Analyse préliminaire et configurations diverses liées à la facturation contractuelle

Bloc FACTCON01

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Des configurations diverses propres à la facturation contractuelle s'ajoutent à celles complétées précédemment pour le module de facturation de base. En effet, plusieurs modes de facturation peuvent être utilisés dans maestro* :

  • La facturation en temps, équipement et matériel;
  • La facturation en régie contrôlée;
  • La facturation forfaitaire, par bordereau (progressive), à coût plus;
  • La facturation en gérance.

Les configurations diverses présentées dans le document CAR01 expliquent les paramètres nécessaires à l'utilisation des deux premiers modes de facturation, tandis que celles exposées dans le présent document doivent être complétées, en sus des précédentes, si un mode de facturation contractuel est aussi retenu par l'entreprise. Elles rendent possible l'identification de comptes de grand livre distincts à utiliser par défaut, ainsi que des formulaires (ou formats de factures, d'état de compte et de préparation de livraison) spécifiques aux différents modes de facturation contractuelle.

Bref, les configurations décrites ci-dessous consistent en des configurations globales, qui déterminent le comportement par défaut du sous-module de facturation contractuelle. Des spécificités peuvent s'ajouter et être ensuite apportées pour chacun des clients, individuellement.

 

Prérequis

 

Sommaire

 

Étapes

Compléter les configurations diverses du module Facturation contractuelle

Trois options des Configurations diverses du module Facturation contractuelle doivent être complétées à cette étape-ci du processus d'implantation/formation pour permettre l'utilisation de la facturation contractuelle dans maestro* :

  • Généralités
  • Formulaires
  • États de compte

 

 

maestro* ˃ Facturation ˃ Maintenance ˃ Contractuelle ˃ Configurations diverses

maestro* ˃ Menu principal ˃ Icône Configuration ˃ Configurations générales ˃ section Configurations diverses

 

 

Aide en ligne (F1) - Configurations diverses

 

Compléter les paramètres de l'onglet Généralités

L'onglet (ou option) Généralités consiste essentiellement en l'identification de comptes de grand livre et en la configuration de paramètres liés à la facturation contractuelle.

     

    Les Configurations diverses du module Comptabilité ayant été complétées au préalable, certains comptes s’affichent par défaut.
  1. Dans la fenêtre Configurations diverses, cliquer sur l'onglet Généralités dans la section de gauche.
  2. Compléter les paramètres de la section à droite de la fenêtre, à l'aide des explications fournies dans les tableaux qui suivent.

    3. Le symbole , qui suit le nom d'un champ, signifie que ledit champ peut/doit être complété à cette étape-ci du processus d'implantation. Davantage d'informations concernant les autres champs vous seront partagées tout au long de la formation, selon les modules et options avec lesquels ils ont une incidence.

     

    Champ

    Description

    Compte de vente

    Compte de grand livre de revenu utilisé par défaut.

    NOTES : Il s'agit du compte de grand livre utilisé par défaut dans les modules Facturation contractuelle et Facturation par bordereau.

    Il est possible d’avoir plusieurs comptes de revenus. Cependant, il est nécessaire d’entrer un compte par défaut, de préférence le compte le plus utilisé.

    De plus, pour distinguer le revenu d’un contrat en particulier, il est possible de spécifier, dans la Gestion des contrats, un compte différent de revenus. Maestro* utilisera le premier compte de revenus trouvé selon l’ordre suivant :

    1. Le compte de revenus associé au groupe identifié dans le champ Groupe des Détails du contrat;
    2. Le compte de revenus associé à l’activité du contrat;
    3. Le compte de revenus identifié dans le contrat (dans le champ Vente du sous-onglet Comptes de GL);
    4. Le compte de revenus spécifié dans le présent champ des Configurations diverses.

    Compte d’extra

    Compte de grand livre de revenu utilisé par défaut pour les extras (avis de changement).

    NOTES : Il s'agit du compte de grand livre utilisé par défaut dans les modules Facturation contractuelle et Facturation par bordereau.

    Si les extras ne doivent pas être gérés séparément au niveau du grand livre, ce compte peut être le même que le compte de vente inscrit dans le champ précédent.

    Compte de banque

    Compte de banque utilisé par défaut lors de la saisie des recettes dans maestro*.

    NOTES : Il s'agit du compte de banque utilisé par défaut dans les modules Facturation contractuelle et Facturation par bordereau.

    Il est possible d’avoir plusieurs comptes de banque. Cependant, il est nécessaire d’entrer un compte par défaut, de préférence celui le plus utilisé.

    Compte à recevoir

    Compte de grand livre des comptes clients utilisé par défaut.

    NOTES : Il s'agit du compte de grand livre utilisé par défaut dans les modules Facturation contractuelle et Facturation par bordereau.

    Il est possible d’avoir plusieurs comptes de CAR. Cependant, il est nécessaire d’entrer un compte par défaut, de préférence celui le plus utilisé.

    Si pour un contrat, le CAR est différent, il est possible de le modifier : soit directement dans la fenêtre de facturation ou dans la Gestion des contrats.

    Compte de taxes en retenue

    Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser les taxes relatives aux retenues des comptes clients (T.P.S., T.V.Q., etc.) lorsque le Mode de calcul des retenues de la Facturation des retenues est Avec taxes.

    NOTES : Il s'agit du compte de grand livre utilisé par défaut dans les modules Facturation contractuelle et Facturation par bordereau.

    Consulter le document des concepts - Les différents modes de facturation dans maestro* pour en savoir davantage.

    Compte de coût des ventes (D)

    Compte de grand livre du coût des ventes, si les travaux sont gérés à l’actif.

    NOTES : Il s'agit du compte de grand livre utilisé par défaut dans les modules Facturation contractuelle et Facturation par bordereau.

    Ce compte est utilisé lors transfert de la vente lorsque le Mode gestion TEC d'un projet est Actif (dans la section Paramètres de l'onglet Desc. du projet de l'option Gestion des projets) afin d'y comptabiliser temporairement les dépenses fictives. Consulter le document des concepts - La gestion des travaux en cours pour en savoir davantage.

    Compte des travaux en cours (A)

    Compte de grand livre des travaux en cours, si les travaux sont gérés à l’actif. Ce compte est utilisé lors du transfert de la vente.

    NOTES : Il s'agit du compte de grand livre utilisé par défaut dans les modules Facturation contractuelle et Facturation par bordereau.

    Les travaux en cours sont déduits dans ce compte. Consulter le document des concepts - La gestion des travaux en cours pour en savoir davantage.

    Groupe

    Champs à compléter :

    Contrat

    Groupe de revenus par défaut utilisé lors de la facturation du contrat.

    AC

    Groupe de revenus par défaut utilisé lors de la facturation des avis de changement.

    NOTE : Il est toujours possible de modifier le groupe de revenus lors de l’entrée de la facture.

    Largeur maximale de la description

    Largeur maximale disponible pour le champ Description lors de l’impression des factures.

    NOTE : La valeur maximale et la valeur par défaut est de 60 caractères. Il est possible d’ajuster la largeur de la description au nombre de caractères configuré sur le formulaire des factures. Maestro* vérifie le nombre de caractères lors de l’entrée de la facture et empêche de dépasser la limite permise.

    Nombre de décimale

    Champs à compléter : 

    Quantité

    Nombre de décimales nécessaires dans le champ Qté lors de l’entrée des transactions de vente.

    Prix unitaire

    Nombre de décimales nécessaires dans le champ PU lors de l’entrée des transactions de vente.

    NOTE : Le nombre de décimales peut varier de 0 à 4. Par défaut, maestro* en utilise 2.

    Transfert à la comptabilité

    Génère une écriture au grand livre lors du transfert de la vente.

    NOTE : Cette case doit toujours être cochée.

    Transfert des retenues à la comptabilité

    A un impact au niveau de la comptabilisation de la transaction seulement et non sur le formulaire de facture.

    NOTE : Consulter le document des concepts - Les différents modes de facturation dans maestro* pour en savoir davantage.

    NOTE: For more information, please read the concept - The Different Invoicing Methods in maestro*.

    FerméValeurs disponibles :

    État d’acceptation des factures à forfait

    Permet de définir un état d’acceptation par défaut dans l’entrée d’une facture. Ce champ indique à maestro* que l’état par défaut du champ Accepté est à Oui.

    NOTE : Seules les factures dont le champ Accepté est à Oui peuvent être transférées.

    État d’acceptation des factures par bordereau

    Permet de définir un état d’acceptation par défaut dans l’entrée d’une facture par bordereau. Ce champ indique à maestro* que l’état par défaut du champ Accepté est à Oui.

    NOTE : Seules les factures dont le champ Accepté est à Oui peuvent être transférées.

    Affichage des contrats fermés

    Cocher la case pour afficher et voir les contrats fermés lors de recherches ou dans les options Gestion des contrats et Gestion des contrats avec bordereau.

    1. Section Mode de calcul des retenues

    Champ

    Description

    Facturation des retenues

    Permet de déterminer si les retenues facturées à partir de l’option Facturation des retenues sont avec ou sans taxes.

    NOTE : Comme le mode de gestion des retenues Standard - Taxe différée retenue est privilégié par maestro* et que, par conséquent, l'option Libération des retenues est utilisée pour produire la seconde facture, ce champ est désormais peu utilisé, ne s'appliquant pas au mode Standard.
    1. Section Valeurs par défaut pour la colonne "À imprimer"

    Case à cocher

    Description

    Les lignes de détail sont à imprimer par défaut

    Lorsque cette case est cochée, les lignes de détail s'impriment par défaut sur les factures, tant pour la facturation à forfait que pour la facturation par bordereau.

    Les lignes de total sont à imprimer par défaut

    Lorsque cette case est cochée, les lignes de total s'impriment par défaut sur les factures, tant pour la facturation à forfait que pour la facturation par bordereau.
    1. Section Facturation par bordereau

    Paramètre

    Description

    Facturer séparément le contrat et les avis de changement

    Ce paramètre permet à l'utilisateur de spécifier s'il souhaite ou non facturer dans des transactions distinctes la vente spécifiée au contrat et chacun des avis de changement lié à ce même contrat.

    FerméValeurs disponibles :

  3. Cliquer sur l'icône Enregistrer.

Notes :

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Compléter les paramètres de l'onglet Formulaires

Créer et/ou sélectionner maintenant les formulaires de facturation contractuelle à utiliser.

    1. Dans la fenêtre Configurations diverses, c Cliquer sur l'onglet Formulaires dans la section de gauche.
    2. Créer et/ou sélectionner les formulaires désirés dans la section à droite de la fenêtre, à l'aide des explications fournies dans le tableau qui suit. Il peut s'agir de formulaires standards, soit des formulaires fournis d'emblée dans maestro*, ou de formulaires personnalisés, créés et/ou adaptés spécifiquement pour répondre aux besoins de l'entreprise.

    Champ

    Description

    État de compte

    Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’un État de compte.

    Préparation de livraison

    Formulaire de préparation de livraison.

    NOTE : Si un formulaire est configuré, il est disponible à partir des options Facturation (à forfait) et Facturation (coût plus).

    Facturation à forfait

    Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une facture à forfait à partir de l’option Impression des factures (onglet Fonctions du menu Facturation contractuelle).

    Pagination continue des extras

    Si la case est cochée, permet d’imprimer les extras à la suite de la facturation régulière, en conservant la même pagination.

    NOTE : Cette fonctionnalité évite de débuter la numérotation de la pagination à 1 pour les extras.

    Demande de paiement

    		Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression à partir de l’option Impression des demandes de paiement1.

    Facturation par bordereau- Taux

    Formulaire utilisé par défaut pour l’impression d’une facture dont le champ Progression défini dans la Gestion des contrats avec bordereau est Taux.

    NOTE : Il sera utilisé si aucun formulaire n’a été défini préalablement dans la Gestion des contrats avec bordereau ou dans la Gestion des clients.

    Facturation par bordereau- Quantité

    Formulaire utilisé par défaut pour l’impression d’une facture dont le champ Progression défini dans la Gestion des contrats avec bordereau est Quantité.

    NOTE : Il sera utilisé si aucun formulaire n’a été défini préalablement dans la Gestion des contrats avec bordereau ou dans la Gestion des clients.

    Facturation en gérance

    Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une facture en gérance à partir de l’option Impression des factures (onglet Gérance du menu Facturation contractuelle).

    Impression séparée des extras

    Si la case est cochée, les extras (avis de changement) s'affichent sur un document distinct lors de l’impression de la facture générée à partir de l'option Facturation par bordereau.

    NOTE : La case à cocher disponible à la droite de la Facturation par bordereau-Taux s’applique aux deux formulaires de facturation par bordereau (Taux et Quantité).

    Facturation à coût plus

    Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une facture à coût plus à partir de l’option Impression des factures (onglet Coût plus du menu Facturation contractuelle).

  1. Cliquer sur l'icône Enregistrer.

Notes :

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Compléter les paramètres de l'onglet État de compte

L'onglet État de compte permet de spécifier certains paramètres applicables par défaut aux états de compte produits dans maestro* à la suite de facturation contractuelle.

    1. Toujours dans la fenêtre Configurations diverses, cliquer sur l'onglet État de compte dans la section gauche.
    2. Compléter les paramètres de la section à droite de la fenêtre, à l'aide des explications fournies dans le tableau qui suit.

    Champ

    Description

    Doit-on afficher les retenues?

    Permet d’afficher les retenues sur les états de compte, si la case est cochée.

    Message

    Permet d’inscrire un message à imprimer sur les états de compte.

    NOTE : Ce champ est limité à 60 caractères et doit être configuré sur le formulaire pour être imprimé.

    Impression si solde nul

    Indique d’imprimer les états de compte même si le solde est à 0, si la case est cochée.

  1. Cliquer sur l'icône Enregistrer.

 

Liste de vérification des acquis

Légende

Type

Description

C

Configurations à finaliser

A

Approbation ou consultation auprès des dirigeants

T

Tests et essais

 

Bloc FACTCON01

No

Type

Tâche

Employé responsable

Date limite

Fait

1

C

Compléter les configurations de l'onglet Généralités des Configurations diverses du module Facturation contractuelle;

  • Compléter les champs généraux
  • Compléter la section Mode de calcul des retenues;
  • Compléter la section Valeurs par défaut pour la colonne "À imprimer";
  • Compléter la section Facturation par bordereau.

 

 

ü

2

C

Compléter la sélection des documents dans l'onglet Formulaires.

 

 

 

3

C

Compléter les paramètres de l'onglet État de compte.

 

 

 

4

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

 

Version du 31-05-2024