Analyse préliminaire et configurations diverses liées aux comptes à recevoir

Bloc CAR01

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Comme c'est le cas pour les comptes à payer, des configurations générales s'appliquant aux comptes clients doivent être définies dans maestro*. Celles-ci doivent d'abord être complétées avant de créer des clients dans le progiciel, voire avant de les facturer. Les configurations diverses liées aux comptes clients, aussi appelés comptes à recevoir (CAR), consistent en l'inscription des comptes de grand livre à utiliser par défaut, à la saisie d'informations concernant l'application de retenues et d'escomptes. Les formulaires de dénonciation et quittance à utiliser peuvent être définis, de même que des spécifications quant aux limites de crédit à appliquer, etc.

Les paramètres à compléter au niveau des configurations diverses des comptes clients consistent en des configurations globales, qui déterminent le comportement par défaut de maestro*. Des spécificités peuvent être apportées au niveau des configurations propres à chacun des clients, individuellement. Quoiqu'une majorité de champs et sections des options de configuration des comptes clients soient présentée dans ce document, certains paramètres feront l'objet de peu d'explications; soit ils seront abordés dans un cours ultérieur, soit le paramètre ne s'applique pas au contexte ou à la réalité d'affaires d'une majorité de clients. De plus, il ne sera pas question, dans ce document, des configurations diverses propres à la facturation contractuelle; ces dernières seront abordées dans le module de cours voué à ce mode de facturation FACTCON01.

 

Prérequis

 

Sommaire

 

Compléter les configurations générales du module Facturation liées à l'utilisation des comptes clients dans maestro*

Les configurations générales du module Facturation (qu'on appelle aussi Configurations diverses des comptes clients) sont subdivisées en dix (10) options. Les six (6) premières doivent généralement être complétées par la majorité des utilisateurs de maestro*.

 

maestro* ˃ Facturation ˃ Maintenance ˃ Facturation ˃ Configurations diverses

 

 

Aide en ligne (F1) - Configurations diverses

 

Compléter les paramètres de l'option Généralités

L'option Généralités consiste essentiellement en l'identification de comptes de grand livre et du mode de calcul des retenues à recevoir.

  1. Dans la fenêtre Configurations diverses, cliquer sur l'option Généralités dans la section de gauche.
  2. Compléter les paramètres dans la section à droite de la fenêtre, à l'aide des explications fournies dans les tableaux qui suivent.

Le symbole , qui suit le nom d'un champ, signifie que ledit champ peut/doit être complété à cette étape-ci du processus d'implantation. L'utilité et davantage d'informations concernant les autres champs vous seront partagées tout au long de la formation, selon les modules et options avec lesquels ils ont une incidence.

Champ

Description

Compte de banque

Compte de banque utilisé par défaut lors de l’entrée des recettes.

NOTES : Il est possible d’avoir plusieurs comptes de banque. Cependant, il est nécessaire d’entrer un compte par défaut, de préférence le compte le plus utilisé.

Ce compte est lié à celui identifié dans les Configurations diverses – Comptabilité. Il est complété si un compte a été entré au niveau de la comptabilité. Si ce compte est modifié, il est modifié automatiquement dans les configurations de la comptabilité.

Compte de CAR standard

Compte de grand livre des comptes clients, utilisé par défaut dans toutes les facturations.

NOTES : Le compte de CAR standard devra avoir été associé à un département des ventes, au préalable, à partir de l'option Gestion des départements des ventes (tel qu'expliqué dans le contenu du cours CAR02).

En effet, c'est dans l'option Gestion des départements des ventes que doivent être identifiés tous les comptes de CAR (il peut y en avoir un seul ou plusieurs, selon les besoins de l'entreprise, par exemple si d'autres devises sont utilisées ou encore si différents types de ventes sont réalisés). Certains modules spécialisés peuvent d'ailleurs utiliser un compte client différent du compte client standard (par exemple, le compte 1200). Enfin, c'est aussi à partir de cette option que sont sélectionnés les formulaires de vente (ou les formats de factures) à utiliser en fonction du compte de CAR et/ou du département de ventes.

Le compte de CAR standard est lié à celui identifié dans les Configurations diverses – Comptabilité. S'il est modifié, il l'est aussi automatiquement dans les configurations de la comptabilité.

À moins qu'un projet consacré aux intérêts n'ait été créé et identifié dans le champ Projets intérêts de la section Comptabilisation des intérêts (dans les Configurations générales du module Facturation, onglet Client) et qu'un CAR n'ait été inscrit dans le champ Comptes à recevoir du sous-onglet Comptes de GL (dans l'onglet Desc. du projet de l'option Gestion des projets pour le projet intérêts dont il est question), les intérêts à recevoir seront comptabilisés dans ce Compte de CAR standard.

Compte d’escompte sur vente

Compte de grand livre où sont comptabilisés les escomptes octroyés sur les ventes1.

NOTES : Certains modules spécialisés, tels les appels de service, peuvent utiliser un compte d'escompte différent de celui-ci.

Ce compte est lié à celui identifié dans les Configurations diverses – Comptabilité. Il est complété si un compte a été entré au niveau de la comptabilité. Si ce compte est modifié, il est modifié automatiquement dans les configurations de la comptabilité.

Des comptes de grand livre distincts peuvent être identifiés pour comptabiliser ces escomptes quoique certaines entreprises choisissent de les jumeler dans un seul compte.

Compte d’escompte sur recettes

Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser les escomptes accordés aux clients lors de l’encaissement des recettes2.

NOTES : Il est possible d’utiliser le même compte que les escomptes sur ventes s’il n’est pas nécessaire de séparer les escomptes de ventes des escomptes de recettes.

Ce compte est lié à celui identifié dans les Configurations diverses – Comptabilité. Il est complété si un compte a été entré au niveau de la comptabilité. Si ce compte est modifié, il est modifié automatiquement dans les configurations de la comptabilité.

Compte de retenue à la vente

Compte de grand livre où sont comptabilisées les retenues de garantie des clients, appliquées sur les ventes.

NOTES : Il est recommandé d’avoir un compte différent du compte des comptes clients.

Ce compte est lié à celui identifié dans les Configurations diverses – Comptabilité. Il est complété si un compte a été entré au niveau de la comptabilité. Si ce compte est modifié, il est modifié automatiquement dans les configurations de la comptabilité. C'est d'ailleurs à cet endroit et dans cette dernière option que doit être inscrit le Compte de taxes en retenue, applicable au mode de calcul des retenues standard.

Avance client

Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser les dépôts reçus des clients. Ces avances peuvent être entrées lors des recettes.

NOTE : Ce compte doit être différent du compte des comptes clients / comptes à recevoir. En effet, les comptes à recevoir constituent un actif de l'entreprise alors que les avances des clients sont un passif; soit un montant d'argent versé pour des services non rendus.

Ce compte est lié à celui identifié dans les Configurations diverses – Comptabilité. Il est complété si un compte a été entré au niveau de la comptabilité. Si ce compte est modifié, il est modifié automatiquement dans les configurations de la comptabilité.

Compte de revenus d’intérêts

Compte de grand livre utilisé pour comptabiliser les revenus d’intérêts lors de l’entrée d’une recette, soit le montant saisi dans la colonne Montant d'intérêts des options Recette, dans maestro*.

Groupe de revenu par défaut

Groupe de revenu par défaut utilisé lors de l’entrée d’une vente.

Compte coût des ventes

Compte de grand livre de dépense utilisé pour comptabiliser le coût des marchandises vendues.

Groupe coût des ventes

Groupe de dépense utilisé lors de la comptabilisation du coût des marchandises vendues.

NOTE : Le groupe de coût des ventes doit être spécifié en sus du compte de coût des ventes pour permettre l'affichage des coûts dans les états financiers générés par maestro*, basés sur l'utilisation de PAG.

État de la facture

État attribué par défaut aux factures transférées.

NOTE : Il est possible de configurer des états de facture dans le Tableau des codes de factures à recevoir (tel qu'expliqué dans le contenu du cours CAR03).

Ne pas balancer automatiquement les taxes

Permet de déterminer si les taxes doivent être calculées par ligne ou selon le montant global de la facture.

NOTES : Par défaut, ce champ n’est pas coché, donc les taxes sont calculées sur le montant total de la facture lors de l’enregistrement. Par conséquent, s’il existe un écart entre les taxes calculées par ligne versus les taxes calculées sur le montant global de la facture, maestro* ajuste automatiquement les taxes de la dernière ligne de détail pour que la somme des taxes de chaque ligne corresponde au montant calculé sur le total de la facture.

En cochant cette case, maestro* calcule les taxes par ligne et ne les compare pas aux taxes calculées sur le total de la facture. Cette configuration permet également de conserver, s’il y a lieu, des modifications apportées aux taxes manuellement.

Cette configuration affecte les options d’entrée de ventes suivantes, ainsi que les rapports de bons de travail accessibles à partir de l'option Bon de travail :

  • Entrée des ventes
  • Facturation à forfait
  • Facturation par bordereau
  • Facturation en gérance
  • Facturation à coût plus
  • Facturation des retenues
  • Rapport de contrôle de bon de travail
  • Rapport de contrôle de bon de travail (Facturable seulement)
  • Rapport d’approbation des travaux.

Ordre d’impression des factures

Valeurs disponibles :

Code client

Imprime les factures par ordre de code client.

No facture

Imprime les factures selon l’ordre des numéros.

Ordre des transactions

Imprime les factures selon l’ordre de réalisation des transactions.

% de profit acceptable

Permet d’entrer un pourcentage de profit acceptable sur les ventes entrées par le biais de l’option Vente ou sur les commandes entrées par le biais de l’option Commande client.

NOTES : Maestro* valide le montant de la vente par rapport aux coûts des items (calculés à partir du coût moyen).

Pour que l’utilisateur puisse visualiser le pourcentage de profit d’une vente, la fonctionnalité L’usager peut visualiser la profitabilité d’une commande ou d’une vente doit être activée dans l’onglet Restrictions des accès de la Gestion de la sécurité.

Section Mode de calcul des retenues

Champ

Description

Facturation et Facturation contractuelle

Permet d’indiquer si des taxes doivent être calculées sur les retenues.

NOTE : Se référer aux explications concernant les retenues, fournies dans le document Concept - Les différents modes de facturations dans maestro*. Plusieurs incidences et configurations découlent de la valeur sélectionnée dans ce champ.

Valeurs disponibles :

Sans taxes

Aucune taxe ne sera calculée sur les retenues. Ces dernières seront entièrement calculées en fonction du montant de la vente, lors de la vente, sans égard aux retenues.

Avec taxes

Les taxes applicables au montant de la retenue seront calculées immédiatement (soit lors de l'entrée de la vente) et comptabilisées dans un compte de taxes en retenue. Lorsque la retenue sera due, ces taxes seront renversées puis imputées à un compte de taxes à recevoir.

Standard – Taxe différée retenue

Les taxes applicables aux retenues seront calculées au moment où la facturation des retenues sera effectuée à partir de l’option Libération des retenues.

NOTES : Pour assurer une meilleure gestion des liquidités de l'entreprise, ainsi que faciliter la comptabilisation lors de la libération des retenues, le mode de calcul des retenues Standard est celui privilégié par Maestro.

De plus, la valeur Oui doit être sélectionnée dans le champ Transfert des retenues à la comptabilité (Facturation contractuelle > Configurations diverses > Généralités). Même si Oui est sélectionné, comme le mode de calcul des retenues est Standard, les taxes applicables aux retenues ne sont pas calculées. Celles-ci seront calculées lors de la libération des retenues.
Section Libération des retenues (mode Standard)

Champ

Description

Activité facturation

Activité servant à la facturation des retenues; cette facturation est réalisée à partir de l'option Libération des retenues.

Groupe facturation

Groupe servant à la facturation des retenues.

Description ligne 1 & 2

Descriptions s’affichant sur la facture produite par la libération des retenues.

NOTE : Il est possible de configurer des messages dans les deux langues (français et anglais), il suffit de cliquer sur le bouton à l’extrême droite de la description.

Champ

Description

Montant de tolérance

Montant limite de tolérance entre la valeur du dépôt et la facture recevable.

NOTES : Si le paiement de la facture est plus élevé que la facture et que la différence est à l’intérieur de la limite de tolérance, le surplus sera déposé dans le compte d’avance pour le client.

Si le paiement de la facture est moins élevé que la facture et que la différence est à l’intérieur de la limite de tolérance, la différence sera comptabilisée dans le compte d’escompte et la facture sera entièrement payée.

Compte d’escompte

Compte de grand livre permettant de comptabiliser les écarts de paiement.

Comptabiliser le trop-perçu excédant le montant de tolérance au CAR

Applique le montant trop-perçu dépassant le montant de tolérance à la facture afin d’obtenir un solde au crédit, si la case est cochée.

NOTE : Si la case n’est pas cochée, le trop-perçu excédant le montant sera comptabilisé dans un compte d’avance.

  1. Cliquer sur l'icône Enregistrer.

 

Compléter les paramètres de l'option Formulaires

Créer et/ou sélectionner maintenant les formulaires de facturation, dénonciation, quittance, commande qui seront utilisés et identifier leurs destinataires, s'il y a lieu.

  1. Dans la fenêtre Configurations diverses, cliquer sur l'option Formulaires, affichée à gauche.
  2. Créer et/ou sélectionner les formulaires désirés dans la portion droite de la fenêtre à l'aide des explications fournies dans le tableau qui suit. Il peut s'agir de formulaires standards, soit des formulaires fournis d'emblée dans maestro*, ou de formulaires personnalisés, créés et/ou adaptés spécifiquement pour répondre aux besoins de l'entreprise.

Champ

Description

État de compte

Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’un État de compte.

Dénonciation

La sélection du formulaire de dénonciation sera expliquée dans le cours CAR03. Consulter le document y afférant au besoin.

Quittance

La sélection et l'identification de ces deux formulaires seront expliquées dans le cours CAR05. Consulter le document y afférant au besoin.

Préparation de livraison

Bon de commande client

La sélection et l'identification des formulaires de cette section seront expliquées dans le cours APP07 Consulter le document y afférant au besoin.

Commande de location

Demande de soumission

Bon de livraison

Facture d’une commande client

CRM – Appel

CRM – Courriel

Facturation des retenues

Formulaire utilisé par défaut lors de l’impression d’une facture de retenues à partir de l’option Libération des retenues.

  1. Cliquer sur l'icône Enregistrer.

 

Compléter les paramètres de l'option État de compte

L'onglet État de compte permet de spécifier certains paramètres applicables par défaut aux états de compte produits dans maestro*.

  1. Toujours dans la fenêtre Configurations diverses, cliquer sur l'option État de compte dans la section de gauche.
  2. Compléter les paramètres dans la section à droite de la fenêtre, à l'aide des explications fournies dans le tableau qui suit.

Champ

Description

Doit-on afficher les retenues?

Permet d’afficher les retenues sur les états de compte, si la case est cochée.

Message

Permet d’inscrire un message à imprimer sur les états de compte.

NOTE : Ce champ est limité à 60 caractères et doit être configuré sur le formulaire pour être imprimé.

Recette

Permet d’imprimer les recettes de façon détaillée ou résumée sur les états de compte. En mode résumé, maestro* affiche un total des recettes pour le mois.

Imprimer solde si

 

Permet d’imprimer l’état de compte selon la condition choisie.

Valeurs disponibles : 

O- Tout

Imprime tous les états de compte, peu importe le solde.

N- Tout sans solde à zéro

Imprime tous les états de compte avec solde seulement.

G- Positif seulement

Imprime les états de compte affichant un solde positif seulement.

S- Négatif seulement

Imprime les états de compte affichant un solde négatif seulement (crédits).

  1. Cliquer sur l'icône Enregistrer.

 

Compléter les paramètres de l'option Client

L'onglet Client est essentiellement consacré à la gestion des paramètres par défaut liés à la gestion du crédit des clients.

  1. Dans la fenêtre Configurations diverses, cliquer sur l'option Client dans la section de gauche.
  2. Compléter les paramètres dans la section à droite de la fenêtre, à l'aide des explications fournies dans les tableaux qui suivent.

 

Note à l'égard de la gestion du crédit des clients

Tel qu'expliqué dans le Comment faire - Gérer le crédit d'un client, maestro* permet de s'assurer que les clients n'excèdent pas leur limite de crédit et/ou que la perception des factures est effectuée dans les délais prévus en mettant à la disposition des entreprises deux méthodes de gestion du crédit :

Méthode 1 - La validation automatique du crédit d'un client en fonction d'une limite de crédit;

Avec cette méthode, l’utilisateur est informé que le client a excédé sa limite de crédit uniquement lorsqu’il entre ou tente de transférer une vente. Le client est toujours ACTIF, donc il est possible d’entrer d’autres genres de transactions dans maestro* pour ce client.

Méthode 2 - L'utilisation de l'option Validation du crédit pour bloquer ou non un client.

Cette méthode offre plus de flexibilité, car elle permet à l’utilisateur de bloquer ou non le client en fonction de la limite de crédit OU du délai de paiement autorisé. Le blocage d’un client s’effectue manuellement à l’aide de l’option Validation du crédit (CAR02) et doit être effectué régulièrement. Dépendamment des configurations diverses, un client peut être bloqué complètement ou un message d’avertissement peut être affiché lors de la sélection du client. Dès qu’un client est bloqué, il est impossible d’entrer une nouvelle transaction pour ce client. Dès l’entrée du code client, l’utilisateur est informé du statut du client et de la raison pour laquelle le client est bloqué.

Les configurations propres à l'onglet Client des Configurations diverses du module Facturation se rapportent donc à l'utilisation de l'une ou des deux méthodes de gestion du crédit d'un client.

 

Si une fonctionnalité vouée à la gestion de la limite de crédit des clients est utilisée, un montant doit être inscrit dans le champ Limite de crédit de la Gestion des clients pour chacun d'eux. Pour de plus amples informations, consulter le Comment faire - Gérer le crédit d’un client.

Champ

Description

Gestion de la limite de crédit

Spécifie le mode de vérification à appliquer aux transactions des clients (méthode 1 de validation du crédit des clients, expliquée précédemment).

Valeurs disponibles : 

Aucune

Aucune vérification n’est effectuée par maestro*.

Transfert

Avise lorsque la vente est transférée au grand livre en cas de dépassement de la limite de crédit. Le transfert est tout de même accepté.

Vente

Avise lors de la validation de la vente en cas de dépassement de la limite de crédit. Maestro* additionne le montant de celle-ci au solde courant du client afin d’effectuer sa vérification. Maestro* refuse la transaction en cas de dépassement lors de la demande de sauvegarde.

Vente – Valider seulement

Valide la limite de crédit du client au moment de la vente. Maestro* affiche un avertissement en cas de dépassement de la limite de crédit, mais aucune action de blocage n’est enclenchée.

NOTE : Les limites de crédit peuvent être spécifiées par défaut, dans la section Validation du crédit, un peu plus bas, ou encore par client dans la Gestion des clients. D'ailleurs, celles identifiées dans la Gestion des clients prévalent.

Par la suite, les options Validation du crédit, Blocage des clients et Déblocage des clients permettent d'effectuer les actions nécessaires à la poursuite des activités - voir le contenu de cours CAR02.

Mode de calcul d’escompte

Permet d’indiquer quelle taxe doit être calculée sur les escomptes accordés aux clients lors de l’encaissement des recettes.

Il existe quatre modes de calcul d’escompte : Avec taxes, Sans TPS, Prov/Sans TVQ et Sans taxe.

Condition de crédit

Code de crédit issu de la Gestion de conditions de crédit (cours CAR02) et correspondant au terme de paiement par défaut d’une vente.

NOTE : S'il y a lieu, le code inscrit fait en sorte qu'un nombre de jours prédéterminé est indiqué à maestro* pour le paiement des factures des clients et que la date due est déterminée lors de la saisie de la facture du client en fonction de la date réelle.

Les conditions de crédit peuvent aussi être associées aux clients à partir de la Gestion des clients et servir de valeur par défaut dans les différentes entrées de facturation du système. Si aucune condition de crédit n'est associée au client, la date de la facture agira à titre de date d'échéance.

Calcul de la date due

Permet d’indiquer la méthode de calcul de la date due d’une facture.

Elle peut être calculée Uniquement lorsqu’elle est vide à l’enregistrement, ou se recalculer Toujours si l’on change la date réelle, la date cpt ou les conditions de crédit. Il est aussi possible de recevoir un message de confirmation à chaque modification en choisissant l’option Confirmer si l’on change la date réelle, la date cpt ou les conditions de crédit.

Code de liste

Code de la liste de prix par défaut, s'il y a lieu, issu de la Gestion des listes de prix.

Section Générer les numéros de clients

Pour ceux qui le désirent, maestro* dispose d'une fonctionnalité permettant d'attribuer systématiquement un numéro (ou code) à tout client nouvellement créé. Plusieurs choisissent toutefois d'attribuer manuellement un code de client de façon à ce qu'il soit davantage significatif et ainsi, plus facile à mémoriser.

Case/champ

Description

Générer les numéros de clients

Lorsqu’activée, cette fonctionnalité permet de générer automatiquement et séquentiellement les numéros de clients, évitant ainsi à l’utilisateur d’avoir à les inscrire manuellement.

Compteur

Permet d’indiquer le prochain numéro qui sera attribué.

NOTE : Il est possible, en mode multidimensionnel, d’utiliser un compteur distinct par préfixe.

Format

Permet d’appliquer un format spécifique aux numéros attribués.

NOTE : L’inscription du symbole # dans le champ Format signifie que le numéro de client sera complété et précédé de 0. Par exemple, si le prochain numéro doit être 12345, l’inscription ######## dans le champ Format génèrera le numéro 00012345. Ce champ peut également être utilisé pour ajouter un préfixe aux numéros générés.
Section Validation du crédit (pour la méthode 2 de validation du crédit des clients, expliquée précédemment)

La section Validation du crédit permet de définir, par défaut, des exigences de crédit (limite de crédit ou délai de paiement) qui détermineront si maestro* doit appliquer ou non le comportement (avertissement ou blocage) sélectionné précédemment dans le champ Gestion de la limite de crédit. Des exigences de crédit peuvent également être attribuées à un client spécifique, à partir de l'option Gestion des clients. D'ailleurs, les exigences de crédit indiquées dans la Gestion des clients prévaudront.

Les exigences de crédit spécifiées détermineront par le fait même la liste des clients qui apparaîtront dans l'option Validation du crédit et qu'un utilisateur autorisé pour ce faire pourra débloquer, s'il y a lieu.

 

Prendre note qu'il est également possible, dans maestro*, de bloquer manuellement un client qui aurait outrepassé sa limite de crédit, le délai de paiement qui lui est accordé ou pour quelque raison que ce soit.

Cette section, Validation du crédit, est subdivisée en deux sous-sections qui constituent deux méthodes proposées : Validation selon la limite de crédit ou Validation selon le délai de paiement autorisé. L'une de ces méthodes doit être choisie et privilégiée pour se prévaloir de la fonctionnalité.

 

Pour de plus amples informations, consulter le Comment faire - Gérer le crédit d’un client.

Première option : Validation selon la limite de crédit

Cette section permet d’établir la validation de la limite de crédit en fonction de critères plus précis, soit :

  • Nombre de jours de délai et % de la limite de crédit; ou
  • Nombre de jours de délai et solde minimum.

Champ

Description

Nombre de jours de délai

Nombre de jours représentant le sursis de paiement autorisé.

NOTE : Le calcul s’effectue à partir de la date de la facture. Seules les factures qui dépassent le nombre de jour de délai indiqué sont prises en compte pour le calcul du solde.

% de la limite de crédit

Pourcentage de la limite de crédit accepté par rapport au solde.

NOTE : Maestro* proposera automatiquement de bloquer les clients dont le solde total des factures impayées qui dépassent le nombre de jours de délai indiqué atteint un pourcentage de la limite de crédit supérieur à ce pourcentage.

Solde minimum

Solde accepté.

NOTE : Maestro* proposera automatiquement de bloquer les clients dont le solde total des factures impayées qui dépassent le nombre de jours de délai indiqué est supérieur à ce montant minimum. De plus, maestro* tient compte de cette valeur seulement si aucun % de limite de crédit n’est entré.

État du blocage

Action à exécuter, dans l’option Validation du crédit3.

Les deux valeurs possibles sont : bloqué ou avertissement.

Raison du blocage

Message affiché lors de la sélection du client si celui-ci est à l’état Bloqué ou Avertissement.

Deuxième option : Validation selon le délai de paiement autorisé

Cette section permet d’établir que la validation de crédit s’effectue seulement sur le nombre de jours de sursis pour effectuer le paiement des factures.

Champ

Description

Nombre de jours

Nombre de jours représentant le sursis de paiement autorisé.

NOTE : Le calcul s’effectue à partir de la date de la facture. Selon le paramètre choisi dans le champ État du blocage, maestro* bloquera les clients qui ont au moins une facture non payée depuis plus longtemps que le délai autorisé ou affichera un message d'avertissement.
Section Comptabilisation des intérêts

Cette section permet de configurer les intérêts des ventes séparément. Les intérêts sont calculés en fonction des conditions de crédit du client et à partir de l'option Comptabilisation des intérêts (maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation ˃ Fonctions ˃ Comptabilisation des intérêts). De plus, les conditions de crédit doivent avoir été définies, au préalable, à partir de l'option Gestion des conditions de crédit - voir le contenu du cours CAR02.

Champ

Description

Projet intérêts

Projet permettant de cumuler les revenus d’intérêts.

NOTE : Si aucun projet n’est défini dans les configurations diverses, lors de la création de la facture d’intérêt par l’option Comptabilisation des intérêts, maestro* crée la facture d’intérêt avec le projet de la facture originale.

Activité intérêts

Activité permettant de cumuler les revenus d’intérêts.

Groupe intérêts

Groupe permettant de cumuler les revenus d’intérêts.

Description lignes 1 et 2

Texte qui s’imprime sur les factures de revenus d’intérêts.

  1. Cliquer sur l'icône Enregistrer.

 

Compléter les paramètres de l'option Vente

Les paramètres de cette option consistent essentiellement à identifier le nombre d'unités à conserver lors de l'inscription des montants de vente, ainsi qu'à spécifier des projets - activités - groupes liés à la comptabilisation des escomptes.

  1. Dans la fenêtre Configurations diverses, cliquer sur l'option Vente dans la section de gauche.
  2. Compléter les paramètres de la section à droite de la fenêtre, à l'aide des explications fournies dans les tableaux qui suivent.

Champ

Description

Nombre de décimale - Quantité

Nombre de décimales nécessaires dans le champ Qté lors de l’entrée des transactions de vente.

NOTE : Le nombre de décimales peut varier de 0 à 4. Par défaut, maestro* en prend 2.

Nombre de décimale - Prix unitaire

Nombre de décimales nécessaires dans le champ PU lors de l’entrée des transactions de vente.

NOTE : Le nombre de décimales peut varier de 0 à 4. Par défaut, maestro* en prend 2.

Largeur maximale

Largeur maximale disponible pour le champ Description lors de l’impression des factures.

NOTE : La valeur maximale par défaut est de 39 caractères si l’option de Facturation temps et matériel est installée, sinon la valeur maximale est de 60 caractères. Il est possible d’ajuster la largeur de la description au nombre de caractères configuré sur le formulaire des factures. Maestro* vérifie, lors de l’entrée de la facture, le nombre de caractères et empêche de dépasser la limite permise. Cette vérification est effectuée afin de s’assurer que les utilisateurs n’inscrivent pas, dans les champs des transactions, une description qui ne s’imprimera pas en entier sur le formulaire de facture.

Afficher la description complète des items de catalogue

Permet d’afficher les trois lignes de description du code de l’item de la Gestion du catalogue lors de l’entrée d’une vente.

NOTE : Cette fonctionnalité s’applique seulement si l’option de Facturation du temps et matériel est installée.

Comptabiliser les escomptes de paiements

Indique à maestro* que les valeurs par défaut, entrées dans les cinq champs des sous-sections qui suivent, soit Escomptes de paiements et Projet de la vente, doivent être utilisées pour comptabiliser les escomptes de paiements lors du transfert des recettes.

Section Escomptes de paiements

Champ

Description

Projet

Permet d’entrer le projet par défaut pour l’imputation des escomptes de paiements.

Activité

Permet d’entrer l’activité par défaut pour l’imputation des escomptes de paiements.

Groupe

Permet d’entrer le groupe de dépense ou de revenu par défaut pour l’imputation des escomptes de paiements.

Section Projet de la vente

Champ

Description

Activité

Permet d’entrer l’activité par défaut à laquelle sera imputé l’escompte sur le projet de la vente lors du transfert des recettes.

Groupe

Permet d’entrer le groupe de dépense ou de revenu par défaut auquel sera imputé l’escompte sur le projet de la vente lors du transfert des recettes.

 

Les cinq champs des sous-sections Escomptes de paiements et Projet de la vente doivent être complétés pour permettre l’enregistrement des Configurations diverses.

Un transfert entre projets (entre le projet de la vente et le projet inscrit pour les escomptes de paiements) sera automatiquement effectué lors du transfert des recettes.

  1. Cliquer sur l'icône Enregistrer.

 

Compléter les paramètres de l'option Recevable Projet

Enfin, une dernière option doit être complétée, au besoin, en lien avec le module Facturation.

  1. Dans la fenêtre Configurations diverses, cliquer sur l'option Recevable Projet dans la section à gauche.
  2. Compléter les paramètres de la section à droite de la fenêtre, à l'aide des explications fournies dans les tableaux qui suivent.

Section Facturation - Recevable projet

Champ

Description

Intégration avec projet

Cette case doit être cochée pour que les revenus soient visibles et associés aux projets.

NOTES : Si la case n’est pas cochée, l’inscription du projet lors de la vente n’est pas obligatoire. Dans le cas contraire, un projet doit être inscrit.

Si une vente sur un projet est entrée et que cette case n’est pas cochée, le projet n’est pas affecté.

État d’acceptation des fact.

Permet de définir un état d’acceptation par défaut dans l’entrée d’une vente. Ce champ indique à maestro* que l’état par défaut du champ Accepté est à Oui ou Non.

NOTE : Seules les factures dont le champ Accepté est à Oui peuvent être transférées.

État des factures provenant des autres options

Permet de définir l’état des factures qui seront créées par le module de facturation de la régie contrôlée.

Valeurs disponibles :

Aucun

La facture n’aura aucun état. L’utilisateur devra aller modifier l’état manuellement avant de pouvoir imprimer ou transférer la facture.

Non accepté

La facture ne sera pas acceptée. Il sera possible de l’imprimer, mais pour la transférer, l’utilisateur devra en modifier l’état manuellement.

Accepté

Il sera possible de l’imprimer et de la transférer sans avoir à en modifier l’état.

Retenue à la facturation

Permet de sélectionner le mode de retenue à la facturation avec taxes ou sans taxes.

Activité par défaut

Permet d’entrer une activité de revenu par défaut.

Compte par défaut

Permet d’entrer un compte de grand livre par défaut pour comptabiliser les revenus.

NOTE : Maestro* utilise d’abord le compte de grand livre indiqué à l’entrée de la vente. Si aucun compte n’est spécifié, il utilise celui des Configurations diverses.

Intégration avec inventaire

Permet d’indiquer à maestro* que les pièces entrées dans l’entrée d’une vente affectent l’inventaire, si la case est cochée.

NOTES : Cette fonctionnalité s’applique seulement si l’option de facturation du temps et matériel est installée.

Une sortie d’inventaire est générée automatiquement lors du transfert de la vente.

Traitement de l’inventaire

Permet de déterminer le mode de fonctionnement lors de l’entrée d’une vente incluant des items du catalogue.

NOTES : Cette fonctionnalité s’applique seulement si l’option de facturation du temps et matériel est installée.

Ne pas tenir compte de cette configuration si la Gestion du catalogue n’est pas utilisée.

Valeurs disponibles :

Immédiat

Permet d’affecter immédiatement l’inventaire.

NOTE : Maestro* génère deux écritures : une écriture pour la vente et l’autre pour la diminution de l’inventaire.

Différé

Permet de différer la diminution de l’inventaire en créant un Ajustement transfert inventaire-projet.

NOTE : Si cette fonctionnalité est sélectionnée, la diminution de l’inventaire doit se faire à partir de l’option Ajustement transfert inventaire-projet.

Traitement du PU

Permet de déterminer le prix unitaire vendant selon la méthode sélectionnée.

Valeurs disponibles : 

Bon de travail

Projet

No travail

No soumission

NOTES : Cette fonctionnalité s’applique seulement si l’option de facturation en temps et matériel est installée.

Ce champ interagit avec les options Gestion des escomptes/client, section Client, avec ou sans bon de commande (la première colonne de la grille de droite est ajustée en fonction du choix effectué ici) et Tableau des escomptes par client.

Si le module Billets est installé, cette configuration déterminera également le champ sur lequel sera effectuée la sélection des billets à afficher dans l’onglet Livraisons des soumissions de carrière et des soumissions de béton.

Action lors de l’entrée d’un code d’item inexistant

Permet d’indiquer à maestro* quelle action prendre lorsqu’un code d’item inexistant est entré dans les options Vente et Point de vente.

NOTE : Il n’est pas absolument requis, par maestro*, que les codes d’item qui sont entrés dans la vente existent dans le catalogue. La décision d’accepter ou non des codes inexistant revient à l’administrateur de maestro*.

Valeurs disponibles :

Ignorer

Aucune validation sur le code d’item n’est effectuée.

Valider

Valide si le code d’item catalogue entré existe. S’il n’existe pas, un message d’avertissement s’affiche à l’écran. L’utilisateur peut corriger le code d’item ou continuer à entrer la transaction en conservant le code d’item inexistant.

Bloquer

Valide si le code d’item catalogue entré existe. S’il n’existe pas, un message d’erreur s’affiche à l’écran et l’utilisateur doit corriger le code d’item inexistant, sinon il sera impossible de sauvegarder la transaction.

Section Prix de vente calculé en majorant le prix coûtant

Les paramètres de cette section permettent d’indiquer sur quelle base le prix de vente doit être calculé lorsque celui-ci doit être déterminé en appliquant une majoration sur le prix coûtant.

 

Les configurations ci-dessous sont identiques à celles qui se retrouvent dans les Configurations diverses du module Achat et approvisionnement, section Inventaire. En modifiant l’une de ces configurations, les deux modules sont affectés.

Champ

Description

Sélection du PU pour déterminer le vendant

Permet de déterminer le prix unitaire qui servira de base pour déterminer un prix de vente calculé en appliquant un taux de majoration sur un prix unitaire.

NOTE : Cette configuration s’applique seulement si on utilise l’option Gestion des escomptes/client et si un Taux sur coûtant est entré dans cet écran. Le prix de vente calculé dépendra également de la valeur choisie dans la configuration Méthode de calcul du vendant.

Valeurs disponibles : 

C- Coût moyen

Coût moyen actuel de l’item.

NOTE : Si l’option Multidimensionnel est installée (Installation des options)et que la configuration Coût moyen par préfixe est activée, le coût moyen calculé sera en fonction du préfixe courant.

P- Dernier Prix

Prix inscrit au champ Dernier prix payé dans la Gestion du catalogue.

S- Soumission

Prix inscrit au champ Prix de soumission dans la gestion du catalogue.

Méthode de calcul du vendant

 

S’applique lorsqu’on désire calculer le prix de vente en appliquant une majoration sur un prix coûtant. Cette majoration est définie dans la Gestion des escomptes/client.

NOTES : Le prix de base sur lequel la majoration est calculée est déterminé dans la configuration Sélection du PU pour déterminer le vendant.

Le taux de majoration ou le pourcentage de profit est entré dans la Gestion des escomptes/client, dans la colonne Taux sur coûtant.

Valeurs disponibles :

M- Taux de majoration

Applique le taux indiqué au prix coûtant.

NOTE : Par exemple, une pièce de 100 $, majorée de 10 % pour obtenir un prix vendant de 110 $. La formule utilisée est 100 $ * 10 % + 100 $.

P- % de profit

Considère que le taux indiqué doit être le taux de profit inclus dans le prix vendant.

NOTE : Par exemple, un item de 100 $ vendu avec un profit de 10 % aura un prix vendant de 111,11 $. La formule utilisée est : 100 $ /90 % (90 % provient 100 % – 10 % de profit).

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Notes :

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Liste de vérification des acquis

Légende

Type

Description

C

Configurations à finaliser

A

Approbation ou consultation auprès des dirigeants

T

Tests et essais

 

Bloc CAR01

No

Type

Tâche

Employé responsable

Date limite

Fait

1

C

Compléter les configurations de l'option Généralités des Configurations diverses du module Facturation;

  • Compléter les champs généraux;
  • Compléter la section Mode de calcul des retenues;
  • Compléter la section Libération des retenues (mode Standard);
  • Compléter la section Recettes regroupées.

 

 

ü

2

C

Compléter la sélection des documents dans l'option Formulaires.

 

 

 

3

C

Compléter les paramètres de l'option État de compte.

 

 

 

4

C

Compléter les paramètres de l'option Clients :

  • Compléter les champs de la section Facturation - Client;
  • Compléter la section Générer les numéros de client;
  • Compléter la section Validation du crédit;
  • Compléter la section Comptabilisation des intérêts.

 

 

 

5

C

Compléter les champs de l'option Vente :

  • Compléter les champs de la section Facturation - Vente;
  • Compléter la section Escomptes de paiement.

 

 

 

6

C

Compléter les champs de l'option Recevable - Projet :

  • Compléter les champs de la section Facturation - Recevables projet;
  • Compléter la section Prix de vente calculé en majorant le prix coûtant.

 

 

 

7

 

 

 

 

 

8

 

 

 

 

 

9

 

 

 

 

 

10

 

 

 

 

 

 

Version du 06 juin 2024