Gestion des gabarits
OBJECTIF
La gestion des gabarits permet d’éviter les entrées répétitives de la même information lors de la création d’une nouvelle soumission. Le gabarit contient les mêmes champs que les Soumissions.
prérequis
- Tableau des états des soumissions
- Gestion des types de soumissions
- Gestion des clients
- Gestion des fournisseurs
- Gestion du catalogue
- Gestion des ressources
- Gestion des modules
- Gestion des projets
Sommaire
- Informations de base d’une soumission
- Créer un gabarit pour une Soumission construction
- Créer un gabarit pour une Soumission distribution
Étapes
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maestro* > Projets > Estimations/Soumissions > Fonctions > Gestion des gabarits |
Informations de base d'une soumission
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Ces informations sont tirées des soumissions enregistrées. Elles se complètent automatiquement lors de l’enregistrement d’une nouvelle soumission. |
Champ
Description
Compteur
Compteur identifiant la soumission.
No soumission
Numéro de la soumission.
No projet
Numéro du projet identifié dans la soumission.
Description
Description sommaire identifiant la soumission.
État
État de la soumission sélectionnée.
Date soumis
Ne s’applique pas puisque cette date n’est pas enregistrée pour un gabarit.
Date limite
Ne s’applique pas puisque cette date n’est pas enregistrée pour un gabarit.
Heure limite
Ne s’applique pas puisque cette heure n’est pas enregistrée pour un gabarit.
Créer un gabarit pour une Soumission construction
- Cliquer sur Nouvelle entrée.
- Cliquer sur l’onglet Soumission construction.
- Conserver le Type de transaction à Gabarit.
- Choisir un Type de soumission et un Gabarit de projet, en fonction des besoins précis du gabarit.
Il est possible de sélectionner le type de soumission et le gabarit de projet après la création de la soumission.
- Cliquer sur Verrouiller.
Le mode Verrouiller permet à l’usager de s’assurer qu’aucun autre usager ne peut modifier la soumission en même temps. La soumission peut alors être consultée par les autres usagers mais elle ne peut être modifiée.
Cette icône s’affiche uniquement si le mode de verrouillage des enregistrements est à Manuel. Le mode de verrouillage est configuré dans les Configurations générales, Généralités, Verrouillage des enregistrements.
- Entrer les informations requises :
La Gestion des types de soumissions permet de définir un masque de saisie pour le champ No soumission et permet d’identifier un formulaire par type de soumission.
Champ
Description
Description
Description du gabarit.
NOTE : Cette description est disponible lors des recherches dans la grille Sélection de soumission.
No soumission
Numéro du gabarit.
État
État du gabarit.
NOTE : L’état par défaut d’un gabarit est Gabarit et il ne peut être modifié.
Ces informations sont disponibles à titre informatif :
Champ
Description
Montant total soumis
Montant total de la soumission.
NOTE : Ce montant est calculé à partir des montants inscrits dans l’onglet Détails et dans la section Sommaire de l’onglet Fermeture.
Rendement
Pourcentage de rendement calculé sur la soumission.
NOTE : Le rendement est calculé en tenant compte du mode de calcul de profit sélectionné dans l’onglet Fermeture.
Profit
Montant de profit calculé.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Détails : ces icônes permettent de créer un document de soumission comprenant des coûts par division, section, module, ressource et item.
Ces icônes permettent de naviguer dans la soumission et de présenter l’information de la façon la plus appropriée pour l’usager.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Informations :
- Section Informations sur le client:
- Section Informations sur l'emplacement :
- Section Informations sur le client principal:
- Section Contacts :
- Section Dates :
- Section Divers :
- Section Informations de transfert :
- Sous-section Projet :
- Sous-section Contrat :
- Entrer les informations requises dans l’onglet Ressources : cet onglet permet de visualiser la liste des ressources disponibles pour la soumission.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Variables :
- Entrer les informations requises dans l’onglet Feuille de calcul : cet onglet donne accès à toutes les fonctionnalités d’Excel.
Cet onglet est facultatif.
Ces icônes permettent de modifier, d’ouvrir ou d’importer une feuille Excel existante et de faire des liens avec certains champs de l’onglet Détails de la soumission.
- L’onglet Catalogue local permet deux fonctionnalités :
- La première consiste à créer un catalogue de produits particuliers à la soumission à partir des produits créés dans la Gestion du catalogue ou de nouveaux items qui ne sont pas dans le catalogue. Les items peuvent être créés individuellement ou en lot. Ces items sont affichés dans l’onglet Catalogue du gabarit lors de la sélection d’item.
- La deuxième consiste à afficher un résumé des pièces sélectionnées dans l’onglet Détails de la soumission et permet à l’usager de visualiser rapidement les pièces utilisées.
- Sous-onglet Produit :
- Sous-onglet Type de produit :
- Entrer les informations requises dans l’onglet Transfert d'items :
Lorsque le prix du lot est entré, le système recalcule le prix unitaire de chacun des items en fonction de la quantité et du rapport prix unitaire sur prix de lot (pondération) pour définir le nouveau prix unitaire.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Dépôt des soumissions : cet onglet permet de tenir et de consulter les informations relatives au dépôt de la soumission.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Plans et addendas : cet onglet permet de tenir et de consulter les informations relatives aux plans et addendas ayant servi à l’élaboration de la soumission.
- Consulter les informations dans l’onglet Activités projet : cet onglet permet d’avoir une vue détaillée par activité en fonction du gabarit de projet sélectionné.
La case à cocher permet de sélectionner les activités qui affectent le budget.
- Consulter les informations dans l’onglet Fermeture : cet onglet permet d’avoir une vue d’ensemble sommaire du contenu de la soumission. Il permet également de déterminer un pourcentage de frais d’administration et un pourcentage de profit à appliquer sur la soumission ou d’entrer d’autres coûts à la soumission tel que les permis, assurances, etc. qui ne sont pas dans l’onglet Détail.
Le pourcentage de profit peut être établi manuellement ou en sélectionnant le menu. Plusieurs modes de calcul du profit sont alors disponibles : Soumission, Groupe de base, Groupe, Division, etc.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Clients : cet onglet permet d’identifier et de consulter la liste des clients à qui la soumission a été envoyée.
- Cliquer sur Enregistrer.
Il est possible de configurer l’enregistrement automatique des soumissions en activant cette fonctionnalité dans l’icône Configuration.
Créer un gabarit pour une Soumission distribution
- Cliquer sur Nouvelle entrée.
- Cliquer sur l’onglet Soumission distribution.
- Conserver le Type de transaction à Gabarit.
- Choisir un Type de soumission, en fonction des besoins précis de la nouvelle soumission créée.
- Entrer les informations requises :
La Gestion des types de soumissions permet de définir un masque de saisie pour le champ No soumission.
Champ
Description
Description
Description du gabarit.
NOTE : Cette description est disponible lors des recherches dans la grille Sélection de soumission.
No soumission
Numéro du gabarit.
État
État du gabarit.
NOTE : L’état par défaut d’un gabarit est Gabarit et il ne peut être modifié.
Ces informations sont disponibles à titre informatif :
Champ
Description
Montant total soumis
Montant total de la soumission.
NOTE : Ce montant est calculé à partir des montants inscrits dans l’onglet Détails et dans la section Sommaire de l’onglet Fermeture.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Détail :
- Entrer les informations requises dans l’onglet Autres informations :
- Section Client :
- Section Livraison :
- Section Autres :
- Entrer les informations requises dans l’onglet Description détaillée : cet onglet permet d’entrer un texte détaillé qui est imprimé par défaut dans le rapport Imprimer le détail de la soumission. Il est également possible d’insérer ou non la variable de description détaillée dans les formulaires.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Feuille de calcul : cet onglet donne accès à toutes les fonctionnalités d’Excel.
Cet onglet est facultatif.
Ces icônes permettent de modifier, d’ouvrir, d’importer une feuille Excel existante.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Clients : cet onglet permet de tenir et de consulter la liste des clients à qui la soumission a été envoyée.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Dépôt des soumissions : cet onglet permet de tenir et de consulter les informations relatives au dépôt de la soumission.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Plans et addendas : cet onglet permet de tenir et de consulter les informations relatives aux plans et addendas ayant servi à l’élaboration de la soumission.
- Cliquer sur Enregistrer.