Comptes à recevoir 101

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Bloc CAR03

Maestro* permet nombre d'alternatives lorsque vient le moment de créer un contrat et/ou facturer un client. Ce document présente les opérations de base liées à la méthode de facturation de base, soit celle qui offre le plus de latitude aux utilisateurs : la facturation en temps, matériel et équipement. Figurent également dans celui-ci l'entrée des recettes dans maestro*, la libération des retenues, la comptabilisation des intérêts, la création de dénonciations et de quittances et, enfin, l'explication de différents rapports permettant d'effectuer le suivi des opérations et comptes liées aux ventes dans le logiciel.

 

Prérequis

• Grand livre
• Projet
• Gestion de la sécurité
• Gestion des documents (facultatif)
• Gestion des contacts (facultatif)
• Catalogue (facultatif)

 

Sommaire

• Facturer un client dans maestro*
  • En temps, matériel et équipement
    • Saisir simultanément une vente et l'encaissement de la recette dans maestro*
  • Transférer la vente
    • À partir de l'option Vente
• Imprimer une facture
• Enregistrer des encaissements (recettes) dans maestro*
  • Entrer une recette
    • Saisir un dépôt dans maestro*
      • Lier un dépôt à une facture
  • Entrer une recette individuelle
  • Générer une liste des recettes
  • Annuler une recette
  • Regrouper des recettes pour un dépôt
• Générer un état de compte
• Libérer les retenues
• Configurer des codes de factures à recevoir
• Comptabiliser et générer une facture d'intérêts
• Générer les dénonciations dans maestro*
  • Créer une dénonciation et enregistrer une quittance
    • Créer la dénonciation
    • Enregistrer une quittance
  • Générer un rapport de dénonciation
• Générer différents rapports liés aux ventes dans maestro*
  • Liste des ventes
  • Liste des comptes à recevoir
  • Âge des comptes à recevoir
  • Âge détaillé des comptes à recevoir
  • Liste des CAR/projet
  • Liste des factures
  • Recettes par client
  • Recettes par projet
  • Historique par client
  • Délai de recouvrement
  • Consultation des clients
• Liste de vérification des acquis

Facturer un client dans maestro*

En temps, matériel et équipement

Parmi tous les modes de facturation disponibles dans maestro*, la facturation en temps, matériel et équipement constitue l'option de facturation de base. Elle est disponible d'emblée à tous les clients et se distingue des autres modes de facturation par sa simplicité d'utilisation, ses multiples possibilités d'application et par le fait qu'elle ne requiert pas l'utilisation du catalogue de maestro*. D'ailleurs, elle est très utilisée par les entreprises de béton, les sablières, les sous-traitants et les entrepreneurs spécialisés qui utilisent des bons de travail et/ou qui ne facturent pas à forfait ou progressivement. L'utilisateur peut tout simplement inscrire et facturer du matériel utilisé (par exemple, trois fils et une courroie), du temps travaillé ou de déplacement.Il est libre d'inscrire les éléments à facturer dans le détail ou non et dans l'ordre qui lui plaît. De plus, l'option Vente, dans laquelle est réalisé ce type de facturation, permet de comptabiliser et d'imprimer la facture à même l'option. Bref, il s'agit d'un mode de facturation simple et rapide à utiliser, qui peut servir, par exemple, à la production d'une facture par un entrepreneur qui vend sa pelle pour s'en acheter une plus récente ou pour facturer un service ponctuel. La facturation en temps, matériel et équipement est aussi utilisée, par certains, pour refacturer des sous-traitants.

Quoiqu'il en soit, il importe de définir, dès les débuts de l'utilisation de maestro*, les modes de facturation qui seront utilisés, les options de facturation correspondantes et les contextes et conditions d'utilisation de chacun de ces modes. Car si la facturation en temps, matériel et équipement est d'une grande facilité, un nouvel utilisateur pourrait être tenté de s'en servir pour de réaliser les factures d'un projet à partir de cette option plutôt que de le faire, par exemple, à partir de l'option Facturation par bordereau, qui serait à privilégier dans le cas d'une facturation progressive.

Rappelons que l'option Gestion des items, dont l'utilisation a été couverte dans le cours CAR02, permet de créer des modèles listant éléments à facturer et/ou du texte prédéfini qui pourront être utilisés pour les ventes répétitives et fréquentes réalisées, entre-autres, à partir de l'option Vente. Ces descriptions réutilisables (ou items) accélèrent l'entrée de données dans le cas de factures qui doivent être produites à répétition, pour des produits ou services récurrents (par exemple, un loyer mensuel, un service de buanderie, de la main-d’œuvre, des fournitures ou du matériel, etc.). Elles ne doivent pas être confondues avec l'utilisation de gabarits de factures qui, dans les faits, ne permettent que de sauvegarder et réutiliser les valeurs affichées dans la section en-tête d'une facture (et non pas celles présentes dans la section de ventilation de ladite facture).

Enfin, il y a lieu de mentionner que l'option Vente permet également de comptabiliser et imprimer des factures initiées dans d'autres options telles la Facturation en régie contrôlée, la Facturation d'équipements, la Facturation des billets de carrière et des billets de béton, ainsi que la facturation directe à partir des Bons de travail, la facturation des retenues et la comptabilisation des intérêts, lorsqu'utilisées. Qui plus est, l'option permet d'importer des factures en lot, en provenance d'Excel, en cliquant sur l'icône Importation Excel, et aussi d'effectuer une vente à partir d'un kit1 Dans maestro*, un kit consiste en un item du catalogue auquel peuvent être associés un prix de vente et diverses composantes et produits (soit d’autres items du catalogue) mais qui ne peut être acheté ou maintenu en stock en tant que tel. Pour faciliter la compréhension de ce qu’est un kit, un parallèle pourrait être fait avec l’achat d’une piscine hors-terre par exemple. La toile, le filtreur, l’échelle, une thermopompe, etc. peuvent être achetés individuellement et son gérés de façon distincte en inventaire mais ils peuvent aussi être vendus ensemble, de façon à former un « kit » et d’ainsi permettre au client de bénéficier d’un prix global, pour l’ensemble des composantes de la piscine..

 

maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation ˃ Fonctions ˃ Vente

 

Aide en ligne (F1) - Vente

 

Pour entrer une vente et de ce fait, facturer un client déjà existant dans maestro* :

1. Dans la fenêtre Vente, cliquer sur l'icône Nouveau.
2. Sélectionner le client et l'adresse de facturation, au besoin.

Le symbole , s'il suit le nom d'un champ, signifie que ledit champ peut/doit être complété à cette étape-ci du processus d'implantation. L'utilité et davantage d'informations concernant les autres champs vous seront partagées tout au long de la formation, selon les modules et options avec lesquels ils ont une incidence.

3. Compléter les champs de l'onglet Détail.

Champ	Description
No facture	Le numéro de la facture s'inscrit automatiquement lors du transfert de la transaction ou lorsque l'utilisateur clique sur l'icône Générer un nouveau numéro de facture (la sélection d'un client, d'un projet et la complétion de la grille de ventilation sont des préalables à l'utilisation de cette icône). Il respecte la suite numérique configurée pour le compte à recevoir utilisé dans l'option Gestion des départements des ventes (maestro* ˃ Facturation ˃ Maintenance ˃ Clients ˃ Gestion des départements des ventes). NOTE : Si un numéro de facture est entré manuellement, la facture est considérée comme étant imprimée par maestro*, lorsque cette dernière est transférée. Par conséquent, la facture ne sera pas disponible dans l’option Impression des factures et la facture doit être imprimée avant le transfert de la vente, en cliquant sur l’icône Imprimer.
Date	Date comptable.
Date due	Date due de la facture. NOTE : La date se calcule automatiquement si une condition de crédit est indiquée dans le champ à cet effet, dans l'option. Le calcul est effectué à partir de la date réelle.
Période du... au	Période de référence des travaux. NOTE : Cette période n'a aucun lien ou incidence avec la période comptable.
Accepté	Indique que la vente peut être transférée, si le champ est à Oui. NOTE : L’icône Acceptation en lot permet de changer le champ Accepté à "Oui" pour plusieurs factures.
État	Permet d'imprimer des formulaires différents pour une même transaction de vente2 Qu'une entreprise dispose ou non du module Soumissions et/ou de l'option Gestion des contrats de la Facturation contractuelle, celle-ci pourrait décider de privilégier l'option Vente pour créer/générer une soumissions et/ou un contrat de moindre envergure. En effet, un utilisateur pourrait créer, à partir de l'option Vente, une soumission, l'imprimer, puis créer successivement un contrat et une facture en modifiant l'état de la transaction, toujours à même l'option Vente.. Le formulaire imprimé, s'il y a lieu, sera celui correspondant à l'état sélectionné. Valeurs disponibles : Facturation Imprime le formulaire de facture. Soumission Imprime le formulaire de soumission. Contrat Imprime le formulaire de contrat. NOTES : Les formulaires de chacun des états correspondent à ceux sélectionnés pour le compte à recevoir à partir de l'option Gestion des départements des ventes (maestro* ˃ Facturation ˃ Maintenance ˃ Clients ˃ Gestion des départements des ventes). Trois icônes, dans la barre d'outils de l'option Vente, correspondent à chacun de ces états. Il est ainsi possible d'afficher les transactions de ventes par état.
Sous-type	Permet de connaître la provenance d'une vente en temps matériel et équipement. En effet, les ventes affichées dans l'option Vente peuvent avoir été initiées dans l'option même (vente standard), mais aussi provenir de la Régie contrôlée ou d'un autre mode de facturation. Valeurs disponibles : Standard Vente standard. Billet de carrière Vente liée à un billet de carrière. Billet de béton Vente liée à un billet de béton. R/C regroupée Vente liée à la régie contrôlée dont le Mode de facturation défini dans le projet de facturation est Références regroupées. NOTES : Le Mode de facturation Références regroupées est disponible uniquement si le module Gestion du temps de forage est installé. Si, dans la Gestion des projets de facturation, le mode de facturation est Références regroupées, des fonctionnalités d’impression particulières seront également disponibles lors de l’impression de ce sous-type de facture. Interco Permet d’identifier les transactions de ventes intercompagnies.
Conditions de crédit	Permet d'inscrire (ou modifier) un code de crédit configuré à partir de l'option Gestion des conditions de crédit (voir le contenu du cours CAR02) et d'ainsi, générer automatiquement la Date due dans le champ à cet effet. NOTE : Le code de crédit inscrit dans le champ Conditions de crédit de l'option Vente aura préséance sur les codes de crédit inscrits dans le dossier du client (soit dans l'option Gestion des clients) et/ou dans les Configurations générales (dans l'option Client du module Facturation), s'il y a lieu.
Montant d'escompte	Montant d'escompte à appliquer sur la vente. NOTE : Il est possible d'inscrire un montant, mais un montant peut également s'afficher d'emblée si déjà défini à partir de l'option Tableau des escomptes par client (voir contenu de cours CAR02).
Compte d'escompte	Compte d'escompte sur vente. NOTE : Bien qu'il puisse être modifié au besoin, le compte de grand livre inscrit à cet effet dans les Configurations générales (dans l'option Généralités du module Facturation) s'affiche par défaut.
Bon de travail	Numéro de bon de travail de maestro* applicable pour la vente de temps matériel équipement. NOTE : Ce champ n’est pas lié à l’option Bon de travail et peut être utilisé à d'autres fins, au besoin. Il n'est pas validé par maestro*.
Projet	Projet d'imputation des revenus dans maestro*. NOTES : Ce projet permet de générer des rapports de CAR par projet. Le projet identifié dans l'onglet Détail permet également de sélectionner l’emplacement de livraison, lorsque le champ Endroit est à "Projet" (dans l'onglet Livraison de l'option Vente).
Bon comm.	Numéro de bon de commande du client, autre que celui apparaissant au champ Bon. comm. client, permettant de lier le client aux escomptes qui lui sont accordées à partir de l'option Tableau des escomptes par client. NOTE : Cette fonctionnalité nécessite que les escomptes, dans l'option Tableau des escomptes par client, soient saisies par bon de commande. Pour ce faire, il est nécessaire que le choix "Bon de commande" soit sélectionné dans le champ Traitement du PU de l'option Recevable Projet des Configurations générales du module Facturation.
Projet client	Numéro de projet, chez le client, lié à une dénonciation. NOTE : Ce numéro permet à l'utilisateur de maestro* de référer le client, au besoin, à son numéro de projet correspondant au projet dans maestro*.
Bon comm. client	Numéro de bon de commande dans maestro*, pour le client. NOTE : Par défaut le bon de commande du projet est appliqué.
Soumission	Numéro de soumission provenant de l’option Soumissions de béton ou de carrière.
Compte CAR	Compte de grand livre des comptes clients. NOTES : C'est le département des ventes de maestro* (maestro* ˃ Facturation ˃ Maintenance ˃ Clients ˃ Gestion des départements des ventes) associé à ce compte de grand livre qui déterminera la séquence numérique des numéros de factures ainsi que les formulaires utilisés. Consulter le contenu de cours COMP02 pour en savoir davantage sur la Gestion des départements des ventes. De plus, en mode intercompagnie, le compte CAR sera remplacé par le Compte Inter-co identifié dans les Configurations diverses (dans le module Projets, l'option Intercompagnies et la section Ventes), s'il y a lieu.
Devise	Devise de la vente.
Liste de prix	Code de la liste de prix issu de la Gestion des listes de prix. NOTE : Cette fonctionnalité, couverte dans le cours CAR02, permet de configurer une liste de prix spécifique pour un client, un type de client ou une adresse client.
Ne pas affecter l'inventaire	Case qui lorsque cochée, permet de ne pas déduire l'inventaire, s'il y a lieu, au moment du transfert de la vente pour les items provenant de la Gestion du catalogue.
Paiement	Lorsque cochée, cette case indique à maestro* que la vente fait l'objet d'un paiement immédiat. NOTE : Lors du transfert de la vente, une écriture comptable débitant les comptes à payer et créditant le compte de banque sera générée, en sus de l'écriture créée par la vente en tant que telle.
No chèque	Numéro du chèque du client.
Compte de banque	Compte de banque utilisé pour les paiements immédiats. NOTES : En mode intercompagnie, le compte de banque affiché sera celui identifié dans les Configurations diverses (dans le module Projets, l'option Intercompagnies et la section Ventes et le champ Compte de banque), s'il y a lieu. Sinon, le compte de banque sera déterminé de la manière habituelle; c'est-à-dire que maestro* utilisera celui spécifié dans les Configurations générales (module Facturation, option Généralités).
Montant	Montant du paiement. NOTE : En ne spécifiant aucun montant, maestro* effectuera le paiement complet de la facture.

4. Compléter, au besoin, les champs de la section Retenue dans le cas où les paramètres à cet effet, définis dans les Configurations générales de maestro*, ne s'appliqueraient pas à cette vente. Pour en savoir davantage sur la gestion des retenues dans le logiciel, consulter la section à cet effet dans le document Les différents modes de facturation dans maestro*.

Champs	Description
Taux	Pourcentage de retenue applicable sur la vente.
Montant	Montant de la retenue applicable sur la vente.
Mode	Mode de gestion des retenues. Valeurs disponibles :  Avec taxes Tient compte des taxes de la retenue dans le calcul du montant total à payer. Sans taxes Ne tient pas compte des taxes de la retenue dans le calcul du montant total à payer. Standard Ne tient pas compte des taxes de la retenue dans le calcul du montant total à payer. Les taxes seront calculées lors de la facturation de ladite retenue, à partir de l’option Libération des retenues. NOTE : Bien que le mode de gestion des retenues applicable à la vente, s'il y a lieu, puisse être modifié ici, le mode de gestion des retenues par défaut est spécifié à partir des Configurations générales (du module Facturation et de l'option Généralités).

5. Compléter, au besoin, les champs de la section Commission.

Champ	Description
Vendeur	Vendeur associé à la vente. NOTES : Maestro* affiche le vendeur identifié dans la Gestion des clients. Toutefois, il est possible de le modifier. Pour les ventes issues d'autres modules, tels que la Régie contrôlée ou la Gestion de la relation client (CRM), le vendeur provient de la transaction. Si aucun vendeur n’est spécifié dans la transaction, maestro* utilise le vendeur identifié dans la Gestion des clients.
Taux	Pourcentage de la commission applicable sur la vente.
Montant	Montant de la commission applicable sur la vente NOTE : Maestro* ne génère aucune écriture comptable de frais courus à la suite de la complétion des champs de la section Commission et du transfert de la vente. Pour connaître les montants de commissions des vendeurs, s'il y a lieu, consulter le rapport Commission par vendeur (maestro* ˃ Facturation ˃ Analyses et consultations ˃ Rapports spécialisés de vente ˃ Commission par vendeur).

Notes :

6. Enfin, compléter la grille de ventilation pour y lister les éléments facturés.

Rappel : Il est possible de réduire le nombre de colonnes affichées dans la grille en cliquant sur le bouton droit de la souris, puis en sélectionnant Configuration. L'utilisateur peut ainsi cocher les champs qu'il souhaite rendre disponibles uniquement.

Colonne	Description
Code	Code d'inventaire de l'item facturé, s'il y a lieu, issu de la Gestion du catalogue. NOTE : Si la fonctionnalité est utilisée, il est possible de consulter les quantités en inventaire en cliquant sur l'icône Consultation de l'inventaire.
Description	Description de l'item. NOTE : Il est possible d'utiliser la touche F7 pour accéder à la Gestion des items (consulter le contenu de cours CAR02 pour en savoir davantage sur la création de listes d'items dans la Gestion des items). De plus, si le catalogue de maestro* est utilisé et qu'un Code a été sélectionné ou inscrit dans la colonne précédente, la description s'affiche automatiquement. Il est toutefois possible d'inscrire une description manuellement, sans qu'un code ne soit associé à cette description.
Compagnie	Nom de la compagnie. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Unité	Unité de conversion. NOTE : L'unité varie en fonction du facteur inscrit dans l'item dans l'option Gestion du catalogue, si utilisée. Il peut s'agir, par exemple, de litres, de mètres, d'une douzaine, etc.
Emplacement3 Dans maestro*, le terme emplacement fait référence à l’endroit physique où peut être entreposé un item du catalogue. Cet emplacement peut être fixe ou mobile et ainsi consister en un entrepôt, un garage, un conteneur, le camion d’un technicien, etc. Comme les entreprises doivent généralement composer avec de multiples emplacements, maestro* les prend tous en compte; le multiemplacement est donc synonyme de plusieurs sites physiques où peuvent être entreposés des items, l’un d’eux étant désigné comme emplacement principal. Les mouvements d’inventaire peuvent ainsi être suivis dans maestro*, d’un emplacement à un autre, sans qu’une autre commande doive être passée.	Emplacement de l'item utilisé. NOTE : Si un emplacement est spécifié dans la Gestion du catalogue, cet emplacement est inscrit par défaut. Sinon, maestro* utilise celui défini dans les Configurations diverses (dans le module Achats et approvisionnement, l'option Inventaire et le champ Emplacement).
Localisation4 Pour chacun des items du catalogue, il est aussi possible d’identifier une localisation, en sus de l’emplacement. La localisation fait référence à la rangée ou à la tablette où est entreposé un item, à l'intérieur d'un emplacement.	Localisation de l'item utilisé. NOTE : Pour connaître la provenance de la localisation, consulter le document d'aide sur la Lecture des localisations des items de l'inventaire.
Caractéristiques	Caractéristiques de l'item. NOTE : Si l'item provient du catalogue de maestro*, les caractéristiques peuvent provenir de ce dernier.
Identification	Identification de l'item utilisé. NOTE : L'identification peut être un numéro de série si le Mode gestion des éléments est 3 - No série ou une dimension si le Mode gestion éléments est 4 - Dimension variable dans la Gestion du catalogue.
No Réservation	Numéro de réservation. NOTE : Ce numéro peut être entré manuellement par l'utilisateur. Il peut aussi être inscrit automatiquement si la commande a été créée par l'intermédiaire d'une autre option (Réquisition, Planification des achats, Commande client, etc.).
Projet	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel projet le revenu est attribué.
Activité	Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité le revenu est attribué.
Groupe	Groupe de revenus.
Compte	Compte de revenus. NOTE : Le PAG détermine le compte utilisé. De plus, en mode intercompagnie, le compte de revenus sera remplacé par celui indiqué dans le champ Compte Inter-co de la Gestion des clients, s'il est présent, ou sinon par le compte de revenus spécifié dans les Configurations diverses (dans le module Projets, l'option Intercompagnies et la section Ventes), s'il y a lieu.
Quantité stock	Affiche, s'il y a lieu, la quantité en inventaire.
Quantité réservée	Affiche, s'il y a lieu, la quantité en inventaire pour laquelle un numéro de réservation est présent.
Quantité disponible	Affiche, s'il y a lieu, la quantité en inventaire disponible selon le calcul suivant : quantité stock - quantité réservée.
Quantité début	S'il y a lieu, permet d'entrer la quantité de début. Cette quantité peut être entrée manuellement ou provenir des Feuilles de temps - Forage. NOTE : Si le module Gestion du temps de forage est installé, la fonction Facturation en régie contrôlée renseignera automatiquement cette colonne.
Quantité fin	S'il y a lieu, permet d'entrer la quantité de fin. Cette quantité peut être entrée manuellement ou provenir des Feuilles de temps - Forage. NOTE : Si le module Gestion du temps de forage est installé, la fonction Facturation en régie contrôlée renseignera automatiquement cette colonne.
Quantité	Quantité de l'item à facturer. NOTE : Si des quantités de début et de fin ont été entrées, la Quantité sera calculée automatiquement en soustrayant la Quantité début de la Quantité fin.
P.U.	Prix unitaire de l'item. NOTE : Si l'item provient du catalogue de maestro*, le prix unitaire vendant s'affiche automatiquement et prend en compte, s'il y a lieu, des escomptes configurés à partir de l'option Tableau des escomptes par client. Prendre note qu'il est toutefois possible de le modifier manuellement le prix unitaire.
ESC	Pourcentage d'escompte applicable. NOTE : Un pourcentage d'escompte pour l'item peut être inscrit manuellement ou avoir été configuré à partir de l'option Tableau des escomptes par client, si utilisée.
Montant	Montant total de la ligne de ventilation.
Tx	Code de taxe applicable. NOTES : Pour modifier manuellement les montants de taxes, appuyer sur les touches CTRL+F7. Par cette action, maestro* passera également au mode de calcul des taxes par ligne et non plus sur le montant total de la facture. Pour revenir au calcul des taxes sur le montant total de la facture, cliquer sur l'icône Balancer les taxes en bas, à gauche de la fenêtre, sous la ventilation. Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter le document d'aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Montant taxe	Montant de taxes.
Description longue	Description longue de l'item. NOTE : Ce champ permet la saisie de 100 caractères et d'ajouter des détails additionnels à ceux importés du catalogue dans le champ Description. Si la facture affichée dans la fenêtre a été générée par une autre option que Vente, maestro* renseigne automatiquement ce champ s'il y a lieu. Enfin, rappelons que le formulaire doit être adapté, s'il y a lieu, pour afficher adéquatement de très longues descriptions.
Référence	Numéro de référence provenant, s'il y a lieu, de l'entrée des bons de travail. NOTE : La fonction Facturation en régie contrôlée renseignera automatiquement cette colonne.
No Référence client	Provient du Tableau des escomptes client. Permet d'obtenir un numéro de référence client par item ou par client. NOTE : La fonction Facturation en régie contrôlée renseignera automatiquement cette colonne.
Équipement	Identifie le numéro d'équipement utilisé et facturé. NOTE : Si le module Gestion du temps de forage est installé, la fonction Facturation en régie contrôlée renseignera automatiquement cette colonne.
Date de la transaction	Date de la transaction originale ayant servi à générer cette transaction de facturation, provenant des options Vente, Facturation en régie contrôlée, Facturation d'équipements ou Facturation des billets de béton. NOTE : Les transactions ayant été créé dans les options citées précédemment apparaissent également dans l'option Vente afin qu'un utilisateur autre (ou le même) puisse valider, vérifier, modifier et/ou imprimer la facture.
À imprimer	Indique si la ligne sera imprimée ou non sur la facture. NOTE : Par défaut, toutes les lignes renseignées sont imprimées sur la facture.

Par défaut, les taxes sont calculées sur le montant total de la facture, lors de l'enregistrement de la transaction. Par conséquent, s'il existe un écart entre les taxes calculées par ligne versus les taxes calculées sur le montant global de la facture, maestro* ajuste automatiquement les taxes de la dernière ligne de détail en fonction des codes de taxes. Il est possible de calculer les taxes par ligne en cochant l'option Ne pas balancer automatiquement les taxes dans les Configurations diverses (module Facturation, option Généralités).

Notes :

7. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
8. Cliquer ensuite sur l'onglet Livraison et effectuer les sélections requises.

Les informations affichées par défaut sont celles provenant de la Gestion des clients. Il est possible de définir l'endroit (de livraison) par défaut à partir de l'icône Configuration, dans la fenêtre.

Champ	Description
Endroit	Emplacement de la livraison. Valeurs disponibles :  Alternatif   Permet d'inscrire une adresse temporaire. Contact Permet d'utiliser une adresse associée à un contact, issu de la Gestion des contacts. Client Permet d'utiliser l'adresse du client rattaché à la vente. NOTE : Il est possible de sélectionner une autre adresse pour ce même client en sélectionnant une adresse issue de la Gestion des adresses de clients. Projet Permet de sélectionner un projet où la livraison doit être effectuée. NOTES : L'adresse provient de la Gestion des projets. Si un projet a été identifié dans l'onglet Détails de la vente, celui-ci sera automatiquement sélectionné comme emplacement de livraison, si le champ Endroit est à "Projet". Par la suite, si un projet est sélectionné manuellement dans ce champ, il sera conservé même si le projet est modifié dans l'onglet Détails de la vente.
Sélection	Permet d'avoir accès aux bases de données liées à la valeur sélectionnée dans le champ Endroit, s'il y a lieu.

9. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
10. Enfin, cliquer sur l'onglet Mémo.

Cet onglet contient un champ dans lequel il est possible d'inscrire un texte général, en lien avec la facture. Le contenu de ce champ peut être imprimé ou non sur la facture, selon les variables définies et utilisées dans le formulaire de vente (modèle de facture).

Le mémo sera également affiché dans la Consultation des clients en utilisant la fonctionnalité de forage sur la facture.

11. Finalement, si la transaction de vente sélectionnée fait l'objet d'un processus actif et que le module de Gestion des processus5 Dans maestro*, la Gestion des rôles et la Gestion des processus permettent la mise en place de mécanismes d’automatisation pour le transfert de transactions, l’obtention d’approbations et/ou l’envoi d’alertes, de façon à répondre aux besoins précis de l’entreprise. est installé, un onglet intitulé Détails du processus sera affiché. Il contiendra une grille permettant de visualiser les différentes étapes dudit processus.

Saisir simultanément une vente et l'encaissement de la recette dans maestro*

Il arrive qu'il soit possible et plus efficace de réaliser l'encaissement de la recette à même la saisie de la vente dans maestro*, soit en une seule étape plutôt que deux. C'est le cas lorsque le paiement devance la réception de la facture ou, par exemple, lorsque des revenus de location doivent être entrés dans maestro* (par exemple des revenus de loyer, perçus mensuellement).

Pour ce faire, l'utilisateur doit s'assurer de cocher la case Paiement de l'onglet Détail (de l'option Vente), ainsi que de compléter les champs No chèque, Compte de banque et Montant. Le transfert de la transaction aura pour effet de générer les écritures comptables liées à la vente, mais également celles reliées à l'entrée de la recette.

Paiement partiel et dépôt Il va de soi que le paiement partiel d'une somme due, reçu avant même que ne soit produite la facture, pourra être saisi lors de la création de la facture comme c'est le cas lorsqu'un utilisateur souhaite saisir simultanément une vente et la recette dans maestro*. Seul le montant différera. Toutefois, si un dépôt est reçu pour un client, mais qu'il ne peut encore être associé à une facture, celui-ci devra être saisi dans maestro* au même titre qu'une recette. Consulter la section de ce document intitulée Saisir un dépôt dans maestro* pour en savoir davantage à cet effet.

 

Transférer la vente

Comme pour les achats de projet, une vente enregistrée dans maestro* n'est pas systématiquement comptabilisée. Il s'avère obligatoire de transférer la vente. C'est d'ailleurs le cas pour toutes les transactions créées à partir du logiciel.

Deux emplacements permettent le transfert des transactions de vente :

1. L'icône Transfert des transactions, affichée dans la barre d'outils du menu principal de maestro* , permet également la simulation des écritures comptables (voir les explications fournies dans la section Transfert de transactions du contenu de cours MAES02);
2. L'icône Transférer Prendre note que cette icône est affichée et disponible dans d'autres options du logiciel. affichée dans la fenêtre de l'option Vente .

Rappelons que dans tous les cas, le champ Accepté de la vente doit être à Oui pour que le transfert de la transaction soit possible.

À partir de l'option Vente

Une fois une vente finalisée et enregistrée dans la fenêtre Vente, il est possible de transférer immédiatement la transaction.

maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation ˃ Fonctions ˃ Vente

 

Rappel Prendre note qu'une fonctionnalité de transfert des transactions est présente dans plusieurs options de maestro*. Toutefois, l'icône Transférer figurant dans la fenêtre d'une option ne permet de transférer qu'une transaction liée à la nature de l'option.

 

Pour transférer une transaction de vente à partir de l'option Vente :

1. Dans la fenêtre Vente, afficher la ou les transaction(s) non transférée(s) en cliquant, s'il y a lieu, sur l'icône Afficher seulement les entrées non transférées.
2. Sélectionner la transaction à transférer dans le Sommaire des transactions non transférées en double-cliquant sur celle-ci et s'assurer, dans le détail de la transaction, que le champ Accepté est à Oui.
3. Cliquer sur l'icône Transférer.

4. Répondre Oui au message de confirmation.

Maestro* ouvre systématiquement le visualiseur et affiche le rapport de transfert de la transaction. Ce dernier peut être imprimé, enregistré et/ou la fenêtre fermée.

Notes :

Imprimer une facture

Bien que les factures puissent être imprimées à partir de l'option Vente directement, avant ou après qu'elles ne soient finalisées (et donc transférées), l'option Impression des factures permet de les imprimer massivement. En effet, l'utilisateur pourrait choisir de les créer mais de les imprimer ultérieurement. Qui plus est, l'option Impression des factures permet non seulement d'imprimer les factures créées par l'utilisateur lui-même mais également celles de ses collègues, s'il est autorisé pour ce faire6 Pour autoriser un utilisateur à accéder aux factures de ventes ou à toute autre transaction initiées et/ou complétées par des collègues :Dans la Gestion de la sécurité de cet utilisateur, cliquer sur l'onglet Restriction des accès, ouvrir l'option Généralités et la sous-option Divers. Cocher la case L'usager a accès aux transactions des autres usagers et cliquer sur Enregistrer. Toujours dans la Gestion de la sécurité, s'assurer que le groupe d'utilisateurs auquel appartient ledit utilisateur est autorisé à accéder aux options à l'origine des transactions..

Deux limitations de l'option doivent tout de même être prises en compte :

1. Seules les factures créées à partir des options Vente, Facturation en régie contrôlée et Libération des retenues seront disponibles pour l'impression (d'autres options similaires et du même nom, Impression des factures, permettent d'imprimer massivement les factures du sous-module Facturation contractuelle7 D'autres options Impression des factures sont disponibles dans maestro* et vouées à l'impression de factures liées aux commandes, aux appels de service, à la location d'équipement ou à la facturation par bordereau, à coût plus ou en gérance.);
2. Les factures ne doivent pas avoir déjà été imprimées une fois leur transfert réalisé (que l'impression ait été faite à partir de l'option utilisée pour créer la facture ou à partir d'une option Impression des factures). Si une facture transférée ayant déjà été imprimée doit l'être de nouveau, pour quelque raison que ce soit, c'est l'option Réimpression des factures (maestro* ˃ Facturation ˃ Maintenance ˃ Facturation ˃ Réimpression des factures) qui devra être utilisée.

maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation ˃ Fonctions ˃ Impression des factures

 

Aide en ligne (F1) - Impression des factures

 

Pour imprimer une ou des facture(s) de vente à partir de l'option Impression des factures :

1. Dans la fenêtre de l'option, sélectionner d'abord un Département des ventes.

Le département équivaut au compte de département pour lequel les factures sont imprimées.

2. Cocher la case Factures de retenues générées pour n’afficher que les factures créées à partir de l’option Libération des retenues8 L'option Libération des retenues est utilisée lorsque le mode de gestion des retenues, dans maestro*, est le mode standard. Consulter le document du concept - Les modes de facturation dans maestro* pour en savoir davantage.. Si la case n’est pas cochée, celles-ci ne sont pas affichées dans la liste de factures.
3. Cocher la case Usager Maestro courant seulement pour n’afficher que les factures créées par l’utilisateur.

4. Cliquer sur Accepter.

La fenêtre Sélection de factures apparaît.

5. Sélectionner les factures à imprimer dans la grille en cochant la case de la colonne Sélectionné.

6. Cliquer sur l’icône Sélectionner.

Si l’utilisateur répond Oui à la question Est-ce que l’impression s’est bien terminée ?, les factures disparaissent de l’option Impression des factures. Pour les imprimer à nouveau, il est nécessaire d’utiliser l’option Réimpression des factures. Si l’utilisateur répond Non, les factures demeurent disponibles pour impression à partir de l’option Impression des factures.

 

Enregistrer des encaissements (recettes) dans maestro*

Comme c'est le cas dans de nombreux modules, plusieurs options ont été développées dans maestro* pour s'adapter aux besoins des utilisateurs en terme de saisie des recettes. À partir des options de recettes du sous-module Facturation, maestro* permet d'entrer et lier les encaissements des clients aux ventes issues d'une facturation en temps, matériel et équipement ou en régie contrôlée, d'enregistrer les paiements des retenues, de saisir des avances/dépôts, de regrouper des encaissements de clients différents en une seule entrée, de générer une liste des dépôts, etc.

Entrer une recette

L’option Recette permet d’enregistrer, dans maestro*, les paiements reçus à la suite de la facturation effectuée ou complétée à partir de l'option Vente9 Les recettes qui doivent être enregistrées dans maestro* à la suite d'une facturation contractuelle doivent l'être à partir de l'option Recette du sous-module Facturation contractuelle.Comme il l'est expliqué dans le contenu du cours FACTCON02, l'option Recettes regroupées permet de saisir, dans maestro*, des recettes (paiements) multiples lorsque le mode de facturation, à l'origine du paiement, est inconnu et que l'utilisateur ne sait pas si la recette est issue d'une facturation contractuelle ou non. L'utilisation de l'option Recettes regroupées a pour effet d'initier les transactions de recettes qui, par la suite, peuvent être complétées et transférées à partir de l'option Recette (du sous-module Facturation ou Facturation contractuelle) correspondante, selon le cas et la facture à l'origine du paiement.. Elle permet aussi l’entrée des avances ou des dépôts des clients qui seront par la suite, et dans un deuxième temps, appliqués à des comptes clients.

Seules les factures comptabilisées, donc transférées, sont accessibles pour être associées aux recettes.

maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation ˃ Recettes ˃ Recette

 

L'option Recette est composée de deux fenêtres qui s'affichent l'une après l'autre :

• la première permet de sélectionner le client associé au paiement de la facture pour laquelle une recette doit être entrée (ou encore une transaction de recette entamée précédemment mais non complétée);
• la seconde sert à entrer la recette à proprement dit.

Aide en ligne (F1) - Recette

 

Pour entrer un paiement dans maestro* et l'associer à une facture :

1. Dans la partie inférieure de la fenêtre Recette, sélectionner le client émetteur du paiement ou inscrire son numéro dans le champ Code client.

2. Cliquer ensuite sur l'icône Accepter.

La fenêtre Entrée des recettes s'affiche.

3. Cliquer sur l'icône Nouveau.

4. Compléter/valider les champs de l'onglet Détails à l'aide des informations ci-dessous.

Champ	Description
Date	Date du chèque. NOTE : Par défaut, maestro* affiche la date de travail/du jour, mais il est possible de la modifier.
No chèque	Sert à inscrire le numéro de chèque du client.
Escompte	Sert à inscrire un taux d'escompte applicable sur le paiement. NOTE : Si un taux a été inscrit dans la Gestion des clients, celui-ci s'affiche par défaut lors de l'entrée de la recette.
Intérêts	Permet d'inscrire un montant d'intérêts à payer sur la facture.
Avance	Permet d'inscrire un montant d'avance déboursé par le client. NOTE : L'inscription d'une valeur positive permet d'effectuer un crédit au client et une valeur négative permet d'annuler le montant des avances déboursé par le client. Voir la section intitulée Saisir un dépôt dans maestro* pour davantage de détails.
Devise	Sert à spécifier la devise applicable à la recette.
No référence	Permet d'inscrire un numéro de référence lors de l'entrée d'une avance d'un client, pour faciliter le suivi. NOTE : Ce champ n'est disponible qu'une fois le champ Avance complété, s'il y a lieu.
Remarque	Permet d'inscrire une remarque/description, au besoin et pour fins de référence.
Montant	Affiche le montant total de la recette, en fonction des champs complétés et de la grille de ventilation.
Banque	Affiche le compte de banque qui sera débité par la recette. NOTE : Maestro* affiche par défaut le compte de banque défini dans les Configurations générales (module Facturation, onglet Généralités).
Escompte	Affiche le compte de grand livre d'escomptes qui sera utilisé lors de la génération de l'écriture comptable. NOTE : Maestro* affiche par défaut le compte de grand livre défini dans le champ Compte d'escompte sur recettes des Configurations générales (module Facturation, onglet Généralités).
Avance	Affiche le compte de grand livre d'avance qui sera utilisé lors de la génération de l'écriture comptable. NOTE : Maestro* affiche par défaut le compte de grand livre défini dans le champ Avance client des Configurations générales (module Facturation, onglet Généralités).

Notes :

5. Dans la grille de ventilation, où sont affichées les factures transférées du client, inscrire les montants payés sur les lignes correspondant aux factures payées dans les colonnes Paiement.

L’option Paiement de la barre du menu offre différents choix permettant de compléter rapidement la grille de ventilation : Payer toutes les factures (sans escompte); Payer toutes les factures (avec escompte); Payer la facture sélectionnée (sans escompte); Payer la facture sélectionnée (avec escompte). De plus, des commandes situées à droite de la grille de ventilation peuvent aussi être utilisées. Commande Description Retenues La case doit être cochée si un paiement est effectué sur les retenues. Tableau Permet d'inscrire le paiement automatiquement selon le solde à recevoir pour l'ensemble des factures du tableau. Tableau-Esc Permet d'inscrire le paiement automatiquement selon le solde à recevoir en tenant compte de l'escompte inscrit au champ Taux d'escompte pour l'ensemble des factures du tableau. Facture En sélectionnant une facture, permet d'inscrire automatiquement le montant du solde à recevoir. Facture-Esc En sélectionnant une facture, permet d'inscrire automatiquement le montant du solde à recevoir en tenant compte de l'escompte inscrit au champ Taux d'escompte.

6. Compléter/valider le contenu des autres colonnes au besoin, selon les informations fournies ci-dessous.

Colonne	Description
Mémo	Note associée à la recette. NOTE : Il est possible d'entrer un mémo rattaché à la recette en double-cliquant dans le champ Mémo de la ligne applicable. Ce mémo peut ensuite être affiché dans différents rapports.
Date facture	Date de la facture.
No facture	Numéro de facture.
Nom du client	Nom du client.
Adresse	Adresse du client.
Ville	Ville du client.
Solde	Solde de la facture à recevoir.
Paiement	Montant du paiement.
Escompte	Escompte applicable.
Solde retenue	Solde de la retenue.
Paiement retenue	Paiement effectué sur la retenue.
Projet	Numéro de projet entré lors de la facturation.
Provenance	Provenance de la facturation. NOTE : La provenance indique l'option utilisée pour la facturation, par exemple : Vente, Commande client, Régie contrôlée, etc.
No projet client	Numéro de projet du client entré lors de la facturation.
Dénonciation	Indique, si la case est cochée, qu'une dénonciation est rattachée à la facture.
Devise	Devise de la facture.
Remarques	Remarque affichée par maestro* en cas de problématique avec la transaction.
No commande	Numéro de la commande rattachée à la facture.
Bon comm. client	Valeur provenant du champ Bon comm. client de l'option Vente.
Préfixe	Permet d'afficher le préfixe de la compagnie à laquelle la recette est rattachée. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Montant facturé	Montant total de la facture.
Taxes	Montant des taxes.
Montant total	Montant total du paiement.
Paiement reçu	Paiement reçu à ce jour.
Solde total	Solde total à payer.

Maestro* indique en rouge les factures pour lesquelles la devise est différente de celle du client. Il est nécessaire de modifier la devise du client dans la Gestion des clients pour être capable de traiter la transaction. De plus, il est possible de configurer, dans la Consultation des clients, des couleurs d’affichage en fonction de l’état de la facture.

7. Cliquer sur l'icône Enregistrer.

Le paiement s'affiche alors dans le haut de la fenêtre, soit dans le Sommaire des transactions non transférées.

8. Cliquer ensuite dur l'icône Transférer pour comptabiliser le paiement dans maestro*.
9. Répondre Oui à la question Voulez-vous transférer cette transaction?.

Le visualiseur de maestro* s'ouvre et permet alors de visualiser et/ou imprimer et/ou enregistrer la transaction.

Rappel Il est toujours possible de transférer une transaction à partir de l'icône Transfert des transactions affichée dans la barre d'outils du menu principal de maestro* (consulter le document du cours MAES02 au besoin). Mentionnons également que tout paiement entamé dans l'option Recette, mais non transféré peut être modifié au besoin. Pour ce faire, il suffit de le sélectionner dans le Sommaire des transactions non transférées.

Saisir un dépôt dans maestro*

L'enregistrement d'un dépôt ou de l'avance d'un client doit également être enregistré à partir de l'option Recette. Celui-ci, lorsque transféré, aura pour effet d'imputer le compte de grand livre Avance client, identifié dans les Configurations générales (module Facturation et option Généralités), au crédit et le compte de banque au débit. Une fois la facture créée et transférée dans le logiciel, il sera nécessaire d'appliquer l'avance contre cette facture en débitant le compte Avance client et, en contrepartie, en créditant le compte client à recevoir.

Pour saisir un dépôt dans maestro* :

1. Dans la fenêtre Recette, sélectionner le client à l'origine du dépôt ou inscrire son numéro dans le champ Code client.
2. Cliquer ensuite sur l'icône Accepter.
3. Dans l'onglet Détails de la fenêtre Entrée des recettes, inscrire la Date, le montant du dépôt dans le champ Avance et un No référence s'il y a lieu.
4. Valider les informations présentes dans les champs Banque et Avance.
5. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
6. Cliquer sur l'icône Transférer.
7. Répondre Oui à la question Voulez-vous transférer cette transaction?.
8. Le visualiseur de maestro* s'ouvre et permet alors de visualiser et/ou imprimer et/ou enregistrer la transaction.

Lier un dépôt à une facture

Pour appliquer l'avance sur une facture :

1. Dans la fenêtre Recette, sélectionner le client ou inscrire son numéro dans le champ Code client.
2. Cliquer ensuite sur l'icône Accepter.
3. Dans l'onglet Détails de la fenêtre Entrée des recettes, inscrire la Date, le montant du dépôt en négatif dans le champ Avance et un No référence s'il y a lieu.
4. Valider les informations présentes dans les champs Banque et Avance.
5. Dans la grille de ventilation, inscrire la valeur du dépôt (en positif) dans le champ de la colonne Paiement correspondant à la ligne de la facture contre laquelle vous souhaitez appliquer le dépôt.
6. Vous assurer que la valeur inscrite dans le champ Montant de l'onglet Détails soit de 0.
7. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
8. Cliquer sur l'icôneTransférer.
9. Répondre Oui à la question Voulez-vous transférer cette transaction?.
10. Le visualiseur de maestro* s'ouvre et permet alors de visualiser et/ou imprimer et/ou enregistrer la transaction.

Une option Recette figure également dans le menu du sous-module Facturation contractuelle (maestro* > Facturation > Facturation contractuelle > Fonctions > Recette). Or, même si un dépôt a été saisi dans le champ Avance de l'option Recette du sous-module Facturation (maestro* > Facturation > Facturation > Recettes > Recette), il sera quand même possible d'appliquer le dépôt sur une facture de nature contractuelle. Consulter la documentation du cours FACTCON02 pour en savoir davantage.

Notes :

Entrer une recette individuelle

La recette individuelle permet d’entrer une recette liée à un client qui n’est pas configuré au système ou un retour de taxes.

Important Cette option ne doit pas être utilisée si les états financiers sont montés par projet étant donné que ce type de recette n’est pas lié à un projet, une activité et un groupe. Aussi, mentionnons que les retours de taxes, tout comme les remises, peuvent également être saisis dans maestro* par le biais de l'option Achat de projet (voir le contenu du cours CAP03).

 

maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation ˃ Recette ˃ Recette individuelle

 

Aide en ligne (F1) - Recette individuelle

 

Pour entrer une recette individuelle dans maestro* :

1. Dans la fenêtre Recette individuelle, cliquer sur l'icône Nouveau.
2. Compléter les champs de l'onglet Détail à l'aide des informations du tableau ci-dessous.

Champ	Description
Code client	Code issu de la Gestion des clients. NOTE : Sur sélection d’un code de client, les coordonnées de ce dernier s’affichent automatiquement.
Client individuel	Permet d’entrer les coordonnées d’un client non configuré au système, si la case est cochée. NOTE : Si un client existant a été sélectionné précédemment, il est effacé lorsque la case est cochée.
Date	Date de l’entrée de la recette. NOTE : Par défaut, maestro* affiche la date de travail, mais il est possible de la modifier.
No facture	Numéro de facture relié au paiement.
No chèque	Numéro du chèque du client.
Montant total	Montant de la vente. NOTE : Maestro* affiche le total des montants inscrits dans la grille de ventilation.
Escompte	Montant de l’escompte applicable sur la vente.
Compte : Banque	Compte de banque dans lequel le dépôt sera effectué. NOTES : Maestro* affiche par défaut le compte des Configurations diverses pour le dépôt des recettes non liées à un client existant. Pour les recettes liées à un client existant, maestro* affiche le compte inscrit dans la Gestion des clients. Si ce champ est vide, il affiche celui des Configurations diverses.
Devise	Affiche la devise du client sélectionné. NOTE : Le champ est vide pour un client individuel.
Escompte	Compte d’escompte à utiliser. NOTE : Maestro* affiche par défaut le compte des Configurations diverses.
Type de recette individuelle	Permet d’inclure ou d’exclure ces types de recettes de certains rapports du système. Valeurs disponibles :  1 – Standard Tous les autres types de recettes excluant le type mentionné ci-après. 2 – Réception de taxe Recette liée à une réception de taxe.
Remarques	Description pour fins de référence.

3. Compléter la grille de ventilation à l'aide des informations suivantes.

Champ	Description
Compte	Compte créditeur.
Montant	Montant de la recette.
Compagnie	Nom de la compagnie. NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.

4. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
5. Cliquer sur l'icôneTransférer.
6. Répondre Oui à la question Voulez-vous transférer cette transaction?.

Le visualiseur de maestro* s'ouvre et permet alors de visualiser, imprimer ou enregistrer la transaction.

Générer une liste des recettes

La Liste des recettes permet de générer, à titre informatif, une liste comprenant l’ensemble des recettes et des transactions cumulées, provenant entre autres des options Recette et Recette individuelle, qu'elles aient été transférées ou non et qu'elles soient issues ou non de modes de facturation standard ou contractuelle10 Une Liste de recettes distincte existe toutefois pour les recettes liées aux appels de service (maestro* - Appels de service - Appels de service - Facturation - Liste des recettes).. De plus, cette liste affiche les recettes selon une plage de dates données et pour un ou plusieurs utilisateurs à l'origine de l'entrée des recettes.

maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation ˃ Recette ˃ Liste des recettes

 

Aide en ligne (F1) - Liste des recettes

 

Pour générer une liste des recettes :

1. Dans la fenêtre Liste des recettes, choisir une Borne de dates comptables et/ou une Borne de dates d’entrée.
2. Sélectionner une valeur dans les champs État de la transaction et Type de transaction, selon les besoins et les valeurs disponibles.

Valeurs disponibles pour le champ État de la transaction :

Valeur	Description
Combiné	Affiche les recettes non transférées et transférées.
Non transféré	Affiche seulement les recettes non transférées.
Transféré	Affiche seulement les recettes transférées.

Valeurs disponibles pour le champ Type de transaction :

Valeur	Description
Auxiliaire	Affiche les recettes provenant des transactions de facturation des options Recette (du sous-module Facturation contractuelle et du module Ventes résidentielles).
Individuelle	Affiche les transactions provenant de l’option Recette individuelle uniquement.
Standard	Affiche les transactions provenant de l’option Recette (du sous-module Facturation) uniquement.
Tous	Affiche toutes les transactions de recettes.

3. Choisir un, plusieurs ou tous les usagers en lien avec les recettes à afficher.

La liste des usagers est affichée selon les accès configurés pour l’utilisateur qui demande la liste dans la Gestion de la sécurité.

4. Cliquer sur l'icône Accepter.

5. Une fois le traitement complété, consulter l'information affichée dans le Visualiseur de rapport de maestro* et, au besoin, enregistrer et/ou imprimer le rapport.
6. Fermer la fenêtre du visualiseur ainsi que de l'option.

Annuler une recette

L’annulation des recettes permet d’annuler une recette qui a été comptabilisée dans maestro* à partir des options Recette ou Recette individuelle du sous-module Facturation et transférée au grand livre. Une annulation peut être nécessaire, par exemple, parce que la recette a été associée au mauvais client ou encore s'il s'agit d'un chèque sans provision.

Prendre note que des options Annulation des recettes distinctes sont également disponibles, dans maestro*, pour la facturation contractuelle ainsi que pour la facturation des appels de service. De plus, il est impossible de supprimer une recette si la période à laquelle appartient cette dernière est fermée.

Maestro* rend possible, techniquement, l'annulation d’une recette de deux façons : par la suppression complète de la transaction (en utilisant le X dans la barre de menu de l'option) ou en créant une transaction de renversement (en utilisant la double flèche bleue, toujours dans la barre de menu de maestro*). Il va de soi que la suppression complète de la transaction, effaçant toute trace antérieure de la recette, n'est pas recommandée et ce, pour les principes comptables connus. Toute transaction doit être annulée par la création d'une seconde transaction, renversant la première.

maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation ˃ Recette ˃ Annulation des recettes

 

Aide en ligne (F1) - Annulation des recettes

 

Pour annuler une recette :

1. Dans la fenêtre Annulation des recettes, sélectionner la recette à annuler dans la grille en cliquant sur celle-ci ou en entrant le numéro de transaction dans le champ à cet effet.

Le numéro de transaction correspond au numéro de la transaction de l’écriture comptable. Il est possible de retrouver le numéro de transaction d’une recette dans l'onglet Recettes de l'option Consultation des clients, en sélectionnant le dossier Afficher toutes les factures ou en consultant la liste des recettes pour les transactions transférées.

2. Dans le champ Date d’annulation, sélectionner la date à laquelle vous souhaitez annuler la recette.

Les champs suivants affichent des informations sur la recette à renverser, soit :

• la date d’encaissement de la recette;
• le nom du client pour lequel la recette a été encaissée;
• le numéro de chèque à renverser;
• le montant du chèque initialement encaissé dans un compte de grand livre de maestro*.

3. Cliquer sur l'icône Annuler cette recette en la renversant.
4. Fermer la fenêtre.

Utiliser l’icône de Transfert des transactions du menu principal pour comptabiliser la recette annulée (consulter le contenu de cours MAES02 pour en savoir davantage sur la notion de transfert à partir du menu principal).

Regrouper des recettes pour un dépôt

Plusieurs options de maestro* sont vouées à l'enregistrement des recettes (voire aux encaissements). L'option Dépôt des recettes, quant à elle, permet de sélectionner plusieurs recettes déjà comptabilisées et transférées dans maestro* afin de les inclure dans un même dépôt bancaire. Ainsi, c'est la somme totale des recettes qui s'affiche dans la conciliation bancaire, rendant la tâche plus facile. En effet, si un nombre important de chèques doit être déposé à la banque au même moment, maestro* permet d'identifier les paiements auxquels correspondent ces chèques, d'indiquer que l'encaissement a été effectué et aussi de cumuler les montants afin qu'en résulte une écriture comptable du montant total du dépôt. Cela dit, les recettes peuvent provenir de différents clients et résulter de tous les types de facturation, incluant la facturation contractuelle.

Comme pour plusieurs autres fonctionnalités, des configurations spécifiques doivent avoir été effectuées au préalable, soit les suivantes dans le cas de l'option Dépôt des recettes : Un compte de grand livre correspondant à une banque interne doit avoir été créé dans la charte de comptes (à partir de l'option Gestion des comptes); Un compte de banque relié à ce compte de grand livre doit aussi avoir été créé à partir de l'option Gestion des comptes de banque. Le Type de gestion sélectionné pour celui-ci doit être interne et l'option choisie pour la Conciliation des recettes doit être regroupées. Le compte de banque interne doit avoir été sélectionné dans le champ Compte de banque recettes des Configurations générales (Grand livre - Généralités) et doit être celui utilisé pour enregistrer les recettes au préalable (c'est-à-dire via les options Recette, Recette individuelle, etc.).

 

maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation ˃ Recettes ˃ Dépôt des recettes

 

Aide en ligne (F1) - Dépôt des recettes

 

Pour regrouper des recettes dans le but d'effectuer un seul dépôt bancaire, procéder comme suit :

1. Dans la section Détails de la fenêtre Dépôt des recettes, inscrire la date du dépôt.

2. Sélectionner le compte de banque interne dans le champ Compte de banque de la section Détails.
3. S'il y a lieu, inscrire toute note reliée au dépôt dans le champ Remarques.
4. Entrer le numéro du dépôt dans le champ à cet effet.
5. Cocher ensuite, dans la section Sélection des recettes, les recettes incluses dans ce dépôt.

Dans la section Détails, le Total du dépôt correspond à la somme des recettes sélectionnées. De plus, il est possible d'utiliser le champ Compte de banque de la section Sélection des recettes pour filtrer les recettes à afficher dans la grille.

6. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
7. Cliquer Ok lors de l'affichage du message de confirmation.
8. Sélectionner le dépôt venant tout juste d'être enregistré dans la section Sommaire des dépôts non transférés.
9. Imprimer un bordereau de dépôt au besoin.
10. Transférer la transaction selon la méthode de votre choix (soit à partir de l'icône Transfert des transactions du menu principal de maestro* ou à partir de l'icône Transférer de la fenêtre) pour enregistrer l'écriture comptable correspondante.
11. Cliquer sur l'icône Quitter.

Notes :

Générer un état de compte

Les états de compte permettent d’afficher, voire imprimer, le solde cumulatif des factures à payer par client à partir d’une date ou d’une période donnée. Les états de compte générés à partir de l'option du même nom s'appliquent à tous les clients, qu'ils fassent l'objet d'une facturation contractuelle ou non.

maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation ˃ Fonctions ˃ États de compte

 

Aide en ligne (F1) - États de compte

 

Configurations préalables Il va de soi qu'un formulaire d'état de compte doit être configuré et spécifié, au préalable, dans l'option Formulaires des Configurations générales du module Facturation. Ce formulaire pourra être adapté aux besoins de l'entreprise à l'aide de différentes variables. L'état de compte illustré dans ce document est utilisé à titre d'exemple.

 

Pour générer un état de compte :

1. Sélectionner, si désiré, les Bornes de la période de l'état de compte à générer.
2. Sélectionner le ou les clients pour lesquels un état de compte doit être imprimé.
3. Sélectionner le ou les projets pour lesquels un état de compte doit être imprimé.
4. Compléter les paramètres de la fenêtre en fonction des besoins et des explications fournies dans le tableau ci-dessous.

Paramètre	Description
Département des ventes	Département des ventes utilisé lors de la facturation. NOTE : Si un département est sélectionné, seules les factures associées à celui-ci seront prises en compte. Pour voir toutes les transactions, quelque soit le département de ventes, laisser ce champ vide.
Ordre d'impression	Ordre d’impression des informations sur l’état de compte. Valeurs disponibles :  Code client Par code de client. Selon la grille Même ordre que les clients apparaissent dans la grille de sélection. Nom du client Par nom du client.
Ordre d'impression du détail	Ordre d’impression de l’information détaillée par facture sur l’état de compte. Valeurs disponibles : Aucun Les transactions dans l'état de compte seront affichées comme suit : la première partie affichera toutes les transactions de vente, de la plus vieille à la plus récente, et la deuxième partie affichera toutes les transactions de paiement, encore une fois en ordre de date croissante. NOTE : Valeur par défaut. Par bon de commande Les transactions dans l'état de compte seront regroupées par bon de commande. Entre chaque regroupement un saut de page sera inséré. Dans chacun des regroupements, les transactions seront affichées par date (de la plus ancienne à la plus récente). Facture et paiement regroupé Les transactions dans l'état de compte seront regroupées par numéro de facture. Elles seront également affichées en ordre de date et numéro de facture croissant, à partir de la plus ancienne transaction du regroupement. Par projet Les transactions dans l'état de compte seront regroupées par projet et affichées en ordre de date croissante pour chacun des projets. Un saut de page sera inséré entre chaque projet. Projet fact/paiement regroupé Les transactions dans l'état de compte seront affichées comme dans l'ordre Facturation/paiement regroupé, en plus d'être regroupées par projet. Comme pour l'affichage Facturation/paiement regroupé, un saut de page sera inséré entre chaque projet. Par no de travail Les transactions dans l'état de compte seront affichées comme suit : la première partie affichera toutes les transactions de paiement, de la plus ancienne à la plus récente, et la deuxième partie affichera toutes les transactions de vente, encore une fois en ordre de date croissante.
Calculer l'âge en	Valeurs disponibles :  Jours Calcule l’âge du compte selon le nombre de jours écoulés entre la date de la facture et la date d’impression de l’état de compte. Période Calcule l’âge du compte en fonction du nombre de mois écoulés entre la date de la facture et la date d’impression de l’état de compte.
Recettes appliquées au	Valeurs disponibles :  Au complet Le rapport des états de compte ne tiendra pas compte de la date de fin entrée dans la Borne de dates et prendra en compte toutes les recettes (colonne Paiement) en date du jour courant. Jusqu'à la date demandée Le rapport de l'état de compte tiendra compte de la date de fin dans la Borne de dates pour le cumul des recettes (colonne Paiement). NOTE : Valeur par défaut.

5. Cliquer sur l'icône Accepter.

6. Une fois l'état de compte affiché dans le visualiseur de maestro*, l'imprimer, l'enregistrer ou le partager selon les besoins.
7. Fermer la fenêtre.

À propos des intérêts... Pour que des intérêts soient calculés et affichés sur l'état de compte d'un client : Des conditions de crédit doivent avoir été créés dans l'option Gestion des conditions de crédit (consulter le contenu du cours CAR02 au besoin); La condition de crédit doit avoir été appliquée (inscrite) lors de l'entrée de la vente dans maestro*; La variable permettant d'afficher les intérêts sur le formulaire de l'état de compte doit avoir été utilisée lors de la configuration de celui-ci. L'affichage d'un montant d'intérêts sur l'état de compte ne signifie pas que ceux-ci ont été facturés. L'utilisateur doit procéder à une Comptabilisation des intérêts pour que ces derniers soient facturés. Une fois facturés, les intérêts apparaîtront telle une facture sur l'état de compte. Consulter la section Comptabiliser et générer une facture d'intérêts pour en savoir davantage.

Libérer les retenues

Tel que mentionné dans la section Retenues standards et libération des retenues dans maestro* du document concept - Les différents modes de facturation dans maestro*, la libération des retenues permet de compléter le processus de facturation pour les factures comportant un montant de retenue et pour lesquelles le mode de calcul des taxes sur la retenue est Standard. Ce processus inclut :

• le calcul des taxes sur la retenue;
• le transfert du montant de retenue en compte à recevoir; et
• l’impression d’une nouvelle facture comportant les montants qui sont désormais payables par le client.

Bref, la libération des retenues produit les transactions suivantes (consulter le document concept - Les différents modes de facturation dans maestro* pour visualiser un exemple détaillé du calcul des retenues en mode standard et des écritures comptables générées, une fois le transfert des transactions effectué) :

• Une nouvelle facture sur laquelle le montant n’est plus une retenue, mais un compte à recevoir courant et sur laquelle les taxes sont calculées;
• Une transaction composée du montant de la retenue au crédit, sans taxes, qui sert à renverser le solde de la retenue originale;
• Une recette à zéro pour concilier le soldes de la retenue originale avec la facture de retenue au crédit.

Le calcul de ces trois transactions est effectué par le biais de l'option Libération des retenues. Qui plus est, l'option permet aussi d'imprimer le résultat de ce calcul sous forme de facture.

Comme toute transaction, un transfert devra réalisé pour assurer la comptabilisation dans les comptes de grand livre. Aussi, et bien que le calcul des retenues et possiblement l'impression de la facture aient été effectués via la Libération des retenues, l'utilisateur devra effectuer un transfert des transactions à partir :

• de l'icône Transférer dans la barre d'outils de l'option Libération des retenues, une fois ces dernières calculées;
• de l'icône Transfert des transactions du menu principal de maestro* (voir le contenu du cours MAES02 au besoin); ou
• de l'option Vente (maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation ˃ Fonctions ˃ Vente).

En effet, une fois le calcul des retenues effectué à l'aide de l'option Libération des retenues, la transaction s'affiche dans le Sommaire des transactions non transférées de l'option Vente. L'utilisateur est ainsi en mesure d'apporter des ajouts et modifications à la transaction (ou facturation) avant son transfert.

Il est impossible pour l’utilisateur de modifier ou de supprimer les lignes de ventilation qui ont été générées par le programme de libération des retenues. Toutefois, l’utilisateur pourra ajouter des lignes et, ultérieurement, les modifier et les supprimer ; contrairement aux lignes originales.

Enfin, mentionnons que l'option Libération des retenues peut s'afficher à deux emplacements distincts dans maestro*, selon les modules et options détenus par l'entreprise et les accès attribués à l'utilisateur. L'option Libération des retenues ici présentée est celle accessible à partir du sous-module Facturation qui permet le calcul des retenues dit standard des ventes facturées en temps, matériel et équipement et de celles facturées via la régie contrôlée11 Une seconde option vouée à la libération des retenues est disponible dans le sous-module Facturation contractuelle pour les modes de facturation dits "contractuels". . Il va de soi que ces ventes devront avoir été transférées avant que la libération des retenues applicables ne soit possible.

maestro* > Facturation > Facturation > Fonctions > Libération des retenues

 

Pour libérer les retenues :

1. Dans la fenêtre de l'option Libération des retenues, sélectionner le Département des ventes applicable.
2. Choisir le ou les projets pour lesquels la libération des retenues doit être faite.
3. Inscrire le pourcentage de retenue à facturer dans le champ à cet effet.

4. Cliquer sur l'icône Accepter.
5. Dans la nouvelle fenêtre Libération des retenues, sélectionner la Date de facturation.
6. Inscrire les codes de taxes applicables dans les champs Taxe 1 et Taxe 2 et cocher, s'il y a lieu, la case Appliquer à toutes les transactions.

7. Cocher les cases de la colonne Accepté pour sélectionner les retenues à libérer et pour lesquelles des factures doivent être produites.

Le tableau qui suit décrit les colonne de la grille.

Champ	Description
Accepté	Indique que la facture doit être générée et transférée. NOTE : Il est possible d’accepter les transactions en lot en cliquant sur l’icône Sélectionner Tout.
Cpt facture	Permet de faire un lien entre la facture originale lorsqu’il y a déjà eu une libération de retenue ou lorsqu’une facture de retenues a déjà été générée.
Client	Affiche le client à facturer, à titre informatif. NOTE : Un carré rouge indique qu’une note peut s’afficher si le client est exempt de taxes. Cette note apparaît en bas, dans la barre d’état.
No Facture	Affiche le numéro de facture qui sera renversé.
Date	Affiche la date de la facture originale.
Solde	Affiche le solde de la facture originale.
Retenue - Solde	Affiche le solde de retenue à facturer.
Retenue - %	Pourcentage à facturer pour la libération des retenues.
Retenue - Montant	Montant à facturer pour la retenue.
Taxe 1	Premier code de taxe à appliquer à la facture de retenue. NOTES : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*. Si aucune taxe n’est trouvée, les valeurs entrées dans la section Valeurs par défaut seront appliquées.
Taxe 2	Deuxième code de taxe à appliquer à la facture de retenue. NOTES : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*. Si aucune taxe n’est trouvée, les valeurs entrées dans la section Valeurs par défaut seront appliquées.
Projet	Affiche le projet, à titre informatif, imputé dans la facture originale.
Activité	Affiche l’activité, à titre informatif, imputée dans la facture originale.
Groupe	Affiche le groupe, à titre informatif, imputé dans la facture originale.

8. Cliquer sur Appliquer pour générer les factures de retenues.

9. Lorsque le message de validation Désirez-vous générer les factures de retenues pour les transactions sélectionnées? s'affiche, cliquer sur Oui pour initier le calcul des retenues.

10. Cliquer sur Ok lorsque le message de confirmation du calcul des retenues apparaît.
11. Si désiré, cliquer sur l'icône Imprimer pour afficher la facture de retenues dans le visualiseur de maestro*.

12. Cliquer sur Imprimer puis fermer le visualiseur.

Il est possible d’imprimer les factures de retenues à cette étape mais aussi à partir de l’option Impression des factures ou Vente.

13. Confirmer ou non le succès de l'impression.
14. Cliquer sur Transférer si aucune autre modification doit être apportée à la facture.

Une fois le calcul des retenues effectué, la facture s'affiche dans le Sommaire des transactions transférées ou non transférées de l'option Vente, selon le cas.

15. Cliquer sur Quitter.

Notes :

Configurer les états des factures à recevoir

Le tableau des codes des factures à recevoir permet de définir les états des factures après leur transfert. Les états définis peuvent représenter des étapes de vérification (ou des individus) que la facture doit suivre pour être vérifiée avant l’impression et l’entrée de recette.

maestro* ˃ Facturation ˃ Maintenance ˃ Facturation ˃ Tableau des codes de factures à recevoir

 

Aide en ligne (F1) - Tableau des codes de factures à recevoir

 

Il est possible de personnaliser cinq (5) codes d’approbation. Les codes dont l’état est assigné par les chiffres 0, 1, 7, 8 et 9 sont les codes par défaut de maestro*. Code par défaut Signification 0 Facture entrée mais non transférée 1 Facture transférée et à imprimer 7 Facture à recevoir 8 Facture dont la retenue est due 9 Facture payée complètement Toutes les factures identifiées par des codes inférieurs à 7 ne sont pas disponibles pour l’impression de facture et l’entrée d’une recette.

Pour ajouter (ou modifier) un code à la liste de ceux déjà existants :

1. Dans la fenêtre Tableau des codes d'états des factures des CAR, cliquer sur la ligne du tableau désirée.

Les états par défaut du système ne peuvent être modifiés ou supprimés.

2. Inscrire une description française et/ou anglaise.
3. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
4. Fermer la fenêtre.

Rappel Dans l'option Généralités des Configurations générales du module Facturation, un état peut être attribué par défaut aux factures transférées dans le champ État de la facture.

 

Comptabiliser et générer une facture d'intérêts

La comptabilisation des intérêts permet de générer mensuellement des factures d’intérêts qui sont calculés sur toutes les factures impayées, à l’exception des factures d’intérêts, en fonction de la condition de crédit inscrite au dossier du client dans maestro* (dans l'option Gestion des clients) et du taux d’intérêt définis dans l'option Gestion des conditions de crédit.

La nouvelle facture d'intérêts créée est attribuée au client d’origine, mais affecte le projet, l’activité et le groupe définis dans les Configurations diverses (dans la section Comptabilisation des intérêts de l'option Client du module Facturation).

Les intérêts calculés sont pour la période où la comptabilisation des intérêts est effectuée. Il est recommandé de refaire cet exercice mensuellement.

 

maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation ˃ Fonctions ˃ Comptabilisation des intérêts

 

Aide en ligne (F1) - Comptabilisation des intérêts

 

D'un point de vue opérationnel, la comptabilisation des intérêts s'effectue sensiblement de la même façon que la libération des retenues. Une fois le calcul des intérêts effectué, une facture est produite. Cette dernière peut être imprimée et transférée via l'option Comptabilisation des intérêts, mais aussi à partir de l'option Vente. Pour comptabiliser et générer une facture d'intérêts :

1. Sélectionner une Période.
2. Choisir un Département de ventes pour identifier la provenance des factures.
3. Choisir un ou plusieurs Clients.

Pour sélectionner tous les clients, cocher TOUS.

4. Cliquer sur Accepter.

Maestro* analyse les données selon les paramètres entrés et affiche une liste de factures pour lesquelles une facture d’intérêts doit être émise.

Entrer les informations requises :

Champ	Description
Tax e 1	Premier code de taxe applicable aux factures d’intérêts. NOTE : Si aucun code de taxe n’est sélectionné, aucune taxe ne sera facturée sur la facture d’intérêt.
Tax e 2	Deuxième code de taxe applicable aux factures d’intérêts. NOTE : Si aucun code de taxe n’est sélectionné, aucune taxe ne sera facturée sur la facture d’intérêt.
Date de facturation des intérêts	Date de la facture d’intérêt. NOTE : Cette date est considérée comme étant une date comptable.

5. Valider la colonne Mnt Intérêts.

Par défaut, maestro* affiche l’intérêt calculé en fonction de la date due et du taux d’intérêt indiqués dans la Gestion des conditions de crédit et associés au client. Il est toutefois possible de changer les montants manuellement en cliquant dans le champ.

6. Choisir les factures pour lesquelles une facture d’intérêts devrait être produite en cochant la colonne Accepté.

Il est possible de sélectionner et de désélectionner toutes les factures en utilisant les icônes prévues à cet effet. La fonction de forage est disponible dans les colonnes Client et No facture afin d’obtenir plus de détails sur le client ou la transaction.

7. Cliquer sur l’icône Appliquer lorsque les informations du tableau ont été vérifiées.

Répondre Oui à la question « Désirez-vous générer les factures d’intérêts pour les transactions sélectionnées? ». Puis cliquer Ok sur le message La création des factures d’intérêts est terminée. À cette étape, des factures d’intérêt ont été créées (une pour chaque client), dans l’option Vente. Le numéro de compteur de chaque facture est affiché dans la colonne Cpt facture intérêts. Il est possible d’accéder à ces factures en double-cliquant sur ce champ.

8. Cliquer sur l’icône Transférer.

Cette étape permet de transférer la facture de vente directement à la comptabilité si l’utilisateur répond Oui à la question Transférer les intérêts à la comptabilité?. Si l’utilisateur n’effectue pas le transfert (ou répond par la négative), les factures seront disponibles dans l’option Vente et pourront être transférées ultérieurement.

9. Pour imprimer les factures, il est possible de le faire via l’icône Imprimer de la fenêtre Comptabilisation des intérêts, via l'option Vente ou encore via l’option Impression des factures.
10. Cliquer sur Quitter.

Notes :

Générer les dénonciations dans maestro*

Maestro* met à la disposition de ses clients des options vouées à la gestion des dénonciations12 Rappel quant aux notions d'hypothèque légale, de dénonciation et de quittance :Il y a près d'une trentaine d'années est apparût au Québec l'hypothèque légale de construction, soit un mécanisme mis en place par le Code civil du Québec pour garantir le paiement des travaux complétés d’un projet aux entrepreneurs, sous-entrepreneurs, sous-contractants, architectes, ingénieurs, fournisseurs de matériaux et ouvriers ayant participé audit projet.En effet, à l'époque, des entrepreneurs malveillants empochaient les paiements des clients une fois les projets complétés puis, déclaraient faillite avant même de payer les sous-traitants. C'est pour protéger ces derniers qu'a été instauré ce mécanisme de garantie des créances.Dorénavant, les intervenants d'un projet n'ayant pas de lien direct avec le propriétaire et appelés à travailler pour un donneur d'ouvrage sont invités à communiquer leur part d'implication dans ledit projet aux propriétaires (client, banque, donneur d'ouvrage, etc.). Cette communication est effectuée à l'aide d'un document appelé dénonciation de contrat, qui doit être transmise par écrit au propriétaire avant de commencer les travaux, lorsque l'entrepreneur ne contracte pas directement avec le propriétaire d'un immeuble; y sont décrits sommairement le contrat obtenu, le prix, le lieu des travaux et l'intention de se prévaloir d'une hypothèque légale au besoin.Les propriétaires sont ainsi tenus d'exiger des écrits (appelés quittances) des intervenants du projet, prouvant qu'ils ont été payés (partiellement ou en totalité), avant d'effectuer un paiement à l'entrepreneur ou donneur d'ouvrage principal. En cas de non-paiement, les intervenants du projet ont maintenant un recours.Certaines entreprises produisent et gèrent elles-mêmes les dénonciations de contrat alors que d'autres en confient la responsabilité à une entreprise externe, spécialisée à cet effet. De plus, les dénonciations de contrat ne s'appliquent que dans le cas de projets où des biens sont saisissables (par exemple, des immeubles, des génératrices, etc.). Les projets d'aménagement paysager et ceux des villes et des gouvernements n'y sont pas assujettis.; ceux-ci peuvent à la fois produire des dénonciations mais aussi enregistrer celles-reçues de leurs sous-traitants et produire des quittances.

Option permettant de créer des dénonciations de contrat et des quittances maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation ˃ Dénonciation ˃ Dénonciation Option permettant d'enregistrer les dénonciations reçues maestro* ˃ Projets ˃ Gestion des opérations ˃ Fonctions ˃ Dénonciation

 

L'option Dénonciation (affichée dans le module de Facturation) permet de produire et enregistrer des dénonciations, de même que les quittances qui y sont reliées13 Une entreprise qui, par exemple, obtient un contrat pour réaliser des travaux spécialisés pour un entrepreneur général pourrait en faire usage. La séquence simplifiée des actions qui s'articuleraient autour de la création de la dénonciation et de la quittance dans maestro* serait la suivante :Création du client / entrepreneur général;Création du contrat;Création de la dénonciation;Réalisation des travaux;Facturation du client / entrepreneur général;Réception et encaissement du paiement;Production de la quittance.La seconde option de Dénonciation (soit celle affichée dans le module Projets) sert quant à elle à répertorier et enregistrer les dénonciations et quittances reçues. Plus d'informations à ce sujet sont données dans le document du cours CAP04..

Créer une dénonciation et enregistrer une quittance

La dénonciation permet de gérer les dénonciations par projet client et de connaître le niveau de facturation, les paiements et les quittances pour chacune de ces dénonciations. Cette option complémente différentes options de vente et de facturation de maestro* : Vente, Commande client, Facturation (Commande client), Gestion des contrats, Facturation (à forfait), Facturation par bordereau, Gestion des contrats (Appels de service), etc. Il importe également de mentionner que l'option Dénonciation ne vient pas d'emblée avec maestro* et que son achat est optionnel.

maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation ˃ Dénonciation ˃ Dénonciation

 

Aide en ligne (F1) - Dénonciation

 

 

Créer la dénonciation

Pour créer et enregistrer une nouvelle dénonciation :

1. Dans la fenêtre Dénonciation, cliquer sur l'icône Nouveau.

Champ	Description
Code	Affiche automatiquement un code lors de l’enregistrement d’une nouvelle dénonciation qui correspond à un numéro séquentiel.
État	État de la dénonciation. NOTE : Les deux valeurs suivantes sont possibles : Actif ou Fermé.
Date fin	Affiche, à titre informatif, la date de fin de la dénonciation. NOTE : Cette date s’affiche automatiquement lorsque les quittances correspondent au montant de la dénonciation.
Solde	Solde de la dénonciation après les quittances enregistrées.

2. Entrer les informations requises dans l’onglet Détails :

Les champs suivis du caractère * sont des champs obligatoires.

Champ	Description
Client*	Client dénoncé.
Projet*	Projet visé par la dénonciation.
Date*	Date de la dénonciation.
Montant*	Montant de la dénonciation.
No commande	Numéro de commande liée à la dénonciation.
Délai de paiement	Nombre de jours de délai accordé au client pour le paiement. NOTE : À titre informatif seulement. Ce champ ne sert dans aucun calcul. Il apparaît sur le Rapport des dénonciations et peut être imprimé sur les formulaires.

1. Section Projet client :

Champ	Description
Code*	Code de projet du client.
Nom	Nom du contact chez le client.
Adresse 1 et 2	Adresse du projet client.

2. Section Origine :

Champ	Description
Nom	Nom de la personne à l’origine de la dénonciation.
Téléphone	Téléphone de la personne à l’origine de la dénonciation.

3. Section Propriétaire :

Champ	Description
Code	Code issu de la Gestion des contacts.
Proje c t	Nom du projet du propriétaire.

4. Section Entrepreneur général :

Champ	Description
Code	Code issu de la Gestion des contacts.

3. Cliquer sur l'icône Enregistrer.
4. Cliquer sur OK lorsque le message Dénonciation ajoutée s'affiche.

La nouvelle dénonciation apparaît désormais dans la grille du haut de la fenêtre, soit dans le Sommaire des dénonciations actives.

Enregistrer une quittance

Pour enregistrer une quittance :

1. Dans la fenêtre Dénonciation, double-cliquer sur celle faisant l'objet de la quittance dans la grille Sommaire des dénonciations actives.
2. Dans la section Quittances, inscrire la date, le montant et le numéro de la quittance dans les colonnes à cet effet.
3. Cliquer sur l'icône Enregistrer.

Lorsque le montant des quittances correspond au montant total de la dénonciation, maestro* change l’état de la dénonciation pour l’état Fermé.

L'onglet Détail des factures permet de consulter les facturations et contient un forage sur les factures de vente. De plus, si l'option Dénonciation est utilisée, il est nécessaire de préciser les formulaires de dénonciation au préalable, dans les Configurations générales de maestro* (dans la section Dénonciation de l'option Formulaire du module Facturation).

Notes :

Générer un rapport de dénonciations

Le rapport des dénonciations permet de visualiser l’état d’avancement des dénonciations liées aux clients.

 

maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation ˃ Dénonciation ˃ Rapport des dénonciations

 

Aide en ligne (F1) - Rapport des dénonciations

Pour imprimer le Rapport des dénonciations : 

1. Choisir un ou plusieurs Clients.

Par défaut, tous les clients sont choisis.

2. Choisir une Borne de date, si désirée.

Si aucune date n’est entrée, ce paramètre est omis.

3. Sélectionner les autres choix en fonction des besoins particuliers.

Champ	Description
% Budget dénonciation	Montant facturé / Montant de la dénonciation. NOTE : Seules les dénonciations dont le résultat de ce calcul est plus grand ou égal au pourcentage entré apparaissent sur le rapport.
État	Permet d’afficher seulement les dénonciations à l’état Actif et/ou Fermé.

4. Cliquer sur Accepter.

Notes :

Générer différents rapports liés aux ventes dans maestro*

Maestro* permet de générer nombre de rapports et informations en lien avec les comptes clients, qui peuvent par la suite être consultés, enregistrés, imprimés, partagés ou encore exportés dans un fichier Excel. Le tableau ci-dessous liste et résume les principaux rapports/options de facturation et l'information qui peut y être consultée/affichée.

 

 

Nom de l'option/rapport	Consultation des informations dans maestro*	Affichage sous forme de rapport	Description du contenu	Éléments à spécifier pour générer le rapport et/ou l'information, s'il y a lieu
Liste des ventes		X	Permet d'afficher pour le(s) client(s) sélectionné(s)une liste des ventes selon leurs provenances (option ayant permis de générer la vente) et l'état des transactions. Il est possible de sélectionner une plage de dates précise, un département de vente spécifique, un vendeur et un/des utilisateurs ayant initié(s) les transactions. Sur le rapport peuvent également être visualisés les numéros de facture, les projets et activités imputés, les retenues, les escomptes, les numéros de transactions, etc.	État de la transaction Client Département de vente* Borne de dates comptables, d'entrée et/ou dues* Vendeur* Utilisateur Provenance *Facultatif
Liste des comptes à recevoir		X	Permet d'afficher pour le(s) client(s) sélectionné(s) les transactions et le total du compte à recevoir pour ce(s) dernier(s). Il est possible de sélectionner une plage de dates précise, un département de vente spécifique, un vendeur et, s'il y a lieu, d'appliquer un masque et d'afficher les mémos enregistrés pour les transactions. Le rapport présente l'information par client et détaille les montants à recevoir, les recettes enregistrées, les escomptes appliquées, le solde à recevoir, les retenues totales et celles restant à payer, les avances, la limite de crédit du client, s'il y a lieu, les dates dues des paiements, la personne-ressource et son numéro de téléphone, etc.	Client Département de vente* Borne de dates* Vendeur* Masque* Documents de suivi des CAR *Facultatif
Âge des comptes à recevoir		X	Permet d'afficher l'âge et le solde total des comptes à recevoir, par client. Le rapport permet donc de voir le client, ses coordonnées téléphoniques, les montants dus depuis 0 à 30 jrs, 31 à 60 jrs, 61 à 90 jrs, 91 à 120 jrs, 121 jrs et +, les montants de retenus à payer et le total dû. L'utilisateur peut spécifier, avant la génération du rapport, s'il souhaite appliquer les recettes au complet ou jusqu'à une date demandée, inclure les avances de paiement, que l'âge des comptes soit calculé en jours ou en périodes. Enfin, il peut choisir d'appliquer un masque ou non et d'afficher ou non les mémos enregistrés pour les transactions.	Date de fin du rapport* Département de vente* Documents de suivi des CAR Sélection du calcul de l'âge des comptes en jours ou périodes Inclusion des avances ou non Masque* Application des recettes au complet ou jusqu'à la date demandée *Facultatif
Âge détaillé des comptes à recevoir		X	Permet d'afficher l'âge et le solde total des comptes à recevoir, par client, mais aussi chacune des transactions ayant mené à ce solde. Comme pour l'option Âge des comptes à recevoir, sont affichés les montants dus depuis 0 à 30 jrs, 31 à 60 jrs, 61 à 90 jrs, 91 à 120 jrs, 121 jrs et +, les montants de retenus à payer et le total dû en une date donnée. L'utilisateur peut aussi spécifier, avant la génération du rapport, s'il souhaite appliquer les recettes au complet ou jusqu'à une date demandée, pour un département de vente spécifique ou non, inclure les avances de paiement, que l'âge des comptes soit calculé en jours ou en périodes. Enfin, il peut choisir d'appliquer un masque ou non et d'afficher ou non les mémos enregistrés pour les transactions. Les retenues peuvent apparaître séparément ou être intégrées aux montants et le calcul de l'âge basé sur la date comptable ou la date due.	Date de fin du rapport Département de vente Client Retenues séparées ou intégrées Documents de suivi des CAR Sélection du calcul de l'âge des comptes en jours ou périodes Calcul de l'âge basé sur la date comptable ou la date due Inclusion des avances ou non Masque Tri par code client Application des recettes au complet ou jusqu'à la date demandée
Liste des CAR/projet		X	Permet l'affichage, par projet et par client, des montants facturés, des retenues, des escomptes et des recettes.	Projet Département de vente Client
Liste des factures		X	Permet l'affichage des factures pour une période et pour un compte donnés. Les paramètres de sélection du rapport permettent aussi de limiter l'affichage à un client, à un projet et/ou à une série de numéros de factures. La liste des factures générée affiche quant à elle les numéros de factures, les dates et numéros de transactions, les codes et noms des clients et, enfin, les montants des factures.	Borne de dates Compte Borne de numéros de facture* Client* Projet* *Facultatif
Recettes par client		X	Permet l'affichage, par client et pour une période donnée, des paiements individuels et totaux reçus (incluant les avances et le paiement des retenues) et d'informations qui y sont reliées (date, numéro de transaction, numéro de chèque, escompte).	Client Borne de périodes
Recettes par projet		X	Permet l'affichage, par projet et pour une période donnée, des paiements individuels et totaux reçus (incluant les escomptes et le paiement des retenues) et les informations qui y sont reliées (client, date, numéro de chèque et numéro de facture).	Client Borne de périodes
Historique par client		X	Permet l'affichage des sommes facturées et encaissées par client, pour une période donnée. Plus spécifiquement, il est possible d'y retrouver le nom et le numéro du client, les dates et les numéros de transactions, les numéros de factures, de chèques, de bon de commande s'il y a lieu ainsi que les montants, escomptes et retenues.	Client Borne de périodes
Délai de recouvrement		X	Permet l'affichage, par client, du montant total facturé pour chacune des périodes et le nombre de jours s'étant écoulé entre l'émission de la (des) facture(s) et l'encaissement de la recette.	Client Borne de périodes
Consultation des clients	X		Permet de consulter à l'écran l'ensemble des transactions et informations rattachées à un client, soit les factures, recettes, commandes clients, contrats, dénonciations et soumissions rattachées à un client. Elle permet également de visualiser les certifications d’un client.	Code client

Notes :

Liste des ventes

L'option Liste des ventes permet de générer une liste comprenant l’ensemble des ventes et des transactions cumulées dans les différentes options de vente de maestro*.

maestro* ˃ Facturation ˃ Facturation ˃ Fonctions ˃ Liste des ventes

 

Pour générer la liste des ventes :

1. Dans la fenêtre Liste des ventes, choisir une borne de dates comptables, de dates d’entrée et/ou de dates dues.
2. Choisir un, plusieurs ou tous les utilisateur(s) en lien avec les ventes à afficher.

La liste des utilisateurs est affichée selon les accès configurés pour l’utilisateur dans la Gestion de la sécurité.

3. Sélectionner un ou plusieurs clients.

4. Effectuer les autres sélections à l'aide des informations fournies dans le tableau ci-dessous.

Champ	Description
État de la transaction	Permet de sélectionner les ventes à afficher en fonction de leurs états. État Description Combiné Affiche les ventes non transférées et transférées. Non-transféré Affiche seulement les ventes non transférées. Transféré Affiche seulement les ventes transférées seulement.
Ordre d'impression	Affiche les transactions selon le critère sélectionné, soit : Client, Date comptable, Date entrée, No facture et No transaction.
Vendeur	Permet de sortir une liste pour un vendeur en particulier en sélectionnant un vendeur issu de la Gestion des vendeurs. NOTE : Le vendeur doit avoir été associé au contrat lors de la facturation.
Choix du département de vente	Permet de sélectionner un département des ventes en particulier, issu de la Gestion des départements des ventes.
Provenance	Permet de sélectionner la provenance des transactions à afficher. Valeur Description Tous Affiche toutes les ventes peu importe la provenance. Standard Affiche les ventes provenant de l’option Vente seulement. Hypothèque Affiche les ventes provenant de l’option Vente notariée seulement. Fact. spécialisée / progressive Affiche les ventes provenant des différentes options Facturation (à forfait, à bordereau et à coût plus) seulement. Fact. mandat N’affiche aucune transaction. Immeuble Affiche les revenus provenant de l’option Perception des loyers seulement. Appel de service Affiche les ventes provenant de l’option Facturation (appel de service) seulement.
Avec détail	Si la case est cochée, maestro* affiche la description apparaissant sur la facture.

5. Cliquer sur Accepter.
6. Visualiser le rapport, le partager ou l'enregistrer puis quitter.

Liste des comptes à recevoir

Comme son nom l'indique, l'option permet de générer une liste des comptes à recevoir en fonction des paramètres saisis par l'utilisateur.

maestro* ˃ Facturation ˃ Analyses et consultations ˃ Rapports ˃ Liste des comptes à recevoir

 

Pour générer la liste des comptes à recevoir :

1. Dans la fenêtre Liste des comptes à recevoir, sélectionner le(s) client(s) à prendre en compte.

Il est possible de sélectionner tous les client en cochant la case à cet effet ou d'en choisir plus d'un en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

2. S'il y a lieu, sélectionner le Vendeur pour limiter l'affichage aux ventes associées à ce vendeur.
3. Dans le champ Choix du département de vente, sélectionner un compte à recevoir pour n'afficher, sur le rapport, que les détails reliés à celui-ci.
4. Indiquer ensuite, s'il y a lieu, les dates de début et de fin dans les champs de la Borne de dates dues, pour restreindre l'affichage à une période définie.
5. Si désiré, cocher la case Documents de suivi de CAR? pour afficher, sur le rapport, les mémos par facture saisis dans les options Recette ou Consultation des clients.
6. S'il y a lieu, inscrire un masque dans le champ Masque pour les projets, pour limiter l'affichage des comptes à recevoir à certains projets.

7. Cliquer sur l'icône Accepter.

8. Une fois le traitement complété, consulter l'information affichée dans le Visualiseur de rapport de maestro* et, au besoin, enregistrer et/ou imprimer le rapport.
9. Fermer la fenêtre.

Âge des comptes à recevoir

Comme son nom l'indique, l'option permet de générer le rapport Âge des comptes à recevoir en fonction des paramètres saisis par l'utilisateur.

 

maestro* ˃ Facturation ˃ Analyses et consultations ˃ Rapports ˃ Âge des comptes à recevoir

 

Pour générer le rapport Âge des comptes à recevoir :

1. Inscrire la Date de fin des transactions qui doivent être prises en compte pour générer ce rapport.
2. Sélectionner l'option de calcul désirée dans le champ Calculer l'âge des comptes en :
   • L'option Période fait en sorte que l'âge des comptes à recevoir sera calculé selon la période;
   • L'option Jours fait en sorte que maestro* calculera l'âge des factures en fonction des jours écoulés entre les dates des factures et la date pour laquelle le rapport est demandé.

3. Dans la grille Département des ventes, sélectionner le ou les compte(s) à recevoir.
4. Cocher la case Inclure les avances pour afficher, s'il y a lieu, les avances des clients sur le rapport.
5. S'il y a lieu, inscrire un masque dans le champ Masque pour les projets, pour limiter l'affichage des comptes à recevoir à certains projets.
6. Si désiré, cocher la case Documents de suivi de CAR? pour afficher, sur le rapport, les mémos par facture saisis dans les options Recette ou Consultation des clients.
7. Sélectionner l'option désirée dans le champ Recettes appliquées au complet :
   • Lorsque sélectionnée, l'option Au complet fait en sorte que les montants des factures ne sont pas prises en compte pour générer le rapport si les paiements ont été effectués après la date demandée, ces montants étant désormais réglés;
   • L'option Jusqu'à la date demandée, quant à elle, fait en sorte que les recettes sont appliquées sur les montants facturés jusqu'à la date du rapport. Si des chèques sont encaissés après la date du rapport, les factures correspondantes seront considérées comme non réglées pour générer les résultats du rapport.

8. Cliquer sur l'icône Accepter.

9. Une fois le traitement complété, consulter l'information affichée dans le Visualiseur de rapport de maestro* et, au besoin, enregistrer et/ou imprimer le rapport.
10. Fermer la fenêtre.

Âge détaillé des comptes à recevoir

Comme son nom l'indique, l'option permet de générer le rapport Âge détaillé des comptes à recevoir en fonction des paramètres saisis par l'utilisateur.

maestro* ˃ Facturation ˃ Analyses et consultations ˃ Rapports ˃ Âge détaillé des comptes à recevoir

 

Aide en ligne (F1) - Âge détaillé des comptes à recevoir

 

Pour générer ce rapport :

1. Dans la fenêtre Âge détaillé des comptes à recevoir, sélectionner d'abord la date pour laquelle le rapport est demandé. Les factures dont la date dépasse la date saisie dans le champ En date du ne seront pas prises en compte.
2. Sélectionner ensuite l'option désirée dans le champ Retenues :
   • L'option Séparées fait en sorte que les montants des retenues sont affichés dans une colonne distincte du rapport (intitulée Retenues);
   • L'option Intégrées fait en sorte que les montants des retenues sont affichés sur une ligne distincte (identifiée par le code R). Ces montants sont également classifiés selon l'âge des comptes à recevoir sur le rapport (0-30 jours, 31-60 jours, etc.).
3. Sélectionner l'option de calcul désirée dans le champ Calculer l'âge des comptes en :
   • L'option Période fait en sorte que l'âge des comptes à recevoir sera calculé selon la période;
   • L'option Jours fait en sorte que maestro* calculera l'âge des factures en fonction des jours écoulés entre les dates des factures et la date pour laquelle le rapport est demandé.
4. Dans la grille Département des ventes, sélectionner le ou les compte(s) à recevoir.
5. Choisir, dans la portion droite de la fenêtre et la grille Client, le(s) client(s) à afficher sur le rapport.

Il est possible de sélectionner tous les client en cochant la case à cet effet ou d'en choisir plus d'un en maintenant la touche Ctrl enfoncée. De plus, l'utilisateur peut cliquer sur le titre des colonnes de la grille pour modifier l'ordre d'affichage dans la grille.

6. Cocher la case Avance pour afficher, s'il y a lieu, les avances des clients sur le rapport.
7. Cocher la case Trier par code client? pour répliquer l'ordre d'affichage des clients sélectionnés dans la grille dans le rapport. Si cette case n'est pas cochée, les clients sélectionnés seront ordonnés, sur le rapport, selon leurs codes de client.
8. Sélectionner l'option désirée dans le champ Recettes appliquées au complet :
   • Lorsque sélectionnée, l'option Au complet fait en sorte que les montants des factures ne s'affichent pas sur le rapport si les paiements ont été effectués après la date du rapport, ces montants étant désormais réglés;
   • L'option Jusqu'à la date demandée, quant à elle, fait en sorte que les recettes sont appliquées sur les montants facturés jusqu'à la date du rapport. Si des chèques sont encaissés après la date du rapport, les factures correspondantes apparaîtront comme non réglées sur le rapport.
9. Si désiré, cocher la case Documents de suivi de CAR? pour afficher, sur le rapport, les mémos par facture saisis dans les options Recette ou Consultation des clients.

10. Cliquer sur l'icône Accepter.

11. Une fois le traitement complété, consulter l'information affichée dans le Visualiseur de rapport de maestro* et, au besoin, enregistrer et/ou imprimer le rapport.
12. Fermer la fenêtre.

Liste des CAR/projet

L'option Liste des CAR/projet permet de générer un rapport affichant, par projet et par client, les montants facturés (incluant les dates de facturation et les dates dues), les retenues, les escomptes et les recettes.

maestro* ˃ Facturation ˃ Analyses et consultations ˃ Rapports ˃ Liste des CAR/projet

 

1. Dans la fenêtre Liste des CAR/projet, sélectionner d'abord le(s) projet(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez consulter les données.
2. S'il y a lieu, sélectionner le vendeur (si configuré et utilisé).
3. Dans la section Département des ventes, sélectionner le compte à recevoir.
4. Choisir le(s) client(s) à afficher sur le rapport.

Il est possible de sélectionner tous les client en cochant la case à cet effet ou d'en choisir plus d'un en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

5. Dans le champ Ordre d'impression, sélectionner l'une des quatre options déterminant l'ordre d'affichage des informations:

• Nom Client / No Projet
• Code Client / No Projet
• No Projet / Nom Client
• No Projet / Code Client

6. Cliquer sur l'icône Accepter.

7. Une fois le traitement complété, consulter l'information affichée dans le Visualiseur de rapport de maestro* et, au besoin, enregistrer et/ou imprimer le rapport.
8. Fermer la fenêtre.

Liste des factures

L'option Liste des factures sert à générer une liste de factures pour une période et pour un compte donnés. Les paramètres de sélection du rapport permettent aussi de limiter l'affichage à un client, à un projet et/ou à une série de numéros de factures. La liste des factures générée affiche quant à elle les numéros de factures, les dates et numéros de transactions, les codes et noms des clients et, enfin, les montants des factures.

maestro* ˃ Facturation ˃ Analyses et consultations ˃ Rapports ˃ Liste des factures

 

Pour générer ce rapport :

1. Dans la fenêtre Liste des factures, sélectionner d'abord et s'il y a lieu, dans les champs Bornes de no de facture les numéros de factures de début et de fin à prendre en compte, pour limiter la sélection.
2. Compléter ensuite la Borne de date en indiquant la date de début et de fin à prendre en compte. Les dates des factures incluses dans le rapport seront comprises entre ces deux dates, inclusivement.
3. Sélectionner ensuite le compte fournisseur.

4. Si désiré, limiter la liste des factures à un client en sélectionnant ce dernier.
5. Si désiré, limiter la liste des factures à un projet en le sélectionnant.
6. Cliquer sur l'icône Accepter.

Le visualisateur de rapport de maestro* s'affiche avec les factures correspondant à la sélection effectuée.

7. Imprimer et/ou enregistrer et/ou analyser les données puis fermer la fenêtre.

Recettes par client

L'option Recettes par client permet de générer un rapport affichant, par client et pour une période donnée, les paiements individuels et totaux reçus (incluant les avances et le paiement des retenues) et les informations qui y sont reliées (date, numéro de transaction, numéro de chèque, escompte).

maestro* ˃ Facturation ˃ Analyses et consultations ˃ Rapports ˃ Recettes par client

 

Pour générer ce rapport : 

1. Dans la fenêtre Recettes par client, sélectionner d'abord les bornes de la période en cliquant sur deux périodes dans la liste; la plus ancienne agira à titre de période de départ alors que la plus récente constituera la période de fin. Les données incluses dans le rapport seront comprises entre ces périodes, inclusivement.
2. Sélectionner ensuite un, plusieurs ou tous les clients.

Il est possible de sélectionner plus d'un client en maintenant la touche Shift ou Maj enfoncée lors de la sélection de ces derniers.

3. Cliquer sur l'icône Accepter.

Le visualisateur de rapport de maestro* s'affiche avec les données correspondant à la sélection effectuée au préalable.

4. Imprimer et/ou enregistrer et/ou analyser les données puis fermer la fenêtre.

Recettes par projet

L'option Recettes par projet permet, quant à elle, de générer un rapport similaire à celui de l'option Recettes par client mais affichant, par projet et pour une période donnée, les paiements individuels et totaux reçus (incluant les escomptes et le paiement des retenues) et les informations qui y sont reliées (client, date, numéro de chèque et numéro de facture.

maestro* ˃ Facturation ˃ Analyse et consultations ˃ Rapports ˃ Recettes par projet

 

Pour générer ce rapport :

1. Dans la fenêtre Recettes par projet, cocher la case Tous les projets ou ouvrir l'arborescence en cliquant sur le signe + et cocher la case des projets pour lesquels vous souhaitez afficher les recettes.

Dans le haut de la section vouée à la sélection des projets, maestro* rend possible la sélection d'un gabarit d'arborescence, facilitant la sélection en permettant d'afficher les projets par type de projets, par catégorie, par département, par projet maître, etc. De plus, l'utilisateur est en mesure de créer des gabarits d'arborescence supplémentaires en cliquant sur le bouton à droite du champ gabarit. Il peut ainsi, selon ses besoins, créer des arborescences de projets terminés et/ou fermés ou encore des arborescences spécifiques à une compagnie (lorsque maestro* est utilisé en mode multidimensionnel). Les gabarits d'arborescence créés dans l'option Recettes par projet deviennent également disponibles dans la sélection de gabarits de l'option Consultation des projets.

2. Compléter ensuite les deux champs pour indiquer la Borne de date en inscrivant la date de début et la date de fin sous le format AAAA-MM-JJ.

Prendre note qu'il est possible de cliquer directement dans l'un des champs pour afficher un calendrier et sélectionner la date à partir de ce même calendrier.

3. Cliquer sur l'icône Accepter.

Le visualisateur de rapport de maestro* s'affiche avec les données correspondant à la sélection effectuée au préalable.

Si le visualiseur de rapport de maestro* n'a pas été fermé lors d'une consultation précédente, des onglets des rapports précédents s'afficheront dans le visualiseur en plus du rapport généré avec les nouvelles sélections.

4. Imprimer et/ou enregistrer et/ou analyser les données puis fermer la fenêtre.

Historique par client

L'option Historique par client permet d'afficher l'ensemble des sommes facturées et encaissées par client, pour une période donnée. Plus spécifiquement, il est possible d'y retrouver le nom et le numéro du client, les dates et les numéros de transactions, les numéros de factures, de chèques, de bon de commande s'il y a lieu ainsi que les montants, escomptes et retenues.

maestro* ˃ Facturation ˃ Analyses et consultations ˃ Rapports ˃ Historique par client

 

Pour générer ce rapport :

1. Dans la fenêtre Historique par client, sélectionner d'abord les bornes de la période en cliquant sur deux périodes dans la liste; la plus ancienne agira à titre de période de départ alors que la plus récente constituera la période de fin. L'historique du rapport sera compris entre ces périodes, inclusivement.
2. Sélectionner ensuite un, plusieurs ou tous les clients.

Il est possible de sélectionner plus d'un client en maintenant la touche Shift ou Maj enfoncée lors de la sélection de ces derniers.

3. Cliquer sur l'icône Accepter.

Le visualisateur de rapport de maestro* s'affiche avec l'historique correspondant à la sélection effectuée au préalable.

4. Imprimer et/ou enregistrer et/ou analyser les données puis fermer la fenêtre.

Délai de recouvrement

L'option Délai de recouvrement permet d'afficher un rapport illustrant le délai de paiement des clients à la suite de l'émission d'une facture. Pour chacun des clients sélectionnés par l'utilisateur et pour les périodes contenues dans la borne de périodes choisies, il est possible de voir le montant total facturé pour chacune des périodes et le nombre de jours qui s'est écoulé entre l'émission de la (des) facture(s) et l'encaissement de la recette.

Ce rapport est parfois demandé par les institutions bancaires lorsque vient le moment, par exemple, de renouveler une marge de crédit. Il permet de visualiser, globalement, le temps nécessaire pour se faire payer par les clients.

maestro* ˃ Facturation ˃ Analyses et consultations ˃ Rapports ˃ Délai de recouvrement

 

1. Dans la fenêtre Délai de recouvrement, sélectionner le client pour lequel vous souhaitez visualiser le délai de recouvrement en cliquant sur ce dernier dans la grille.

Il est possible de sélectionner tous les client en cochant la case à cet effet ou d'en choisir plus d'un en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

2. Sélectionner une borne de périodes en cliquant sur la période de début et celle de fin.

La période totale sélectionnée pour l'analyse des données de recouvrement ne peut excéder 12 mois. De plus, les montants de retenues ne sont pas pris en compte.

3. Cliquer sur l'icône Accepter.

Dans l'exemple ci-dessus, on voit que 1035 $ ont été facturés au mois d'avril 2021 et que 144 jours ont été nécessaires pour percevoir cette somme due.

4. Enregistrer, imprimer ou fermer la fenêtre une fois le rapport consulté.

Consultation des clients

L'option Consultation des clients permet de consulter à l'écran toutes les factures, recettes, commandes clients, contrats, dénonciations et soumissions rattachées à un client. Elle permet également de visualiser les certifications d’un client.

maestro* ˃ Facturation ˃ Analyses et consultations ˃ Clients ˃ Consultation des clients

 

Aide en ligne (F1) - Consultation des clients

 

Icône Configuration Dans la fenêtre Consultation des clients, l'icône Configuration permet de définir certains paramètres liés à l'affichage des données tels : l'affichage du dernier client consulté lors de l'ouverture de l'option; l'accès à un filtre pour l'affichage des ventes; le calcul du délai de recouvrement depuis les cinq dernières années; l'application de couleurs pour l'affichage des retenues, des transactions transférées ou non, selon l'état des factures; Etc.

 

Pour consulter les informations sur les données et transactions d'un client :

1. Dans la fenêtre Consultation d'un client, sélectionner le client à partir du champ Code client.
2. Cliquer sur l'onglet désiré, selon l'information recherchée.

Onglet	Information partagée
Description	Cet onglet affiche des informations générales sur le client, saisies dans maestro* lors de la création du client dans l'option Gestion des clients.
Ventes	Cet onglet affiche les factures entrées par type de facturation et pour le client sélectionné. Sous-onglet Information partagée Ventes Cet onglet affiche toutes les ventes, indépendamment des options avec lesquelles elles ont été réalisées dans maestro*. NOTE : Des icônes, dans le haut de la fenêtre, permettent d'afficher toutes les factures ou seulement celles qui ne sont pas payées. Ventes standards Cet onglet affiche toutes les ventes facturées à partir de l'option Vente. Facturation à forfait Cet onglet affiche les factures entrées à partir des options Facturation (à forfait) et Facturation par bordereau. Facturation d'appels de service Cet onglet affiche les factures entrées à partir des options Facturation et Facturation regroupée des appels de service. Facturation commande client Cet onglet affiche les factures entrées à partir des options Facturation et Facturation - Point de vente des commandes clients. Facturation hypothèque Cet onglet affiche les factures entrées à partir de l'option Vente notariée. Facturation à coût plus Cet onglet affiche les factures entrées à partir de l'option Facturation (à coût plus). Facturation en gérance Cet onglet affiche les factures entrées à partir de l'option Facturation en gérance. NOTE : Il est possible de double-cliquer sur une transaction pour visualiser le détail. De plus, des icônes, dans le haut de la fenêtre, permettent de rendre visibles les transactions transférées ou non pour le mode de facturation faisant l'objet de l'affichage.
Recettes	Cet onglet affiche les paiements effectués (recettes transférées seulement) sur les ventes facturées à partir des différentes options de maestro*. NOTE : Il est possible de double-cliquer sur une transaction pour visualiser le détail.
Commandes	Cet onglet affiche toutes les commandes clients entrées à partir de l'option Commande client, peu importe leurs statuts dans maestro*. NOTE : Il est possible de double-cliquer sur une transaction pour visualiser le détail.
Contrats	Cet onglet affiche tous les contrats entrés à partir de la Gestion des contrats du module Appels de service. NOTE : Il est possible de double-cliquer sur une transaction pour visualiser le détail.
Délai de recouvrement	Cet onglet affiche le total des ventes pour le mois indiqué et le délai de recouvrement applicable pour ces factures. NOTE : Le délai moyen de recouvrement est calculé à partir de la date de la facturation jusqu'à l'entrée de la recette. Il ne tient pas compte des retenues.
Dénonciations	Cet onglet affiche les dénonciations et quittances liées au client. NOTE : Il est possible de double-cliquer sur une transaction pour visualiser le détail.
Soumissions	Cet onglet affiche les soumissions saisies dans le module Estimations/Soumissions. NOTE : La colonne Sélectionné reproduit le résultat de la colonne Sélectionné de l'onglet Clients d'une soumissions distribution, c'est-à-dire qu'elle identifie le client qui a accepté le contrat. De plus, il est possible de double-cliquer sur une transaction pour visualiser le détail.
Informations de facturation	Cet onglet affiche les informations de facturation entrées dans l'onglet Informations de facturation de l'option Gestion des clients.
Avance	Cet onglet affiche les informations relatives aux avances entrées à partir de l'option Recette des sous-modules Facturation et Facturation contractuelle.
Bon de travail	Cet onglet affiche les bons de travail liés au client sélectionné et entrés à partir de l'option Bon de travail. NOTE : Il est possible de double-cliquer sur une transaction pour visualiser le détail.
Certifications	Cet onglet permet de consulter les certifications du client. Celles-ci ont été saisies dans maestro* à partir de l'icône Certifications par client de l'option Gestion des clients.
Soumission en service	Cet onglet affiche les soumissions qui ont été créées à partir d'un bon de travail ou d'un appel de service à l'aide du module Soumissions en service. NOTE : Les soumissions peuvent être consultées en double-cliquant sur les lignes de la grille.

3. Cliquer sur l'icône Quitter pour fermer la fenêtre.

Notes :

 

Liste de vérification des acquis

Légende

Type	Description
C	Configurations à finaliser
A	Approbation ou consultation auprès des dirigeants
T	Tests et essais

 

Bloc CAR03

No	Type	Tâche	Employé responsable	Date limite	Fait
1	T	Effectuer une vente dans maestro* à l'aide de l'option Vente de façon à imputer les comptes à recevoir.			ü
2	T	Effectuer simultanément une vente et l'encaissement de la recette dans maestro*, à l'aide de l'option Vente.
3	T	Transférer une vente à partir de l'option d'origine.
4	T	Imprimer une facture : à partir de l'option Vente à partir de l'option Impression des factures.
5	T	Enregistrer une recette dans maestro*.
6	T	Enregistrer le dépôt d'un client dans maestro*.
7	T	Appliquer un dépôt à une facture.
8	T	Enregistrer une recette individuelle dans maestro*.
9	T	Générer une liste de recettes.
10	T	Annuler une recette.
11	T	Regrouper des recettes pour un dépôt.
12	T	Générer un état de compte.
13	T	Facturer des retenues.
14	C et A	Configurer des codes de factures à recevoir.
15	T	Comptabiliser et générer une facture d'intérêts.
16	T	Gérer les dénonciations : Créer une dénonciation; Créer une quittance; Générer un rapport de dénonciation.
17	T	Générer les rapports suivants : Liste des ventes; Liste des comptes à recevoir; Âge des comptes à recevoir; Âge détaillé des comptes à recevoir; Liste des CAR/projet; Liste des factures; Recettes par client; Recettes par projet; Historique par client; Délai de recouvrement.
18	T	Consulter les informations liées à un client.
19
20

 

Version du 25 juillet 2023