande est utilisée. Pour ce faire, aucune réception de marchandise et/ou facture ne doit avoir été entrée pour la commande. Pour que l’utilisateur ait accès à la fonction Déverrouiller la commande, la configuration L’usager peut déverrouiller les commandes et contrats de sous-traitance transférés doit être cochée dans la Gestion de la sécurité, onglet Restriction des accès, section Achats et approvisionnements – Commandes. Une commande catalogue peut être supprimée seulement si elle n’a pas été transférée. Si la commande avait été générée par le transfert du matériel d’un bon de travail, la commande ainsi que tous les liens y faisant référence dans le bon de travail seront supprimés. De plus, si le bon de travail avait été fermé, son état sera remis à Ouvert, afin de pouvoir le transférer de nouveau, si nécessaire.

 

Créer une commande avec catalogue à partir d'un kit

Cette fonctionnalité s'applique aux items dont l’État correspond à Kit dans l’option Gestion du catalogue.

1. Dans la grille Ventilation, inscrire le Code d'inventaire du kit dans la colonne ou cliquer sur l'icône pour choisir le kit à partir de la fenêtre Sélectionner un enregistrement.
   
   La fenêtre Sélection des composantes s'affiche.
2. Indiquer d'abord le nombre de kit (Quantité) à inscrire à la commande.
3. Cocher ensuite les items du kit à inclure dans la commande.
4. Cliquer sur Sélectionner.
   
   Automatiquement, tous les items du kit qui ont été choisis s'ajouteront à la commande.
5. Enregistrer la commande.

 

Voir aussi

• Table des états de commande
• Réquisition -> à commande fournisseur
• Gestion des approvisionnements (CBN/MRP 1)
• Gestion des adresses de fournisseurs
• Gestion des termes de paiement
• Impression des commandes
• Gestion de la sécurité
• Gestion des emplacements
• Gestion des nomenclatures de produits
• Réquisition
• Commande client
• Gestion des escomptes/fournisseur
• Gestion des contacts
• Gestion des clients
• Gestion des adresses
• Gestion des abréviations
• Gestion des spécifications
• Gestion des dessins d'atelier
• MAJ des items ElekNet dans le catalogue maestro*
• Comment faire Utiliser l'interface ElekNet de maestro*
• Comment faire Calculer un coût moyen en incluant des frais supplémentaires
• Comment faire Lecture des codes de taxes de maestro*
• Comment faire Afficher prix escompte fournisseur comme prix unitaire
• Comment faire Gérer l'approvisionnement pour un département de service
• Comment faire Convertir des billets de carrière en réception de marchandises et les comptabiliser en frais courus

 

ANNEXE

Traitement des réquisitions

Traiter une réquisition à la fois

1. Cliquer sur l’icône Afficher les réquisitions prêtes à être traitées.
2. Choisir une réquisition.
3. Compléter les informations requises.
4. Cliquer sur l’icône Transférer cette réquisition dans les commandes.

Traiter plusieurs réquisitions à la fois pour un même fournisseur

1. Cliquer sur l’icône Compilation des réquisitions.
2. Choisir une ou des lignes provenant des réquisitions.

Il est possible de sélectionner plusieurs réquisitions en utilisant les touches Shift ou Ctrl du clavier.

3. Compléter les informations requises.
4. Cliquer sur l’icône Générer une commande.

 

Dernière modification : 21 décembre 2024